Das digitale Archiv der hessischen Staatsarchive

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1 Das digitale Archiv der hessischen Staatsarchive Einrichtung und Ausblick Philipp Klöckner und Sigrid Schieber München, 2. März 2010

2 Gliederung Teil I: Planung und aktueller Stand (Schieber) Teil II: Status im Bereich storage (Klöckner) Vorprojekt Hardware Ausstattung 2009 / 2010 Schutz Aktueller Stand Redundanz Konzeptionelle Grundlagen Ausblick 2

3 Vorprojekt (Okt Jan. 2008) Definition der Anforderungen an das digitale Archiv Markterkundung (Software für ein OAIS-konformes digitales Archiv): ca Euro Schätzung des Mittelbedarfs für Aufbau und Betrieb eines digitalen Archivs (Personalkosten und Sachkosten, insbes. Hard- und Softwarekosten) Personalbedarf in der Aufbauphase: 2 IT-Stellen, 3 Archivstellen gehd, 3 Archivstellen hd Personalbedarf nach der Aufbauphase: 6 Stellen 3

4 Ausstattung 2009 / 2010 Im Haushalt 2009 erstmalig Bewilligung von 2 Stellen und Sachmitteln Einstellung eines Informatikers (Sept. 2009) und einer Archivarin (Nov. 2009) Beschaffung der Hardware (Nov./Dez. 2009) Im Haushalt 2010 Bewilligung von 3 weiteren Stellen, allerdings kaum Sachmittel Einstellungsverfahren für 2 Archivstellen und 1 IT-Stelle läuft derzeit 4

5 Aktueller Stand Hardware (Massenspeicher) wurde beschafft und aufgebaut, zunächst alle drei Server im Hauptstaatsarchiv Entscheidung für eine geeignete Softwarelösung für die Verwaltung des digitalen Archivs - Sichtung bereits existierender Produkte - Kontakt zum Landesarchiv Baden-Württemberg wegen einer möglichen gemeinsamen Nutzung des dortigen Systems DIMAG Bevorstehende Datenübernahmen: - Digitalfotos, darunter auch Orthofotos - ca. 350 verschiedene Fachverfahren (Stand 2003) - Ersatzdigitalisierung: Volkszählungsbögen von Digitale Akten aus dem DMS HeDok (zunächst nur aus den Ministerien) 5

6 Konzeptionelle Grundlagen (I) Das digitale Archiv ist als Kompetenzzentrum am Hauptstaatsarchiv angesiedelt, aber zuständig für die drei Staatsarchive. Das digitale Archiv ist räumlich und von der Zuständigkeit her getrennt von der digitalen Altregistratur ( earchiv ) beim hessischen IT-Dienstleister HZD. Die Bewertung digitaler Aufzeichnungen geschieht durch die zuständigen ArchivarInnen in Zusammenarbeit mit dem digitalen Archiv. Übernommene digitale Aufzeichnungen werden im digitalen Archiv in archivfähige digitale Archivalien (AIPs) umgewandelt. Die Erschließung u.u. durch Verbesserung der importierten behördlichen Metadaten erfolgt durch die FacharchivarInnen und die MitarbeiterInnen des digitalen Archivs. 6

7 Konzeptionelle Grundlagen (II) Als Speichermedium für die digitalen Archivalien werden zunächst im Hessischen Hauptstaatsarchiv drei Server aufgebaut. Langfristig sollen die beiden Sicherungsserver in andere Räume bzw. in andere Gebäude umziehen. Die archivischen Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Zusätzlich werden die Metadaten zusammen mit den digitalen Archivalien auf dem Speicher abgelegt. Die Erschließungsdaten werden zwischen der Erschließungssoftware (HADIS) und der Verwaltungsdatenbank des digitalen Magazins abgeglichen, wobei HADIS die führende Datenbank ist. 7

8 Konzeptionelle Grundlagen (III) Der Nachweis der digitalen Archivalien (für die Recherche durch BenutzerInnen oder ArchivarInnen) erfolgt über die auch für analoge Archivalien genutzte Erschließungs- und Recherchedatenbank (HADIS). Die Benutzung der digitalen Archivalien wird an allen drei Archivstandorten (Wiesbaden, Darmstadt, Marburg) ermöglicht. Der Umfang der Zugriffsrechte bei der Benutzung mit dem noch zu schaffenden HADIS-Benutzungstool (Benutzung digitaler Archivalien nur im Lesesaal oder Benutzung auch online über sichere Internetverbindung) ist abhängig von der noch ausstehenden Klärung rechtlicher Fragen. 8

9 Ausblick & Planungen (I) Administration - Mittelanmeldung Information und Schulung der Kolleginnen und Kollegen Ingest - Sichtung und Priorisierung der Fachverfahren, parallel Übernahme von Fachverfahren - Massenübernahmen (z.b. Fotos und Digitalisate) - Mitarbeit am Aussonderungs-Client aus HeDok Preservation Planning - Beobachtung von Technik und Softwaretrends - Beobachtung von Archivierungsformaten und Migrationswerkzeugen - Planung von Migrationen 9

10 Ausblick & Planungen (II) Storage - Verlagerung zumindest einer Sicherung an einen anderen Standort (HZD oder ein anderes Staatsarchiv) bzw. in einen anderen Gebäudeteil - Ergänzung und Erneuerung der Hardware Datamanagement - Beschaffung einer geeigneten Softwarelösung - Anbindung der Verwaltungssoftware des digitalen Archivs an die Archivsoftware HADIS Access - technische Ausstattung und Netzanbindung der drei Lesesäle - Benutzungskonzept (Rechte, Sicherheit, Technik) - Anzeigemodul für die Benutzung digitaler Archivalien 10

11 Teil II: Status des Bereichs storage 11

12 1. Hardware 1. Drei identische Server á 97TB (brutto) -> 48 (2TB) Platten Speicher, 2 (500GB) Platten System (redundant) -> aufgeteilt in 2 X 48TB durch zwei RAID-Controller -> abzüglich jeweils zwei Platten (2x2TB) für RAID6 -> abzüglich Verluste durch Filesystem u.ä. = ca. 80TB effektive Speicherkapazität 2. Intel Xeon Quadcore, Windows Server 2008, LWL 12

13 2. Schutz 2 Raid-Controller RAID 6 (zwei Festplatten können gleichzeitig ausfallen) Sensorik: 1.Luftfeuchte 2.Temperatur 3.Bodenwasser 4.Rauch CO - Löschanlage ² Watt separate Klimaanlage 3000VA USV 13

14 3. Redundanz Tagesspiegel : 19ºº Uhr (Ergänzend, Aktualisierend, Identisch) Differenzielles Backup : Wochenbackup, Samstag, 52X 14

15 Vielen Dank! Philipp Klöckner Hessisches Hauptstaatsarchiv Sigrid Schieber Hessisches Hauptstaatsarchiv 15

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