Access Grundlagen für Anwender. Andrea Weikert 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli inkl. zusätzlichem Übungsanhang ACC2010-UA

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1 Andrea Weikert 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2012 Access 2010 Grundlagen für Anwender inkl. zusätzlichem Übungsanhang ACC2010-UA

2 3 Access Grundlagen für Anwender 3 Daten in Formularen bearbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie in einem Formular zwischen den einzelnen Datensätzen navigieren was Felddatentypen sind wie Sie einen neuen Datensatz in einem Formular anlegen wie Sie die Felder eines Formulars ausfüllen wie Sie die AutoKorrektur-Funktion und die Rechtschreibprüfung nutzen wie Sie Daten eines Formulars bearbeiten und löschen Voraussetzungen Objekte einer Datenbank kennen Mit dem Navigationsbereich arbeiten 3.1 Grundlagen zu Formularen Wozu dienen Formulare? Ein Formular stellt die Informationen einer oder mehrerer Tabellen dar. In der Regel wird jeder Datensatz einzeln angezeigt, die Informationen des Datensatzes sind auf einzelne Felder verteilt. Mit einem Formular können die Datensätze einer Tabelle übersichtlich angezeigt und einfach bearbeitet werden. Formulare unterstützen verschiedene Formatierungen der Daten in Schrift und Farbe, das Einbinden von Grafiken und vieles mehr. Formulare sind, je nach Aufgabe, vom Datenbankentwickler unterschiedlich gestaltet. Die Dateneingabe kann z. B. durch verschiedene Hilfsmittel wie Listenfelder, Optionsfelder und Kontrollfelder vereinfacht werden. Darüber hinaus ist es möglich, Schaltflächen in Formulare einzubinden, über die bestimmte Aktionen schnell durchgeführt werden können (z. B. einen Datensatz drucken). Titel Datum Grafik Feld Beispiel für die Gestaltung eines Formulars (Beispieldatenbank "Kontaktverwaltung") 26 HERDT-Verlag

3 Daten in Formularen bearbeiten Daten eines Formulars anzeigen Formular öffnen Öffnen Sie die Beispieldatenbank Kontaktverwaltung. Klicken Sie im Startformular auf die Schaltfläche Kontaktpersonen anzeigen/eingeben. oder Klicken Sie im Navigationsbereich in der Gruppe FORMULARE doppelt auf das Formular Kontaktpersonen. Das Formular Kontaktpersonen, über das Sie die Datensätze der Tabelle Kontaktpersonen anzeigen und bearbeiten können, wird geöffnet. In den entsprechenden Feldern wurden Informationen zu einem bestimmten Reiseveranstalter (z. B. der Vorname und Name der Kontaktperson, der Firmenname und die Adresse) erfasst. Navigationsschaltflächen Das Formular "Kontaktpersonen"(Beispieldatenbank "Kontaktverwaltung") Standardmäßig werden nach dem Öffnen eines Formulars die Felder des ersten Datensatzes der Tabelle eingeblendet, auf der das Formular basiert. HERDT-Verlag 27

4 3 Access Grundlagen für Anwender Zwischen den einzelnen Datensätzen eines Formulars Am unteren Rand eines Formulars befinden sich die sogenannten Navigationsschaltflächen. Mit diesen Schaltflächen können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen oder ein leeres Formular anzeigen, um einen neuen Datensatz einzugeben. Gewünschte Aktion Zum ersten Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Zum letzten Datensatz Navigationsschaltfläche Sie können ebenfalls zwischen den einzelnen Datensätzen, indem Sie im Register START in der Gruppe SUCHEN auf die Schaltfläche klicken und in der anschließend geöffneten Liste den gewünschten Eintrag wählen. Zu einem bestimmten Datensatz Klicken Sie im Bereich der Navigationsschaltflächen in das Feld mit der aktuellen Datensatznummer und markieren Sie den aktuellen Eintrag. Geben Sie die Nummer des Datensatzes, z. B. 15, ein, zu dem Sie wollen. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Wenn Sie eine nicht vorhandene Datensatznummer eingeben, erscheint eine Fehlermeldung. Nachdem Sie diese mit OK bestätigt haben, können Sie eine neue Datensatznummer eingeben. 3.3 Felddatentypen in einem Formular Was versteht man unter Felddatentypen? Jedes Feld einer Tabelle - und damit auch jedes Feld des Formulars, das auf der entsprechenden Tabelle basiert - besitzt einen bestimmten Felddatentyp (bzw. Datentyp). Der Felddatentyp legt fest, welche Daten (z. B. Text oder Zahlen) eingegeben werden können und wie diese Daten angezeigt werden. Sie können deshalb in den einzelnen Feldern einer Tabelle bzw. eines Formulars nur Eingaben tätigen, die den zugewiesenen Felddatentypen entsprechen. So lässt sich beispielsweise in einem Feld des Felddatentyps ZAHL kein Text eingeben. 28 HERDT-Verlag

5 Daten in Formularen bearbeiten 3 Übersicht wichtiger Felddatentypen Access bietet unter anderem folgende Felddatentypen: Felddatentyp Beschreibung AUTOWERT Spezielles numerisches Feld. Die angezeigte Nummer wird für jeden neuen Datensatz automatisch angelegt. Sie wird nur einmal vergeben und kann nicht verändert oder gelöscht werden. TEXT Eingabe von Text, Sonderzeichen und Zahlen möglich. Sie können in Feldern, denen dieser Felddatentyp zugewiesen wurde, maximal 255 Zeichen eintragen. ZAHL Nur Eingabe von Zahlen möglich. Sie dürfen in den entsprechenden Feldern jedoch keine Null als erste Ziffer eingeben. JA/NEIN Darstellung durch ein Kontrollfeld. Haken bedeutet "Ja", kein Haken bedeutet "Nein". HYPERLINK Ein Hyperlink stellt einen Verweis auf ein Sprungziel (Internetadresse oder Datei) dar, zu dem Sie, wenn Sie das Feld mit dem Hyperlink anklicken. DATUM/UHRZEIT Eingabe von Datums- oder Zeitangaben. Sie können Datums- bzw. Uhrzeiteingaben meist auf verschiedene Art und Weise vornehmen. Anschließend wird das Datum bzw. die Uhrzeit automatisch in das vom Datenbankentwickler festgelegte Format (beispielsweise bzw. 13:15:00) umgewandelt. MEMO Beliebige Eingabe von Text und Zahlen (maximal Zeichen). Innerhalb eines Memofeldes können Sie mit der Tastenkombination S Ü einen Zeilenumbruch erzeugen. WÄHRUNG Eingabe von Zahlen. Sie können Währungsbeträge in der Regel auf unterschiedliche Art und Weise eingeben. Anschließend wird die Eingabe automatisch in das vom Datenbankentwickler festgelegte Währungsformat (z. B ,00 ) umgewandelt. BERECHNET Ergebnis einer Berechnung. Dieser Felddatentyp wurde in Access 2010 neu eingeführt. Ein berechnetes Feld enthält eine Formel, die sich auf andere Felder derselben Tabelle bezieht und das Ergebnis der Berechnung anzeigt. Beispiel D oder ISBN oder oder Finkenweg ,78 oder 3.456,78 oder c:/korrespondenz/versicherung.docx 15/2/10 oder oder oder 13: oder oder 3456,00 Frau Brunner Weitere Informationen zu Felddatentypen finden Sie in Abschnitt Formel: [Anrede] & "" & [Nachname] HERDT-Verlag 29

6 Kapitel 3: Daten in Formularen bearbeiten Arbeitsblatt 1 Dateneingabe in ein Formular Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Daten in Formulare eingeben Aufgaben_3_1 Aufgaben_3_1-E Öffnen Sie die Datenbank Aufgaben_3_1 und dann das Formular Kontaktliste. Geben Sie zwei beliebige neue Datensätze ein. Füllen Sie dabei alle Felder aus. Die Details zu den einzelnen Datensätzen können Sie bei diesem Formular eingeben, indem Sie in der ersten Spalte auf die ID des Datensatzes klicken. Klicken Sie nacheinander auf die ID der neuen Datensätze und geben Sie im angezeigten Formular im Bereich Adresse weitere Angaben ein. Schließen Sie die Formulare und die Datenbank. HERDT-Verlag 179

7 Kapitel 3: Daten in Formularen bearbeiten Arbeitsblatt 2 Daten in einem Formular bearbeiten Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Daten in Formularen bearbeiten und löschen Rechtschreibprüfung durchführen Aufgaben_3_2 Aufgaben_3_2-E Öffnen Sie die Datenbank Aufgaben_3_2 und dann das Formular Kontaktliste. Ändern Sie von zwei Datensätzen die jeweilige Telefonnummer beliebig ab. Löschen Sie den kompletten letzten Datensatz (Datensatznummer 14). Führen Sie für alle Felder die Rechtschreibprüfung durch und lassen Sie eventuell vorhandene Rechtschreibfehler korrigieren. Schließen Sie das Formular und die Datenbank. 180 HERDT-Verlag