PDF-Belegorganisation

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2 Inhalt...3 Allgemeines...3 Installation...3 Firmenstamm...3 Userverwaltung (alternativ)...4 PDF s (Software995)...4 Download...4 Einrichtung...4 Windows PDFCreator (pdfforge.org)...4 Download...4 Einrichtung...4 FreePDF XP oder FreePDF 4.04 (Stefan Heinz)...7 Download...7 Einrichtung...7 PDFMAILER (gotomaxx)...8 Download...8 Einrichtung...8 Bedienung Probleme und deren Lösungen PDFCreator - leere PDF995 - Windows Seite 2

3 Die ermöglicht es Ihnen, Ihre Belege als PDF auszugeben, um diese dann z.b. an s an Kunden oder Lieferanten anzuhängen. Das Besondere daran ist, dass das System diese Belege automatisch in der INKS-Dokumentenverwaltung ablegt, wenn diese vorhanden ist. Sonst werden die PDF-Dateien in einem INKS-Unterordner DO- KUMENT abgelegt. Allgemeines Die Versionsnummern der erwähnten PDF-Drucker sind die Versionen, mit denen die einzelnen Druckertreiber getestet wurden. Diese Beschreibung wurde ebenfalls unter Verwendung dieser Versionen erstellt. Sollten Sie eine aktuellere Version des jeweiligen PDF- Druckers installiert haben, so heißt das nicht, dass INKS nicht mit dieser zusammen arbeiteten kann. Es bedeutet lediglich, dass wir diese Version (noch) nicht getestet haben. Installation Eines der Programme zum Erzeugen der PDF-Dateien muss auf allen Arbeitsplatz-PCs als Druckertreiber installiert sein. Firmenstamm Zum Erstellen der PDF-Dateien können Sie aus fünf unterstützten Produkten wählen, die Sie unter StammDaten -> Firmendaten -> Firmenstamm ändern -> Parameter für weiter Funktionen -> Grundeinstellungen (allgemein) -> PDF-Druck von Belegen in der Dokumentverwaltung des Kunden ablegen definieren können. 0 und 1: eingesetzt wird das Programm PDF995 2 und 3: eingesetzt wird das Programm PDFCreator 4 und 5: eingesetzt wird das Programm FreePDF XP 6 und 7: eingesetzt wird das Programm PDF-Mailer 8 und 9: eingesetzt wird das Programm FreePDF Wenn bei diesem Parameter eine ungerade Zahl ( 1, 3, 5, 7 oder 9 ) eingetragen wird, finden Sie als PDF gedruckte Rechnungen in dem Ordner DOKUMENT\ADRnnnnn\R- PDF, als PDF gedruckte Angebote in dem Ordner DOKUMENT\ADRnnnnn\A-PDF usw., wobei nnnnn jeweils durch die Adressnummer ersetzt wird, für die der Beleg erfasst wurde. Die Verzeichnisnamen werden außerdem durch die Belegart A/T/L/R sowie B/W/F/P bestimmt, für die Belege gedruckt werden. Seite 3

4 Wenn bei diesem Parameter eine gerade Zahl ( 0, 2, 4, 6 oder 8 ) eingetragen wird, finden Sie als PDF gedruckte Belege im INKS-Unterordner DOKUMENT wieder. Um sich die PDF-Belege anzeigen zu lassen, klicken Sie, wenn Sie die große oder die kleine INKS-Dokumentenverwaltung erworben haben, im Adressenstamm bitte mit der rechten Maustaste auf das Symbol für die Dokumenten-Verwaltung (Ordner-Symbol). Userverwaltung (alternativ) Alternativ zu dem Eintrag im Firmenstamm können Sie in der INKS-Userverwaltung unter StammDaten -> Userverwaltung -> Startparameter & Programmschutz bei Berechtigungen den Parameter PDF-Druck von Belegen (siehe Firmenstamm) eintragen. Der Parameterwert entspricht der Beschreibung des Firmenstamms. PDF s (Software995) Download Einrichtung Beschreibung folgt Windows 7 PDF995 ist aufgrund erhöhter Rechteanforderungen in Kombination mit INKS nicht funktionstüchtig. PDFCreator (pdfforge.org) Download Einrichtung Um erfolgreich mit dem PDFCreator arbeiten zu können, müssen einige Einstellungen getätigt werden, um das automatische Ablegen zu gewährleisten. Zu den Einstellungen gelangen Sie über den Menüpunkt Drucker -> Einstellungen oder über den Shortcut Strg+O im PDFCreator PDF Druckmonitor. Seite 4

5 Es werden nur die Einstellungen behandelt, die auch verändert werden müssen. Alle übrigen Einstellungen brauchen nicht geändert zu werden.programm -> Speichern -> Speichern Im Feld Dateiname muss <Title> stehen. Das Feld Entferne führende und nachgestellte Leerzeichen sollte mit einem Haken versehen sein. Das Standardspeicherformat ist in unserem Fall PDF Erlaube Ghostscript Sonderzeichen in Dateinamen versehen Sie bitte auch mit einem Haken. Seite 5

6 Programm->Automatisches Speichern Bitte versehen Sie das Feld Benutze Automatisches Speichern mit einem Haken. Als Format für automatisches Speichern sollte PDF gewählt sein. Im Feld Dateiname steht wieder <Title>. Bei Dieses Verzeichnis für das automatische Speichern verwenden. versehen Sie bitte mit einem Haken. Die nachfolgende Textbox wird beim Drucken automatisch gefüllt und kann leer bleiben. Seite 6

7 FreePDF XP oder FreePDF 4.04 (Stefan Heinz) Download Einrichtung Der Unterschied dieser beiden Versionen für INKS ist der, dass der Druckername nach der Installation FreePDF XP oder FreePDF lautet. Die übrigen Einstellungen bleiben gleich. Dazu ein Auszug aus der Internetseite des Herstellers: FreePDF XP heißt jetzt FreePDF Die zwischenzeitlich am häufigsten gestellte Frage lautet: 'Läuft FreePDF XP auch unter Vista'... Der Anhang XP sollte ursprünglich die Fortschrittlichkeit der Architektur gegenüber dem Vorgänger 'FreePDF' herausstellen. Das Kürzel 'XP' hat sich zwischenzeitlich jedoch überlebt und verwirrt nur noch. Ich habe es deshalb in der Version 4 gestrichen. FreePDF wird nach wie vor weiterentwickelt und gepflegt. Die Version 4 bringt wieder eine Reihe von Anpassungen mit und läuft unter allen aktuellen Windows Versionen ab Windows Bit und 64 Bit. Um erfolgreich mit FreePDF arbeiten zu können, müssen einige Einstellungen getätigt werden, um das automatische Ablegen zu gewährleisten. Zu den Einstellungen gelangen Sie in der FreePDF Config über das Menü Profile. Wählen Sie bei ausgewähltem Systemprofil (Standard: ebook ) den Button Ändern. Es werden nur die Einstellungen behandelt, die auch verändert werden müssen. Alle übrigen Einstellungen brauchen nicht geändert zu werden. Seite 7

8 PDF Allgemein -> Grundlegende Optionen Wählen Sie bei NOSAFER die Einstellung -dsafer. PDFMAILER (gotomaxx) Download Einrichtung Da dieser PDF-Drucker ursprünglich maxx PDFMAILER hieß, muss, bevor er in Zusammenhang mit INKS genutzt werden kann, der Drucker in maxx PDFMAILER umbenannt werden. Um das automatische Ablegen und das erfolgreiche Arbeiten mit dem PDF-Mailer zu gewährleisten, müssen einige Einstellungen getätigt werden. Zu den Einstellungen gelangen Sie über die Anwendung gotomaxx PDFMAILER aus Ihrem Startmenü. Unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Bearbeiten gelangen Sie in die Einstellungen. Es werden nur die Einstellungen behandelt, die auch verändert werden müssen. Alle übrigen Einstellungen brauchen nicht geändert werden. Seite 8

9 Ausgabe -> Das erstellte Dokument im Dateisystem speichern Bitte setzen Sie bei Das erstellte Dokument im Dateisystem speichern einen Haken. Seite 9

10 Beim Ausdruck bekommen Sie die Druckvorschau vom PDFMAILER. Dort können Sie bei Speichern den Speicherort manuell angeben. Den von INKS vorgeschlagenen Ort finden Sie in der Auswahlbox über den Pfeil rechts. Der vorgeschlagene Ordner steht immer an erster Stelle. Seite 10

11 Bedienung In allen Programmteilen zum Drucken von Belegen aus INKS können Sie jetzt den PDF- Button wählen. Es wird auf dem von Ihnen gewählten PDF-Drucker gedruckt und automatisch abgelegt. Sie brauchen nicht in die Druckerauswahl zu wechseln und den PDF- Druckertreiber auszuwählen. Die Ablage der erzeugten PDF-Datei erfolgt, wie auf Seite 3 bereits beschrieben, je nach Ihren Einstellungen im INKS-Firmenstamm oder alternativ in der INKS-User-Verwaltung, entweder im INKS-Unterordner DOKUMENT oder im INKS-Unterordner DOKUMENT in einem Ordner für die Belegadresse und darin in Ordnern für jede Belegart. Wenn Sie also z. B. eingestellt haben, dass die Ablage adressspezifisch erfolgen soll, und ein Angebot für den Kunden mit der Adress-Nr als PDF-Datei abgelegt werden soll, finden Sie die PDF- Datei unter Ihrem INKS-Ordner im Ordner DOKUMENT\ADR10000\A-PDF. Die Ordner legt INKS selbst an. Der Name der PDF-Datei beginnt mit der INKS-Kennung für die Belegart, gefolgt von der Belegnummer, dem Belegdatum, der Kundennummer und dem Kundennamen, wobei die verschiedenen Angaben jeweils durch tiefe Striche voneinander getrennt sind (z. B. A_123456_ _10000_Beispielkunde GmbH.PDF). Seite 11

12 Wenn Sie einen Beleg als PDF-Anhang einer versenden wollen, dann setzen Sie zuvor bitte in der Druck-Auswahlmaske das Häkchen bei Fax-Nr. oder -Adresse übernehmen und wählen die -Adresse aus. Die markierte Adresse wird damit automatisch in die Zwischenablage kopiert. Jetzt können Sie mit dem PDF-Button die PDF-Datei generieren. Im erstellten PDF-Dokument gehen Sie auf den Menüpunkt Datei -> An anhängen, um die automatisch an ihre anzuhängen. Nun brauchen Sie nur noch in Ihrem -Programm in das Feld -Adresse zu klicken und die zuvor in die Zwischenablage kopierte -Adresse mit STRG+V einzufügen. Eine Sonderform der PDF-Ablage ist mit dem Programmteil Faktur Belegsammeldruck - Sammeldruck von/bis möglich. Wenn Sie in der Auswahlmaske dieses Programmteils den PDF-Button nicht mit der linken sondern mit der rechten Maustaste anklicken, werden aus allen in die Auswahl fallenden Belegen unabhängig von Ihrem Druckstatus PDF-Dateien erzeugt, die nicht nach dem bekannten Schema abgelegt, sondern außerhalb des INKS- Ordners auf dem gleichen Laufwerk in einem Ordner \RECHNUNG\2011\ abgelegt werden, wenn es sich um Belege aus dem Jahr 2011 handelt. Stellen Sie bitte sicher, dass der INKS- Benutzer, der diese Funktion ausführt, die Berechtigung hat, Ordner auf dem INKS- Laufwerk auch außerhalb des INKS-Ordners neu anzulegen oder dass der Ordner \RECHNUNG\ bereits vorhanden ist und der INKS-Benutzer in diesem Ordner alle Rechte hat. Bevor Sie diese Funktion nutzen, stellen Sie bitte außerdem sicher, dass Ihr Programm zum Erzeugen der PDF-Dateien so eingestellt ist, dass nicht für jede Datei automatisch die Vorschau geöffnet wird. Seite 12

13 Probleme und deren Lösungen PDFCreator - leere Problem: Es wird zwar eine leere durch mein -Programm geöffnet, doch leider fehlt der Datei-Anhang und / oder das Betreff. Lösung: Wenn Sie das Programm PDFCreator nutzen, kann es sein, dass Ihr - Programm nicht in der erwarteten Zeit reagiert. Hierzu können Sie die Verarbeitung beschleunigen, indem Sie den PDFCreator ( PDFCreator\PDFCreator.exe ) mit Ihrem Autostart-Ordner verknüpfen ( Start -> Programme -> Autostart ). Wenn Sie in den Verknüpfungseigenschaften die Option Ausführen: Minimiert wählen, wird das Programm automatisch rechts unten neben der Zeitanzeige angezeigt. Seite 13

14 PDF995 - Windows 7 Problem: Mein PDF995 funktioniert unter Windows 7 nicht so wie beschrieben. Lösung: Aufgrund erhöhter Rechteanforderungen kann der PDF995 nicht zusammen mit INKS und Windows 7 verwendet werden. Bitte wählen Sie einen der anderen PDF-Drucker. Seite 14

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