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1 Version 6.60 Kreditoren

2 Dieses Handbuch enthält urheberrechtlich geschützte Informationen der Ordi-Conseil AG, die nach dem Stand der Informationstechnik und mit der nötigen Sorgfalt erstellt worden sind. Ordi-Conseil leistet keine Gewähr, dass das vorliegende Handbuch fehlerfrei und vollständig ist und alle Instruktionen enthält, die ein Anwender in allen möglichen Systemkombinationen benötigt. Die darin dargestellten Programme und Daten werden auf der Basis eines allgemeinen Lizenzvertrages oder gemäss den Bestimmungen im Kundenvertrag geliefert. Benutzung oder Wiedergabe der Software ist nur in Übereinkunft mit den vertraglichen Abmachungen gestattet. Die Reproduktion der Software bzw. dieses Handbuches auf Datenträger und andere Medien bedarf, mit Ausnahme der Kopie zu Archivierungszwecken, der schriftlichen Genehmigung der Ordi-Conseil AG.

3 Inhaltsverzeichnis Release Kreditorenbuchhaltung... 1 Einführung... 1 Online Help... 1 Zusammenfassung der Versionen... 1 Version Rechnungen... 3 FIBU-Verbuchung vorbereiten... 3 Bestellnummer (Verpflichtungen)... 4 Erfassungsdatum - Buchungsdatum... 4 Benutzerrechte... 5 OCR-Erkennung/Paynet... 5 Kreditorenrechnungen... 6 Vordefinierte Rechnungsbemerkungen... 6 Kreditoren... 7 Zusatz... 7 Memos... 8 Archivierung Liste der archivierten Dokumente Workflow Validierung Auswahl der Benutzer Zusätzliche Bestätigungskreise iii

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5 Release Kreditorenbuchhaltung Einführung Der Releaseletter hat zum Ziel, den Benutzer über aktuelle Programmveränderungen von einem zum nächsten Release zu informieren Zwischen zwei Hauptversionen (Release) informieren die Patch-News den Benutzer über Änderungen und Neuheiten der Applikation von einem zum nächsten Patch. Aufgrund der Vielzahl der Veränderungen, ist es nicht immer möglich sämtliche Detail-Mutationen in einem einzigen Releaseletter zu dokumentieren und jeweils separat zu veröffentlichen. Ordi-Conseil leistet keine Gewähr, dass die vorliegende News-Dokumentation fehlerfrei, vollständig ist und alle Instruktionen enthält, die ein Anwender in allen möglichen Systemkombinationen benötigt. Gerne bieten wir Ihnen eine Release-Schulung an, bitte kontaktieren Sie uns direkt. Online Help Parallel dazu wird die Hilfe selbstverständlich nachgeführt. Sie liefert Ihnen alle notwendigen Informationen, über die neuen Funktionalitäten und den neuen Modulen. Die Funktionstasten F1 oder Shift+F1 erlauben Ihnen, einen Zugriff von den verschiedenen Bildschirmen der Applikation. Wir erinnern Sie daran, dass bestimmte Anwendungen den Erwerb von Modulen notwendig machen. Diese Module werden in der Hilfe des entsprechenden Kapitels der Anwendung beschrieben. Zusammenfassung der Versionen Die nachfolgenden Links ermöglichen einen schnellen Zugriff auf die Übersicht der wichtigsten Neuheiten der verschiedenen Release Versionen. Version 6.60 Kategorien Unterkategorien Änderungen / Zusätze / Korrekturen Rechnungen Verbuchung FIBU Verzweigung auf Rechnung via provisorisches Rechnungsjournal Rechnungen Bestell-Nr. Neues Feld für Verpflichtungsnummer Verpflichtungen auf Rechnung Rechnungen Erfassungsdatum - Prüfung Datumsdifferenz zwischen Verbuchungsdatum Buchungs- und Erfassungsdatum - zu hinterlegen in Grundparametern Rechnungen Rechte Neues Recht Kreditoren Zusatz Neues Feld "Zusatz" in Kreditorenadresse Kreditoren Memos Neue Funktionalität (Tabelle für Memoverwaltung) Archivierung Archivierung Neue Liste Workflow Validierung Wahl der Benutzer Ajout d'un test sur l'accès des sociétés Workflow Validierung Zusätzlicher Bestätigungskreis Ajout de 2 circuits supplémentaires sur une facture 1

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7 Version 6.60 Rechnungen FIBU-Verbuchung vorbereiten Durch Doppelklick einer Zeile oder Ansicht (Icon Lupe) derjenigen kann im provisorischen Modus auf die Rechnung verzweigt werden. Information Zonen - Rechnungen in FIBU verbuchen provisorisch Doppelklick auf Zeile bzw. Zeile markieren und auf Icon Lupe: 3

8 Release Letter Kreditoren Bestellnummer (Verpflichtungen) Auf der Rechnung erscheint neu eine Zone der ersten Bestellnummer, die mit der Rechnung verknüpft ist. Information Zonen - Rechnungen Erfassungsdatum - Buchungsdatum Grundparameter Seite 2: Neues Feld "Anzahl Tage zwischen Buchungs- und Erfassungsdatum" Bei der Erstellung der Rechnung wird diese Anzahl geprüft und eine Mitteilung ausgegeben, sofern der Abstand höher ist. Information Zonen - Grundparameter 4

9 Version 6.60 Information Zonen - Rechnungen Benutzerrechte Das Menu Rechnungen ist ab nun via das Recht 052 der Applikation FOW freizugeben (früher: 003 Rechnungen). Davon betroffen sind ebenso die Buttons "Rechnungen" und "offene Posten" auf einem Kreditor. Das Recht 003 steht für die Freigabe des Menupunktes "Rechnungen erfassen" im Menu Rechnungen. Beim Update des Release wird das Recht 052 gemäss der bestehenden Hinterlegung des Rechtes 003 übernommen. OCR-Erkennung/Paynet Ab sofort werden die Kreditoren-Memos angezeigt, ein neuer Button dafür ist neben der Lupe verfügbar. 5

10 Release Letter Kreditoren Kreditorenrechnungen Auf der Rechnungsliste nach Kreditor sortiert erscheint ganz rechts eine neue Spalte mit dem Buchungstext der ersten Buchung. Vordefinierte Rechnungsbemerkungen Die Bemerkung auf der zweiten Seite der Rechnung kann ab sofort via ein Drop Down ausgewählt werden. Die Sequenzen müssen in der Tabelle FOW.REMFAC gepflegt werden. Zonen - Rechnung zweite Seite 6

11 Version 6.60 Tabelle - FOW.REMFAC Die Bemerkungen können in der Tabelle FOW.REMFAC erfasst werden. Die Sequenzen sind auf der Rechnung zweite Seite oder im Menu der Erkennung OCR/Paynet verfügbar. Kreditoren Zusatz Ein neues Feld "Zusatz" wurde hinzugefügt und kann via Mailing oder parametrisierte Listen exportiert werden ($101A) Information Zonen - Kreditorenstamm Information Zonen - Tabelle FOW.MAIL Neuer Parameter $101A für den Zusatz in der Tabelle FOW.MAIL für den Ausdruck in den Dokumenten. 7

12 Release Letter Kreditoren Memos In der neuen Tabelle FOW.MEMSUJ können Memos vordefiniert werden. Während dem operativen Betrieb - Stammdatenpflege oder Rechnungserfassung - können die Memos via Drop down gepflegt bzw. gewählt werden. Information Zonen - Tabelle FOW.MEMSUJ 8

13 Version 6.60 Information Zonen - Memos 9

14 Release Letter Kreditoren Archivierung Liste der archivierten Dokumente Die Liste kann via die folgendes Menus aufgerufen werden: Modul Archivierung der Kreditorenrechnungen oder Archivierung Bürointegration sowie das Zugriffsrecht 053 der Applikation FOW. Information Zonen - Liste der archivierten Dokumente 10

15 Version 6.60 Workflow Validierung Auswahl der Benutzer Für die Auswahl des Vertreters, die Versendung der s ab Workflow sowie für die direkte Validierung im Workflow müssen die Benutzer nicht mehr Zugriff auf die aktuelle Firma haben. Zusätzliche Bestätigungskreise Es können nun bis zu 3 Bestätigungskreise auf einer Rechnung hinterlegt werden. Um einen neuen bzw. zwei neue Kreise hinzuzufügen, müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Das Zugriffsrecht 054 der Applikation FOW muss im Modus "ändern" aktiv sein. Gemäss dem aktivierten Feld in den Grundparametern Seite 2 "Neuer Workflow sofern mindestens eine Validierung" muss eine Validierung erfolgt sein. Funktionsweise - zusätzliche Bestätigungskreise Jeder Kreis verfügt über seinen eigenen Workflow und hat keinen Einfluss auf die anderen Workflows. In jedem Kreis muss nach hinterlegten Sequenzen validiert werden. Wenn in einem Kreis jemand die Rechnung verwirft, wird die Rechnung abgelehnt und die Validierung stoppt. Die Maske der Workflowbestätigung wurde neu entwickelt, sodass bis zu 15 Bestätigungen sichtbar sind. Die Erfassung von 3 Bestätigungskreisen ist auf dem Rechnungskopf möglich - mit HInterlegung der OCR-Erkennung oder direkte Erfassung. Es können ebenso die 3 Bestätigungskreise im OCR-Modell hinterlegt werden. 11

16 Release Letter Kreditoren Die neuen Parameter $222B und $222C stehen für die Bestätigungskreise 2 und 3. Die Liste der Rechnungen in Bestätigung wurde angepasst, damit die Validierungen 6 bis 15 via Kundenliste ausgedruckt werden können. Ebenso können Kommentare 6-15 hinzugefügt werden. Die neue Tabelle TYPVA2 ist ein Zusatz für die Tabelle TYPVAL. Zuerst wird der Workflow gemäss Tabelle TYPVAL erstellt, nachher sucht das Programm in der Tabelle TYPVA2 die hinterlegten Benutzer und fügt diese hinzu. Beispielsweise kann in der Tabelle ein zusätzliches Element für alle Kreise erstellt werden (* in Zone "Bestätigungskreis" zu hinterlegen) sowie für alle Rechnungen ab einem bestimmten Betrag. Die Validierung der Elemente TYPVA2 wird erst im Anschluss an die Bestätigungen aller andern Kreise, in Umlauf gebracht. Zone - Rechnungskopf Zone - Direkte Validierung 12

17 Version 6.60 Zonen - Grundparameter Seite 2 Wenn die Zone "Neuer Workflow sofern mind. eine Validierung" aktiviert ist, können zusätzliche Bestätigungskreise auf dem Rechnungskopf hinterlegt werden, sofern der erste Benutzer auf dem ersten Workflow bestätigt hat. Tabelle - FOW.TYPVA2 Die neue Tabelle TYPVA2 ist ein Zusatz für die Tabelle TYPVAL. Zuerst wird der Workflow gemäss Tabelle TYPVAL erstellt, nachher sucht das Programm in der Tabelle TYPVA2 die hinterlegten Benutzer und fügt diese hinzu. Beispielsweise kann in der Tabelle ein zusätzliches Element für alle Kreise erstellt werden (* in Zone "Bestätigungskreis" zu hinterlegen) sowie für alle Rechnungen ab einem bestimmten Betrag. Die Validierung der Elemente TYPVA2 wird erst im Anschluss an die Bestätigungen aller anderen Kreise, in Umlauf gebracht. 13

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