Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz

Transkript

1 Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Diese Anleitung soll Sie bei der Installation der Demoversion begleiten, sowie Ihnen einen Einstieg in OPTIGEM bieten. Installation 1. Beenden Sie alle Programme, die gerade ausgeführt werden. 2. Legen Sie die OPTIGEM-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk. Es öffnet sich nach kurzer Zeit die Startseite des CD-Menüs. Klicken Sie auf die Auswahl Installation, im nächsten Fenster aktivieren Sie den Eintrag OPTIGEM Win-Finanz xx Demo installieren 3. Sollte sich diese Startseite nicht öffnen: Klicken Sie in dem Windows-Startmenü auf den Eintrag Ausführen..., geben Sie d:\setup ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Aktivieren der Schaltfläche OK (Der Buchstabe d muss ggf. durch den Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerkes ersetzt werden). Nun wird das OPTIGEM-Installationsprogramm gestartet. 4. Bestätigen Sie die Begrüßungsmeldung des Installationsprogramms durch Auswahl der Schaltfläche Weiter. 5. Im nächsten Fenster schlägt das Installationsprogramm ein Programmverzeichnis für die Installation vor (C:\OPTIGEMxx_Demo). Über die Schaltfläche Durchsuchen gelangen Sie zum Windows-Dialogfenster um ggf. ein anderes Verzeichnis anzugeben (was normalerweise nicht nötig ist). Bitte bestätigen Sie das Installationsverzeichnis über die Schaltfläche Weiter. 6. In dem nächsten Fenster Komponenten Auswählen ist die vollständige Installation mit MS Access Runtime 2003 voreingestellt. Bitte bestätigen Sie einfach mit Weiter. 7. Wenn Sie die Demoversion lediglich auf einen Einzelplatz installieren, bestätigen Sie auch auf dem nächsten Fenster mit Weiter. Falls Sie weitere Arbeitsplätze mit der Demoversion installieren möchten, wählen Sie für diese Arbeitsplätze Client- Installation, und wählen Sie im anschließenden Fester den Pfad zum gemeinsamen Datenverzeichnis aus. 8. Im letzten Fenster werden Ihren Angaben nochmals zur Kontrolle aufgelistet. Durch Aktivieren der Schaltfläche Installieren starten Sie den Installationsvorgang. Nach erfolgreichem Abschluss erfolgt eine Meldung, die Sie über die Schaltfläche Fertigstellen bestätigen können. Durch die aktivierte Option OPTIGEM Win-Finanz DEMO können Sie die Demoversion sofort aufrufen lassen. Anmeldung Um sich in OPTIGEM anzumelden, benutzen Sie bitte folgenden Benutzernamen und Kennwort: Benutzername: Administrator oder admin Kennwort: admin Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 1

2 Die Installation von Zusatzmodulen OPTIGEM enthält eine Reihe von Modulen, die Sie zusätzlich erwerben können bzw. in dem Basispaket M oder L bereits teilweise enthalten sind. Eine Kurzbeschreibung dieser Zusatzmodule sowie die Übersicht der Basispakete finden Sie weiter oben. Damit Sie ein Zusatzmodul in der Demoversion testen können, installieren Sie dieses wie folgt (dies ist natürlich auch jederzeit nachträglich möglich): 1. Rufen Sie den Punkt Zusatzmodule installieren aus der Rubrik OPTIGEM-Software unter Programme in Ihrem Windows-Startmenü auf. 2. Geben Sie im folgenden Fenster den Benutzernamen admin und das Kennwort admin ein. 3. Sie sehen nun eine Liste aller auf der aktuellen OPTIGEM-Version enthaltenen Zusatzmodule, jeweils mit der Information, ob das Modul bereits installiert ist oder nicht. Wählen Sie entweder in dem Auswahlfenster alle Module einer Programmversion gesammelt aus, oder markieren Sie ein Modul einzeln. Rechts wird dazu eine Kurzbeschreibung angezeigt. Über die Schaltfläche Installieren lässt sich das markierte Modul einspielen. Nach Beendigung erscheint eine Erfolgsmeldung, die Sie bitte mit OK bestätigen. Nach dem nächsten Neustart der Demoversion stehen die installierten Module zur Verfügung. Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 2

3 Der erste Start und die Programm-Einstellungen: Im Startmenü unter Programme in der Rubrik OPTIGEM-Software finden Sie das Programm-Symbol OPTIGEM Win-Finanz DEMO. Bitte klicken Sie dieses an, um die OPTIGEM Demoversion zu starten. (Abb. 1 Das Begrüßungsfenster) Zu Beginn geben Sie bitte den Benutzernamen ( admin ) und Kennwort ( admin ) ein. Nun werden Sie von OPTIGEM aufgefordert, einen Mandanten und ein Buchungsjahr auszuwählen. In der Demoversion steht Ihnen nur der Mustermandant zur Verfügung. Bitte bestätigen Sie Ihre Wahl durch klicken von OK. (Abb. 2 Die Mandantenauswahl) Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 3

4 Das Hauptformular Nach dem Starten von OPTIGEM gelangen Sie zum Hauptformular. Dieses ist sozusagen die Kommandozentrale. Von hier aus können Sie alle Funktionen aufrufen. (Abb. 3 Das Hauptformular) Im oberen Teil sehen Sie die Menüleiste, die für jede Funktion, die Ihnen OPTIGEM bietet, einen Menüeintrag bereithält. Wenn Sie den Cursor ganz links über Hauptmenü bewegen öffnet sich eine weitere Leiste mit allen Hauptmenüeinträgen, die wie die Ordnerliste des Windows-Explorers aussieht. Auf der linken Seite befinden sich einige Schaltflächen mit Symbolen, deren Funktion durch die jeweilige Unterschrift klar wird. Diese Schaltflächen stellen eine Abkürzung zu den am häufigsten benötigten Programmfunktionen zur Verfügung. Auf der rechten Seite wiederum finden Sie einige Erinnerungsfunktionen, wie z.b. fällige DTAUS Überweisungen und Lastschriften, fällige Terminhinweise oder Adressänderungen. Erläuterungen zu diesen Funktionen finden Sie an den entsprechenden Stellen der Online- Hilfe. Die Hilfe Funktion Das komplette Handbuch ist in OPTIGEM als Online-Hilfe enthalten. Wenn Sie in OPTIGEM die Taste F1 drücken, erscheint der zu dem aktuell genutzten Programmteil gehörende Abschnitt am Bildschirm. Einen Verweis zu einem anderen Abschnitt können Sie durch Anklicken des unterstrichenen Textes verfolgen, durch Auswahl der Schaltfläche zurück gelangen Sie wieder zur vorherigen Stelle. Die Schaltflächen mit den Doppelpfeilen dienen zum abschnittsweisen Durchblättern eines Kapitels, die Schaltfläche Drucken ermöglicht den Ausdruck des aktuellen Abschnitts. Über die Schaltfläche Inhalt rufen Sie das Inhaltsverzeichnis auf, die Schaltfläche Index bringt Sie zum Stichwortregister. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis oder das Stichwortregister aufgerufen haben, können Sie über die entsprechenden Registerkarten auch direkt vom einen zum anderen wechseln oder über die Registerkarte Suchen die gesamte Online-Hilfe nach Begriffen durchsuchen lassen. Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 4

5 Schnelleinstieg Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit OPTIGEM Ihre Personen- und Buchungsdaten anlegen und bearbeiten können, inklusive dem Ausdrucken Ihrer Spendenbescheinigungen. Wenn Sie diese Punkte durchgegangen sind, kennen Sie die wichtigsten Funktionen und das grundlegende Konzept von OPTIGEM und können sich sicher mühelos in die übrigen Funktionen einarbeiten. 1. Der Mustermandant Ein Mandant enthält alle Daten Ihrer Organisation. In der Demoversion steht Ihnen nur der Mustermandant zur Verfügung. Die Vollversion ist jedoch mandantenfähig und ermöglicht Ihnen beliebig viele Mandanten (max. 99) einzurichten, ggf. auch mit einem gemeinsamen Adressbestand. Alle Grundeinstellungen eines Mandanten erreichen Sie über den Punkt Stammdaten verwalten des Menüs Mandant im Hauptformular. 2. Richten Sie einen Kontenrahmen ein Die Schaltfläche Sachkonten im Hauptformular führt Sie in die Sachkonten-Verwaltung. In der Demoversion ist ein Musterkontenrahmen bereits eingerichtet. Diesen Musterkontenrahmen können Sie nach Bedarf auch beim Anlegen der eigenen Mandanten in der Vollversion von OPTIGEM automatisch übernehmen bzw. importieren und ggf. überarbeiten. Alternativ können Sie auch weitere Kontenrahmen (z.b. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen) direkt von der OPTIGEM CD importieren. Wählen Sie die Schaltfläche Neu um ein beliebiges neues Konto durch Angabe der gewünschten Kontonummer anzulegen. Nach Auswahl mit OK geben Sie den gewünschten Kontonamen und die Kontoart an. Über die Taste F1 können Sie die Erläuterungen zu allen anderen Feldern der Sachkontenstammdaten einsehen. 3. Richten Sie Projekte ein Projekte dienen in der Buchhaltung von OPTIGEM als Kostenstellen (z.b. Missions-/ Hilfsprojekte, Büchertisch, Jugendarbeit, usw.). Jede Einnahme bzw. Ausgabe kann bei der Buchung somit einem beliebigen Projekt zugeordnet werden. Aus Sicht der Adressenverwaltung sind Projekte auch bei der Verwaltung und Abwicklung von Freizeiten, Seminaren, o.ä. nützlich. In die Projekt-Verwaltung gelangen Sie über die Schaltfläche Projekte des Hauptformulars. Ein Projekt mit der Nummer null existiert bereits und wird von OPTIGEM auf jeden Fall benötigt. Weitere Projekte legen Sie über die Schaltfläche Neu an. Zu den Einstellungen eines Projektes rufen Sie bitte wieder die Hilfe-Funktion (F1) auf. 4. Erfassen Sie die Personendaten Nach Auswahl der Schaltfläche Personen im Hauptformular befinden Sie sich in dem Programmteil, in dem Sie Personendaten, d.h. Adressen und alle sonstigen mit Personen im Zusammenhang stehenden Informationen eingeben, einsehen und ändern können. Eine neue Person legen Sie über die Schaltfläche Neu an. Die verschiedenen Felder sind in der Hilfe- Funktion (F1) erläutert. Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 5

6 (Abb. 4 Die Personen-Stammdaten) Ordnen Sie Ihre neue Person auch einer Kategorie zu: Durch Auswählen der gewünschten Kategorie aus der Liste in der Rubrik Kategoriezuordnungen, links unten in der Maske, gehört die Person nun in die ausgewählte Kategorie. Weitere Personenkategorien können Sie jederzeit im Menü Person, weitere Stammdaten und dort Personenkategorien verwalten einrichten. Über die Registerkarte Fibu stellen Sie ein, welche Art von Spendenbescheinigung bzw. Dankbrief diese Person standardmäßig erhalten soll. Wenn Sie bereits einen Adressbestand in elektronischer Form gespeichert haben, können Sie diesen nach OPTIGEM über das Menü Person und Personendaten importieren importieren oder (bei komplizierteren Datenstrukturen) eine Datenübernahme von uns durchführen lassen. Einige grundlegende Funktionen im Zusammenhang mit der Adressverwaltung sind z.b. Selektion der Personen einer Kategorie und die Ausgabe deren Daten in Form von Adresslisten oder als Serienbrief bzw. Adressetiketten. Schauen Sie hierzu in den Abschnitten 4, 5, 10 und 11 über das Inhaltsverzeichnis der Hilfe-Funktion (F1) nach. 5. Erstellen Sie Vorlagen für Einzelbestätigungen und Dankbriefe Wenn Sie Einzelzuwendungsbestätigungen ausstellen und/oder Einzeldankbriefe schreiben möchten, ist es notwendig, die entsprechenden Vorlagen einzurichten, bevor Sie Spendenbuchungen dieser Personen erfassen. Die Verwaltung der Vorlagen erreichen Sie über den Punkt Dokumentenvorlagen verwalten des Menüs Serienbriefe im Hauptformular. Sie können Spendenbescheinigungen und Dankbriefe wahlweise mit dem in OPTIGEM internen Editor oder in Zusammenarbeit mit Microsoft Word oder jeder anderen serienbrieffähigen Textverarbeitung erstellen. In dem Mustermandant sind bereits interne Vorlagen für Einzel- und Sammelbestätigungen sowie für einen Dankbrief vorhanden. Vorlagen für die Erstellung jeglicher Art von Zuwendungsbestätigung mit MS-Word finden Sie sowohl in dem Unterverzeichnis Dokumentvorlagen auf der OPTIGEM-CD als auch zum Downloaden auf unserer Homepage ( Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 6

7 In den Mandanten-Stammdaten auf der Registerkarte Spenden und den Feldern Standard für Einzel-Spendenbescheinigung und Standard für Dankbriefe können Sie die Vorlage auswählen, die generell bei der Ausgabe von Einzelbestätigungen bzw. Dankbriefen benutzt werden soll. Erfassen Sie anschließend eine Spende für eine Person, die grundsätzlich eine Einzelbescheinigung bzw. Dankbrief bekommen soll (dies wird in den Personen-Stammdaten eingestellt, s.o.), so wird die Erstellung der gewünschten Spendenbescheinigung bzw. des Dankbriefs automatisch vorgemerkt und direkt nach Beendigung der Zahlungserfassung aufgerufen. 6. Beginnen Sie mit dem Buchen Über die Schaltfläche Zahlungserfassung des Hauptformulars gelangen Sie zur Buchungserfassung. Hinweise zu der Zahlungserfassung erhalten Sie wie immer über die Hilfe-Funktion (F1). Um Ihre Buchungen freizugeben oder um die Erfassungsfunktion zu verlassen, wählen Sie die Schaltfläche Freigeben. (Abb. 5 Die Zahlungserfassung) Zur Kontrolle und ggf. Korrektur Ihrer Buchungen steht Ihnen der Buchungsmanager über die Schaltfläche Buchungsmanager des Hauptformulars zur Verfügung. Beim Aufruf des Buchungsmanagers wird Ihnen eine Maske zur Buchungsauswahl angezeigt. Hiermit können Sie verschiedene Werte vorgeben, um Ihre Buchungen gezielt zu filtern und anzeigen zu lassen. Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 7

8 7. Finanzielle Auswertungen OPTIGEM kann aus Ihren Buchungen jederzeit verschiedene Auswertungen errechnen. Im Folgenden die am häufigsten genutzten: Zur Ausgabe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen Sie einen der mit Überschuss- Rechnung beginnenden Menüpunkte des Menüs Auswertungen im Hauptformular. In demselben Menü stehen Ihnen auch eine Vermögensaufstellung und ein Vermögensvergleich, sowie verschiedene Auswertungen aus der Sicht Ihrer Projekte (Projektbezogene Auswertungen) oder mit verschiedenen Buchungszeiträumen im Vergleich (Monats- /Quartalsumsatz Zusammenstellung usw.) zur Verfügung. In dem Menü Auswertung und Spendenauswertung finden Sie ebenfalls verschiedene Möglichkeiten zur Auflistung oder Analyse Ihrer Spender und Spenden. 8. Erstellen Sie Sammelbestätigungen und periodische Dankbriefe Vor dem Ausdruck von Sammelzuwendungsbestätigungen und Jahresdankbriefen müssen Sie, genau wie für die Einzeldokumente, zunächst Vorlagen erstellen. Das Vorgehen ist bereits unter Punkt 5 erläutert. Den Ausdruck dieser Dokumente rufen Sie über den Punkt Jahresspendenbescheinigungen bzw. Jahres- oder Periodendankbriefe des Menüs Serienbriefe im Hauptformular auf. Bei Sammelbestätigungen erfolgt die Ausgabe selbstverständlich auch mit der obligatorischen Auflistung der Einzelspenden in der Anlage (sofern es sich um einen Mandanten mit Kennzeichnung Deutschland als Inland handelt)! 9. Monatsabschlüsse und Jahreswechsel Alles über Monatsabschlüsse (Menüpunkt Monatsabschluss durchführen des Menüs Buchhaltung im Hauptformular) und den Jahresabschluss erfahren Sie in der Hilfe-Funktion in Kapitel 7, Abschnitt 5 Monats- und Jahresabschluss (s. Inhaltsverzeichnis). Beachten Sie, dass der sofortige Monatsabschluss in OPTIGEM nicht zwingend erforderlich ist. Sie können auch ohne einen Monatsabschluss durchzuführen in Folgemonaten und Folgejahren buchen und sämtliche Auswertungen erstellen (mit Ausnahme des Buchungsjournals und der endgültigen Kontoauszüge). 10. Benutzerverwaltung Ein wichtiges Kriterium jeder Datenverarbeitung ist die Datensicherheit, und somit der Frage der Benutzerrechte. Selbstverständlich beinhaltet die Vollversion von OPTIGEM eine leistungsfähige Benutzerverwaltung samt Benutzerberechtigungen und Passwortschutz, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen zu können. Erläuterungen hierzu finden Sie im Kapitel 2, Abschnitt 5 Die Benutzerverwaltung der Hilfe-Funktion (F1). Die Benutzerverwaltung steht in der Demoversion nicht zur Verfügung! Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 8

9 Weitere Fragen? Natürlich haben wir Ihnen hier nur einige wenige Features der OPTIGEM-Software vorgestellt. Haben Sie ruhig Mut und probieren Sie alles aus! Alle Programmfunktionen sind auch in der Demoversion komplett und zeitlich unbegrenzt lauffähig. Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen? Unsere Anwenderbetreuung hilft Ihnen gerne weiter. Ebenso finden Sie umfangreiche Hilfe mit häufig gestellten Fragen und Fehlerhinweisen mittels Stichwortsuche in dem Support Center auf unserer Homepage: SUPPORT CENTER: HOTLINE ANFRAGE: TELEFON: Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Testen von OPTIGEM! Ihr OPTIGEM-Team Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz Seite 9