Gelangensbestätigung in der Praxis

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1 Gelangensbestätigung in der Praxis Aufwand, Nutzen, Kosten abwägen Spätestens zum muss im Unternehmen Klarheit darüber bestehen, wie die Nachweisführung für innergemeinschaftliche Versendungen intern gehandhabt wird. Fragen darüber, wie und ob die Gelangensbestätigung in die Prozesse integriert wird und ob die Nutzung einer Software oder Serviceleistungen Dritter in Anspruch genommen werden, sollten bis dahin geklärt sein. Nur so können unangenehme Spätfolgen, wie z. B. Umsatzsteuernachzahlungen, vermieden werden. Nachdem der 17a der Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung (UStDV) zunächst ausschließlich eine Gelangensbestätigung forderte, erlaubt die Neufassung des 17a weiterhin in vielen Fällen die Nutzung sog. Alternativnachweise. Diese können zudem auch elektronisch erbracht werden und auch aus mehreren Einzeldokumenten bestehen. Bereits in der Juniausgabe hat Stefan Schuchardt in seinem Artikel alle wesentlichen fachlichen Grundlagen dazu beschrieben. Dieser Artikel baut darauf auf und zeigt praktische Lösungsansätze für eine reibungslose Umsetzung. Selbstabholer aufgepasst Für Transporte, die ein Lieferant selbst veranlasst, ergibt sich aufgrund der Zulässigkeit der Alternativnachweise kaum eine Änderung zum bisherigen Verfahren. Zudem steht der Versender in direktem Vertragsverhältnis mit dem Spediteur und kann so unmittelbar Einfluss auf die Ausstellung von Dokumenten und Nachweisen nehmen. Die interne Organisation der Umsatzsteuernachweiserbringung ist zum auf den neuesten Stand zu bringen. WoGi Fotolia.com Anders sieht es bei den typischen Selbstabholern (EXW/FCA) aus. Die tatsächlich erfolgte Verbringung ist zu bestätigen, die bloße Absicht reicht nicht mehr aus. Aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Versender und Spediteur/Trans- porteur kann das problematisch werden, da der Versender den Spediteur/Transporteur ggf. nicht wieder sieht und nicht auf ihn einwirken kann. Zudem müssen die Unterlagen mit Zahlungsnachweisen abgeglichen und zusammengebracht werden. Ob die vorgelegten Belege dann später von den prüfenden Finanzbehörden anerkannt werden, ist vorher nicht sicher. So besteht die Gefahr, dass auch nach mehreren Monaten/Jahren noch Nachweise beschafft werden müssen, was in 34 Zoll.Export 08/13

2 der Praxis eher unmöglich sein dürfte. Paketdienste halten die Informationen i. d. R. 60 Tage vorrätig. Auf Nummer sicher gehen Um bei Selbstabholern auf der sicheren Seite zu sein, kann den Versendern nur empfohlen werden, auf die separate Gelangensbestätigung in Form eines standardisierten Formulars abzustellen. Dieses hat den Vorteil, dass sich die Empfänger im Laufe der Zeit daran gewöhnen und dass damit eine gewisse Routine stattfindet. Da es kein amtlich verbindliches Formular in allen EU-Amtssprachen gibt (es stehen als Muster nur Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung), kann es sehr hilfreich sein, standardisierte Formulare in mehrsprachiger Form zu verwenden oder zum Standardformular in Deutsch/ Englisch ein Merkblatt oder Hinweisblatt in der jeweiligen Landessprache vorzuhalten und dem Vorgang zusammen mit dem Formular beizulegen. Im Falle der Verwendung von Speditionsbescheinigungen ist es empfehlenswert, diese vom Spediteur abzufordern und nicht dort archivieren zu lassen. Dies ist zwar grundsätzlich möglich, doch dem Versender fehlt die Kontrollmöglichkeit. Weiterhin liegt die Haftung im Falle eines Verlusts bei ihm. Einfache Lösungen suchen Zu den einfachsten Lösungen gehört es, nur noch Transporte durchzuführen, bei denen der Versender den Spediteur beauftragt, oder den Transport mit eigenen Fahrzeugen auszuführen. Alternativ könnte die Umsatzsteuer fakturiert und dem Käufer erstattet werden, sobald ein entsprechender Nachweis vorliegt. Denkbar ist auch, als Versender die Umsatzsteuer grundsätzlich zu entrichten und sich somit alle Kontrollund Organisationsaufwände zu sparen. Diese Möglichkeiten kommen sicher nur für wenige Unternehmen in Betracht, sollten aber zumindest geprüft werden. Allen Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise? anderen Unternehmen ist zu empfehlen, zunächst folgende Sachverhalte zu prüfen: Anzahl der EXW/FCA-Versendungen (Selbstabholer) innerhalb der EU, Anzahl der KEP-Sendungen, Höhe des Gesamtrisikobetrags (19 % USt.) jährlich. Anhand des Gesamtrisikobetrags (Gegenstandswert) kann dann die Strategie des Unternehmens festgelegt werden. Wie viel Geld (interner oder externer Aufwand) soll maximal ausgegeben werden, um den Risikobetrag auszugleichen? Wo genau liegt die Grenze eines noch vertretbaren Aufwands? Lohnt es sich z. B., bei einem Versand über 500 Euro und damit einem Risikobetrag von 95 Euro drei Mahnungen an den Empfänger hinsichtlich der Gelangensbestätigung zu erstellen und zudem einige Male zu telefonieren? Wäre im Gegenzug ein standardisiertes Begleitschreiben vertretbar? Wie hoch sind in beiden Fällen die Aufwände für das Monitoring? Schnell wird deutlich, dass die Antworten sowohl von der Anzahl der Versendungen als auch von der Höhe des Sendungswerts und damit des Risikowerts sowie der zur Verfügung stehenden Ressourcen und Hilfsmittel abhängig sind. Innerbetrieblich gut organisiert Hauptaugenmerk bei der Auseinandersetzung mit dem Thema muss neben der Abwägung des Risikopotenzials auf die innerbetrieblichen Organisationsprozesse und -konzepte gelegt werden. Es gilt herauszufinden, ob durch eine andere/angepasste Organisation die Problematik grundsätzlich vermieden werden kann. Ist dies nicht der Fall, muss anhand des Risikopotenzials festgelegt werden, wie hoch maximal die Aufwände zur Reduzierung des Risikos ausfallen dürfen. Dabei sind einmalige und laufende sowie interne und ggf. externe Kosten zu unterscheiden. Im Rahmen der internen Umsetzung ist zunächst festzulegen, wer die Verantwortung für das Thema übernimmt das Finanzwesen oder die Logistik? Oder vielleicht beide gemeinsam mit dem Vertrieb? Sofern ein Unternehmen alle versandrelevanten Vorgänge über ein zentrales EDV-System abwickelt, welches gleichzeitig noch in der Lage ist, die Tracking-Informationen der KEP-Dienstleister automatisiert zu verarbeiten und alle Daten zentral zu speichern und zu archivieren, kann eine zentrale Anwendungslösung in diesem EDV-System sehr sinnvoll sein. Erfolgt die Abwicklung jedoch in unterschiedlichen IT-Systemen und/oder manuell, hilft eine Lösung in einem IT-System i. d. R. nicht weiter. Sinnvoll kann dann eine unabhängige IT-Lösung zur Verwaltung der Gelangensbestätigungen sein, welche ggf. Schnittstellen von und zu den gängigen IT-Systemen aufweist, gleichzeitig aber plattformneutral auf Basis moderner Technologien betrieben wird. alphaspirit Fotolia.com 35

3 IT allein ist nicht die Lösung Selbst die beste IT-Lösung kann die Aufgabe nicht allein bewältigen. Häufig werden die Kunden via Brief und/oder angeschrieben, oder es sind telefonische Mahnungen oder Abfragen erforderlich. All das kostet Zeit und muss im Unternehmen zusätzlich zu den bisherigen Aufgaben übernommen und gelöst werden. Dies kann ein gutes Argument sein, die Kontrolle, das Anfordern und Mahnen der Gelangensbestätigungen sowie die zugehörige Dokumentation von dafür qualifizierten Dienstleistern durchführen zu lassen. Das spart interne Personalund Organisationskosten, schafft Ausfallsicherheit und gibt dem Unternehmen die Chance, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. An den aufgezeigten Punkten wird deutlich, dass eine Softwarelösung nur ein Baustein des Konzepts sein kann, anders als die Auslagerung des Prozesses an Dritte. Nicht außer Acht zu lassen Im Hinblick auf die Erstellung und Umsetzung eines Organisationskonzepts sollten nachfolgende Punkte berücksichtigt werden: Politik Welche generelle Politik verfolgt die Unternehmensleitung zum Thema Gelangensbestätigung in Verbindung mit der Risikobewertung (z. B. in der ISO 9001)? Organisationspflichten Hat die Unternehmensführung eine verantwortliche Stelle eingerichtet und mit entsprechenden Weisungs- und Kontrollkompetenzen ausgestattet? Aus- und Weiterbildung Ist verbindlich geregelt, dass die verantwortlichen und beteiligten Personen ausreichend ausgebildet und regelmäßig fortgebildet werden? Vertragsgestaltung Sind, sofern erforderlich und sinnvoll, alle Verträge auf den Themenkomplex abgestimmt? IT-Systeme In welchen IT-Systemen werden die relevanten Daten und Vorgänge erfasst und gespeichert? Abläufe Wie und mit welchen Mitteln sollen künftig Nachweise angefordert, überwacht, geprüft und gespeichert werden? Wie können die Informationen revisions- und rechtssicher dokumentiert werden? Hilfsmittel Sollen die Nachweise manuell, mit Unterstützung durch Web-Tools oder mit dem Einsatz einer Software erfolgen? Auslagerung an Dritte Sollen Tätigkeiten auf Dritte verlagert werden? Wenn ja, in welchem Umfang und wie erfolgen deren Auswahl sowie die erforderliche inhaltliche und organisatorische Sicherheit? Software im Einsatz Fachliche Anforderungen Technische Anforderungen Serviceanforderungen Auch wenn eine softwarebasierte Lösung nicht zwingend vorausgesetzt wird, erkennen die meisten Unternehmen, dass eine manuelle Verwaltung zahlreicher Vorgänge sowie die manuelle Überwachung, Mahnung und Registrierung von Informationen nur unter ganz bestimmten Konstellationen sinnvoll und vollständig umsetzbar sind. Ohne entsprechende Organisation ist der Einsatz einer Software sinnlos, gleich, von welchem Hersteller sie geliefert wird. Dies hat sich z. B. schon im Umfeld der Sanktionslistenprüfung gezeigt. Die Auswahlproblematik beginnt damit, dass es keinen Standard gibt, nachdem eine solche Software zu entwickeln ist, ebenso keine Überprüfung oder gar eine behördliche Zertifizierung wie bei ATLAS-Systemen. In der Folge existieren unterschiedliche Programme, die i. d. R. in der Lage sind, Vorgänge zu verwalten, Nachrichten zu verschicken und zu empfangen sowie Dokumente zu erstellen oder zu verwalten. Entscheidet sich ein Unternehmen zum Einsatz einer Software, so sollte, sofern die Abwicklung aller Vorgänge über ein ERP- System erfolgt, zuerst versucht werden, eine Lösung zu finden, die hundertprozentig in das vorhandene ERP-System integriert werden kann. Ob dies der Fall ist, kann ein Laie sehr schnell daran erkennen, ob Schnittstellen (gleich welcher Art) zum Betrieb der Lösung notwendig sind. Jede Schnittstelle ist ein eindeutiger Hinweis darauf, dass Moduloder Systemgrenzen zu überwinden sind. Automatisiertes und manuelles Anlegen von Vorgängen Automatisierte Prüfung der USt-ID-Nr. der Warenempfänger Verwaltung aller Kopfdaten und Sendungsinformationen Verwaltung von Adressen und Ansprechpartnern mit Kontaktinformationen Monitoringfunktion für offene Vorgänge Alarmfunktion bei Überschreiten von Zeitvorgaben Vorgangsbezogene Historie aller Aktivitäten ( , Fax, Briefe, Telefonate etc.) Mandantenfähigkeit Druck von Formularen und Dokumenten Automatisiertes Mahnverfahren Status-Tracking bei KEP-Diensten Nachbearbeitung papiermäßig eingegangener Informationen Langjährige (10+1-)Archivierung Verwendung aktueller DB-Systeme Programmierung entweder in der Sprache des ERP-Systems oder in aktuellen Sprachen (z. B. Java, PHP) Datendown- und -upload via WEB-Anwendung oder einfacher Dateiformate (z. B. CSV-Dateien) Schnittstelle zu gängigen Office-Systemen (z. B. Microsoft) Mind. optionale Nutzung einer WEB-Oberfläche und mobiler Endgeräte Durchgehende Hilfefunktion auf allen Ebenen Fachliche und technische Hotline Bei der Auswahl einer Software sollten mindestens folgende Punkte berücksichtigt werden: 36 Zoll.Export 08/13

4 Dies gilt auch dann, wenn die Oberfläche nahezu identisch ist. Schnittstellen sind potenzielle Gefahrenquellen, da sie zum einen die Systeme verlangsamen und zum anderen niemals völlig fehlerfrei funktionieren. Insbesondere bei Systemänderungen, -ergänzungen oder -updates treten oft Fehler auf. Bleibt den Unternehmen z. B. aus Kostengründen oder aufgrund einer heterogenen ERP-Systemlandschaft keine andere Wahl, als eine Software als Add-on einzusetzen, so sollte darauf geachtet werden, dass moderne Schnittstellentechnologie eingesetzt wird sowie dokumentierte und standardisierte Schnittstellen zu den jeweiligen ERP-Systemen existieren. Selbst die beste IT-Lösung kann die Aufgabe nicht allein bewältigen. Pavel Ignatov Fotolia.com Bei der Auswahl des geeigneten Softwareanbieters empfiehlt es sich neben fachlichen, technischen und servicebasierten Anforderungen zudem auf folgende Punkte zu achten: IT-Sicherheit und Stabilität sowie Datenschutz Qualität der Softwareentwicklung und Pflege Sicherheit des Anbieters im Hinblick auf die Stellung in der sicheren Lieferkette Aktualität der gelieferten Dateninhalte Qualität der Software Revisionssicherheit Fachliche Kompetenz des Anbieters Erweiterbarkeit der Software Auf einen Partner setzen Grundsätzlich muss ein Unternehmen die Überwachung und das Einholen der Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise nicht selbst machen. Es kann die Arbeiten an Dritte verlagern. Zu bedenken ist in solchen Fällen, ob die Verlagerung an Dritte zu den organisatorischen Abläufen im Unternehmen passt. Zudem muss ein vertrauenswürdiger Partner gefunden werden, der die Arbeiten sachkundig übernimmt und ebenfalls die erforderliche Sicherheit nachweisen kann. Kriterien dazu sind bspw. nachgewiesene Organisation (z. B. ISO 9001), Sicherheit des Anbieters im Hinblick auf die Stellung in der sicheren Lieferkette (z. B. ISO 28000, AEO S/F), fachliche Kompetenz des Anbieters (z. B. AEO S/F-Zertifikat, Publikationen, Fortbildungen, externe Audits), Qualität (z. B. externe Auditierung), IT-Sicherheit und Datenschutz (z. B. durch ISO und ADV), Personalsicherheit des Anbieters durch ausreichend qualifiziertes und sicheres Personal (z. B. Schulungsnachweise und Zuverlässigkeit nach 7 LuftSiG oder 9, 10 SÜG). Fazit Die Umsetzung der Erfordernisse einer korrekten Organisation zur Gelangensbestätigung umfasst erheblich mehr als die Auslagerung des Prozesses an einen Dritten oder die Einführung einer Software. Aufgrund der möglichen Konsequenzen für die Unternehmen scheint es dringend angeraten, sich, sofern nicht schon geschehen, mit dem Sachverhalt zu beschäftigen. Die Nichtbeachtung des Risikopotenzials kann bei hohem Versandaufkommen und/ oder hohen Sendungswerten empfindliche finanzielle Belastungen nach sich ziehen. Sofern Unternehmen noch keine Klarheit über den für sie besten organisatorischen und ggf. technischen Ablauf haben, sollten sie sich schnellstmöglich mit dem Sachverhalt beschäftigen und dabei ggf. durch kompetente Organisations- und IT-Berater unterstützen lassen. Seite 41 Marcus Hellmann ist ausgebildeter Beauftragter für die Sicherheit, Strahlenschutzbeauftragter, Datenschutzbeauftragter (IHK), Risikomanagementbeauftragter (VdS), Port Facility Security Officer (PFSO), TAPA FSR/TSR-LeadAuditor, Auditor ISO 28000:2007 und LBA-zugelassener Trainer für die Kap und , , der VO (EU) Nr. 185/2010. Seine Erfahrungen beruhen auf militärischer Sicherheit sowie mehr als 20 Jahren Tätigkeit in Außenhandel und IT. Hellmann arbeitet als Geschäftsführer der AOB Außenwirtschafts- und Organisationsberatung GmbH und der EUWI- SA, Europäische Wirtschafts- und Sicherheitsakademie GmbH mit Sitz in Soest. 37

5 Arbeitshilfen Checkliste zur Gelangensbestätigung in der Praxis Bei der Vorbereitung der organisatorischen Maßnahmen zur Umsetzung des Themas Gelangensbestätigung ist es wichtig, sich auch über die Höhe des Risikos im Klaren zu sein. Um dies bewerten zu können, sind folgende Informationen notwendig. Zunächst sind folgende Sachverhalte zu prüfen: 1. Ermittlung der Anzahl der EU-Versendungen (p. a.) 2. Ermittlung der Anzahl der Sendungen (p. a.), die durch vom Kunden beauftragte Spediteure/Transporteure abgeholt werden (Selbstabholer, EXW/FCA) 3. Ermittlung des Warenwerts dieser Sendungen 4. Ermittlung des durchschnittlichen Warenwerts je Sendung 5. Ermittlung der Anzahl der Sendungen (p. a.), die von KEP/Paketdienstleistern befördert werden 6. Ermittlung des Warenwerts dieser Sendungen 7. Ermittlung des durchschnittlichen Warenwerts je Sendung 8. Feststellen, ob es bereits Verträge und Lösungen mit Kunden/Transportdienstleistern zur Übermittlung der Gelangensbestätigungen gibt 9. Feststellen, ob es bereits Verträge und Lösungen mit KEP/Paketdienstleistern zur Übermittlung der Trackingand-Tracing-Informationen gibt Die Summe der Punkte 3 und 6 hilft dabei, das Steuerrisiko (19 % USt.) abzuschätzen und die Frage zu beantworten, wie hoch der Aufwand zum Einholen der Gelangensbestätigung maximal werden darf. Anschließend stellt sich die Frage nach der richtigen Strategie des Unternehmens: 1. Wie viel Geld (interner oder externer Aufwand) soll maximal ausgegeben werden, um den Risikobetrag auszugleichen? 2. Wo genau liegt die Grenze eines noch vertretbaren Aufwands? Lohnt es sich z. B., bei einem Versand über 500 Euro und damit einem Risikobetrag von 95 Euro drei Mahnungen an den Empfänger hinsichtlich der Gelangensbestätigung zu erstellen und zudem einige Male zu telefonieren? 3. Wäre im Gegenzug ein standardisiertes Begleitschreiben vertretbar? 4. Wie hoch sind in beiden Fällen die Aufwände für das Monitoring? C

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