Compliance-Verantwortung des Vorstands

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1 Compliance-Verantwortung des Vorstands Aktuelle Leitlinien nach Siemens./. Neubürger Berlin Frankfurt a. M. München Seite 1

2 Übersicht 1. Sachverhalt 3 2. Tragende Urteilsgründe 4 3. Kernaussagen des Urteils zum Pflichtenkanon 6 4. Gesamtverantwortung, Delegation, Remonstration 8 5. Folgen für die Praxis 10 Seite 2

3 Sachverhalt n Seit den 1980er Jahren System von schwarzen Kassen für verdeckte Schmiergeldzahlungen durch Bargeldabhebungen und Scheinberaterverträge n Intransparenter Entzug von Unternehmensgeldern. n Keine Kontrolle über die Verwendung der Gelder, da insbesondere n Nur allgemeine Compliance-Leitlinien ( Code of Conduct / Code of Ethics ), n Keine klare Zuordnung der Compliance-Zuständigkeit innerhalb des Vorstands (unzureichende Ressortverteilung), n Kein gelebtes strenges System zur praktischen Implementierung der Compliance-Vorgaben auf nachgeordneten Ebenen, n Hinweise auf Verdachtsfälle trotz Kenntnis auf Vorstandsebene nicht hinreichend aufgeklärt und Verstöße nicht zeitnah abgestellt sowie konsequent geahndet wurden, und n Von Vorstand ergriffene Maßnahmen nicht zur Verbesserung der Compliance / des Systems geführt haben. Seite 3

4 Tragende Urteilsgründe n Pflichtverletzung des Vorstands gemäß 93 Abs. 1 AktG, da n Unterlassen der Erfüllung von Compliance-Pflichten zum Aufbau, zur Durchführung und Überwachung der Compliance-Organisation sowie zur Verfolgung und Ahndung von Compliance-Verstößen, n Existierendes fehlerhaftes Compliance-System und mangelnde Aufklärung durch Aufsichtsrat beim Neueintritt in den Vorstand nicht entlasten, und n Pflichtwidrige Mehrheitsentscheidungen im Vorstand für eigene Haftung aus Gesamtverantwortung unbeachtlich sind. n Volle Haftung schon bei fahrlässiger Verletzung. n Ersatzfähiger Schaden: n Sämtliche Schäden, die auf dem Pflichtverstoß beruhen, und n Insbesondere Anwaltskosten zur internen Aufklärung und Verteidigung im Außenverhältnis (z. B. gegenüber Behörden wie Staatsanwaltschaft, SEC, BaFin). Seite 4

5 Tragende Urteilsgründe (Forts.) n Keine Verjährung der Schadensersatzansprüche: n Verjährung beginnt bei pflichtwidrigem Unterlassen erst dann, wenn gebotene Handlung (hier: Errichtung eines effektiven Compliance-Systems) letztmalig nicht mehr nachgeholt werden kann. n Verjährung wird gehemmt, solange Meinungsaustausch über den Schadensfall erfolgt und Ersatz nicht eindeutig abgelehnt wird. n Verjährungshemmung wirkt auf Zeitpunkt des ersten Anspruchsschreibens des Aufsichtsrats zurück, wenn Vorstandsmitglied sich ggf. erst später inhaltlich auf die Verhandlungen einlässt. Seite 5

6 Kernaussagen des Urteils zum Pflichtenkanon n Strenge Geltung des Legalitätsprinzips: n Eigene Legalitätspflicht: Einhaltung sämtlicher in- und ausländischer Vorschriften, die das Unternehmen als Rechtssubjekt treffen. n Legalitätskontrollpflicht durch Einrichtung einer Organisation und deren Kontrolle: Unterhaltung eines funktionierenden, auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegten Compliance-Systems. n Entscheidend für den Umfang der Organisations- und Kontrollpflichten: Insbesondere Art, Größe und Organisation des Unternehmens, die geografische Präsenz/Tätigkeit sowie Verdachtsfälle aus der Vergangenheit. n Das Wie der Organisation bemisst sich aber entgegen dem Urteil nicht nach dem Legalitätsprinzip gemäß 93 Abs.1 S.1 AktG, sondern nach der Business Judgement Rule gemäß 93 Abs.1 S. 2 AktG. Seite 6

7 Kernaussagen des Urteils zum Pflichtenkanon (Forts.) n Die bloße Existenz eines Compliance-Systems ( Lippenbekenntnis ) entbindet Vorstandsmitglieder von ihrer praktischen Überprüfungsaufgabe nicht. n Das Compliance-System muss vielmehr zur Prävention, Aufdeckung und Reaktion/Ahndung geeignet sein. n Ein weiterer Teil des Pflichtenkanons sind zudem regelmäßige und anlassbezogene Prüfungen sowie Verbesserungen des Systems. n Pflichtverletzungen anderer Organmitglieder des Vorstands oder Aufsichtsrats schließen die volle individuelle Haftung gegenüber der Gesellschaft nicht aus. Name der Präsentation / des Projekts Seite 7

8 Gesamtverantwortung, Delegation, Remonstration Compliance ist Leitungsaufgabe und Gesamtverantwortung des Vorstands, derer er sich hinsichtlich der Verantwortung nicht entledigen, aber deren Primärerfüllung er (i) horizontal im Rahmen einer Ressortverteilung und (ii) vertikal im Rahmen eines effektiven Systems auf Mitarbeiter delegieren darf." n Erforderlichkeit einer klaren Zuweisung der Primärerfüllung der Compliance-Pflichten im Vorstand - horizontale Delegation: n Fehlen einer klaren Ressortzuteilung ist bereits eine Pflichtverletzung jedes Vorstandsmitglieds. n Erforderlichkeit einer effektiven Compliance-Organisation - Zulässigkeit der vertikalen Delegation: n Regelungen und praktische Handhabung müssen sicherstellen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, abgestellt und geahndet werden. n Hierauf muss die Compliance-Organisation (samt Compliance-Officer) laufend vom ressortzuständigen Mitglied bzw. vom Gesamtvorstand überprüft werden. Seite 8

9 Gesamtverantwortung, Delegation, Remonstration (Forts.) n Bei Verdachtsfällen sind zeitnahes Eingreifen, Follow-up Berichte und tatsächliche Ergreifung von Maßnahmen zur Abstellung und Ahndung von Verstößen erforderlich. n Bei vermuteten oder festgestellten Wirksamkeitsdefiziten muss das Compliance-System nachjustiert oder angepasst werden. n Pflicht zur aktiven Information jedes Vorstandsmitglieds über Effektivität des Compliance-Systems (sowohl bei Neueintritt als auch laufend). n Kein Zurückziehen hinter Mehrheitsentscheidungen im Vorstand bei vermuteten Rechtsverstößen und Wirksamkeitsdefiziten des Compliance-Systems: n Pflicht zur Remonstration innerhalb des Vorstands, und n Weitergehend Pflicht zur Einschaltung des Aufsichtsrats, falls Remonstration im Vorstand erfolglos, und ggf. Einschaltung von Dritten. n Pflichten sind jeweils Teil der Gesamtverantwortung jedes Vorstandsmitglieds. Seite 9

10 Folgen für die Praxis n Urteil im Hinblick auf den Pflichtenkanon der Vorstandsmitglieder in Bezug auf die Einrichtung und Unterhaltung eines effektiven Compliance- Systems im Wesentlichen in Übereinstimmung mit der bis dahin herrschenden Literatur. n Vorgaben in der Praxis durch gut organisiertes und konsequentes Vorgehen erfüllbar. n Hauptvorwurf des Unterlassens des Landgerichts München dadurch relativ leicht vermeidbar. n Schwächen des Urteils liegen bei der Festsetzung (i) des ersatzfähigen Schadens und (ii) der Unterlassensverjährung: Hohes Anwendungsrisiko bei Aufdeckung und Ahndung von vergangenen und möglichen zukünftigen Verstößen. Seite 10

11 Die Referenten Dr. Eva Nase Partner Tätigkeitsschwerpunkte: Gesellschaftsrecht, Aktien- und Konzernrecht, Gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten P+P Pöllath + Partners München Tel.: +49 (89) Dr. Wolfgang Grobecker, LL.M. Partner Tätigkeitsschwerpunkte: Gesellschaftsrecht, Aktien- und Konzernrecht, Gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten P+P Pöllath + Partners München Tel.: +49 (89) Seite 11

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