xft invoice manager Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung SAP FI und MM

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1 xft invoice manager Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung für SAP FI und MM Der xft invoice manager bietet eine durchgängige und transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen innerhalb von SAP, von der Übernahme der Daten bis zur Buchung und Freigabe. Die nahtlose Integration ins führende Buchungssystem ermöglicht, alle relevanten Daten und Dokumente im zentralen Rechnungseingangsmonitor zusammenzuführen und die Rechnungsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg effizient zu steuern. Integrating your business processes

2 Highlights Effizient und transparent Mit dem xft invoice manager verringern sich die Durchlaufzeiten von Rechnungen auf wenige Tagen oder Stunden, beim automatischen Buchen sogar auf wenige Sekunden. Weil jeder Bearbeiter mit seinem SAP-User eindeutig authentifiziert ist und jeder Genehmigungsschritt detailliert protokolliert wird, ist die Rechnungsgenehmigung auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar und transparent. 100 % SAP-basiert Der xft invoice manager basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP- ERP-System eingepasst. Damit lässt sich das SAP-Berechtigungswesen ebenso nutzen wie sämtliche Standardfunktionen und szenarien. Der xft invoice manager benötigt z. B. keine eigenen Buchungstransaktionen, sondern verwendet ausschließlich SAP-Transaktionen. Gleichzeitig erlaubt der xft invoice manager, auch mehrere Buchungssysteme und Buchungskreise anzuschließen. Damit sind kostenstellenund standortübergreifende Genehmigungsprozesse kein Problem mehr. Investitionssicher und flexibel Alle xft-produkte sind konsequent modular programmiert, nach dem Prinzip der Serviceorientierten Architektur (SOA); die Kommunikation mit dem SAP-System erfolgt über klar definierte Schnittstellen (Service Provider). Damit ist es sogar möglich, verschiedene SAP-Systeme mit unterschiedlichen Releaseständen und Eigenentwicklungen an eine Installation des xft invoice manager anzuschließen. Weil der xft invoice manager über die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink mit nahezu allen gängigen Scan- und Archivlösungen zusammenarbeitet, kann die bereits bestehende Infrastruktur in der Regel weiter benutzt werden. Wächst mit den Anforderungen Wo andere Systeme an ihre Grenzen stoßen, kommt der xft invoice manager immer noch weiter. So kann er z. B. problemlos auf mehrere Standorte oder sogar konzernweit ausgeweitet werden, und dank der flexiblen und offenen Programmierung sind zusätzliche, an den jeweiligen Kontext angepasste Szenarien jederzeit realisierbar. Damit ist der xft invoice manager insbesondere geeignet, vorhandene Altsysteme abzulösen, denn er kann Besonderheiten und bewährte Abläufe ebenso berücksichtigen wie Abhängigkeiten im Gesamtzusammenhang.

3 Zentraler Rechnungseingang für SAP Dateneingang Rechnungen können den xft invoice manager auf unterschiedlichen Wegen erreichen: als elektronische Rechnung im IDoc-, XML-, PDFoder ZUGFeRD-Format, per Scan-/OCR-Client oder auch durch manuelle Eingabe der Rechnungsdaten. Dabei gleicht der xft invoice manager die erfassten Daten mit bereits vorhandenen Daten ab (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten etc.) und ergänzt sie gegebenenfalls. So wird z. B. überprüft, ob Brutto- und Nettobetrag der Rechnung zu dem gesetzten Steuerkennzeichen passen, ob zu der Rechnung bereits Wareneingänge oder Buchungen vorliegen, ob der Lieferant nicht gesperrt ist und zur dazugehörigen Bestellung passt und vieles mehr. Die Rechnungsdaten sind sofort im System verfügbar; gleichzeitig wird der Original-Scan der Rechnung verlustsicher im SAP-Archiv abgelegt. Rechnungseingangsmonitor mit Anzeige der laufenden Workflows zu einer Rechnung Rechnungseingangsmonitor Im zentralen Rechnungseingangsmonitor werden alle eingegangenen Rechnungen aufgelistet. Die Übersicht zeigt die wichtigsten Rechnungsdaten sowie Skonto- und Bearbei- tungstermine; Statusampeln warnen vor ablaufenden Fristen. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten erlauben es, eigene Ansichten zu definieren, die z. B. den Arbeitsvorrat des jeweiligen Benutzers anzeigen. Mit einem Klick lassen sich die vollständigen Rechnungs- und Rechnungspositionsdaten anzeigen, der Original-Scan sowie alle laufenden Prozesse zur Rechnung. Alle notwendigen Funktionen für die Rechnungsbearbeitung sind über die Menüleiste und Kontextmenüs direkt erreichbar.

4 Funktionen Dateneingang und Verprobung Flexibler, offener Dateneingang für unterschiedlichste Eingangsformate: OCR, IDoc, XML, PDF, ZUGFeRD u. v. m. Automatisches Verproben der Eingangsdaten gegen Daten in SAP (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten, Wareneingänge etc.) Automatische Prüfung auf doppelten Rechnungseingang / Duplikate Vollständiges Vorbefüllen der SAP- Standard-Buchungstransaktionen mit den extrahierten und verprobten Daten Verarbeitung von FI- und MM-Rechnungen (Rechnungen ohne und mit Bestellbezug), Gutschriften, Anzahlungen etc. Automatisches Starten von Bearbeitungsund Genehmigungsworkflows, z.b. bei Preis- oder Mengenabweichung Rechnungseingangsmonitor Tabellarische Anzeige des aktuellen Rechnungsbestands mit umfangreichen Selektionsmöglichkeiten; benutzerspezifische Ansichten und Selektionen möglich Anzeige der ermittelten Rechnungs- und Bestellpositionen, Wareneingangsdaten, Kontierungsdaten und Steuerdaten Anzeige von Zahlungssperren Überwachung von Skonto- und Nettofälligkeiten, Anzeige der verbleibenden Tage und Statusampel Direkter Zugriff auf den Original-Scan der Rechnung und alle verknüpften Rechnungsbelege Direkter Zugriff auf zugehörige Lieferanten-, Wareneingangs- und Bestelldaten in SAP FI/ MM Direkter Zugriff auf SAP-Standard-Buchungstransaktionen (MIRO, FB60, ME2DP u. a.) Bereitstellung aller Funktionen für die Rechnungsbearbeitung aus FI/MM über Kontextmenüs und Menüleiste Anzeige aller laufenden Genehmigungs- und Bearbeitungsworkflows zu einer Rechnung und ihren Rechnungspositionen Überwachung aller laufenden Workflows, Statusanzeige als Text und Statusampel Genehmigung und Stornierung von Rechnungen direkt aus dem Monitor möglich; Stornierung bricht alle laufenden Workflows ab (optional) Rechnungen und Aufgaben lassen sich direkt aus dem Rechnungseingangsbuch heraus per versenden Verknüpfung von Rechnungen möglich, z. T. auch automatisierbar Direkte Erstellung von Korrespondenz, wie z. B. Rücksendeschreiben, möglich (mit xft document composer) Zahlreiche Auswertungs- und Reportingfunktionen

5 Rechnungsbearbeitung im xft invoice manager Rechnungen mit Bestellbezug, die keine Abweichung zur Bestellung aufweisen, können automatisch gebucht werden; für andere Rechnungen startet das System die notwendigen Prüf- und Genehmigungsworkflows. Dafür werden systemseitig Standard-Workflows zur Verfügung gestellt, die der Bearbeiter um weitere Prüfschritte oder eigene Laufwege ergänzen kann. Per lassen sich auch Benutzer einbinden, die sich gerade nicht im SAP-System befinden und so über den Webbrowser oder mit mobilen Geräten direkt zu der jeweiligen Rechnung und Aufgabe geleitet werden. Nach der Genehmigung verbleibt das PDF der Rechnung ebenso wie ein detailliertes Workflow-Protokoll im System verfügbar. Damit ist nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch der Genehmigungsprozess im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar. Rechnungsbearbeitung im SAP GUI und im Browser

6 Funktionen Rechnungsbearbeitung Automatisches regelbasiertes Buchen von Rechnungen mit Bestellbezug (kann im Customizing auf einzelne Buchungskreise / Lieferanten beschränkt werden) Standardisierte Szenarien für Preis- und Mengenabweichung sowie FI-Kontierungsworkflows im Lieferumfang enthalten Standard-Szenarien lassen sich schnell und einfach anpassen und um eigene Szenarien ergänzen Individuelle, situative Informations- und Genehmigungsumläufe möglich (Ad-hoc-Workflow) Versand von Aufgaben per SAP-Workflow und Eskalationsverfahren mit flexibel einstellbarem Alerting-System Zugriff auf Genehmigungsmaske für Rechnungen und Rechnungspositionen per Web-Browser geräteunabhängig und auch von außerhalb des SAP-Systems möglich Vollständige Protokollierung aller Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte Verknüpfung aller Dokumente des Prozesses mit dem gebuchten Beleg (Rechnungsoriginal, Workflow- und Aktivitätenprotokolle, manuell hinzugefügte Dokumente) Optional: Rechnungsfreigabe mit elektronischer Signatur System und Architektur Zertifiziertes SAP-Add-on, 100 % konfrom mit SAP ERP Konsequent modular aufgebaut (SOA-Prinzip); dadurch hohe Update- und Releasesicherheit SAP-Berechtigungswesen und Standardszenarien voll nutzbar Fügt sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft ein (SAP-Applikationen, Lieferantencockpit, Vertragsakte u. v. m.) Skalierbar: Anbindung auch mehrerer ERP-Buchungssysteme an einen zentralen Rechnungseingangsmonitor Offen für beliebige Eingangskanäle Vollständige Prozesstransparenz und Compliance, da keine Systembrüche Zentraler Roll-out einer standardisierten und harmonisierten Rechnungseingangsverarbeitung in verschiedene Unternehmensbereiche via Global-Template-Ansatz

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungspartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.

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