PRODUCT BULLETIN INHALT. SER-Kunden-News aus dem Doxis4-Produktmanagement

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1 Ausgabe 02 in PRODUCT BULLETIN SER-Kunden-News aus dem Doxis4-Produktmanagement Neuerungen in Doxis4 Content Service Bus 3.2 Neue Fulltext Engine verbessert Performance ECM-Migration mit Doxis4 Consolidation Service ECM Services Retrieval Quell- System Doxis4 CSB Basis Services Content Service Bus [CSB] Content Service Bus [CSB] Volltext DB Metadaten RDBMS INHALT 1. Doxis4 Fulltext Service 2. Doxis4 Consolidation Service 3. SER News 4. Release News Der Schwerpunkt dieser Ausgabe des SER Product Bulletins liegt auf Neuerungen in Doxis4 Content Service Bus (CSB) 3.2. Das CSB-Release bringt wichtige Neuerungen im Bereich des Doxis4 Fulltext Service und eine weitere Volltext- Engine. Der Doxis4 Consolidation Service ermöglicht in vier Schritten eine effiziente Migration von ECM-/Archiv- Systemen nach Doxis4. Sonstige Erweiterungen und administrative Verbesserungen in Doxis4 CSB 3.2 stellen wir Ihnen in der nächsten Ausgabe vor. Seite 1/8

2 PRODUCT BULLETIN Doxis4 Fulltext Service 1. Doxis4 Fulltext Service mit weiterer Volltext-Engine DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Das Release 3.2 des Doxis4 Content Service Bus (CSB) bringt wichtige Neuerungen im Bereich des Doxis4 Fulltext Service. Mit einer weiteren unterstützten Volltext-Engine (Elasticsearch) können Performancevorteile erzielt sowie Hochverfügbarkeit und Lastverteilung besser unterstützt werden. Über die neue Funktion zur Rekonstruktion des Volltextindex als Schattenindex sind Änderungen an Indizierungseinstellungen oder eine Umstellung der Volltext-Engine im laufenden Betrieb einfach möglich. Die wesentlichen Neuerungen im Überblick: Rekonstruktion des Volltextindex im Hintergrund über Schattenindex Volltextsuche auch in Notizen Nur mit Volltext-Engine Elasticsearch: Performancevorteile bei Fulltext- First -Suchen Sprachabhängige Volltextindizes und -suche Wesentlich performantere unscharfe Suche ( fuzzy search ) Suche nach Nummern mit Wildcards 1.1 Neue Volltext-Engine Elasticsearch Der Doxis4 Fulltext Service auf Basis von Doxis4 CSB 3.2 unterstützt nun eine weitere Volltext-Engine: Elasticsearch. Die in Java entwickelte Suchmaschine auf Basis von Apache Lucene unterstützt auf einfache Weise den Betrieb im Rechnerverbund zur Umsetzung von Hochverfügbarkeit und Lastverteilung. So wie Doxis4 CSB selbst den Betrieb mehrerer aktiver Knoten unterstützt, kann nun auch die Volltext-Engine über verschiedene Knoten verteilt und skaliert werden. Da Doxis4 CSB sogar beide Volltext-Engines Elasticsearch und Recommind parallel betreiben kann, ist eine Umstellung zwischen den beiden Engines leicht möglich. Für diese Umstellung lässt sich die Rekonstruktion in einen Schattenindex nutzen eine neue Funktion, die im nächsten Kapitel dargestellt ist. Performancevorteile für kombinierte Suche Neben der Skalierbarkeit ergeben sich mit Elastic- search weitere Performancevorteile bei einer kombinierten Suche nach Volltextinhalten und Metadaten. Viele Einschränkungen auf Metadaten können mit Elasticsearch bereits über den Volltextindex eingestellt werden. Die relevante Treffermenge wird so unmittelbar reduziert und das Ausfiltern der Treffermenge im zweiten Schritt über weitere Indexkriterien in der RDBMS reduziert sich. Voraussetzung ist, dass die relevanten Deskriptoren auch in den Volltext gespiegelt wurden. Dieses Verfahren kann mit Elasticsearch für sehr viele Suchanfragen verwendet werden, während es bei Recommind auf UND-verknüpfte Suchen mit dem = Operator beschränkt war und ist. Um diese Performancevorteile in Doxis4 CSB zu nutzen, wird jetzt bei einer kombinierten Suche automatisch die Suchreihenfolge in Index und Volltext optimiert. Wenn die Indexanteile der Suche auch über den Volltext abgearbeitet werden können, wählt der Query Optimizer in Doxis4 CSB nun automatisch den Weg über FulltextFirst. Zudem kann nun der erwartete Seite 2/8

3 PRODUCT BULLETIN Doxis4 Fulltext Service Besonderheiten der neuen Volltext-Engine Elasticsearch Sehr gute Performance bei kombinierten Suchanfragen Skalierung/Verteilung der Volltext-Indizes auf verschiedene Knoten Dokumente sind sofort nach dem Einstellen in den Volltext auffindbar Suche mit Wildcards auch bei Nummern/Zahlen Erstellung verschiedener Volltext-Indizies für verschiedene Sprachen Eine Suchanfrage kann auf eine einzige Sprache eingeschränkt werden Wesentlich performantere unscharfe Suche ( fuzzy search ) Die Funktionen der assoziativen Suche und von Characterizing Words stehen mit Elasticsearch nicht zur Verfügung Aufwand ( Kosten ) einer Suchanfrage in der RDBMS für eine automatische Entscheidung herangezogen werden. Bei einer billigen Suche in der RDBMS wird zunächst dort gesucht, um dann in dieser reduzierten Treffermenge die Volltextsuche durchzuführen. Andernfalls wird zuerst im Volltext gesucht. Spracherkennung und dedizierte Volltextindizes Die Spracherkennung im Doxis4 Fulltext Service wurde für Elasticsearch ergänzt. Neben der automatischen Spracherkennung können nun auch dedizierte Volltextindizes für einzelne Sprachen angelegt werden, wobei dies für die Anwendung transparent bleibt. Eine typische Aufteilung wären drei Volltextindizes für Deutsch, Englisch und alle restlichen Sprachen. Dies ermöglicht die Verwendung sprachabhängiger Funktionen wie zum Beispiel der Wortstammsuche oder von Stoppwortlisten bei der Suche. Wird bei der Indizierung nur eine Sprache ausgewählt, wird angenommen, dass alle indizierten Dokumente in dieser Sprache vorliegen. Bei einer Mehrfachauswahl wird für jedes Dokument eine automatische Erkennung der Sprache des Inhalts vorgenommen. Dokumente in unbekannten Sprachen werden einem sprachunabhängigen Bereich des Volltextindex zugeordnet. Wird keine Volltextsprache ausgewählt, gehören alle volltextindizierten Dokumente in diesen Bereich. Die Suche kann parallel in allen Indizes erfolgen oder auf einen sprachspezifischen Index eingeschränkt werden, indem in der Suchanfrage die Sprache angegeben wird. 1.2 Rekonstruktion eines Volltext-Index im Hintergrund / Schattenindex Der Doxis4 Fulltext Service bietet nun auch die Möglichkeit, einen Volltextindex im Hintergrund zu rekonstruieren. Eine Rekonstruktion ist z.b. bei Änderungen an den Indizierungseinstellungen nötig, beispielsweise wenn eine andere Wortstammanalyse verwendet werden soll, bestimmte Dokumentmetadaten auch in den Volltext gespiegelt werden sollen oder eine Trennung der Volltextindizes nach neuen Sprachen erfolgen soll. Hierbei muss der Volltextindex komplett neu aufgebaut werden, was bislang zur Folge hatte, dass der bestehende Index gelöscht wurde. Nun kann die Rekonstruktion der Volltextindizes auch über einen sogenannten Schattenindex erfolgen. Das bedeutet, dass zur Rekonstruktion ein zusätzlicher Volltextindex angelegt wird. Erst nach Abschluss der Rekonstruktion wird dieser aktiv gesetzt. Der Hauptvorteil dieser Methode ist, dass der erste Volltextindex während der Rekonstruktionsphase noch voll zur Verfügung steht. Ebenso kann diese Funktion auch verwendet werden, um zwischen den beiden Volltext-Engines im laufenden Betrieb umzustellen. Seite 3/8

4 PRODUCT BULLETIN Doxis4 Consolidation Service Aufträge zur Volltextindizierung, die nach Beginn der Rekonstruktion erzeugt werden, wirken sich auf beide Indizes aus. Nach abgeschlossener Rekonstruktion muss der Schattenindex in einem separaten Schritt zum aktiven Volltextindex gemacht werden. Hierbei kann der bisherige Index entweder gelöscht oder selbst zum Schattenindex gemacht werden, so dass damit als Seiteneffekt auch eine Replikation der Volltextindizes durchgeführt werden kann. Bei Verwendung von Elasticsearch sollte eine dauerhafte Replikation mit Mitteln von Elasticsearch durchgeführt werden. 1.3 Volltextsuche in Notizen Eine Volltextsuche ist nun auch in den Notizen möglich, die man z.b. für Dokumente oder Akten hinzufügen kann. In den Volltext können damit Dokumentinhalte, Deskriptorwerte, Annotationen und Notizen übernommen werden. Die Suche kann über alle diese Inhalte erfolgen oder auf einzelne Bereiche eingeschränkt werden. 2. Migration mit Doxis4 Consolidation Service in 4 Schritten DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Eine weitere Neuerung, die mit CSB 3.2 verfügbar wird, ist der Doxis4 Consolidation Service. Der neue Service und das dahinterstehende Migrationskonzept ermöglichen eine schrittweise und effiziente Datenmigration im laufenden Betrieb. Alte Systeme können dabei sehr schnell abgeschaltet und Wartungskosten eingespart werden. Das Ergebnis: kürzere Projektlaufzeiten, geringere Kosten und weniger Risiken bei der Migration. Die wesentlichen Neuerungen im Überblick: Metadaten-Migration nach Doxis4 Zugriff auf Dokumente und Daten im Quellsystem per 3rd-Party-Storage- Adapter Ablage neuer und veränderter Dokumente direkt in Doxis4 Migration der Dokumente im Hintergrund ohne Beeinträchtigung Umfangreiche Migrationsprojekte können komplex und langwierig sein. Das lässt Unternehmen davor zurückschrecken, überalterte ECM-/Archiv-Systeme abzuschalten. Die eigentlich erwünschte Konsolidierung der IT-Landschaft bleibt aus. Doxis4 CSB 3.2 bringt eine neue Option, die Abhilfe schafft: Der Doxis4 Consolidation Service kombiniert Standard-Funktionen der Doxis4 iecm-suite mit einem neuen Adapter für Fremdarchive, um eine schrittweise und effiziente Datenmigration zu ermöglichen. Das Vorgehen hat sich bereits hundertfach bewährt: Die Migration des SER-Altarchivs ITA nach Doxis4 basiert auf dem gleichen Prinzip. 2.1 Migration mit dem Doxis4 Consolidation Service in vier Schritten: 1. Übernahme der Metadaten der Dokumente per Doxis4 FIPS 2. Lesender Zugriff auf die Daten des Quellsystems mit einem speziellen Storage-Adapter (altes ECM-System kann sofort abgeschaltet werden) 3. Ablage neuer und veränderter Dokumente auf an Doxis4 angebundene Speichersysteme über den Doxis4 Storage Service 4. Übertragung der Inhaltsdaten im laufenden Betrieb über den Doxis4 ILM Service Seite 4/8

5 PRODUCT BULLETIN Doxis4 Consolidation Service Quell- System Metadaten- Transformation XML Doxis4 CSB Doxis4 Storage Service Cache Neue/geänderte Dokumente Storage Dokumentdaten Neuer Storage Migration nach Doxis4 (schematisch) 1. Metadaten-Übernahme mit Doxis4 FIPS Normalerweise werden bei Migrationen alle Daten exportiert und wieder importiert, bevor Quellsysteme abgeschaltet werden können. Anders bei Doxis4: Mit dem Doxis4 Consolidation Service werden im ersten Schritt nur die Metadaten exportiert, also alle beschreibenden Informationen der Dokumente. Die Inhalte/Dateien selbst und damit der größte Teil der Daten bleiben zunächst im Quellsystem. Der Export erfolgt in ein XML-Schema, das Doxis4 FIPS in den Doxis CSB importieren kann. Dabei sind auch die Informationen enthalten, wo die Inhaltsdaten im Quellsystem zu finden sind in Doxis4 auch Storage Locator genannt. Bei der Vorbereitung der Metadatenmigration und der Übertragung von Geschäftslogik steht Ihnen der Professional Service mit seiner Erfahrung und dem Know-how aus zahlreichen Fremdarchiv-Migrationen mit Rat und Tat zur Seite. Seite 5/8

6 PRODUCT BULLETIN Doxis4 Consolidation Service Verfügbarkeit für Drittsysteme im Ausbau Der Doxis4 Storage-Adapter for 3rd-Party- Archives steht für die folgenden Systeme zur Verfügung: ECM-Systeme: Easy Enterprise i (verfügbar) IBM Content Manager (in Arbeit) IBM FileNet IS (verfügbar) Opentext IXOS (verfügbar) Saperion (in Arbeit) Weitere auf Anfrage Storage: Filesystem-Containerdateien der unterstützten ECM-Systeme EMC 2 Centera NetApp IBM TSM Die Unterstützung weiterer Systeme ist in Vorbereitung bzw. muss im Einzelfall geprüft werden. 3. Ablage neuer Dokumente im Doxis4 Storage Service Der Doxis4 Storage-Adapter for 3rd-Party-Archives ermöglicht ausschließlich einen lesenden Zugriff auf die Datenstrukturen der Quellsysteme. Änderungen können darüber also nicht durchgeführt werden. Die Versionierung eines bestehenden Dokuments oder auch die Ablage neuer Dokumente erfolgt daher über die weiteren an Doxis4 angebundenen Speichersysteme. 4. Migration der BLOBs im laufenden Betrieb mit Doxis4 ILM Service Das Umkopieren der eigentlichen Dokumente und Daten kann unmittelbar starten, muss aber spätestens dann erfolgen, wenn die Speichertechnologie, die vom Altarchiv verwendet wird, ausgetauscht bzw. abgeschaltet werden soll. Zuständig ist der Doxis4 ILM Service, der Daten zwischen verschiedenen Doxis4 Storage Services verlagern kann. Dies lässt sich zeitlich so steuern, dass der Kopiervorgang den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt. Weitere Features: 2. Storage-Adapter for 3rd-Party-Archives Den Zugriff auf die Inhaltsdaten des Quellsystems ermöglicht ein neuer Storage-Adapter für Fremdarchive. Nach der Metadaten-Migration werden Dokumentdateien im alten Speichersystem über diesen Doxis4 Storage-Adapter for 3rd-Party-Archives angefordert. Das bisherige ECM-System ist an diesem Vorgang nicht mehr beteiligt und kann daher aus der Wartung genommen werden. Weitere Features: On-the-fly-Konvertierung von Altarchiv-Dokumenten (z.b. COLD-Daten, Annotationsobjekte) Paralleler Zugriff auf Daten im alten Speichersystem bis zur endgültigen Abschaltung (z.b. im Failover-Fall) Steuern der Storage-Verwendung über Zugriffspro- file und Prioritäten Vorgezogene Migration wichtiger Dokumente über bedingte ILM-Regeln Mehr Informationen finden Sie im SER White Paper Doxis4 Consolidation Service. Vorab-Scan des Quellsystem-Speichers, um defekte oder fehlende Dateien zu identifizieren Beschleunigter Zugriff über Caching-Mechanismen Seite 6/8

7 PRODUCT BULLETIN SER-News 3. SER-News academy FREIE SCHULUNGSTERMINE IM MÄRZ Doxis4 CSB Systemadministration Doxis4 CSB Fachadministration Doxis4 CSB Überblick Doxis4 CSB Fachadministration Doxis4 Capture Doxis4 wincube Scripting Doxis4 InvoiceMaster Read SLX Hamburg Stuttgart THEMENVORSCHAU In der nächsten Ausgabe des Product Bulletins erwarten Sie folgende Themen: Doxis4 CSB 3.2: Weitere neue Features und administrative Verbesserungen Doxis4 Personalakte V3.0 Das Product Bulletin 03/2016 erscheint im März 2016 Seite 7/8

8 PRODUCT BULLETIN 4. Release News Release News Diese Rubrik vermittelt einen Überblick über die aktuellen Release-Stände der wichtigsten SER-Produkte und Komponenten sowie über die wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen seit dem letzten SER Product Bulletin. Sämtliche Neuerungen und Fehlerbehebungen finden Sie in den Release Notes der jeweiligen Produkte. BASISDIENSTE Doxis4 Content Service Bus: V3.2 Neuerungen werden in diesem und im nächsten Product Bulletin beschrieben Doxis Workflow Server: V Doxis4 Rendition Server: V3.3p1 Doxis4 Imaging Service: V1.1 Server-seitiges Rendern für Doxis4 webcube & mobilecube Doxis4 safelock: V2.3 CLIENTS Doxis4 wincube und cubedesigner: V7.0p3 Doxis4 webcube: V7.0p1 Doxis4 mobilecube: V3.0 Neuerungen wie im Product Bulletin 09/2015 beschrieben Doxis4 SmartOffice Plus: V7.0p3 Doxis4 SmartOutlook/SmartNotes Plus: V9.2p1 SAP-INTEGRATION Doxis4 HTTPContentServer: V7.2p2 Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP: V8.1.3 Doxis4 AutoIndexer for SAP: V2.5.1 Doxis4 Folder Cockpit for SAP: V1.1 Anlagenliste 2.0 : Virtuelle Akten in SAP Doxis4 WebDAV Connector for ILM: V1.0 KONNEKTOREN Doxis4 Gateway Service: V9.2p1 (Doxis4 /file/sharepoint ILM Manager) Neuerungen werden im Product Bulletin 04/2016 beschrieben Doxis4 Intelligent Context Control: V4.0 Patch-Level: Outlook-Plugin: 4.0p1; Notes Plugin: 4.0p2 Doxis4 SharePoint Portal Connector: V5.1 Doxis4 WebDAV Connector: V1.0p1 Doxis4 CMIS Connector: V1.0 Doxis4 OrgaTransmitter: V4.2 Doxis4 PDF & TIFF Producer: V INBOUND & INVOICE MANAGEMENT Doxis4 Capture: V10.2 Doxis4 Importer V2.2.4 Doxis4 InboundCenter aktuelle Versionen: CLX: V5.5 SP3/SLX: V & V Doxis4 InvoiceMaster Read aktuelle Versionen: CLX: V2.3/SLX: V5.7.1 & V6.0.2 Doxis4 InvoiceMaster Control: V5.4 VERFÜGBARE SOLUTION PACKAGES Vertragsmanagement Personalakte QM-Handbuch Universal ERP Connector Gelangensbestätigung LEGACY Doxis ITA Server: V4.50p3 Erweiterungen & Fehlerbehebungen sowie Änderungen in der Plattformunterstützung gemäß Release Notes HERAUSGEBER: SERgroup Holding International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D Tel: Internet: info@ser.de Für die SER-Landesgesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer. Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. SERgroup Holding International GmbH Stand: Ausgabe , ger Seite 8/8