Freigabemanagement in der Produktentwicklung

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1 Freigabemanagement in der Produktentwicklung Beratung Collaborative Engineering Stand Menschen Wissen Systeme Stammheimer Straße Kornwestheim Tel.: +49/7154/ Fax: +49/7154/ HCM 07 /2005

2 Inhalte Warum Freigabemanagement Grundprinzipien des Freigabemanagements Ausbaustufen des Freigabemanagements Einführung von Freigabemanagement Prozessberatung Support Software Definitionen / Grundelemente Zusammenfassung 2

3 Warum Freigabemanagement Bei der konventionellen tätigkeitsbezogenen Projektplanung mit Meilensteinen wird mit Terminen geplant und der Abschluss der Tätigkeiten überwacht. Das führt häufig zu mangelnder Produktqualität am Ende des Entwicklungsprozesses und zu nur schwer korrigierbaren Mängeln und letztlich zu hohen Garantie- und Kulanzkosten und einer reduzierten Kundenzufriedenheit. Der Lösungsansatz integriert die zusätzlichen Kriterien für die Qualität der einzelnen Entwicklungsaufgaben im Prozess in die konventionelle Planung. Dadurch wird die Produktentwicklung transparent hinsichtlich der inhaltlich qualitativen Erledigung der einzelnen Entwicklungstätigkeiten und damit am Ende der Entwicklung im Gesamtprodukt. 3

4 Grundprinzipien für das Freigabemanagement Zeitlich abgestimmter, koordinierter Ablauf des Entwicklungsprozesses Definition von Meilensteinen entlang des Q-Gate Prozesses bzw. zwischen den Q-Gates. Definition von Projektschablonen (in Abhängigkeit von der Projektkomplexität). Vollständige Übergabe der Arbeitspakete / Entwicklungsumfänge zwischen den Prozessbeteiligten Definition von Prüfblöcken im Sinne notwendige und kritische Entwicklungstätigkeiten Qualitativ abgestimmter, koordinierter Ablauf des Entwicklungsprozesses Definition von Reifegraden für alle Entwicklungsumfänge / Arbeitspakete zu definierten Meilensteinen. Definition abgestimmter Zielvorgaben zu definierten Meilensteinen 4

5 Grundprinzipien für das Freigabemanagement Standardisierung des Entwicklungsprozesses Definition von standardisierten Projektschablonen. Maschinelle Hinterlegung/Steuerung (Abfrage) der Aufgaben und Zustände durch einen Workflow im Entwicklungsprozeß. Definierte Verantwortlichkeiten Definition einer Verantwortlichkeitsmatrix über Rollen im Entwicklungsprozess. Festlegung einer definierten Treiberfunktion je Meilenstein. Definiertes Wechselspiel zwischen den Beteiligten des Entwicklungsprozesses im Rahmen des Quality Gate Plans 5

6 Ausbaustufen des Freigabemanagements Information Beauftragung Überwachung Man kann grundsätzlich verschiedene Ausbaustufen des Freigabemanagements abhängig von der jeweiligen Unternehmensphilosophie wählen. Dies reicht von der allgemeinen Information über die zu erreichenden Entwicklungsziele zu einem bestimmten Meilenstein, bis zur personifizierten und produktbezogenen Beauftragung und Überwachung der Entwicklungsziele entlang eines Quality Gate Plans. Die richtige Variante ist in Abhängigkeit von Ihren Grundsätzen zur Unternehmens- und Projektsteuerung zu wählen. Außerdem sind Ihre Kommunikationsformen und Gremien zu berücksichtigen. Die Art ein derartiges System einzusetzen, soll Ihre sonstige Vorgehensweise unterstützen. 6

7 Ausbaustufe 1 des Freigabemanagements Planung von einzelnen Projekten mit einem Projektmanagementwerkzeug. Die Planung erfolgt für jedes Projekt individuell. Es kann zusätzlich ein Projekt-Masterplan erstellt werden, der alle relevanten Inhalte (Rollen, Aktivitäten, Quality Gates, Meilensteine, kritischer Pfad) beschreibt. Bei dieser Planungsart wird normalerweise der Schwerpunkt auf Tätigkeiten, Abhängigkeiten, Termine und Ressourcen gelegt. Die Information und Kommunikation erfolgt manuell. Der Soll Ist Abgleich wird manuell durchgeführt. Eine Vorgabe von Qualitätszielen wird von den Projektmanagement Werkzeugen nicht grundsätzlich unterstützt. Abbildung von Workflowmodellen sind nicht möglich. 7

8 Ausbaustufe 2 des Freigabemanagements Planung von einzelnen Projekten mit einem Projektmanagementwerkzeug und Verfolgung der Aufgaben mit einem Projekttracking Tool. Das Projektmanagementwerkzeug kann mit einem Projekttracking Zusatz ergänzt werden. Dieses Tool übernimmt die Beauftragung der geplanten Personen mit den jeweiligen Tätigkeiten und überwacht die Rückmeldung der Erledigung. Es ist eine aktive Projektverfolgung und Statusanzeige gegeben. Zusätzliche Informationen können in diesem Tool erfaßt und protokolliert werden. 8

9 Ausbaustufe 3 des Freigabemanagements Erstellung eines Quality Gate und Meilenstein Plans. Der Quality Gate Plan basiert auf einem abgestimmten Prozeßmodell. Der Quality Gate und Meilenstein Plan beschreibt unabhängig von einem konkreten Terminplan alle an einem Entwicklungsprozeß beteiligten Bereiche und ihre Tätigkeiten in Bezug zu Quality Gates und Meilensteinen einschließlich der Kriterien für die Reifegrade an einem Gate. Der Quality Gate Plan wird pauschal publiziert und dient als Master für die individuelle Projektplanung. Im konkreten Projekt wird der Plan durch Termine und konkrete Entwicklungsinhalte ergänzt. 9

10 Ausbaustufe 4 des Freigabemanagements Verfolgung von projektspezifischen Entwicklungsinhalten durch Formblätter auf Basis des Quality Gate Plans. Die Formblätter können manuell, z.b. als Excel Vorlage erstellt und ausgefüllt werden. Die Zustellung erfolgt per Mail. In einem nächsten Schritt kann die Verteilung durch ein Workflowsystem übernommen werden, in dem die Verantwortlichen hinterlegt sind. Diesen wird die Vorlage zum Ausfüllen zugesandt und der Termin durch das System überwacht. Abhängig davon, ob die Formblätter als Dokument oder als elektronische Vorlage im IT- System hinterlegt sind, kann direkt die Überwachung der Reifegrade durchgeführt und der Status aktuell angezeigt und verarbeitet werden. Es können Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen eingebunden werden. Notwendige Handlungsbedarfe werden identifiziert und können als Maßnahmen weiter bearbeitet werden. Es wird ein einheitliches Reporting definiert. 10

11 Ausbaustufe 5 des Freigabemanagements Ausbaustufen für die Beauftragung und Verfolgung von projektspezifischen Entwicklungsinhalten in einem Workflowsystem. Es können entwicklungsrelevante Objekte, die das Produkt darstellen für die Beauftragung und Überwachung verwendet werden. Die Objekte verändern sich im Laufe des Projektes zusammen mit dem zugehörigen Reifegrad. Die Objekte können in einer Struktur, bzw. Abhängigkeit hinterlegt werden. Dies hat den Vorteil, daß alle Entwicklungsinhalte im System bekannt sind, an verantwortliche Personen beauftragt und überwacht werden. Das Workflowmodell kann sehr detailliert erweitert werden, um interne Abstimmungs- und Genehmigungs- oder Eskalationsprozesse abzubilden. Erweiterung der Reporting- und Monitoringfunktionen. 11

12 Ausbaustufe 6 des Freigabemanagements Integration der Prozessmodelle im Rahmen einer SOA - service orientierten Architektur. Bei der Integration im Rahmen einer SOA wird davon ausgegangen, daß die jeweiligen Tätigkeiten von Primärsystemen unterstützt werden und alle Ergebnisse dieser Tätigkeiten in diesen System komplett erstellt, dokumentiert und archiviert werden. Ein globales Prozeß- und Workflowmodell kommuniziert über Services mit dem jeweiligen Primärsystem den Inhalt und Zustand ab und vergleicht diesen mit den Vorgaben. Das globale Prozeß- und Workflowmodell übernimmt über Tasklisten oder separaten Workflows die nicht in Primärsystem vorhandenen Tätigkeiten. Es ist damit eine Entlastung der beteiligten Mitarbeiter möglich. Man erreicht eine System- und Plattformunabhängigkeit. Prozeßmodelle sind globaler und einfacher anzupassen. 12

13 Einführung von Freigabemanagement in der Produktentwicklung Wir unterstützen Sie bei der Einführung dieser Vorgehensweise in Ihrer Organisation. Zur Einführung können verschiedene Methoden angewandt werden. Der richtige gewählte Mix dieser Methoden abhängig von Ihren Voraussetzungen, bildet die Grundlage für eine kurzfristige motivierte Akzeptanz und Anwendung in Ihrem Unternehmen. Neben den fachlichen Veranstaltungen ist ein begleitendes Projektmarketing sinnvoll, um die Motivation und Identifikation bei den betroffenen Mitarbeitern zu steigern. Der Einsatz von CBT Computer Based Training, die sowohl den Prozess als auch das System erläutern, stellen ebenfalls eine effektive Methode dar. 13

14 Prozessberatung für Freigabemanagement in der Produktentwicklung Beratung - Wir bieten Ihnen das Know-How um Ihre Entwicklungsprozesse zu analysieren, zu strukturieren, zu dokumentieren, oder zu optimieren. Ergebnis unserer Arbeit sind detaillierte Beschreibungen und Handbücher die Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen die erarbeiteten Erkenntnisse und Festlegungen im täglichen Projektalltag anzuwenden. Wir ermitteln oder definieren gemeinsam mit Ihnen alle notwendigen Inhalte, um Freigabemanagement anwenden zu können. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen Pflichthefte für die Systemauswahl- oder Gestaltung von IT-Systemen. 14

15 Support von Freigabemanagement in der Produktentwicklung Zusätzlich zur Beratung, dem IT-System und der Einführung stellt Ihnen HCM auch die operative Unterstützung im Projekt für die Bearbeitung der Inhalte zur Verfügung. Auf Grund unserer Kompetenz und Erfahrung bieten wir Ihnen die entsprechende Projektmanagementuntersützung (PMU), um Ihre Mitarbeiter in diesen Aufgaben zu entlasten. Es sind verschiedenste Anwendungsbereiche denkbar, z.b.: Erfassung der Daten Internes Reifegradcontrolling LOP Verfolgung Periodisches Berichtswesen Allgemeine PMU Sitzungsmanagement, Reifegradcontrolling beim Lieferanten Überwachung Änderungsmanagement. 15

16 Software für Freigabemanagement in der Produktentwicklung Wir bieten Ihnen passende Softwarewerkzeuge, die diese Prinzipien beinhalten und Sie bei der Information, bzw. bei der konkreten Abwicklung der Produktentwicklungsprojekte unterstützen. Unser Toolset Freigabemanagement besteht insgesamt aus 3 Modulen. Darin sind alle Funktionen enthalten, die nachfolgend als Prinzipien und Grundelemente beschrieben sind. Wir bieten Ihnen verschiedene Beschaffungs- und Betriebsmodelle für die Software an, u.a. Lizenzkauf und Miete des Systems. Systeme 16

17 Zusammenfassung Die vorangegangenen Erläuterungen zeigen auch die Komplexität dieses Themas. Um beim Einsatz von Reifegradmanagement die Akzeptanz der Mitarbeiter sicherzustellen, ist es sinnvoll die Prinzipien in einem Stufenmodell einzuführen. In diesem Zusammenhang ist auch die Komplexität des Gesamtprozesses und der darauf aufgebauten Workflowmodelle zu beachten, da Workflowsysteme nur so effizient sind wie sie von den Beteiligten akzeptiert und bedient werden. Sie mit unserer Kompetenz dabei ganzheitlich zu unterstützen ist unsere Motivation. 17

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