User Guide Basware Message Installation, configuration and usage documentation Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

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1 User Guide Basware Message Installation, configuration and usage documentation Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 2 (55) CONTENTS 1. INSTALLATION BASWARE MESSAGE AUF WINDOWS DOWNLOAD DER SOFTWARE AUF IHREN COMPUTER INSTALLATION DES PROGRAMMS PORT KONFIGURIEREN INSTALLATION DES PROGRAMMS ALS DIENST (NUR WINDOWS XP, VISTA, 7, SERVER 2003, 2008) START DES PROGRAMMS KONFIGURATION BASWARE MESSAGE: ARCHIV SERVER EINRICHTUNG (OPTIONAL) VERARBEITUNGSZENTRUM KONFIGURIEREN OPTIONAL: ÜBERGABE VON ASCII DRUCKDATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON PCL DRUCKDATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON PDF DATEIEN OPTIONAL: PS AUFSPLITTUNG OPTIONAL: DATEINAMEN AUTOMATISCHER AUSDRUCK DER BILDDATEIEN WEITERE OPTIONEN OPTIONAL: ADDITIONAL ATTACHMENTS MÖGLICHKEIT 1: INTERAKTIV MÖGLICHKEIT 2: AUTOMATISCHE ZUORDNUNG ARCHIVE VIEW ARCHIV FUNKTION ARCHIVANSICHT STATUSMELDUNGEN STATUSTABELLE: BESONDERHEIT BEI DER ÜBERGABE STRUKTURIERTER DATEIEN DETAILANZEIGE EIN DOPPELKLICK AUF EINE ZEILE ÖFFNET DIE DETAILANSICHT. HIER WERDEN DIE ECKDATEN DES DOKUMENTS UND DIE BILDHAFTE DARSTELLUNG BZW. DER ÜBERGEBENE DATENSATZ ANGEZEIGT. DAS BILD KANN GEZOOMT WERDEN UND ES KANN BEI MEHRSEITIGEN DOKUMENTEN INNERHALB DER DATEI GEBLÄTTERT WERDEN MENÜPUNKT DATEI MENÜPUNKT ANSICHT : MENÜPUNKT TOOLS : SUCHENFENSTER IMPORT UND EXPORT VON DOKUMENTENDATEN MEHRFACHNUTZUNG DES HAUPTPROGRAMMS (Z.B. 2 FIRMEN NUTZEN EINEN SERVER GEMEINSAM) ARCHIV VIEWER (CLIENT) ÜBERPRÜFUNG DER PROGRAMMPAKETE AUFNAHME DES JAVA PFADES IN DIE UMGEBUNGSVARIABLEN BASWARE MESSAGE HAUPTPROGRAMM AUF EINEN ANDEREN RECHNER VERSCHIEBEN TIPPS UND FEHLERBEHANDLUNG... 54

3 3 (55) 1. Installation Basware Message auf Windows 1.1. Download der Software auf Ihren Computer Um Rechnungen mit der Basware versenden zu können, müssen Sie sich in einem ersten Schritt die Software auf Ihren Computer laden. Diese können Sie bei uns kostenfrei downloaden unter: Installation des Programms Führen Sie die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick aus. Die Installation erfolgt nun wie gewohnt automatisch. Die Setup-Datei enthält den Basware Druckertreiber und das Basware Message Programm zur Übertragung der Druckdateien an das Basware-Verarbeitungszentrum. Zunächst wählen Sie bitte die Sprache aus und klicken anschließend auf Installieren. Es öffnet sich nun der Basware Message Setup Wizard, der Sie durch die Installation führt:

4 4 (55) Wählen Sie bitte das Land, in dem die Software eingesetzt wird und betätigen Sie mit Weiter. Bitte lesen Sie nun den Lizenzvertrag. Bevor Sie mit der Installation der Software fortfahren können müssen Sie dem Lizenzvertrag zustimmen.

5 5 (55) Bei der Installation können Sie zwischen der klassischen Serverinstallation für die Verarbeitung von Druckdatenströmen und der Data Option wählen. Bei Data werden nur die für den Versand strukturierter Ascii Dateien benötigten Komponenten installiert. Die Archiv Client Option installiert nur die, für die Statusabfrage benötigten Komponenten, auf einem Client Rechner. Mit dem Archiv Client können Sie von mehreren Arbeitsplätzen den Verarbeitungsstatus der verarbeiteten Dokumente abrufen. Es muss im Netzwerk mindestens ein Server Hauptprogramm installiert sein. Die Option Printer ist zur direkten Installation des Druckers auf einem Client gedacht.

6 6 (55) Nach dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Installationsarten zu wählen. Wählen Sie die Standard Installationsoption (alles außer Dienst), wenn nicht wichtige Gründe dagegen sprechen.

7 7 (55) Sollten Sie eine ältere Version von Message installiert haben werden Sie darauf hingewiesen, dass der Standard-Installationspfad geändert wurde. Dateien in das neue Verzeichnis verschieben ändert diesen Pfad automatisch. Jetzt kann die Installation gestartet werden. Bitte achten Sie darauf, dass das Häkchen Installation für alle Benutzer aktiviert ist, wenn mehrere Benutzer auf diesem PC arbeiten Port Konfigurieren Das Fenster der Konfiguration des Drucker Ports funktioniert in einer Remote Installation nur in einer Konsolensitzung, ansonsten wird die Installation rückgängig gemacht. Der Basware Druckertreiber ist ein Treiber, wie Sie ihn bereits von Ihrem normalen Drucker her kennen. Er wird nach der Installation, wie ein gewöhnlicher Drucker im Menü Start Einstellungen - Drucker zu finden sein. Ein spezieller Druckerport lenkt jedoch die Ausdrucke in ein zentrales Verzeichnis und steuert die Namensgebung. Port Name: Mit dieser Option können Sie dem Druckertreiber einen Namen zuweisen (Win9X: nicht mehr als 10 Zeichen!) Gateway number: ist vom Empfänger abhängig. Bitte unbedingt angeben! Output folder: In dieses Verzeichnis werden alle Druckdateien gespeichert. Bei Netzwerkinstallationen geben Sie den Pfad aus Sicht des Druckers an. Es werden die entsprechenden Rechte benötigt. Am besten wählen Sie das Verzeichnis über den Button aus, falls der Ordner nicht vorhanden ist sollten Sie diesen vorher erstellen..

8 8 (55) Nach der Konfiguration des Druckerports bestätigen Sie bitte mit OK. Es werden nun einige Sicherungsdateien wieder von Ihrem PC entfernt und die Installation wird fertiggestellt.

9 9 (55) Beenden Sie bitte die Installation mit Fertigstellen Die Installationsroutine hat neben den Basware Message Programmdateien folgende Hilfsprogramme installiert: Java runtime environment Ghostscript zum Erzeugen der TIFF Dateien aus den Druckdateien

10 10 (55) 1.4. Installation des Programms als Dienst (nur Windows XP, Vista, 7, Server 2003, 2008) Wählen Sie die Installationsoption Benutzerdefiniert Klicken Sie auf das X bei Basware Message Dienst und wählen Sie Vom Arbeitsplatz starten. Klicken Sie auf Weiter.

11 11 (55) Unter Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste ist der Eintrag Basware Message hinzugefügt worden. Sie können den Dienst hier konfigurieren. Damit der Dienst starten kann, sollten Sie in der Konfiguration der Software unter dem Reiter Optionen das Passwort automatisch laden lassen. Mit der Standardeinstellung wird der Dienst automatisch bei jedem Start gestartet. Die Option Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen startet Basware Message mit grafischer Benutzeroberfläche, z.b. um die Einstellungen zu konfigurieren, oder wenn der Server in eine Benutzeroberfläche startet.

12 12 (55) 2. Start des Programms Mit der Installation des Basware Message Programms wird ein Programmsymbol auf den Schreibtisch/Desktop mit dem Basware symbol. Weiterhin wird eine Programmgruppe Basware hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie die Möglichkeit, Basware Message zu starten.

13 13 (55) 3. Konfiguration Basware Message: Basware Message überträgt die in output folder bzw. Lokaler Pfad gespeicherten Dateien an das entsprechende Basware Verarbeitungszentrum. Bitte lassen Sie sich bei Ihrer Netzwerkadministration die Berechtigung geben, auf die Ihnen mitgeteilte IP Adresse mit dem entsprechenden Port, HTTP Übertragungen zu starten. Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button Hinzufügen und es öffnet ein Dialogfenster in dem Sie die Ihnen mitgeteilte Sender ID eintragen und mit dem OK Button bestätigen.

14 14 (55) Lokaler Pfad: Pfad, in dem die gedruckten Dateien für die jeweilige Sender ID liegen. Entspricht output folder des Druckertreibers. Briefpapier: Geben Sie hier den Pfad zu einem TIFF Bild ein, das ein unbedrucktes Briefpapier oder Rechnungsformular Ihres Unternehmens enthält. Dieses Briefpapier wird bei jedem Rechnungsdruck als Hintergrund verwendet. Wenn Sie für die Folgeseiten ein abweichendes Briefpapier benutzen, können sie dies als Zweitseite hinterlegen. Falls das Briefpapier von Ihrem Warenwirtschaftssystem übergeben wird, achten Sie bitte auf eine kleine Auflösung des Farbigen Firmenlogos, da sonst das zu versendende Postscript zu groß wird und der Upload entsprechend lange dauert und Ihr System belastet. WICHTIG: das TIFF muss schwarz/weiß mit 300 DPI Auflösung und CCITT Gruppe 4 Fax komprimiert sein und dem Format des Ausdrucks entsprechen! Wasserzeichen: Als Wasserzeichen wird den erzeugten Rechnungen ein Eindruck hinzugefügt, welches festlegt, dass die erzeugten Bilddateien keine Rechnung im Sinne des UStG sind. Sie dienen lediglich der leichten Lesbarkeit. Benutze Archiv: hier können Sie festlegen, von welcher SenderID die gesendeten Belege Archiviert werden. Damit Sie den Status der gesendeten Belege prüfen können empfehlen wir diesen Punkt zu aktivieren. Starte alle: Hier kann das Zeitintervall eingestellt werden, in dem das System den lokalen Pfad nach neuen Druckdateien durchsucht und ggf. die Datenverarbeitung startet. Starte täglich um: Hier kann eine Uhrzeit eingestellt werden, zu der die Datenverarbeitung täglich einmalig beginnen soll. Archiv: Hier kann eingestellt werden, ob die Druckdateien nach der Übertragung gelöscht oder zur Archivierung in ein anderes Verzeichnis verschoben werden. Ggf. hierzu bei Archiv einen Pfad eingeben. Für die archivierten Dateien kann vom Verarbeitungszentrum ein Verarbeitungsstatus angefragt werden (siehe <Archiv>). Sender ID und Receiver ID werden Ihnen mitgeteilt und können nur einmalig verwendet werden, bei einer erneuten Installation verlangen Sie bitte eine neue Sender ID. Protokolldatei: Pfad, in den pro Start/Tag eine Logdatei geschrieben wird

15 15 (55) Automatischer Archivexport:Hier können Sie Archivbelege die den Staus Empfänger OK besitzen Automatisch in ein vorbestimmtes Verzeichnis Exportieren lassen, und festlegen wann die Basware Message Software dies durchführt Archiv Server Einrichtung (optional) Archiv Port: Definieren Sie hier den Port über den die Kommunikation mit den Archiv Clients laufen soll Um die Archivabfrage über den Rechnernamen/IP-Adresse zu definieren klicken Sie bitte auf Erlaubte Rechner

16 16 (55) Wählen Sie Hinzufügen um neue Rechner zu definieren die auf das Archiv zugreifen dürfen. Es können Rechnernamen oder IP Adressen definiert werden. Die Benutzung von Netmasks ist Optional. Im Feld Sender (Optional) werden die Zugriffe auf das Archivverzeichnis anhand der Sender ID geregelt wenn auf Ihrem Server Zwei Sender IDs genutzt werden. Im Feld Bemerkung können Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen. Um die Archivabfrage über Benutzername Passwort zu definieren setzen Sie bitte hier ein Häkchen und klicken im Anschluss auf den Button Erlaubte Benutzer. Es öffnet folgendes Fenster:

17 17 (55) Wenn Sie auf klicken, können Sie einen weiteren Benutzer hinzufügen. Wenn Sie auf klicken, wird der vorhandene Benutzer gelöscht. Bitte beachten Sie, dass auch bei Benutzername die Groß Kleinschreibung zu beachten ist Verarbeitungszentrum konfigurieren Im Reiter Verarbeitungszentrum werden die Verbindungsdaten der Empfänger konfiguriert. Für jedes Verarbeitungszentrum mit dem Sie zusammenarbeiten müssen die Verbindungsdaten hinterlegt werden ( Hinzufügen ). Die Datenübertragung erfolgt über HTTP.

18 18 (55) ID Verarbeitungszentrum: wird Ihnen in der Regel per mitgeteilt. Diese ID entspricht der Gateway Nummer des Drucker Ports. Verbindungsprotokoll URL: Pfad zum HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird Ihnen i.d.r per E- Mail mitgeteilt. Backup URL: Pfad zum Backup HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird Ihnen bei Bedarf per mitgeteilt.

19 19 (55) 3.3. Optional: Übergabe von ASCII Druckdateien Im Reiter Text Invoice erfolgt die Aufbereitung einer textbasierten Rechnung, wie sie von vielen Warenwirtschaftssystemen für die Ausgabe auf Zeilendruckern ausgegeben werden. Die Druckdatei muss durch Leerzeichen formatiert sein und darf außer Seitentrenner und Rechnungstrenner keine druckerspezifischen Formatierungszeichen beinhalten. Diese Textdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.txt z.b. 4900_12345.txt Aktiviere Text Invoice : Nur Vorschau: Schaltet diese Option ein oder aus Hilft bei der Erstdefinition des Seitenlayouts. Die Datei im Lokalen Pfad wird verarbeitet und das Ergebnis wird am Bildschirm angezeigt. Es findet keine Übertragung an das Verarbeitungszentrum statt. Dieser Vorgang dauert je nach Computer bis zu einer Minute. Die Vorschau-Option muss bei jedem Start von Basware Message erneut gesetzt werden! Tipp: Deaktivieren Sie in der Definitionsphase beide Optionen der automatischen Datenübertragung!!!!

20 20 (55) Unix -> ANSI konv.: EBCIDIC -> ANSI konv.: Page delimiter: Invoice delimiter: Convert LF to CR+LF: Schriftart: Schriftgröße: Papiergröße: Ausrichtung: Maßeinheit: Linker/rechter Rand: Oberer/unterer Rand: Zeilenabstand: Button Speichern: Button Laden: Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung vom Unix Zeichensatz nach ANSI Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung vom EBCIDIC Zeichensatz nach ANSI Eindeutiges Seiten-Trennzeichen (Hex Zeichen in Klammern z.b. <0c>) Eindeutiges Rechnungs-Trennzeichen (Hex Zeichen in Klammern z.b. <0c>) Sollten mehrzeilige Trennungszeilen über Kopieren-/Einfügen definiert werden, bitte hier durch einen Haken konvertieren Schriftart des Rechnungsdrucks definieren (bei textbasierten Rechnungen häufig Courier ) Schriftgröße des Rechnungsdrucks definieren Papiergröße des Rechnungsdrucks Definiert die Orientierung der zu druckenden Seite Maßeinheit der folgenden Angaben. Durch Rundungsfehler entstehen bei Millimeterangaben krumme Werte. Dies hat keinen Einfluss auf die Funktionalität. Linker/rechter Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Oberer/unterer Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Hiermit werden die einzelnen Zeilen weiter auseinander gezogen. In Point angegebener Wert, der dem üblichen Zeilenabstand zugeschlagen werden soll. Die Text - Settings können gespeichert werden. Gespeicherte Text Settings können geladen werden.

21 21 (55) Wenn Sie das Feld Indiv.Zeichensatz anklicken. können Sie über den Button Individuellen Zeichensatz aufrufen. das Fenster Dort können Sie z.b. Sonderzeichen herauslöschen oder ein Zeichen bzw. Zeichenkette durch ein anderes Zeichen ersetzen lassen. Ein Zeilenvorschub bei mehrzeiligen Eingaben muss mit \r\n definiert werden. Mit dieser Funktion lassen sich z.b. auch Leerzeilen einfügen. Klammern und andere Sonderzeichen (()[]{}+*.?) müssen mit dem Backslash \ Maskiert werden(siehe Beispiel).

22 22 (55) Beispiel: Schritt 1: Analyse der Spooldatei: ##- ist das Trennzeichen der Rechnung <0c><0a> ist das Trennzeichen der Seite (mit Hex Editor anschauen)

23 23 (55) Schritt 2: Scannen und Hinterlegen des Rechnungsformulars Schritt 3: Definition der Parameter in der Text Invoice Ansicht (siehe oben) Schritt 4: Nur Vorschau wählen Schritt 5: ASCII Datei mit einer oder zwei Rechnungen in das Verzeichnis Lokaler Pfad kopieren Schritt 6: Starte jede auf 12 Stunden einstellen Schritt 7: Starte jetzt drücken Nach einiger Rechenzeit erscheint das Vorschaufenster mit dem Ergebnis. Für Änderungen einfach das Vorschaufenster schließen und in die Text Invoice Ansicht wechseln. Nach erfolgter Änderung erneut auf Starte jetzt drücken.

24 24 (55) 3.4. Optional: Übergabe von PCL Druckdateien Basware Message kann auch PCL Dateien verarbeiten. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Nur Vorschau: Zeigt die konvertierte Datei an, ohne die Übertragung zu starten. Konvertiere zu Text: Mit dieser Option werden die PCL Steuerzeichen eliminiert und die Daten als reine Textdatei an die Text Invoice Option weitergegeben. Hier erfolgt die endgültige Aufbereitung und Konvertierung in das Postscript Format. Konvertiere zu PDF: Die PCL Datei wird mit allen grafischen Attributen direkt in das Zielformat konvertiert. Im PCL enthaltene Schriftarten müssen als TrueType Schriftart hinterlegt werden. Durch die Vielzahl von unterschiedlichen PCL Attributen funktioniert diese Option nicht immer. Die PCL Druckdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pcl z.b. 4900_12345.pcl Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert werden!

25 25 (55) 3.5. Optional: Übergabe von PDF Dateien Basware Message kann mit Hilfe eines externen Programms PDF Dateien direkt in Postscript Dateien für die weitere Verarbeitung konvertieren. Wählen Sie hierfür die Installationsart Benutzerdefiniert Klicken Sie auf das X bei XPdf 3.0 und wählen Sie Vom Arbeitsplatz starten. Klicken Sie auf Weiter.

26 26 (55) PDF Verarbeitung deaktivieren: Schaltet diese Option aus. PDF unkonvertiert senden: Mit dieser Einstellung wird das PDF unkonvertiert an das Verarbeitungszentrum geschickt und erst dort verarbeitet. Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert werden! PDF vor Versand in PS konvertieren: Schaltet diese Option an. PDF zu PS für Vertiffung konvertieren: Mit dieser Option wird eine PDF Datei nicht direkt konvertiert sondern zuerst in ein PS umgewandelt. Bei manchen PDF Dateien ist die Vertiffung sonst nicht möglich. Benutzen Sie diese Option nur, wenn Sie hierzu aufgefordert werden, und für Anlagen im PDF Format. Pfad zum PDF zu PS Konverter: Das Programm XPdf wird bei der Installation in den Installationspfad kopiert. Der Pfad muss das ausführbare Programm mit beinhalten (pdftops.exe). XPdf existiert auch für andere Betriebssysteme. Der Download kann hier erfolgen: Falls durch dieses Tool eine Fehlermeldung auftritt, verwenden Sie bitte das Tool von dieser Seite: Die PDF Dateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pdf z.b. 2222_12345.pdf

27 27 (55) 3.6. Optional: PS Aufsplittung Im Reiter PS Aufsplittung können Sie Kriterien festlegen, nach denen eine Postscriptdatei, die mehrere Dokumente beinhaltet, in Einzeldokumente aufgeteilt werden soll. Dieser Programmteil kann auch mit den Optionen PDF, HTML, PCL und Text Invoice kombiniert werden. Wählen Sie als Schlüsselwort einen Begriff, der ausschließlich entweder auf der Erstseite oder der letzten Seite eines Dokuments zu finden ist. Die Position des Schlüsselworts auf der Seite ist egal. Beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung. Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Erzeugen Sie eine mehrseitige Rechnung und kopieren Sie diese in das Verzeichnis lokaler Pfad Mit Drücken des Test Buttons öffnet sich ein Fester in dem die reine Textinformation angezeigt wird. Nur Worte, die hier angezeigt werden, können als Schlüsselworte definiert werden Mit Drücken des Test Buttons wird das definierte Schlüsselwort auf die Postscriptdatei im Verzeichnis lokaler Pfad angewendet. Die aufgesplitteten Dateien liegen zur Kontrolle dann auch in diesem Verzeichnis.

28 28 (55) Ein Postscript Anzeigeprogramm kann gegebenenfalls downgeloaded werden unter:http://www.cs.wisc.edu/~ghost/gsview/. Bei der Verwendung der PS Aufsplittungsoption muss dringend darauf geachtet werden, dass der Postscript Druckertreiber die Option Portabilität optimieren eingestellt hat.

29 29 (55) 3.7. Optional: Dateinamen Im Reiter Dateinamen kann die Nomenklatur der zu verarbeitenden Dateien definiert werden. Pro definiertem Verarbeitungszentrum wird pro verarbeitbarem Dateityp ein Eintrag in die Tabelle vorgenommen. Als Standardeinträge werden die ID des Verarbeitungszentrums mit einem _ und eine ID für den Dateityp vorgenommen. Weitere Beispiele: Aktivierter ID Verarbeitungszentrum ID Dateityp Resultat Dateityp Textinvoice 80.lst Alle Dateien, die mit 80 beginnen und mit.lst enden werden mit der Textinvoice Option verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt Ascii.dat Alle Dateien mit der Endung.dat werden als strukturierte Ascii- Dateien verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt

30 30 (55) Aktivierter ID Verarbeitungszentrum ID Dateityp Resultat Dateityp PostScript germany Alle Dateien, die mit germany beginnen werden mit als PostScript Dateien verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt

31 31 (55) 3.8. Automatischer Ausdruck der Bilddateien Im Reiter Drucken kann definiert werden, ob die in den Übertragungsdaten enthaltenen Tiff- Dateien sofort nach der Übertragung gedruckt werden sollen. Der gewünschte Drucker kann definiert werden. Unter der Auswahl Exemplare können sie die Druckhäufigkeit einstellen.

32 32 (55) 4. Weitere Optionen Im Reiter Optionen können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Sprache: Passwort automatisch laden: Ghostscript Fehler bei der Tiff Erzeugung ignorieren: Unterverzeichnisse mit berücksichtigen: Anlagen Aktivieren: Pfad für Anlagen: Hier kann die Sprache gewählt werden, in der das Programm angezeigt werden soll. Der Sprachwechsel wird erst nach einem erneuten Start des Programms sichtbar. Das Passwort wird in die Konfigurationsdatei von Basware Message geschrieben und beim Start automatisch geladen. Dies ist z.b. notwendig, wenn Basware Message als Dienst automatisch gestartet werden soll. Vorsicht: Dies kann ein Sicherheitsrisiko darstellen! Es kann vorkommen, dass Ghostscript eine Fehlermeldung bei der Tiff- Generierung ausgibt, das Ergebnis jedoch ok ist. Mit dieser Option wird der Fehler ignoriert und die Verarbeitung wird nicht unterbrochen. Wenn diese Option gewählt ist, werden die zu verarbeitenden Daten auch in Unterverzeichnissen, welche im lokalen Pfad liegen, gesucht. Diese Funktion ermöglicht es, eingescannte Dateien als Anhang mit zu versenden. Diese Option ist für Druckdatenströme und strukturierte Daten verfügbar. Näheres siehe Anlagen hinzufügen ab Seite 39 Pfad, in dem Anlagen abgelegt werden, die mit der Option Anlagen automatisch hinzufügen verarbeitet werden. Der Pfad wird aktiviert durch den entsprechenden Eintrag im Reiter Optionen. Wenn die

33 33 (55) Option Unterverzeichnisse mit berücksichtigen gewählt ist, kann der Pfad für Anlagen nicht ausgewählt werden. an Administrator: Wenn dieser Punkt aktiviert ist, bekommt der Administrator bei Fehlermeldungen eine Benachrichtigung. 5. Optional: Additional attachments When sending a document to the Processing Centre, you have the possibility to add additional graphical data (a scanned time report, an agreement etc.) that will reach the final receiver. This is done using additional attachments options. Basically, there are various methods to attach images (tiff or pdf files) to the outgoing documents. The attached tiff files must have the following settings: Color: black and white (1bit) Compression: CCITT Group 4 (2d)-Fax Resolution: x=300, y=300 Size: A4 (210x297mm) Möglichkeit 1: Interaktiv Wie bei der manuellen Kuvertierung von Rechnung und Anlage in einen Briefumschlag, wird bei der Option interaktiv im linken Teil des Fensters der zu versendende Rechnungsbeleg oder hier der Datensatz angezeigt. Über den Button Hinzufügen kann dann entweder Datei aus dem Filesystem (z.b. Excel-Liste.pdf oder vorab gescannter Stundenzettel) mit der Rechnung verknüpft werden. Während das Programm den Beleg versendet, und wenn bei Anlagen hinzufügen Option gewählt wurde öffnet sich ein Anlagenfenster. Durch den Button Hinzufügen können dem aktuellen Dokument Tiff bzw. PDF Dateien hinzugefügt werden.

34 34 (55) Wählen Sie den Dateityp und die entsprechende Datei per Doppelklick oder Öffnen aus. Wenn Sie alle Anlagen eingefügt haben bestätigen Sie das Anlagenfenster mit ok.

35 35 (55) Über den Button Abrechen können Sie die Übertragung des Beleges Stoppen. Über den Button Löschen können Sie den Angezeigten Beleg löschen lassen und dieser Beleg wird nicht mehr übertragen.

36 36 (55) 5.2. Möglichkeit 2: Automatische Zuordnung Bei einer automatischen Zuordnung müssen entweder Rechnungs- und Anlagendatei jeweils in einem Unterverzeichnis (1) liegen oder es muss eine Namensgleicheit von Rechnung und Anlage gegeben sein (2). (1) Pro Unterverzeichnis ein Dokument und Anlage(n): Wenn im Reiter Optionen die Option Unterverzeichnisse mit berücksichtigen aktiviert ist, wird diese Option automatisch mit ausgewählt. Hier bei muss das zu verarbeitende Dokument (z.b. die Rechnung) den Konventionen entsprechen, wie sie im Reiter Dateinamen definiert wurden. Die darüber hinaus im Ordner enthaltenen PDF und/oder Tiff Dateien werden als Anlage automatisch hinzugefügt. (2) Anlagen suchen im Anlagen Pfad : Der im Reiter lokale Konfiguration definierte Anlagen Pfad wird nach TIFF und/oder PDF Dateien durchsucht und mit dem Dateinamen des zu verarbeitenden Dokuments (z.b. Rechnung) verglichen. Es kann festgelegt werden, ob hierbei der komplette Dateiname bis auf die Endung identisch ist oder nur eine bestimmte Anzahl Zeichen gleich lautet. Gleicher Name: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.ps, die Anlage im Anlagen Pfad heißt: 4711.tif, oder bei mehreren Anlagen: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.pdf die Anlagen im Anlagen Pfad heißen: pdf und pdf Erste 4 Zeichen müssen identisch sein: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.ps,

37 37 (55) 6. Archive view Archiv Funktion 6.1. Archivansicht Wenn im Reiter lokale Konfiguration die Archivfunktion aktiviert ist, wird jede verarbeitete Datei in dieses Verzeichnis kopiert. Mit dem Archiv kann der Verarbeitungstand der Dokumente abgefragt werden. Darüber hinaus werden erfasste Eckdaten der Dokumente vom Verarbeitungszentrum zurück übertragen, um die Nachverfolgung zu vereinfachen Statusmeldungen Folgende Statusmeldungen sind möglich: Unbekannt (das Dokument wurde übermittelt, es wurde noch kein Status erfragt!) Gateway erhalten (das Dokument befindet sich im Gateway) Empfänger: Versandt (das Dokument wurde an den Empfänger weitergeleitet.) Manuell exportiert (das Dokument wurde trotz fehlender Informationen oder manueller Kontrolle an den Empfänger weitergeleitet) Fehlerhaft zurück (das Dokument wurde aufgrund von fehlenden Informationen an den Sender zurückgeschickt) Aufgeteilt

38 38 (55) 6.2. Statustabelle: ID: Status: Dok. Nummer: Übertragen: Dokumentendatum: Empfänger: Gateway empfangen: Gateway fertig: Empfänger ok: Aktualisiert: Laufende Verarbeitungsnummer der Dokumente Aktueller Verarbeitungsstatus Die auf dem Dokument enthaltene Rechnungsnummer Zeitpunkt der Datenübertragung Das auf dem Dokument enthaltene Datum Die vom Verarbeitungszentrum vergebene ID des ermittelten Rechnungsempfängers Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum eingetroffen ist Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum exportiert wurde Datum, an dem das Dokument beim Empfänger eingetroffen ist Zeitpunkt der letzten Statusabfrage Die Spaltenbreite kann den individuellen Bedürfnissen angepasst werden und wird beim Verlassen gespeichert.

39 39 (55) 6.3. Besonderheit bei der Übergabe strukturierter Dateien Sofern die zur übergebenden ASCII-Dateien mehrere Dokumente beinhalten, dann werden diese Dokumente werden erst im Verarbeitungszentrum in Einzeldokumente aufgeteilt. Das gesendete Dokument wird unter der laufenden Nummer angezeigt und erhält bei der Statusabfrage den Wert Aufgeteilt. Die darin enthaltenen Einzeldokumente werden mit einer Unternummer versehen unter der auch der Verarbeitungsstatus übermittelt wird. In der Dokumentanzeige wird immer das gesendete Dokument angezeigt.

40 40 (55) 6.1. Detailanzeige Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht. Hier werden die Eckdaten des Dokuments und die bildhafte Darstellung bzw. der übergebene Datensatz angezeigt. Das Bild kann gezoomt werden und es kann bei mehrseitigen Dokumenten innerhalb der Datei geblättert werden

41 41 (55) 6.2. Menüpunkt Datei Eintrag löschen: Export: Import: Löscht den aktivierten Datensatz Startet die Exportfunktion Startet die Importfunktion 6.1. Menüpunkt Ansicht : Im Details Fenster werden die erfassten Eckdaten des Dokuments angezeigt. Im Filter Fenster können Sie eine Filterfunktion einstellen, welche Dokumente aufgelistet werden sollen. Sie können dabei auf drei Auswahlmöglichkeiten zurückgreifen. Sie wählen anhand der IDs, es werden alle Dokumente innerhalb der angegebenen IDs angezeigt Sie wählen anhand des Datums, wobei Sie zusätzlich das Datumsfeld auswählen können, und anhand eines Kalenders den Auswahltag festlegen, indem Sie auf den Button neben dem Datumsfeld klicken. Außerdem können Sie auch den Empfänger auswählen.

42 42 (55) 6.2. Menüpunkt Tools : Status anfordern: Status abholen: Eine Statusanfrage wird an das Verarbeitungszentrum geschickt. Wenn schon eine Anfrage gestellt wurde, aber noch nicht abgeholt wurde, ist dieser Menüpunkt deaktiviert. Wird aktiv, wenn eine Statusanfrage versendet wurde. Bitte warten Sie mit der Abholung des Status ca. 1 Minute. Sollte noch kein Ergebnis der Statusabfrage verfügbar sein, erscheint ein entsprechender Hinweis. Erneut senden: Wenn ein Dokument nach einer Statusabfrage immer noch den Status Unbekannt hat, kann es mit dieser Option erneut übertragen werden. Diese Option ist auch durch drücken der rechten Maustaste direkt in der Archivansicht verfügbar. Aktualisieren: Die Statustabelle wird mit den übertragenen Daten neu aufgebaut Suchenfenster Dok. Nummer: Im diesem Feld können Sie direkt nach einer Dokumenten Nummer suchen, indem Sie diese eintragen und dann die Enter Taste auf der Tastatur betätigen. Diese Funktion funktioniert nur bei Belegen bei denen die Spalte Dokumentennummer schon gefüllt ist Import und Export von Dokumentendaten Der Menüpunkt Datei ermöglicht die Aktivierung der Import und Export Funktion. Mit diesen Funktionen können Sie Dokumente aus der Archivansicht sichern (z.b. für ein externes Archivsystem) Dokumente mit dem sichern gleichzeitig entfernen (Monats-, Jahresabschluss etc) Exportierte Dokumente wieder Importieren

43 43 (55) Die erzeugte Datei wird im Zip-Format abgelegt.

44 44 (55) Export.manifest: Informationen zum Exportformat Beispiel: SenderID=0_0 ExportDate= :36 ExportVersion=Message 1.0 DateRange= Ein oder mehrere Unterverzeichnisse mit jeweils einem Dokument Ein Dokumentenverzeichnis enthält ein Multipage Tiff und eine Ergebnisdatei. Wenn das Dokument zum Zeitpunkt des Exports noch nicht im Verarbeitungszentrum angekommen war, enthält es zusätzlich eine Postscriptdatei.

45 45 (55) Aufbau der Ergebnisdatei: - <Basware> - <Document> <DocumentID>256</DocumentID> - <Status> <StatusID>101011</StatusID> <LastUpdate> :02:40</LastUpdate> <GatewayReceived> </GatewayReceived> <GatewayFinished> :24:31</GatewayFinished> <DownloadDate /> <SentDate> </SentDate> </Status> - <Summary> <DocumentNumber> </DocumentNumber> <DocumentDate> </DocumentDate> <Total> </Total> <SubTotal> </SubTotal> - <Taxes> - <Tax> <TaxAmount>165.24</TaxAmount> <TaxPercent> </TaxPercent> <TaxableAmount> </TaxableAmount> </Tax> </Taxes> </Summary> - <Receiver> <ID>1111_1032</ID> <Name>Partner Name</Name> <Company>Company name</company> <Address>Street</Address> <City>City</City> <Phone>Phone number</phone> <Zip>Zip code</zip> </Receiver> </Document> </Basware> Achtung: Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Ausgangsrechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. In der Zusammenarbeit mit der Dienstleistung der Basware bedeutet dies, dass Sie die im Verarbeitungszentrum erzeugten elektronischen Rechnungen und ggf. elektronischen Signaturen aufbewahren müssen. Seit wird für jeden "Sender" im Verarbeitungszentrum pro Jahr eine CD gebrannt und mit der Jahresabrechnung des Packages verschickt. Sollte ein abweichender Archivierungszyklus notwendig sein, kontaktieren Sie bitte den technischen Support. Die CD enthält alle aufbewahrungspflichtigen Daten sowie eine Anwendung zur Anzeige der Daten.

46 46 (55) 7. Mehrfachnutzung des Hauptprogramms (z.b. 2 Firmen nutzen einen Server gemeinsam) 1. Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button Hinzufügen und es öffnet ein Dialogfenster in dem Sie die übermittelte SenderID eintragen und mit dem OK Button bestätigen. 2. Es ist sehr wichtig, dass Sie für jeden Sender eine separate Sender-ID benutzen. Sie können diese jederzeit anfordern unter Tel.: 089 / Jetzt können Sie für die zweite Sender ID den Lokalen Pfad und die benötigten Pfade für das Briefpapier mit aufnehmen

47 47 (55)

48 48 (55) 8. Archiv Viewer (Client) Mit der Installation des Basware Message Archiv Client wird ein Programmsymbol auf den Schreibtisch/Desktop mit einem Schlangensymbol und einem Briefumschlag erzeugt. Weiterhin wird eine Programmgruppe Basware hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie die Möglichkeit, den Basware Message Archiv Client zu starten.. Nach dem Start müssen Sie den Rechnernamen oder die IP Adresse des Basware Message Servers und den Port über den die Kommunikation laufen soll eingeben. Die Werte werden gespeichert und stehen beim nächsten Programmstart wieder zur Verfügung. Wenn unter der angegebenen Adresse/Port kein Basware Message Server installiert ist oder der Server nicht läuft erscheint eine Fehlermeldung. Kommt eine Verbindung zustande, werden die Programmkomponenten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Sollte der Server mit einer neuen Version aktualisiert worden sein, werden beim nächsten Programmstart die Clients auch aktualisiert.

49 49 (55) Nach der Überprüfung der Programmkomponenten öffnet sich das Archivfenster. Es können mehrere Rechner gleichzeitig auf das Archiv zugreifen. 9. Überprüfung der Programmpakete Um die Unversehrtheit des Downloads bzw. der installieren Softwarekomponente zu überprüfen, sollten Sie folgendermaßen vorgehen. Öffnen Sie unsere Homepage: Unter dem Punkt Service finden Sie unter dem Programmdownload ein Verzeichnis der Hash-Werte (Link: Hash-Values). Um diese Hashwerte mit den lokalen Dateien zu vergleichen, benötigen Sie ein Programm zur Hashwertberechnung. Sie können z.b. dieses Programm verwenden: Nach Installation und Start dieses Programms erhalten Sie folgendes Fenster Dort klicken Sie bitte auf den Öffnen Button (...), in dem nächsten Fenster verweisen Sie bitte auf die downloadete Datei (z.b. Basware_message_v3.0.2.exe) oder auf die Datei message.jar im Installationspfad und aktivieren SHA1. Nun können Sie den Hashwert durch einen Klick auf den Button Calculate berechnen lassen

50 50 (55) und mit dem Wert auf der Homepage vergleichen. Falls dieser Wert nicht übereinstimmt setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 10. Aufnahme des Java Pfades in die Umgebungsvariablen. Bitte klicken Sie in der Systemsteuerung auf das Icon System.

51 51 (55) Wählen Sie den Reiter Erweitert. Hier klicken Sie auf den Button Umgebungsvariablen.

52 52 (55) dort wählen Sie bitte die Variable Path und klicken auf den Button Bearbeiten, am Ende der Variablen fügen Sie bitte ein Semikolon und den Pfad zum Javaverzeichnis ein z.b.: C:\Programme\Java\jre1.7.0\bin

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