Verwaltungsakademie Berlin MS Excel 2013 Daten auswerten und abfragen

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1 Verwaltungsakademie Berlin MS Excel 2013 Daten auswerten und abfragen SEMINARUNTERLAGE

2 Verwaltungsakademie Berlin Nachdruck sowie jede Art von Vervielfältigung und Weitergabe nur mit Genehmigung der Verwaltungsakademie Berlin

3 Inhaltsverzeichnis 1 Datenbank Vorüberlegungen - Neue Datenbank Bereiche in einer Datenbank Filter Kriterien eintragen Sortieren Zusammenfassung: Datenbank Arbeiten mit Datenlisten Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld Arbeiten mit der Datenüberprüfung Datenregel festlegen Vorhandene Daten nachträglich prüfen Ausdehnen der Datenüberprüfung Zielwertsuche Konsolidieren Der Szenario-Manager Die Problemstellung Die Arbeit mit Schätzdaten Der Aufruf des Szenario-Managers Einen Bericht für die Szenarien erstellen Ein Szenario anzeigen und bearbeiten Ein Szenario löschen Datenanalyse mithilfe von Datentabellen Datentabelle mit einer Variablen Datentabelle mit zwei Variablen Solver Die Pivot-Tabelle Was ist eine Pivot-Tabelle? Eine Datenliste wird benötigt Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen Detailwissen zur Pivot-Tabelle Die Pivot-Tabelle wird verändert Zeilen und Spalten vertauschen Filtern und Sortieren Daten gruppieren Extreme Werte anzeigen Die Datenquelle ändern Zeitachse einfügen PowerPivot und PowerView Excel-Daten gliedern Eine Beispieltabelle Zellbereiche ein- und ausblenden Die Gliederung entfernen Ebenen und Bereiche selbst bestimmen Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion Prozeduren Bestandteile einer benutzerdefinierten Funktion Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen Datenimport und -export Datenaustausch über die Zwischenablage Das Symbol Einfügen Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter Verwaltungsakademie Berlin Seite 3

4 12.4 Externe Bezüge OLE und DDE Object Linking and Embedding OLE Dynamischer Datenaustausch DDE Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten Stichwortverzeichnis Verwaltungsakademie Berlin Seite 4

5 1 Datenbank Im Prinzip beschreibt der Begriff Datenbank nichts Neues. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz Zugang zu Datenbanken, auch wenn diese nicht so genannt werden. Stellen Sie sich einen großen Karteikasten mit vielen Karteikarten vor. Angenommen Sie müssten eine Lieferanten-Kartei in Ihrem Büro anlegen und bearbeiten. Dabei fallen viele typische Bearbeitungsvorgänge an. Vergleichen Sie die Vorgänge in der nachfolgenden Gegenüberstellung. Sie erkennen sicher, dass die Datenbanken auf den Computern von Ihrem Grundprinzip sehr vieles von den alten Papierdatenbanken übernommen haben. Karteikasten Einen Karteikasten neu einrichten. Einen bestehenden Karteikasten öffnen. Für neue Lieferanten neue Karteikarten ausfüllen und der Kartei hinzufügen. Lieferanten, mit denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, löschen. Bei Bestellungen den entsprechenden Lieferanten suchen. Die Anschrift ändern, wenn ein Lieferant neue Geschäftsräume bezieht. Nach getaner Arbeit den Karteikasten schließen. Datenbank Eine Datenbank neu anlegen. Eine bestehende Datenbank öffnen. Neue Anschriften hinzufügen. Nicht mehr benötigte Anschriften löschen. Bestimmte Lieferanten suchen. Anschriften ändern. Datenbank schließen und Programm beenden. Alle Tätigkeiten im Karteikasten haben ihre Entsprechung in der Datenbank. Auch der Aufbau der Karteikarten findet sich in den Datenbanken wieder. Auf vielen Karteikarten sind Bereiche oder Felder bereits vorgedruckt. Dort tragen Sie die dazugehörigen Informationen ein. Eine Access Datenbank-Tabelle Die Computer-Datenbank legt die Anschriften in einer Liste ab. Die Spalten heißen hier Felder oder besser Daten-Felder und die Zeilen Daten-Sätze. Daten-Felder werden über Namen angesprochen, den Feld-Namen. Verwaltungsakademie Berlin Seite 5

6 1.1 Vorüberlegun gen - Neue Datenbank Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur aussehen soll. Wer sich dabei etwas Zeit nimmt, kann vielleicht später viel Zeit sparen. Zuerst ist zu überlegen: "Welche Informationseinheiten brauchen Sie?" "Auf welche Daten müssen Sie später zugreifen?" "Welche Daten müssen sortiert werden?" Wenn Sie auf den Nachnamen zugreifen wollen, ist es sinnvoll, für Vor- und Nachnamen zwei getrennte Daten-Felder vorzusehen. Dagegen kann der Straßenname mit der Hausnummer in einem Feld abgespeichert werden; denn es kommt wohl selten vor, dass jemand die Datenbank nach der Hausnummer sortieren möchte. Postleitzahl und Ort wiederum, legt man am besten in getrennten Feldern ab. In Zweifelsfällen in getrennten Datenfeldern ablegen. 1.2 Bereiche in einer Datenbank Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus 3 Bereichen: Listenbereich Hier stehen die Datensätze. Kriterienbereich Um bestimmte Datensätze herauszufiltern, tragen Sie hier die Bedingungen ein. Ausgabebereich Die Datensätze, auf die die Suchkriterien (Bedingungen) zutreffen, können in den Ausgabebereich kopiert werden. Erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe über das Datei-Menü, Neu, Leere Arbeitsmappe oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N). Speichern Sie die Mappe unter dem Dateinamen Betrieb, Kunden-Datenbank ab. Listenbereich Die ersten 8 Zeilen lassen Sie bitte für den Kriterienbereich frei. Beginnen Sie deshalb erst mit der Zeile 9 und tragen Sie die Feldnamen in den Bereich A9:F9 in getrennten Zellen ein: VORNAME NACHNAME PLZ ORT GEBDAT UMSATZ Markieren Sie jetzt diese Feldnamen, also den Bereich A9:F9 und geben Sie diesem Bereich den Namen Datenbank. Daten-Eingabemaske Selbstverständlich können Sie die Daten, wie bisher, direkt in die Zellen eintippen. Aber Excel bietet Ihnen auch an, die Daten über eine Maske einzugeben. Voraussetzung ist allerdings, dass in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol Maske vorhanden ist. Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem Symbol Maske Verwaltungsakademie Berlin Seite 6

7 Lassen Sie den Bereich A9:F9 (Datenbank) noch markiert und klicken Sie auf das Symbol Maske. Eine leere Eingabemaske erscheint auf dem Bildschirm. Eine leere Eingabemaske Falls die nachfolgende Meldung erscheint, ist der Bereich A9:F9 nicht benannt. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_], dann erscheint die Eingabemaske trotzdem. Um die Spaltenbeschriftung festzulegen, klicken Sie auf [_OK_]. Füllen Sie jetzt die einzelnen Felder aus. Die Daten entnehmen Sie dem nachfolgenden Bildschirmfoto. Auf das nächste Eingabefeld in der Maske gehen Sie mit der (ÿ)-tabtaste. Wenn ein Datensatz ausgefüllt ist, bekommen Sie mit der ( )-Taste eine neue, leere Maske für den nächsten Satz. Datenbank-Liste mit kleinen grünen Dreiecken in C13 und C18 und einem Kontextsymbol Verwaltungsakademie Berlin Seite 7

8 Bei der Eingabe von Zahlen gibt es allerdings ein Problem: Wenn die Zahlen mit einer 0 (Null) beginnen, lässt Excel die Null weg. Das ist natürlich bei den Postleitzahlen (PLZ) für Leipzig und Dresden nicht akzeptabel. Das gleiche Problem würde auch bei dem Eintippen einer Telefon-Vorwahl bestehen. Excel bietet dazu für die Postleitzahlen zwei Lösungsmöglichkeiten, aber für die Telefon- Vorwahlen und andere ähnliche Zahlen nur eine Lösung an: Geben Sie in der Eingabemaske bei einer Postleitzahl oder Telefon-Vorwahl am Anfang als erstes das Zeichen Hochkomma ' ein ((ª_)+(#)). Ein Beispiel sehen Sie in dem vorherigen Bild bei der Zelle C18 oben in der Bearbeitungsleiste. Oder markieren Sie, bevor Sie die Eingabemaske öffnen, den Bereich für die Postleitzahlen (C10:C19) und formatieren die Zellen im Dialogfeld Zellen formatieren als Text. Trotzdem sehen Sie nach dem Abschluss einer Eingabe in den Zellen C13 und C18 jeweils ein kleines grünes Dreieck und bei der aktuellen Zelle ein Kontextsymbol. Sie können diese Fehlerhinweise übergehen oder auf das Kontextsymbol klicken und den Befehl Fehler ignorieren auswählen. Alternative nur für 5-stellige Postleitzahlen: Markieren Sie, bevor Sie die Eingabemaske öffnen, den gesamten Bereich für die Postleitzahlen (C10:C19) oder gleich die ganze Spalte, öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren und wählen Sie das Sonderformat Postleitzahl: Sonderformat Nachdem Sie den letzten Datensatz in die Maske eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Schließen]. Die Eingabemaske mit dem 10. Datensatz Verwaltungsakademie Berlin Seite 8

9 1.3 Filter Häufig arbeiten Sie nicht mit allen Datensätzen in der Liste. Oft müssen Sie auf ganz bestimmte Informationen zugreifen. Excel bietet Ihnen sehr komfortable Möglichkeiten, Daten auszufiltern: Auto-Filter Spezial-Filter. Auto-Filter Mit dem AutoFilter können Sie besonders schnell auf bestimmte Datensätze zugreifen: 1. Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen, auf VORNAME. 2. Wählen Sie: Registerkarte Daten, Befehlsgruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern. 3. Rechts von jedem Feldnamen steht jetzt ein Listenpfeil. Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern Autofilter mit Listenpfeilen neben den Feldnamen 4. Klicken Sie bei dem Feld ORT auf den Pfeil und wählen Sie als Filter München aus. Dazu deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (Alles auswählen) und aktivieren München. Klicken Sie auf [_OK_]. 5. Jetzt sehen Sie in dem Listenbereich nur noch die gefilterten Datensätze. Der Listenpfeil bei ORT hat sich geändert, damit jeder gleich erkennt, dass bei diesem Feld der Filter gesetzt wurde. 6. Um alle Datensätze wieder anzeigen zu lassen, öffnen Sie die Filter-Liste ORT und klicken auf den Befehl Filter löschen Filter löschen Verwaltungsakademie Berlin Seite 9

10 Spezial-Filter Der Spezial-Filter bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten. Es ist aber ein Kriterienbereich einzurichten, in den Sie die Filter-Bedingungen, die Kriterien eintragen. Kriterienbereich Für den Kriterienbereich benötigen Sie eine Zeile mit den Feldnamen und zunächst nur eine leere Zeile darunter. Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen A9:F9 in die Zelle A3. Ausgabebereich Die Datensätze, auf den die Kriterien (Bedingungen) zutreffen, können von Excel einschließlich der Zeile mit den Feldnamen in den Ausgabebereich, z.b. I 3:N 3, kopiert werden. Im gesamten Bereich unterhalb des Ausgabebereichs (bis zur letzten Zeile) dürfen keine weiteren Daten stehen. Sonst werden sie gelöscht! Die 3 Bereiche im vertikal geteilten Fenster 1.4 Kriterien eintragen Um gezielt auf bestimmte Informationen zuzugreifen, schreiben Sie im Kriterienbereich unter dem entsprechenden Feldnamen das Kriterium hin. Ein Kriterium wird auch Bedingung oder Filter genannt. Tragen Sie unterhalb des Feldnamens ORT im Kriterienbereich in der Zelle D4 den Filter München ein. Stellen Sie danach den Zellcursor auf die linke obere Zelle A9 im Listenbereich, also auf den Feldnamen VORNAME. Jetzt wählen Sie Eintrag im Kriterienbereich Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol. Verwaltungsakademie Berlin Seite 10

11 Wählen Sie aus und tragen Sie ein: 1. An eine andere Stelle kopieren. 2. Der Listenbereich $A$9:$F$19 ist bereits eingetragen. 3. Kriterienbereich: A3:F4 4. Kopieren nach: I3:N3 Wenn Sie die Bereiche im Zeigen-Modus übernehmen, werden die Adressen absolut gesetzt. Beim Eintippen können Sie in unserem Beispiel den Tabellennamen und die $-Zeichen aber weglassen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Ein Spezialfilter Die Datensätze mit dem ORT München wurden in den Ausgabebereich kopiert: Ausgabe mit Spezialfilter Filtern mit einem Operator 1. Bitte löschen Sie wieder den Filter München in der Zelle D4. Jetzt sollen die Datensätze angezeigt werden, in denen im Feld PLZ eine größere Zahl als steht: >60000 Diese Bedingung tragen Sie im Kriterienbereich in der Spalte (Feld) PLZ in die Zelle C4 ein und dann lassen Sie die Datensätze in den Ausgabebereich kopieren. Achtung: Stellen Sie zuerst den Zellcursor auf die linke obere Zelle A9 im Listenbereich (VORNAME), bevor Sie das Symbol anklicken. 2. Löschen Sie wieder den Filter im Feld PLZ. Nun wählen Sie die Datensätze aus, bei denen im Feld UMSATZ ein Betrag kleiner als 5000 steht: <5000 Verwaltungsakademie Berlin Seite 11

12 Filter mit mehreren Bedingungen Bei der Abfrage mit mehr als einer Bedingung sind zwei Möglichkeiten zu unterscheiden: UND-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben. Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldnamen und eine Zeile. ODER-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben. Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldnamen und alle Zeilen, in denen ein Suchkriterium steht. Das Postleitzahlen- und Telefonvorwahl-Problem Auf der Seite 8 wurde das Sonderformat Postleitzahl vorgestellt. Allerdings wurde ganz bewusst darauf verzichtet, eine Empfehlung auszusprechen, bei diesem Beispiel das Zahlenformat Postleitzahl zu verwenden. Denn das nachfolgende Problem gibt es auch bei Telefonvorwahlen und anderen Zahlen, die mit einer Null beginnen, z.b. bei Artikel- und Rechnungsnummern, und bei diesen Zahlen können Sie das Sonderformat Postleitzahl nicht verwenden. Wenn Sie alle Datensätze ausfiltern möchten, deren PLZ kleiner ist als 60000, werden die Datensätze Leipzig und Dresden nicht mitkopiert. Diese Postleitzahlen beginnen ja mit einer 0 (Null) und sind vom Typ Text. Um dieses Problem zu lösen, fügen Sie noch eine ODER-Verknüpfung in die Zelle C5 ein: >0* Das Stern-Zeichen * fungiert hier als Platzhalter, als Joker und Sie kennen dieses Zeichen vielleicht schon von der Suche im Windows-Explorer. Da der Kriterienbereich sich nun verändert hat, müssen Sie ihn in der Dialogbox Spezialfilter um eine Zeile vergrößern: A3:F5. Postleitzahlen kleiner als Sortieren Der Befehl für das Sortieren steht zwar auch auf der Daten-Registerkarte, er kann aber auf jeden Bereich verwendet werden. Unsere Datenbank ist nun nach dem UMSATZ aufsteigend zu sortieren. Excel erkennt selbständig eine Liste: Verwaltungsakademie Berlin Seite 12

13 1. Stellen Sie den Zellcursor im Listenbereich auf den Feldnamen UMSATZ. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Sortieren. 3. In dem Dialogfeld Sortieren wählen Sie aus: - Spalte Sortieren nach: UMSATZ. - Daten haben Überschriften (Damit werden die Feldnamen nicht mitsortiert). 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Sortieren nach UMSATZ Für einfache Sortieraufgaben können Sie auch die rechts stehenden Symbole der Gruppe Sortieren und Filtern anklicken: Von A bis Z bzw. Von Z bis A sortieren. Verwaltungsakademie Berlin Seite 13

14 1.6 Zusammenfa ssung: Datenbank Vorüberlegungen - Neue Datenbank Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur mit den Feldnamen aussehen soll. Bereiche in einer Datenbank Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus den drei Bereichen: Listenbereich, Kriterienbereich, Ausgabebereich. Listenbereich In die erste Zeile des Listenbereichs sind in getrennten Zellen nebeneinander die Feldnamen einzutragen. Kriterienbereich und Ausgabebereich Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen aus dem Listenbereich in zwei getrennte freie Bereiche im Arbeitsblatt. Unterhalb des Ausgabebereichs dürfen keine Daten stehen. Filter Wenn Sie gezielt auf bestimmte Daten zugreifen möchten, können Sie den Auto-Filter oder den Spezial-Filter einsetzen. Auto-Filter Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen und rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Filtern. Bei jedem Feldnamen können Sie jetzt aus einer Liste einen Filter auswählen. Spezial-Filter 1. Tragen Sie im Kriterienbereich unter dem entsprechendem Feldnamen das Kriterium (Bedingung) ein, z.b. bei dem Feld ORT das Wort München. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Erweitert. 3. In dem Dialogfeld wählen Sie aus, bzw. tragen Sie ein: An eine andere Stelle kopieren, Listenbereich, Kriterienbereich, Ausgabebereich (=Kopieren nach). UND-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben. ODER-Verknüpfung Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Dazu müssen Sie die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben. Sortierung Zum Sortieren einer Liste stellen Sie den Zellcursor in die Spalte, nach der sortiert werden soll. Wählen Sie den Weg: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Sortieren oder klicken Sie auf die Symbole Von A bis Z bzw. Von Z bis A sortieren. Verwaltungsakademie Berlin Seite 14

15 2 Arbeiten mit Datenlisten 2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste Um Komplikationen beim Filtern und Sortieren von Daten, bei Berechnungen von Teilergebnissen und Verwendung der Pivot-Tabelle zu vermeiden, sind beim Erstellen von Listen folgendes zu beachten: In der Datenliste sollte jeder Spalte eine Spaltenüberschrift (Feldname) zugewiesen werden. Feldnamen Feldnamen/Spaltenüberschrift Weisen Sie Zahlen, die mit einer 0 (Null) beginnen (wie Postleitzahlen oder Telefonnummern), immer ein entsprechendes Format zu (kein Zahlenformat!), da Excel sonst die führende 0 löscht. Dazu markieren Sie den Bereich, der die Zahlen enthält, wählen im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren und im Dialogfeld Zellen formatieren die Kategorie Text oder im Fall von Postleitzahlen die Kategorie Sonderformat und dort den Typ Postleitzahl. Vermeiden Sie es, die Liste durch Leerspalten oder -zeilen (Ausnahme: Leerzeile vor der Summenzeile), beispielsweise aus optischen Gründen, zu "teilen". Leerzeilen oder -spalten vermeiden Durch das Einfügen von Leerspalten oder -zeilen erschweren Sie sich die Handhabung von Auswertungen erheblich, bzw. durch eine Unachtsamkeit (z.b. fehlendes oder falsches Markieren) kann die komplette Tabelle oder Liste eventuell unbrauchbar werden. Ist die Liste durch Leerspalten oder -zeilen geteilt, müssen Sie diese zuerst vollständig markieren (einschließlich der Spaltenüberschriften), bevor Sie die Befehle Filtern (AutoFilter), Erweitert (Spezialfilter), Sortieren, Pivot-Tabelle oder Teilergebnis aufrufen, da sonst nur ein Teil der Datenliste erfasst wird. Bei einem für Excel "korrekten" Aufbau der Liste ist es hingegen ausreichend, nur eine Zelle in der Datenliste anzuwählen, bevor Sie einen der o. g. Befehle ausführen, da Excel die Markierung dann automatisch bis zur nächsten Leerspalte und -zeile erweitert. Speichern Sie Ihre Datei, bevor Sie mit dem Filtern oder der Berechnung von Teilergebnissen beginnen. 2.2 Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld Sollen mehrere Spalten (z.b. zuerst nach dem Ort und dann nach dem Nachnamen) gleichzeitig sortiert werden, können Sie dies über ein Dialogfeld vornehmen: 1. Öffnen Sie die Datei Datenliste.xlsx und stellen Sie den Zellcursor in eine Zelle innerhalb der Liste. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Sortieren. Verwaltungsakademie Berlin Seite 15

16 3. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert. 4. Wählen Sie nun das erste Sortierkriterium im Bereich Sortieren nach aus. Dort erscheint der Feldname (hier: Ort). 5. Durch einen Klick auf [Ebene_hinzufügen] können Sie weitere Sortierkriterien anhängen (hier: Nachname). Dann wird innerhalb des Ortes nach dem Nachnamen sortiert: Datenliste sortieren 6. Klicken Sie auf [_OK_], um die Sortierung zu starten. Sie können weitere nachrangige Sortierkriterien angeben und für jede Spalte die Sortierreihenfolge (Aufsteigend oder Absteigend) individuell festlegen. Aber selbst bei einer Dateiliste von den 80 Millionen Einwohnern der Bundesrepublik Deutschland kommen Sie i.d.r. mit vier Sortierkriterien aus. Excel erkennt Tabellen automatisch, wenn Sie dem Standard entsprechen, d.h. wenn über dem zusammenhängenden Datenbereich Spaltenüberschriften stehen und die Tabelle über höchstens eine Tabellenüberschrift verfügt (im Bild oben das Wort "Kundenliste"). Hat Ihre Tabelle aber z.b. zwei Überschriften, reicht es nicht, den Zellcursor in eine Zelle der Tabelle zu setzen. Vielmehr müssen Sie vor dem Sortieren den zu sortierenden Bereich inklusive Spaltenüberschriften markieren. Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge Wenn Sie in diesem Dialogfeld Sortieren bei dem Listenfeld Reihenfolge die Benutzerdefinierte Liste auswählen, erscheint das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen. Dort können Sie zusätzliche Sortierkriterien abrufen. Dies ist hilfreich, wenn nicht nach Standard-Sortierkriterium (alphanumerisch) geordnet werden soll. Sortieren Sie z.b. Monate (Januar, Februar, März, ) oder Wochentage (Montag, Dienstag, Mittwoch) auf herkömmliche Art und Weise, würde der April an erster Stelle stehen, der Januar nur an fünfter Stelle oder Dienstag und Donnerstag stehen vor dem Montag. Für solche Zwecke benötigen Sie die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge: 1. Stellen Sie wieder den Zellcursor in eine Zelle innerhalb der Liste. 2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Sortieren. Verwaltungsakademie Berlin Seite 16

17 3. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert. 4. Geben Sie die Spalte an, die sortiert werden soll und klicken Sie anschließend bei Reihenfolge auf Benutzerdefinierte Liste. 5. Klicken Sie im Fenster Benutzerdefinierte Listen auf die gewünschte Sortierreihenfolge (hier: Januar, Februar, ). 6. Übernehmen Sie diese Reihenfolge mit [_OK_], das Fenster Benutzerdefinierte Listen wird geschlossen. Sie können nun gegebenenfalls noch weitere Sortierfolgen angeben. Sortieroptionen 7. Durch einen Klick auf [_OK_] im Sortierfenster wird der Sortiervorgang gestartet. Die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge: Bleibt für diese Spalte bestehen, auch wenn Sie anschließend über die Symbole sortieren. Kann bei dieser Sortiermethode nur als 1. Sortierkriterium verwendet werden. Ggf. abwechselnd beide Methoden verwenden. Die Liste der benutzerdefinierten Sortierreihenfolge können Sie auch erweitern, indem Sie in dem Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen auf die Zeile Neue Liste klicken und ihre Liste dann im rechten Feld Listeneinträge hinzufügen. Bestätigen Sie ihre Eingabe durch einen Klick auf [_Hinzufügen_]. Wenn Sie das Dialogfeld über den folgenden Weg öffnen: Datei-Menü,, Seite Erweitert, Bereich Allgemein, [Benutzerdefinierte_Listen_bearbeiten...], haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine Liste aus einer Excel-Tabelle zu importieren. Alle Listeneinträge, die Sie dort gespeichert haben, können Sie für die benutzerdefinierte Sortierung verwenden. Um die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufzuheben, rufen Sie das Fenster Sortieren erneut auf. Markieren Sie die Sortierung und klicken Sie auf die Schaltfläche [Ebene_löschen]: Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufheben Verwaltungsakademie Berlin Seite 17

18 3 Arbeiten mit der Datenüberprüfung Tippfehler und falsche Eingaben sind ziemlich ärgerlich. Wenn Sie gewährleisten möchten, dass in einer Arbeitsmappe die richtigen Daten eingegeben werden, können Sie für einzelne Zellen oder Zellbereiche angeben, welche Daten zulässig sind. Gerade bei großen Listen und bei Dateien, die von mehreren Benutzern ausgefüllt werden, kann dies ein Vorteil sein. Seit der Version 97 von Excel haben Sie die Möglichkeit, für Eingabefelder eine Datenüberprüfung (früher Gültigkeitsprüfung) vorzunehmen, um unerwünschte Eingaben abzufangen. 3.1 Datenregel festlegen 1. Markieren Sie die Zelle bzw. Bereiche, deren Eingabemöglichkeiten Sie beschränken möchten. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools das Symbol. In drei Registern haben Sie jetzt die Möglichkeit, die Einstellungen für die Zelleingabe festzulegen. Datenüberprüfung, Einstellungen Register Einstellungen Klicken Sie im Bereich Zulassen auf den Listenpfeil, um Einschränkungen auf die Dateneinträge in den markierten Zellen der Tabelle anzuwenden. Wählen Sie in der geöffneten Liste die Option Benutzerdefiniert, um eine Formel oder einen Ausdruck einzugeben oder auf eine Berechnung in einer anderen Zelle zu verweisen, um gültige Einträge zu bestimmen. Achten Sie auf eine korrekte Adressierung! Feld Zulassen Klicken Sie auf den gewünschten Vergleichsoperator im Feld Daten, der vom Typ abhängt, den Sie im Feld Zulassen ausgewählt haben. Vergleichsoperator bestimmen Wenn Sie in dem Feld Zulassen die Auswahl Liste treffen, gibt es einige Besonderheiten zu beachten, die im Anschluss erläutert werden. Verwaltungsakademie Berlin Seite 18

19 Register Eingabemeldung Geben Sie wahlweise einen Titel für die Eingabemeldung ein, die angezeigt wird, wenn jemand den Zellcursor auf diese Zelle stellt. Es wird dann eine QuickInfo neben der Zelle angezeigt: Im dem großen Meldungsfeld ist Platz für maximal 255 Zeichen. Drücken Sie die ( ) Return-Taste (Enter-Taste), um hier eine neue Zeile zu beginnen. Datenüberprüfung, Eingabemeldung Register Fehlermeldung Im Register Fehlermeldung kann in dem Listenfeld Typ das Merkzeichen ausgewählt werden, mit dem die Fehlermeldung beginnt. Das ist aber nicht nur eine optische Wahl, sondern damit entscheiden Sie auch, wie sich Excel im Fehlerfall verhält. Wenn Sie die Option Stopp wählen, wird im Fehlerfall verhindert, dass die falsche Eingabe in die Zelle eingetragen wird. Sie müssen die Eingabe wiederholen oder abbrechen. Bei Warnung muss ein fehlerhafter Eintrag nochmals bestätigt werden. Bei Information wird nur im Nachhinein über den falschen Eintrag informiert. Geben Sie wahlweise einen Titel für das Fehlermeldungsfeld ein. Der Titel wird in der Titelzeile der Meldung angezeigt. Und tippen Sie noch die Fehlermeldung ein (max. 255 Zeichen), die bei einer ungültigen Eingabe angezeigt wird. Mit dem Anklicken der Schaltfläche [Alle_löschen] werden alle Markierungen rückgängig gemacht und alle Informationen in allen drei Registerseiten gelöscht. Machen Sie die gewünschten Angaben und klicken Sie auf [_OK_], um die Datenüberprüfung zu aktivieren. Datenüberprüfung, Fehlermeldung Besonderheiten bei der Listenauswahl Wenn Sie im Register Einstellungen die Liste auswählen, stehen Ihnen zum Definieren dieser Liste mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Verwaltungsakademie Berlin Seite 19

20 Sie können die Begriffe, die ausgewählt werden sollen, im Feld Quelle manuell eintragen, wobei die Begriffe durch Strichpunkte (Semikolon) zu trennen sind. Nachdem Sie das Dialogfeld über [_OK_] geschlossen haben, ist bei den betreffenden Zellen ein Listenpfeil angebracht. Sie können einen Begriff aus der Liste auswählen: Begriffe manuell eingeben Aber es gibt auch noch eine andere Möglichkeit, die Quelle für die Liste in dem rechts stehenden Dialogfeld zu übernehmen: Falls die Begriffe auf demselben Tabellenblatt schon aufgelistet sind, markieren Sie den Zellbereich in der Tabelle und der Bereich wird mit vorangestelltem Gleichheitszeichen und absoluten Zellbezügen in das Feld Quelle übernommen. Zellbereiche werden übernommen Haben Sie auf einem anderen Tabellenblatt die Begriffe aufgelistet, können Sie den Bereich nicht markieren, da Ihnen Excel im Fenster Datenüberprüfung einen Wechsel in ein anderes Tabellenblatt nicht erlaubt. Diese "Beschränkung" können Sie allerdings umgehen. Vergeben Sie für die Begriffsliste auf dem anderen Tabellenblatt einen Bereichsnamen. Diesen können Sie dann mit vorangestelltem Gleichheitszeichen im Textfeld Quelle verwenden (hier: =Auswahlliste): Diese sehr brauchbare Funktion arbeitet aber nicht wie gewünscht, wenn Sie beispielsweise die Liste über die Daten- Eingabemaske ausfüllen. Fehleingaben werden bei der Verwendung der Maske nicht zuverlässig abgefangen. Auch können "ungültige" Daten über die Option Warnung oder Information in der Registerseite Fehlermeldung der Datenüberprüfung zugelassen werden. Bereichsnamen aus einem anderen Tabellenblatt übernehmen Zum Ändern der festgelegten Datenregel markieren Sie die entsprechende Zelle bzw. den entsprechenden Bereich, öffnen das Dialogfeld Datenüberprüfung (Registerkarte Daten, Gruppe Datentools) und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Verwaltungsakademie Berlin Seite 20

21 3.2 Vorhandene Daten nachträglich prüfen Wenn Sie eine Datenüberprüfung in einer Tabelle vornehmen, die bereits Daten enthält, müssen Sie die vorhandenen Daten nachträglich manuell prüfen. Mit Hilfe des Befehls Ungültige Daten einkreisen (Registerkarte Daten, Gruppe Datentools, Symbol Datenüberprüfung) können Sie die Eingabezellen nachträglich "aufspüren", die nicht der Gültigkeitsregel entsprechen: 1. Markieren Sie in der Datei Noten den Bereich B8:K Legen Sie die Gültigkeitskriterien fest. Für den Bereich B8:K14 lauten sie: Ganze Zahl zwischen Min: 0 Max: =B$7 Untermenü des Symbols Datenüberprüfung Beachten Sie zum einen das Gleichheitszeichen = und zum anderen das $-Zeichen nur für die Zeilenzahl 7, da die Werte immer in der Zeile 7 stehen! Aber der Spaltenbuchstabe B bleibt relativ, da die Werte in der Zeile 7 jeweils in den Spalten B bis K stehen!: Gültigkeitskriterien festlegen 3. Rufen Sie den oben beschriebenen Befehl Ungültige Daten einkreisen auf: Ungültige Eingaben werden rot eingekreist Die entsprechenden Zellen werden rot eingekreist. Die maximal erreichbare Punktzahl steht in der Zeile 7 in der gleichen Spalte! Beispiele: Für die Spalte C steht sie in der Zelle C7, für die Spalte K in der Zelle K7. Die rot eingekreisten Zellen kennzeichnen jeweils die für diese Spalte ungültigen Eingaben. Durch Klicken auf den Befehl Gültigkeitskreise löschen können Sie die Markierungen wieder entfernen. Symbol Datenüberprüfung Verwaltungsakademie Berlin Seite 21

22 3.3 Ausdehnen der Datenüberprüfung Wenn Sie eine Datenregel auf weitere Bereiche ausdehnen möchten, markieren Sie die Zellen, für die die Regel bisher galt und zusätzlich die Zellen, die dieselbe Gültigkeitsregel erhalten sollen. Wählen Sie erneut die Datenüberprüfung aus. Sie werden von Excel gefragt, ob Sie die Datenüberprüfung auf die neuen Zellen ausdehnen wollen: Meldung bestätigen Antworten Sie mit [_Ja_] und bestätigen Sie nur noch das Dialogfeld Datenüberprüfung mit [_OK_]. Verwaltungsakademie Berlin Seite 22

23 4 Zielwertsuche Mit der Zielwertsuche werfen Sie einen Blick in die Zukunft! Um einen bestimmten Zielwert zu erreichen, müssen Sie den Eingabeparameter so lange variieren, bis der gesuchte Wert berechnet wird. Die Funktion Zielwertsuche nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Als Beispiel soll die Gewinnermittlung beim Autoverkauf dienen (Datei Weitere Beispiele.xlsx, Arbeitsblatt Zielwertsuche). Der Gewinn berechnet sich wie folgt: Gewinnermittlung beim Autoverkauf Gewinn = Erlös Verkauf - Kosten Einkauf - Allg. Kosten Fragestellung Wie viele Fahrzeuge von Auto 1 muss ich noch verkaufen, um meinen Gewinn um auf zu steigern? 1. Klicken Sie auf die Ergebniszelle (hier: H2). 2. Wählen Sie den Weg Registerkarte Daten, Gruppe Datentools, Symbol Was-wäre-wenn-Analyse, Zielwertsuche. 3. Als Zielzelle ist bereits die vorher markierte Zelle eingetragen. 4. Im Bereich Zielwert schreiben Sie den Wert hinein, den Sie erreichen möchten (hier: 17500). 5. Klicken Sie nun im Bereich Veränderbare Zelle auf das Symbol und markieren Sie im Arbeitsblatt die Zelle, die verändert werden soll (hier: D2). Zum Abschluss drücken Sie die ( )-Taste. 6. Klicken Sie auf [_OK_]. 7. Im dann nachfolgenden Dialogfeld können Sie wählen, ob Sie das Ergebnis annehmen ([_OK_]) oder ablehnen ([Abbrechen]) möchten. 8. Falls Sie das Ergebnis annehmen, wird die veränderliche Zelle (hier: D2) von der Zielwertsuche automatisch geändert (in unserem Beispiel auf 9). Das beeinflusst natürlich auch den Gewinn in der Zelle H2. Symbol Was-wäre-wenn Analyse Zielwert eintragen Veränderbare Zelle festlegen Status der Zielwertsuche Die veränderliche Zelle in der Zielwertsuche darf nur einen Wert, nicht das Ergebnis einer Formel enthalten! Verwaltungsakademie Berlin Seite 23

24 5 Konsolidieren Mit Konsolidieren können Sie die Inhalte mehrerer Bereiche, Tabellen oder Mappen in einer Ergebnistabelle zusammenfassen. Sie können die konsolidierten Daten entweder in ein neues Arbeitsblatt oder in einen freien Bereich der aktuellen Tabelle legen. Formeln, die sich auf Zellbereiche verschiedener Tabellenblätter beziehen, werden auch 3D-Formeln genannt. Daten nach Rubrik konsolidieren Eine Konsolidierung nach Rubriken kann nur erfolgen, wenn die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen sofern vorhanden identisch sind. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren Rohdaten.xlsx. Für das Beispiel in der nachfolgenden Abbildung gehen Sie wie folgt vor: Beispiel für konsolidierte Daten 1. Wählen Sie eine Zelle als linke obere Ecke des Bereichs, in dem Sie die Zieldaten speichern möchten (hier: Zelle D3). 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Konsolidieren. Dialogfeld Konsolidieren Hier ist die Konsolidierungsfunktion auszuwählen und es sind die Bezüge auf die zu konsolidierenden Daten einzutragen. Tippen Sie im Feld Verweis den Zellbezug von den betreffenden Daten ein, bzw. markieren Sie den Zellbereich im gewünschten Arbeitsblatt mit der Maus. Verwaltungsakademie Berlin Seite 24

25 Benötigen Sie einen Bereich aus einer externen Arbeitsmappe, lässt sich dieser über die Schaltfläche [Durchsuchen] laden. Ein fertiger Verweis wird über die Schaltfläche [Hinzufügen] in die Liste Vorhandene Verweise übertragen. Einzelne Einträge aus der Liste können Sie durch Markieren und Klicken auf die Schaltfläche [Löschen] auch wieder aus der Liste entfernen. Zellbezüge hinzufügen 3. Die Beschriftung lässt sich aus den Quellbereichen übernehmen. Die Auswahl treffen Sie über die Kontrollkästchen im Bereich Beschriftung. Anhand der Beschriftung erkennt Excel die Daten, die zusammengefasst werden sollen. Das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten erlaubt Ihnen die automatische Aktualisierung der konsolidierten Ergebnisse bei Änderungen aus anderen Quelldateien. Beschriftung auswählen Bitte beachten Sie, dass die Daten aus der oberen linken Zelle eines Bereichs nicht in das konsolidierte Ergebnis übernommen werden. In unserem Beispiel wird das Wort Filiale nicht automatisch in die Zelle D3 eingetragen. Sie müssten es selbst kopieren. 4. Sobald Sie die Schaltfläche [_OK_] betätigen, wird die Konsolidierung von Excel für die angegebenen Bereiche durchgeführt. Daten nach Formeln konsolidieren Eine Konsolidierung nach Formeln kann immer erfolgen, unabhängig von der Anordnung der Daten im Quell- und Zielbereich. Auch wenn die Spalten und Zeilenbeschriftungen unterschiedlich sind, ist dennoch eine Konsolidierung mit Formeln möglich. 1. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren mit Formeln Rohdaten.xlsx und wechseln Sie in das Tabellenblatt Gesamt, da hier die konsolidierten Daten ausgegeben werden sollen. 2. Erstellen Sie die Zieltabelle, die sämtliche Zeilen und Spalten umfasst, die in den Quellbereichen vorkommen: Verwaltungsakademie Berlin Seite 25

26 Tabelle mit allen Zeilen und Spalten 3. Markieren Sie die 1. Zelle, die konsolidierte Daten aufnehmen soll. In unserem Beispiel ist das die Zelle B4. 4. Beginnen Sie, die Formel einzugeben, mit der Sie die konsolidieren Daten berechnen möchten: =SUMME( 5. Fügen Sie der Formel die Zellen zu, die in der Zielzelle konsolidiert werden sollen: Klicken Sie im Tabellenblatt Hamburg auf die Zelle B4 und geben Sie ein Semikolon ; ein. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Köln, klicken Sie auf die Zelle B4 und geben Sie wieder ein Semikolon ; ein. Im Tabellenblatt Leipzig klicken Sie wieder auf die Zelle B4, geben eine Klammer ) ein und schließen die Formeleingabe wie gewohnt mit der ( )-Taste ab. Die Formel der Zelle B4 in der Zieltabelle lautet nun: =SUMME(Hamburg!B4;Köln!B4;Leipzig!B4) 6. Erstellen Sie auf gleichem Weg die restlichen Konsolidierungsformeln. Achten Sie darauf, dass Sie in den Quelltabellen jeweils die richtige Zelle anklicken. Da die Filiale in Hamburg keine Herrenschuhe verkauft, befinden sich die Umsatzzahlen für Kinderschuhe hier nicht wie auf den anderen beiden Tabellenblättern in der Zeile 6. In der Zieltabelle lautet deshalb die Formel z.b. für Kinderschuhe im 1. Quartal =SUMME(Hamburg!B5;Köln!B6;Leipzig!B6). Ergebnis Verwaltungsakademie Berlin Seite 26

27 6 Der Szenario-Manager Was wäre wenn? - Bei der Beantwortung dieser Fragestellung steht Ihnen in Excel auch der Szenario-Manager zur Seite. Mit seiner Hilfe können Sie eine Art Planspiel durchführen, bei dem die Auswirkungen von mehreren Versionen einer Tabelle in einer Arbeitsmappe abgespeichert werden können. 6.1 Die Problemstellung Um den Umgang mit dem Szenario-Manager zu erlernen, folgt wieder ein kleines Beispiel, für das die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzutragen sind. Angenommen, Sie sollen eine Gewinnprognose für das folgende Jahr für einen Produktionsbetrieb erstellen. Der Gewinn ist von folgenden Faktoren abhängig: Verkaufszahlen Verkaufspreis fixe Kosten variable Kosten. Zum Zeitpunkt der Prognose ist Ihnen die Höhe der fixen Kosten bekannt. Die übrigen Faktoren müssen geschätzt werden. Der Gewinn wird mit verschiedenen Annahmen errechnet. 6.2 Die Arbeit mit Schätzdaten Bevor Sie die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen, müssen Schätzdaten und eine Formel zum Errechnen des Gewinns in ein leeres Tabellenarbeitsblatt eingetragen werden: Die fixen Kosten betragen ,-. Für die variablen Kosten werden für eine erste Berechnung 100,- je Stück angenommen. Der Verkaufspreis wird auf 150,- je Stück geschätzt. Die Verkaufsmenge liegt vermutlich bei rund Stück. Geben Sie die Daten der folgenden Abbildung in ein Tabellenblatt ein oder öffnen Sie die Datei Szenario.xlsx: Die Eingaben Der Gewinn von wird durch die Formel =(D2-B2)*C2-A2 ermittelt. Tragen Sie diese Formel in die Zelle E2 ein. Verwaltungsakademie Berlin Seite 27

28 6.3 Der Aufruf des Szenario-Managers Nun kann die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen: 1. Wählen Sie den Eintrag Szenario-Manager im Untermenü des Symbols Waswäre-wenn-Analyse auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools: Das rechts stehende Dialogfeld wird geöffnet. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Excel ruft das Dialogfeld Szenario hinzufügen auf. 3. Tragen Sie im Feld Szenarioname einen Namen ein. Für das Übungsbeispiel ist der Begriff Optimal einzugeben. 4. Klicken Sie auf das Symbol im Feld Veränderbare Zellen. Der Szenario-Manager Dialogfeld Szenario hinzufügen 5. Markieren Sie in Ihrem Tabellenblatt den Bereich B2 bis D2. Die Adressen werden von Excel automatisch absolut gesetzt: Die veränderbaren Zellen B2 bis D2 markieren 6. Mit einem Klick auf das Symbol im Fenster Veränderbare Zellen kehren Sie wieder zurück. Verwaltungsakademie Berlin Seite 28

29 7. Das Dialogfeld heißt jetzt Szenarien bearbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie den Standard-Kommentar zu dem Szenario ändern. Geben Sie in dem vorgesehenen Feld den Text Optimale Preis- und Absatzbedingungen ein: Dialogfeld Szenarien bearbeiten 8. Klicken Sie auf [_OK_]. 9. Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte die Werte für die veränderbaren Zellen ein: $B$2: 80 $C$2: $D$2: Klicken Sie auf [Hinzufügen], um ein weiteres Szenario zu erstellen. Dialogfeld Szenariowerte 11. Sie sind zurück im Dialogfeld Szenario hinzufügen. 12. Geben Sie im Feld Szenarioname den Begriff Nachteilig ein. 13. Der Bereich B2:D2 ist bereits eingetragen. 14. Unter Kommentar soll der Text Absolut ungünstige Bedingungen festgehalten werden. 15. Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_]. 16. Im Dialogfeld Szenariowerte tragen Sie wiederum Werte für die veränderbaren Zellen ein: $B$2: 130 $C$2: $D$2: Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. 18. Der Szenario-Manager bleibt geöffnet. Der Szenario-Manager 6.4 Einen Bericht für die Szenarien erstellen Nun sollen alle Szenarien auf einen Blick angezeigt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, direkt die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse zu vergleichen. 1. Klicken Sie in dem Dialogfeld Szenario-Manager auf [Zusammenfassung...]. Verwaltungsakademie Berlin Seite 29

30 2. Die rechts stehende Dialogbox wird geöffnet. Unter Berichtstyp wählen Sie die Option Szenariobericht. 3. Ein Klick auf die Schaltfläche [_OK_] erstellt den nachfolgenden Bericht: Berichtstyp auswählen Der Szenariobericht mit einer Anmerkung Die veränderbaren Zellen B2, C2, D2 und die Ergebniszelle E2 erscheinen als absolute Zellbezüge im Szenariobericht. Wenn Sie die Zellen vorher benannt hätten, würden anstatt der Zellbezüge die Namen erscheinen. Die Namensvergabe kann auch nachträglich erfolgen. Dann muss der Bericht jedoch neu erstellt werden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die entsprechenden Zellen im Szenariobericht zu überschreiben. Wenn Sie sich das Blattregister unten links einmal ansehen, werden Sie feststellen, dass der Szenariobericht eine eigene Registerlasche hat. 6.5 Ein Szenario anzeigen und bearbeiten Über den Szenario-Manager (Registerkarte Daten, Gruppe Datentools, Schaltfläche Was-wärewenn-Analyse) können Sie sich ein Szenario auch im Arbeitsblatt anzeigen lassen oder es bearbeiten: Markieren Sie das betreffende Szenario und klicken Sie auf die Schaltfläche [Anzeigen], um es im Arbeitsblatt anzeigen zu lassen. Ein Klick auf [Bearbeiten] öffnet das Dialogfeld Szenarien bearbeiten, in dem Sie z.b. Änderungen am Szenarionamen oder den veränderbaren Zellen vornehmen können. Über die Schaltfläche [_OK_] wird dann das Dialogfenster Szenariowerte geöffnet, in dem Sie wiederum die gewünschten Änderungen vornehmen und mit [_OK_] speichern können. Der Szenario-Manager Verwaltungsakademie Berlin Seite 30

31 Szenariowerte ändern 6.6 Ein Szenario löschen Szenarien können selbstverständlich nachträglich gelöscht werden: 1. Rufen Sie auf dem Tabellenblatt mit den eingegebenen Schätzdaten (hier: Tabelle1) den Szenario-Manager auf. 2. Markieren Sie den Namen des zu entfernenden Szenarios. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen]. Verwaltungsakademie Berlin Seite 31

32 7 Datenanalyse mithilfe von Datentabellen Auch mithilfe von Datentabellen lässt sich die Frage Was wäre wenn? beantworten. Im Gegensatz zu Szenarien werden alle Ergebnisse in einer Tabelle im Arbeitsblatt angezeigt. Außerdem können Datentabellen nicht mehr als 2 Variablen enthalten. Datentabellen bestehen aus folgenden Elementen: Element der Datentabelle Eingabezelle (Variable) Formelzelle Alternativwerte Alternativergebnisse Beschreibung Auf diese Zelle nimmt eine Formel Bezug. Ihr Inhalt wird innerhalb der Datentabelle durch die festgelegten Alternativwerte ersetzt. Sie enthält die Formel, die sich auf die Eingabezelle(n) bezieht. Für die Berechnung der verschiedenen Ergebnisse der Formel verwendet Excel die alternativen Werte. Die Alternativwerte werden von Excel nacheinander in der Eingabezelle eingesetzt, um die Alternativergebnisse zu ermitteln. Sie können sich in einer Spalte oder in einer Zeile befinden. Der Bereich kann sich in einer Zeile oder in einer Spalte befinden. Vorbereitung der Datentabelle Bis auf die Eingabezelle(n) müssen alle Elemente der Datentabelle in einem zusammenhängenden Zellbereich liegen, da sonst keine korrekte Auswertung der Daten möglich ist. Bei einer spaltenorientierten Datentabelle muss sich die Formelzelle in derselben Spalte befinden, in der die Alternativergebnisse ausgegeben werden. Direkt unterhalb der Formelzelle wird das erste Alternativergebnis ermittelt. Bei einer zeilenorientierten Datentabelle sind die Alternativwerte in einer Zeile angeordnet, die Formelzelle und Alternativergebnisse in der Zeile darunter, wobei die Formelzelle links vom ersten Alternativergebnis steht. 7.1 Datentabelle mit einer Variablen Im folgenden Beispiel möchte ein Produktionsbetrieb den voraussichtlichen Gewinn für das nächste Jahr ermitteln und sehen, wie sich dieser entwickelt, wenn sich die Verkaufsmenge ändert, alle übrigen Werte (fixe Kosten, variable Kosten und Verkaufspreis) aber gleich bleiben. 1. Öffnen Sie die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem Namen Datentabelle, eine Variable ab. 2. Im Bereich C11:C21 sind die verschiedenen Verkaufsmengen (=Alternativwerte) von bis einzugeben. Hierzu können Sie den Befehl Füllbereich verwenden. Tippen Sie zunächst in die Zelle C11 die Zahl ein. 3. Nun markieren und dann füllen Sie den Bereich C11:C21: Registerkarte Start, Gruppe Bearbeiten, Symbol Füllbereich, Reihe, Inkrement 1000 und Endwert Markieren Sie den Bereich C3:D21 und stellen Sie das folgende Zahlenformat ein: Kategorie Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen. Verwaltungsakademie Berlin Seite 32

33 Eingabezelle Formelzelle Alternativwerte Alternativergebnisse Alternativwerte im Bereich C11:C21 eingeben (hier auch mit dem Vorjahreswert von ) 5. Markieren Sie den Bereich, in dem sich die Formelzelle, die Alternativwerte und später die Alternativergebnisse befinden, also C10:D Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wählen Sie im Untermenü den Befehl Datentabelle. 7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus Spalte die Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markieren Sie sie über das Symbol im Arbeitsblatt. Schließen Sie die Eingabe mit [_OK_] ab. Registerkarte Daten, Gruppe Datentools Eingabezelle bestimmen In einer zeilenorientierten Datentabelle würden Sie die Eingabezelle im Feld Werte aus Zeile eintragen. 8. Die Alternativergebnisse werden nun angezeigt und lassen sich einfach ablesen: Verwaltungsakademie Berlin Seite 33

34 Ergebnis Datentabelle mit einer Variablen 7.2 Datentabelle mit zwei Variablen Datentabellen mit zwei Variablen müssen zwei Eingabezellen aufweisen, auf deren Werte sich die Formelzelle bei der Berechnung bezieht. In unserem Beispiel soll nun neben der Verkaufsmenge auch der Verkaufspreis variabel sein. Die Alternativwerte der ersten Eingabezelle (Verkaufsmenge) werden in der Spalte direkt unter der Formelzelle eingetragen, die Alternativwerte für die zweite Eingabezelle (Verkaufspreis) in der Zeile direkt rechts neben der Formelzelle: 1. Öffnen Sie wieder die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem Namen Datentabelle, zwei Variablen ab. 2. Die Alternativwerte für die Verkaufsmenge ( bis ) sind bei zwei Variablen direkt unterhalb der Formelzelle D10 einzutragen. Bei unserem Beispiel also in die D- Spalte: Kopieren Sie den Bereich C11:C21 aus der Datei Datentabelle, eine Variable in den Bereich D11:D Füllen Sie nun rechts von der Formelzelle D10 im Bereich E10:O10 eine Reihe (100, 110, 120 bis 200), die als alternative Werte für den Verkaufspreis verwendet wird. 4. In der Zeile 9 soll oberhalb von den Alternativwerten eine Überschrift stehen: Markieren Sie den Bereich E9:O9, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung auf die Schaltfläche Verbinden und zentrieren und geben Sie das Wort Verkaufspreis ein. Formatieren Sie die Überschrift fett. 5. Markieren Sie nun den Bereich, der die Formelzelle, die Alternativwerte und die Zellen für die Alternativergebnisse enthält, also D10:O21 und stellen Sie wieder das folgende Zahlenformat ein: Kategorie Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen. 6. Der Bereich D10:O21 ist weiterhin markiert. Klicken Sie jetzt auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wählen Sie im Untermenü den Befehl Datentabelle. 7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus Zeile die erste Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$6) oder markieren Sie sie im Arbeitsblatt. 8. Geben Sie in das Feld Werte aus Spalte die zweite Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markieren Sie sie im Arbeitsblatt. Schließen Sie die Eingaben mit [_OK_] ab: Die Eingabezellen Verwaltungsakademie Berlin Seite 34

35 Ergebnis Datentabelle mit zwei Variablen 9. Speichern Sie die Arbeitsmappe, ohne ihren Namen zu ändern. Verwaltungsakademie Berlin Seite 35

36 8 Solver Um Werteanalysen durchzuführen, stellt Excel mit dem Solver ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Der Begriff Solver entstammt der englischen Sprache: to solve bedeutet lösen oder aufschlüsseln. Der Solver wird in Excel als Zusatzprogramm, als Add-In geliefert. Sollte die Schaltfläche Solver nicht auf der Registerkarte Daten in der Befehlsgruppe Analyse platziert sein, aktivieren Sie sie. Registerkarte Daten, Gruppe Analyse Den Umgang mit dem Solver sollen Sie anhand eines kleinen Beispiels kennen lernen. Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Investition in Höhe von ,- tätigen und Sie können das Kapital zu einem Zinssatz von 8,75% von Ihrer Bank finanzieren lassen. Bei einer Laufzeit von 5 Jahren würde das eine monatliche Belastung von 2.063,72 bedeuten. Dieser Betrag wird nun ermittelt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Die Vorbereitungen 1. Tragen Sie die folgenden Daten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt ein: Die Eingaben Die Höhe der monatlich zu leistenden Zahlung können Sie mit Hilfe der Funktion RMZ errechnen. RMZ ist die Abkürzung für regelmäßige Zahlungen. In der Finanzmathematik werden sie als Annuität bezeichnet. 2. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B4. 3. Öffnen Sie das Dialogfeld Funktion einfügen, beispielsweise über das rechts stehende Symbol auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek. Verwaltungsakademie Berlin Seite 36