Leseabschrift. Richtlinie der Universität zu Lübeck zu Bewirtungs- und Repräsentationskosten vom 12. Mai 2015

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1 Leseabschrift Richtlinie der Universität zu Lübeck zu Bewirtungs- und Repräsentationskosten vom 12. Mai 2015 Präambel Grundsätzlich sehen die einschlägigen Rechtsvorschriften eine Übernahme oder Erstattung von Bewirtungs- und Repräsentationskosten nicht vor. Demnach werden solche Ausgaben aus Mitteln der Universität zu Lübeck nicht finanziert, soweit diese Richtlinie nachfolgend nichts anderes bestimmt. Ausgaben für Bewirtungs- und Repräsentationszwecke, die durch Einrichtungen der öffentlichen Hand geleistet werden, unterliegen in besonderem Maße der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit. Sie werden daher auch regelmäßig durch den Rechnungshof überprüft. Folglich müssen Bewirtungs- und Repräsentationskosten, insbesondere wenn Beschäftigte hiervon profitieren, mit besonderer Sensibilität gehandhabt werden. Auch hier gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (vgl. Landeshaushaltsordnung). Die in der Wirtschaft übliche Praxis der Kontaktpflege darf in diesem aus Steuergeldern finanzierten Bereich nicht als Vergleich herangezogen werden. Da sich allerdings auch die Einrichtungen des Landes bei besonderen Anlässen gewissen Repräsentationspflichten nicht entziehen können, sind entsprechende Ausgaben (insbesondere die Bewirtung von Gästen) im Bereich der Forschung und Lehre oder auch in der Verwaltung in begründeten Einzelfällen ausnahmsweise zulässig. Die vorliegende Richtlinie dient dazu, für die Universität zu Lübeck einen Rahmen für die finanziellen Aufwendungen bei repräsentativen Anlässen, insbesondere bei Bewirtung zu setzen und gilt ausdrücklich auch für Drittmittelprojekte. 1 Laufende Betriebsaufwendungen und Werbeartikel (1) Betriebsaufwendungen Das Anbieten von beispielsweise Wasser, Kaffee, Tee und Gebäck anlässlich von Besprechungen mit Gästen und bei Gremiensitzungen innerhalb der Universität zu Lübeck stellt als übliche Geste der Höflichkeit laufende Betriebsaufwendungen dar, die aus Landesmitteln finanzierbar sind.

2 Kaffee, Wasser usw. für den eigenen Verbrauch oder interne Dienstbesprechungen sind ausnahmslos privat zu finanzieren. (2) Werbeartikel Werbeartikel der Universität zu Lübeck dürfen in angemessenem Umfang für Gäste, Partner der Universität zu Lübeck oder als Gastgeschenke verwendet werden, wenn sie der Aufgabenerfüllung der Universität zu Lübeck dienen. Die Entscheidung trifft das Präsidium oder die Leitung eines Institutes, einer Klinik oder einer Zentralen Einrichtung. 2 Bewirtungskosten (1) Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Universität zu Lübeck für die Bewirtung von Gästen und Mitarbeitenden entstehen. Dabei kann es sich um externe Bewirtung (z.b. Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in Räumen der Universität zu Lübeck handeln. (2) Eine Erstattung von Bewirtungskosten ist nur zulässig, wenn es im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universität zu Lübeck im Einzelfall geboten ist, die Gäste zu bewirten. Das dienstliche Interesse muss in allen Fällen nachvollziehbar erkennbar sein. Die Anzahl der Gäste sollte die Anzahl der Hochschulmitglieder übersteigen. Dies ist in der Regel gegeben bei: der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich der an künftige Studierende und Mitarbeitende gerichteten Werbung für die Universität zu Lübeck, der Förderung der internationalen Zusammenarbeit, der Pflege von Kontakten mit der Wirtschaft und zur Förderung des Wissens- und Technologietransfers, der Einwerbung von Drittmitteln und Anbahnung von Kooperationen, der Pflege der Alumni, der Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen, Anlässen von besonderem dienstlichen Interesse, z.b. im Rahmen von Akkreditierungs- und Auditverfahren, Tagungen, Konferenzen, Anlässen des akademischen Gemeinschaftslebens der Universität zu Lübeck wie z.b. AbsolventInnenfeiern, Preisverleihungen, Ehrungen (nicht: Veranstaltungen einzelner Institute bzw. Kliniken). (3) Ausnahmslos sind Bewirtungskosten im Rahmen der nachfolgenden, beispielhaften und nicht abschließend aufgeführten Anlässe nicht erstattungsfähig:

3 Interne Anlässe in der Universität zu Lübeck wie z.b. für interne Dienstbesprechungen, Dienstjubiläen, Beförderungen oder Verabschiedungen von Mitarbeitenden, Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Geburtstage oder Abteilungsessen, Feiern zu einem bestimmten Jahrestag eines Institutes o.ä., Arbeitsessen, Ausflüge ausschließlich mit Mitarbeitenden oder Studierenden eines Projektes z.b. mit dem Ziel der Motivationssteigerung oder Danksagung, Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen, Kosten für innerbetriebliche Veranstaltungen, an denen ausschließlich Mitglieder der Universität zu Lübeck teilnehmen. Ausgenommen sind Veranstaltungen des Stiftungsrates, des Präsidiums, des Senates oder vorab durch das Präsidium genehmigte Veranstaltungen. (4) Bei hochrangigem Besuch, z.b. im Rahmen internationaler Hochschulbeziehungen, kann im Einzelfall nach Genehmigung des Präsidiums abweichend verfahren werden. 3 Finanzierung und Abrechnung (1) Bei Veranstaltungen, bei denen Teilnehmerbeiträge erhoben werden, können aus diesen sämtliche Bewirtungs- und sonstige Veranstaltungskosten übernommen werden (z.b. Rahmenprogramm). Voraussetzung ist, dass die Beiträge die Kosten der Veranstaltung vollständig decken. (2) Drittmittel, die der Hochschule von privaten oder öffentlichen Geldgebern zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden, unterliegen wie Landesmittel ebenfalls der Landeshaushaltsordnung. Bewirtungskosten und sonstige Repräsentationsaufwendungen können daher nur aus Drittmitteln übernommen werden, wenn a) die Vertrags- und Bewilligungsbedingungen dies ausdrücklich zulassen. In diesem Fall richtet sich die Erstattung nach den Bedingungen der Drittmittelgeberin o- der des Drittmittelgebers und dem Finanzierungsplan. b) freie Mittel zur Verfügung stehen. Drittmittel sind dann frei, wenn die Drittmittelgeberin oder der Drittmittelgeber keine Vorgaben über deren Verwendung gemacht hat. Bei öffentlichen Geldgebern (z.b. Bund, DFG) ist die Verwendung der Drittmittel für Repräsentationszwecke fast ausnahmslos ausgeschlossen. In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung mit der Drittmittelgeberin oder dem Drittmittelgeber bereits im Vorfeld geboten, um Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden. (3) Mittel aus selbsterwirtschafteten Einnahmen können im Rahmen dieser Richtlinie und unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung für Repräsentationsausgaben verwendet werden. (4) Spenden, für die die Universität zu Lübeck eine Zuwendungsbescheinigung über wissenschaftliche Zwecke ausgestellt hat, dürfen ausschließlich für wissenschaftliche Zwecke verwendet werden. Eine Finanzierung von Repräsentationskosten jeglicher Art aus Spenden käme lediglich in

4 Betracht, wenn die Spende ohne jede Zweckbindung erfolgt ist und auf die Erstellung einer Zuwendungsbescheinigung ausdrücklich verzichtet wurde. Eine solche Spende ist für die Spenderin oder den Spender steuerlich nicht abzugsfähig. (5) Staatliche Mittel sind erst nachrangig für Repräsentationskosten verfügbar. Die Entscheidung, welche Repräsentationskosten aus Hochschulmitteln übernommen werden, trifft im Rahmen dieser Richtlinie das Präsidium. (6) Ist eine Erstattung von Repräsentationsausgaben dem Grunde nach zulässig und stehen Mittel für deren Finanzierung zur Verfügung, sind folgende Voraussetzungen einzuhalten: a) Die Aufwendungen müssen unmittelbar mit einem konkreten dienstlichen Vorhaben zusammenhängen und dessen Zielen dienen (z.b. Durchführung von Konferenzen, Akkreditierungsverfahren). b) Die Aufwendungen müssen sich in einem für den öffentlichen Dienst üblichen, dem verfolgten Zweck angemessenen Rahmen halten. c) Die allgemeinen haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Dies gilt unabhängig von der Finanzierungsquelle. Bei der Durchführung von Tagungen, Symposien, Kongressen etc. sind kostendeckende Teilnehmerbeiträge zu erheben. (7) Folgende Informationen und Unterlagen müssen vorgelegt werden, damit die Voraussetzungen für eine Erstattung der Repräsentationsausgaben erfüllt sind: a) Hinreichende Dokumentation von Anlass und der Notwendigkeit der Bewirtung (hinreichendes dienstliches Interesse). Dazu eignen sich z.b. das Programm oder die Einladung zur Veranstaltung. b) Der Teilnehmerkreis ist in Form einer Teilnehmerliste zu belegen. Dabei ist für jede Person anzugeben, welcher Institution sie angehört. Hochschulmitglieder sind zu kennzeichnen. c) Bei der Abrechnung von Bewirtungskosten muss die Rechnung im Original vorliegen, maschinell erstellt und mit einer Registriernummer versehen sein, Anschrift und Steuernummer des Gastbetriebes, Caterers, Lieferanten enthalten, die genaue Bezeichnung der konsumierten Speisen und Getränke enthalten, das Datum und den Ort des Verzehrs/der Lieferung angeben, den Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer aufführen, sachlich richtig gekennzeichnet sein. (8) Keinesfalls erstattet werden können: a) Trinkgelder b) Verauslagtes Pfand

5 c) Repräsentationsausgaben, die nicht dieser Richtlinie entsprechen d) Alkoholische Getränke (9) Folgende Beträge können für die Bewirtung pro Teilnehmer/in und Anlass einschließlich aller Nebenkosten maximal erstattet werden: - Kaffee, Tee, Kaltgetränke oder kleiner Imbiss 10,00 pro Teilnehmer/in - Stehempfänge 20,00 pro Teilnehmer/in - Essen oder Buffet inkl. Getränke 35,00 pro Teilnehmer/in Aus steuerrechtlichen Gründen sollten die oben genannten Beträge je Hochschulmitglied und Monat nicht überschritten werden, da anderenfalls die Bewirtungskosten als zugewendeter Arbeitslohn zu erfassen und individuell zu versteuern wären (vgl. R 19.5 Lohnsteuerrichtlinien Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen / R 19.6 Lohnsteuerrichtlinien Aufmerksamkeiten). (10) Die vorstehenden Ausführungen geben allgemeine Grundsätze wieder und gelten als Richtschnur. Die Entscheidung in Einzelfällen, die hier nicht ausdrücklich aufgeführt sind, ist anhand dieser Grundsätze zu treffen. In Zweifelsfällen wird eine Klärung vor der Leistung entsprechender Ausgaben mit dem Dezernat II für Finanzen empfohlen. Die endgültige Entscheidung liegt bei der oder dem Beauftragten für den Haushalt (Kanzlerin oder Kanzler).