SAP Handbuch Sicherheit und Prüfung

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1 SAP Handbuch Sicherheit und Prüfung

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3 Dipl.-Kfm. Lars Hartke Dipl.-Ök. Georg Hohnhorst Dipl.-Ök. Gernot Sattler SAP Handbuch Sicherheit und Prüfung Praxisorientierter Revisionsleitfaden für SAP -Systeme 4., völlig überarbeitete und aktualisierte Auflage Düsseldorf 2010

4 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie: detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN IDW Verlag GmbH, Tersteegenstraße 14, Düsseldorf Die IDW Verlag GmbH ist ein Unternehmen des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW). Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne vorherige schriftliche Einwilligung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verbreitung in elektronischen Systemen. Es wird darauf hingewiesen, dass im Werk verwendete Markennamen und Produktbezeichnungen dem marken-, kennzeichen- oder urheberrechtlichen Schutz unterliegen. Die Angaben in diesem Werk wurden sorgfältig erstellt und entsprechen dem Wissensstand bei Redaktionsschluss. Da Hinweise und Fakten jedoch dem Wandel der Rechtsprechung und der Gesetzgebung unterliegen, kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in diesem Werk keine Haftung übernommen werden. Gleichfalls werden die in diesem Werk abgedruckten Texte und Abbildungen einer üblichen Kontrolle unterzogen; das Auftreten von Druckfehlern kann jedoch gleichwohl nicht völlig ausgeschlossen werden, so dass für aufgrund von Druckfehlern fehlerhafte Texte und Abbildungen ebenfalls keine Haftung übernommen werden kann. Satz: Merlin Digital, Essen Druck und Bindung: B.o.s.s Druck und Medien GmbH, Goch

5 Inhalt alles auf einem Blick Inhalt alles auf einem Blick Vorwort...VII Disclaimer...VIII Inhaltsverzeichnis... IX Autoren... XXI 1 SAP-Systeme im Überblick Einführung in grundlegende SAP-Prüfungstechniken Generelle prozessübergreifende Kontrollen Zugriffskontrollen Kontrollen im Bereich Verfahrensänderungen Verarbeitungskontrollen SAP-Prüfung orientiert an Posten der Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung Anlagevermögen und Abschreibungen Vorräte und Materialaufwand Forderungen und Umsatzerlöse Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Personalaufwand Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis V

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7 Vorwort Vorwort zur vierten Auflage Internes Kontrollsystem, Risikomanagementsystem, Compliance, Revisionssicherheit, Ordnungsmäßigkeit, IT-Governance und IT-Systemsicherheit: Alle diese Begriffe haben im Hinblick auf die Zielsetzungen für das Unternehmen eins gemeinsam: Kontrollen sind von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg am Markt. Daher baut diese Auflage des SAP Handbuchs Sicherheit und Prüfung konsequent auf dem Vorgehen auf, Kontrollen hinsichtlich der Angemessenheit ihrer Ausgestaltung und Wirksamkeit zu beurteilen. Wir haben die Auflage vollständig überarbeitet und aktualisiert. Das Handbuch bezieht sich auf den SAP-Releasestand ERP 6.0. Der risiko- sowie kontrollbasierte Prüfungsansatz folgt den einschlägigen Verlautbarungen und Prüfungsstandards (PS) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW). Von besonderer Bedeutung ist hier der IDW PS 330, Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie. SAP-Systeme bieten die Möglichkeit, maschinelle und damit automatisch ablaufende Kontrollen zu nutzen, welche die manuellen Kontrollen eines Geschäftsprozesses ergänzen. Effiziente IT-unterstützte Geschäftsprozesse erfordern die Wirksamkeit dieser Kontrollen. Nur durch eine regelmäßige Überwachung der Ausgestaltung und des Einsatzes der Kontrollen kann dies sichergestellt werden. Das Handbuch zeigt auf, welche Kontrollen in SAP-Systemen genutzt werden können und sollten. Gleichzeitig werden die Prüfungshandlungen dargestellt, welche die Grundlage für die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrollen bilden. Das Handbuch bietet in der vierten Auflage einen neuen Aufbau: Die Kapitel 1 und 2 stellen das SAP-System vor und führen in die grundlegende SAP-Prüfungstechnik ein. Im Kapitel 3 werden die generellen prozessübergreifenden SAP-Kontrollen behandelt. Im Kapitel 4 schließen sich Kontrollen bezüglich wesentlicher Posten der Bilanz- sowie Gewinn- und Verlustrechnung an. Wir danken den aus dem Verfasserkreis ausgeschiedenen Autoren, den Herrn Jacek Kaluza, Thomas Glauch, Bernd Rediger, Reiner Stein und Jörg Sobania für die langjährige erfolgreiche und gute Zusammenarbeit. Wir danken auch un seren Familien für die Rücksichtnahme, die das Entstehen dieses Buches erst ermöglicht hat. Wir hoffen, dass wir mit dieser Auflage den Lesern des SAP Handbuchs einen zuverlässigen und praktikablen Ratgeber übergeben, der ihnen bei Fragestellungen zur Sicherheit und Prüfung von SAP-Systemen hilft. Lars Hartke Georg Hohnhorst Gernot Sattler VII

8 Disclaimer Der Text und die Abbildungen des Werkes wurden mit großer Sorgfalt erarbeitet. Verlag und Autoren können jedoch für eventuelle fehlerhafte Angaben oder deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Hard- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch verwendet werden, sind in den meisten Fällen geschützte und eingetragene Warenzeichen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Bei den Produktbezeichnungen wurde im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller gefolgt. In dieser Publikation wird auf Produkte der SAP AG Bezug genommen. SAP, R/3, xapps, xapp, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business- Objects-Produkte und -Dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Ländern weltweit. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP. Die SAP AG ist weder Autor noch Herausgeber dieser Publikation und ist für deren Inhalt nicht verantwortlich. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Sämtliche in diesem Werk abgedruckten Bildschirmabzüge (Screenshots) unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG. VIII

9 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 SAP-Systeme im Überblick SAP-Systeme und -Produkte SAP AG Das Unternehmen Einordnung des SAP-Systems als Produkt Übersicht der Funktionsbereiche eines SAP-Systems Rechnungswesen Logistik Personalwirtschaft Werkzeuge Aufbau der SAP-Systeme Grundlagen SAP-Systemarchitektur Schnittstellen des SAP-Systems Datenein- und -ausgabe im Überblick Dialogverarbeitung Batch-Input-Mappenverarbeitung Direct-Input Remote Function Call (RFC) Intermediate Document (IDoc) Application Link Enabling (ALE) Business Application Programming Interface (BAPI) Legacy System Migration Workbench (LSMW) Organisation der Daten in einem SAP-System Mandant Buchungskreis Kontenplan Kostenrechnungskreis Geschäftsbereich Werk Einkaufsorganisation Verkaufsorganisation...13 IX

10 Inhaltsverzeichnis 2 Einführung in grundlegende SAP-Prüfungs techniken Regulatorische Anforderungen an den Einsatz von SAP-Sys temen Vorgehen des Abschlussprüfers Prüfung anhand von Tabellen Aufbau und Inhalt von Tabellen Tabellenanzeige Speichern von Tabelleninhalten Auffinden relevanter Tabellen Tabellendokumentation Prüfung anhand von Programmen Grundlagen der Programme Zusammenhang von Programmen und Transaktionen Aufruf eines Programms Speichern von Programmergebnissen Auffinden relevanter Programme Programmdokumentation Programmquelltexte Prüfung mit Transaktionen Prüfung des Customizings Grundlagen des Customizings Einsichtnahme in das Customizing Dokumentation des Customizings Auswertung von Tabellenänderungsprotokollen Auswertung von Programmänderungen Auswertung von Customizingänderungen Auswertung von Änderungsbelegen Generelle prozessübergreifende SAP-Kontrollen Zugriffskontrollen Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Zugriff auf das System Systemimmanente Schutzfunktionen Parameter zur Kennwortqualität Unzulässige Kennwörter Parameter zum Authentifizierungsverfahren Parameter zum Security Audit Log...62 X

11 Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung der Authentifizierungs- Parameter und Soll-Werte Prozesse der Benutzerverwaltung Standardbenutzer Notfallbenutzer und privilegierte Benutzer Security Audit Log Autorisierung innerhalb des Systems Ablauf der Berechtigungsprüfung Elemente zur Steuerung der Zugriffsrechte Parameter zur Autorisierung Zusammenfassung der Autorisierungs-Parameter und Soll-Werte Prozesse der Rollenverwaltung Ausgewählte Fragestellungen zum Berechtigungskonzept Vergabe kritischer Profile Vergabe kritischer Basis-bezogener Berechtigungen Vergabe kritischer Geschäftsprozess-bezogener Berech tigungen Schutz der Zugriffe auf SAP-Programme Schutz der Zugriffe auf SAP-Tabellen Abbildung von Funktionstrennungen Möglichkeiten der Umsetzung von Funktionstrennungen Funktionstrennungen bei der Benutzerverwaltung Funktionstrennungen bei der Berechtigungsverwaltung Funktionstrennung bei IT-bezogenen Aktivitäten Funktionstrennung innerhalb der fachlichen Prozesse Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme XI

12 Inhaltsverzeichnis 3.2 Kontrollen im Bereich Verfahrensänderungen Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Change Management bei Einsatz eines SAP-Systems Systemlandschaft Softwarekomponenten und Namensräume Änderbarkeit des Produktivsystems Kontrolle der Systemänderbarkeit Kontrolle der Mandantenänderbarkeit Transporte von Änderungen Management von Transportaufträgen Genehmigungsverfahren für Transporte Releasewechsel Entwicklung im Produktivsystem Entwicklungsrechte Debugging von Programmen Protokollierung von Änderungen Protokolle der Tabellenänderungen Tabellenänderungen mittels der Transaktion SE16N Protokolle der Objektänderungen Protokolle der Reparaturen Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme Verarbeitungskontrollen Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Vorerfasste Belege Organisation Prüfung der vorerfassten Belege Betragsabhängige Belegvorerfassung Buchungsabbrüche Organisation Systemparameter zur Steuerung abgebrochener Buchungen Auswertung abgebrochener Buchungen Berechtigungen XII

13 Inhaltsverzeichnis Gelöschte Buchungsaufträge Prüfung des Verbuchers Prüfung des SysLogs Dauerbuchungen Organisation Prüfung der Dauerbuchungsurbelege Belegnummern Interne und externe Belegnummernvergabe Belegnummernlücken Pufferung von Belegnummern Buchungsperioden Organisation Prüfung der Buchungsperioden Buchungszeiträume während des Geschäftsjahresverlaufs Kontenabstimmung Große Umsatzprobe Abgleich Kontensalden mit den Summen der Einzelbelege Abgleich Salden Hauptbuch mit den Belegen aus Nebenbüchern Belegabstimmung Organisation Mindestanforderungen zur Erfüllung der Belegfunktion Jobverarbeitung Organisation Kontrollen zur Verarbeitung von Batch-Jobs Berechtigungen zur Batch-Job-Administration Batch-Input-Mappen Organisation Analyse des Batch-Input-Mappen-Monitors Berechtigungen im Bereich der Batch-Input- Mappen Direct-Input Organisation Analyse Direct-Input Berechtigungen XIII

14 Inhaltsverzeichnis ALE und IDocs Systemarchitektur ALE und Aufbauprüfung Schnittstellenkontrollen Maschinelle Buchungen aus der CO-FI-Integration Organisation Aktivierung Neues Hauptbuch Vollständigkeit der Verarbeitungen aus dem Abstimmledger Prüfung der Protokolle Prüfung des Customizings Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme SAP-Prüfung orientiert an Posten der Bilanz sowie Gewinnund Verlustrechnung Anlagevermögen und Abschreibungen Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Überblick über den Anlagenbuchhaltungsprozess Kontrollen der Anlagenbuchhaltung Organisationsstrukturen Ländereinstellungen Mitzubuchende Bewertungsbereiche Festlegung der Hauptbuchkontierung Abschreibungsschlüssel Abschreibungsbuchungen und Abschreibungsläufe Anlagengitter Anlagenstamm und Anlagenklassen Vorgänge Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme Vorräte und Materialaufwand Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Bestandsführung und Warenbewegungen: SAP-Fakten Warenbewegungen Bewegungsarten XIV

15 Inhaltsverzeichnis Integration Bestandsführung und Bewertung Vorgangsarten Kontenfindung Bestandsführung und Warenbewegungen: Prüfungshandlungen Organisation Massendatenanalysen/belegorientierte Prüfungs handlungen Konsistenz zwischen Lager-Materialbestand und Bestand in der Finanzbuchhaltung Konsistenzprüfung der Bestände Toleranzeinstellungen Umlagerungen zwischen Werken aus unterschiedlichen Bewertungskreisen Kontenfindung und Vorgangsschlüssel Kritische Warenbewegungen und Berechtigungen Nachbuchungen in Vorperioden Negative Bestände Inventur: SAP-Fakten Inventurdurchführung mit dem SAP-System Inventurverfahren: Körperliche Aufnahme und Buchinventur Inventurverfahren: Stichtagsinventur und Permanente Inventur Inventurverfahren: Stichprobeninventur Inventurverfahren: Einlagerungsinventur Inventurverfahren: Systemgestützte Werkstattinventur Inventurverfahren: Cycle-Counting Inventur: Prüfungshandlungen Organisation Berechtigungen und Funktionstrennungsaspekte Fixieren des Buchbestands im Inventurbeleg während der Inventur Automatische Anpassung des Buchbestands im Inventurbeleg XV

16 Inhaltsverzeichnis Umlagerungen in zeitlicher Nähe zu Inventuren Nachbuchungen in Vorperioden und negative Bestände Verwendung von Änderungsbelegen Pflegen von Toleranzgrenzen für Inventurdifferenzen Stichprobeninventur Bilanzbewertung: SAP-Fakten Gesetzliche Vorschriften Standardpreis Gleitender Durchschnittspreis Periodisch gleitender Durchschnittspreis Mittlerer Zugangspreis Niederstwertprinzip Verbrauchsfolgeverfahren Niederstwertermittlung Niederstwertermittlung nach Marktpreisen Niederstwertermittlung nach Reichweite Niederstwertermittlung nach Gängigkeit Verlustfreie Bewertung LIFO und FIFO Bilanzbewertung: Kontrollen und Prüfungshandlungen Organisation Bewertungskreis- und Buchungskreisebene Pflege der prozentualen Abschläge und Abwertungs kennziffern für die Niederstwertermittlung Preissteuerung im Materialstammdatensatz Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme Forderungen und Umsatzerlöse Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Überblick über den Vertriebsprozess Kontrollen des Vertriebs und des Forderungsmanagements Organisationsstrukturen Sichten des Kundenstamms XVI

17 Inhaltsverzeichnis Integrität des Kundenstamms Vier-Augen-Prinzip bei der Stammdatenpflege Dubletten im Kundenstamm Sperren im Kundenstamm Angebote Aufträge Fakturen Kredit- und Forderungsmanagement Mahnwesen CpD Kunden Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Stammdaten: SAP-Fakten Materialstammdaten Lieferantenstammdaten Weitere Stammdaten Risiken Stammdaten: Kontrollen und Prüfungshandlungen Richtlinien und Standards zur Stammdatenpflege Berechtigungsvergabe im Bereich der Materialstammdaten Mengen- und Wertfortschreibung Funktionstrennung und Berechtigungsvergabe bzgl. Lieferanten- und Kreditorenstammdaten Erweiterter Berechtigungsschutz für bestimmte Felder im Lieferantenstammsatz Definition sensibler Felder für das Vier-Augen- Prinzip im Lieferantenstammsatz Berechtigung zur Massenpflege von Materialstammdaten Sperren von Lieferanten Konsistenzcheck: Abgleich Lieferantenstammdaten bzgl. Einkaufs- und Buchhaltungssicht Auswerten des Änderungsprotokolls XVII

18 Inhaltsverzeichnis CpD-Kreditoren Doppelte Rechnungen / Doppelte Zahlungen Bestellanforderung: SAP-Fakten Überblick Risiken Bestellanforderung: Kontrollen und Prüfungshandlungen Kritische Berechtigungen Freigabestrategien und Unterschriftenregelungen Bestellung und Bestellverfolgung: SAP-Fakten Überblick Risiken Bestellung und Bestellverfolgung: Kontrollen und Prüfungshandlungen Organisation der Einkaufsabteilung Funktionstrennungsaspekte und kritische Berechtigungen Nutzung der Freigabestrategie (Unterschriftenregelung) Nachträgliche Änderungen von Bestellungen Nutzung des InfoUpdate-Kennzeichens Unbegrenzte Überlieferungen Toleranzgrenzen in Bestellungen WE/RE-Verrechnungskonto: SAP-Fakten Funktionsweise des WE/RE-Kontos Risiken WE/RE-Verrechnungskonto: Kontrollen und Prüfungshandlungen Organisation und automatische Bebuchung des WE/RE-Kontos Regelmäßige manuelle Pflege des WE/RE- Kontos Direkte Bebuchbarkeit des WE/RE-Kontos Berechtigung zur WE/RE-Kontenpflege Analyse des WE/RE-Kontos über Massendatenanalyse XVIII

19 Inhaltsverzeichnis Rechnungsprüfung: SAP-Fakten Überblick Risiken Rechnungsprüfung: Kontrollen und Prüfungshandlungen Organisatorische Vorgaben Funktionstrennung und kritische Berechtigungen Gesperrte Rechnungen Toleranzgrenzen Verwendung von Schätzpreisen CpD-Konten Verbundene Unternehmen Zahlung: SAP-Fakten Zahlungsprogramm Abweichender Zahlungsempfänger Verrechnung zwischen Kreditor und Debitor Risiken Zahlung: Kontrollen und Prüfungshandlungen Organisation des Zahlwesens Prüfung der Zahlungsvorschlags- und der Zahlungsliste sowie der Verwendung der Zahlungssperre Zahlungssperre Abweichender Zahlungsempfänger Funktionstrennung zwischen Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsverkehr Weitere Kontrollen und Prüfungshandlungen Checkliste Transaktionen, Programme, Tabellen Personalaufwand Typische Risiken und Kontrollziele Quick Wins Überblick zu personalwirtschaftlichen Funktionen Personalstammdatenpflege Organisationsstrukturen Konzept der Infotypen Ausgewählte Infotypen Zugriffsschutz über klassische Berechtigungen XIX

20 Inhaltsverzeichnis Zugriffsschutz über strukturelle Berechtigungen Zugriffsschutz über kontextabhängige Berechtigungen Protokollierung von Infotypen Personalabrechnungslauf Steuerung der Abrechnung durch den Verwaltungssatz Programme zur Personalabrechnung Prozessmanager für die Personalabrechnung Protokollierung von Programmstarts und HR-Tabellen änderungen Protokollierung der Ausführung von Queries Buchung und Ausweis des Personalaufwands Schnittstellenverarbeitung der Personaldaten Verarbeitung mittels Lohnarten Ausweis in der Erfolgsrechnung Integration der Zeitwirtschaft Integration des Reisemanagements Checkliste Transaktionen, Tabellen, Programme Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis XX

21 Autoren Autoren Lars Hartke Diplom-Kaufmann Autor der Kapitel: 3.3 Verarbeitungskontrollen 4.2 Vorräte und Materialaufwand 4.4 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Herr Lars Hartke studierte Betriebswirtschaftslehre an der Universität Bielefeld mit den Schwerpunkten Angewandte Informatik und Betriebliche Steuerlehre. Er ist seit 1999 bei KPMG im Bereich Advisory im Geschäftsfeld Industrie und Handel tätig. Als Certified Information Systems Auditor (CISA) und Certified Information Security Manager (CISM) leitet er Prüfungs- und Beratungsprojekte in den Bereichen ERPund Warenwirtschaftssysteme, Interne Kontrollsysteme, Berechtigungskonzepte und Compliance-Tools. Aufgrund seiner langjährigen Untersützung der Jahresabschlussprüfung blickt er auf weitreichende Erfahrungen mit der Durchführung von IT-Systemprüfungen und der Bewertung des IT-Kontrollumfelds zurück. Lars Hartke beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit warenwirtschaftlichen Prozessen sowie dem Einkauf und der Bestandsführung. Er berät ferner im Bereich maschineller Kontrollverfahren zur Überwachung interner Kontrollsysteme (Compliance Tools). XXI

22 Autoren Georg Hohnhorst Diplom-Ökonom Autor der Kapitel: 3.1 Zugriffskontrollen 3.3 Verarbeitungskontrollen 4.5 Personalaufwand Herr Georg Hohnhorst studierte Wirtschaftswissenschaften an der Ruhr-Universität Bochum und hat dabei die Schwerpunkte in den Bereichen Wirtschaftsinformatik, Finanzierung und Kreditwirtschaft gelegt. Nach der Tätigkeit als Assistent der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen mit den Geschäftsfeldern Vermögensverwaltung und Immobilienmanagement wechselte er 1995 zu der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Dort ist er im Unternehmensbereich Advisory tätig. Von der Niederlassung in Düsseldorf leitet er Beratungs- und Prüfungsprojekte für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Seine Schwerpunkte liegen im SAP-Umfeld mit der Erarbeitung und Umsetzung von IT- Sicherheitskonzepten, Pre- und Post-Implementation-Reviews sowie Projekten zum Beispiel in den Bereichen Compliance, Risikomanagement, Softwarezertifizierung und Datenschutz. Er unterstützt den Arbeitskreis Revision / Risikomanagement bei dem DSAG e.v. (Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e.v.), der eine Plattform zu Themen wie Datenschutz und GRC (Governace Risk and Compliance) bietet. XXII

23 Autoren Gernot Sattler Diplom-Ökonom Autor der Kapitel: 1 SAP-Systeme im Überblick 2 Einführung in grundlegende SAP-Prüfungstechniken 3.2 Kontrollen im Bereich Verfahrensänderungen 4.1 Anlagevermögen und Abschreibungen 4.3 Forderungen und Umsatzerlöse Herr Gernot Sattler studierte Wirtschaftswissenschaften an der Ruhr-Universität Bochum mit den Schwerpunkten Internationale Unternehmensrechnung und Europäische Wirtschaft. Nach seinem Studium und ersten beruflichen Erfahrungen als Unternehmensberater im Bereich Corporate Finance arbeitet er seit 2004 bei der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf. Dort beschäftigt er sich im Unternehmensbereich Advisory mit den Themen IT Risk Management und IT Governance and Compliance bei Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Als Certified Information Systems Auditor (CISA) und Certified SAP Solution Consultant liegen seine Tätigkeitsschwerpunkte im Aufbau und in der Bewertung von IT-gestützten Geschäftsprozessen und Internen Kontrollsystemen. Neben der Planung und Durchführung von Implementierungs- und Sicherheitsprüfungen entwickelt er automatisierte, maschinelle Kontrollverfahren zur Optimierung der Qualität und Transparenz von Kontrollergebnissen. Als Referent führt er Seminare und Schulungen zu den Themen IT-Governance und Datenschutz durch. XXIII

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25 SAP-Systeme im Überblick 1 Mit einem Schritt zurück steigt der Überblick Chinesisches Sprichwort 1 SAP-Systeme im Überblick 1.1 SAP-Systeme und -Produkte SAP AG Das Unternehmen Die SAP AG geht auf die Gründung einer GmbH im Jahr 1972 durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter in Walldorf zurück. Die Gesellschaft hat sich zu einem der weltweit führenden Unternehmen der Softwarebranche entwickelt. Im Geschäftsjahr 2008 betrug der Umsatz über 10 Mrd. EURO. Die Abkürzung SAP stand zunächst für Systemanalyse und Programmentwicklung, ab 1988 dann bei Gründung der AG für Systeme, Anwendungen und Produkte der Datenverarbeitung und verwandelte sich ab diesem Zeitpunkt zu einem eigenständigen Produktbegriff und Markenzeichen. Im Folgenden wird SAP als Abkürzung für das Unternehmen SAP AG verwendet Einordnung des SAP-Systems als Produkt Die Produkte der SAP konzentrieren sich als ERP-Lösung 1 auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Organisationen unterschiedlichster Größen und Branchen, um mittels angepasster Softwarekomponenten die Prozesse unter anderem in den Bereichen der Finanzbuchhaltung, Material-, Produktions- und Personalwirtschaft sowie im Vertrieb und Controlling zu unterstützen. Im Laufe der Zeit hat SAP eine ganze Reihe von Produkten am Markt etabliert. Die heute in Unternehmen genutzten SAP-Versionen lassen sich alle auf die 1992 vorgestellte Neuentwicklung SAP R/3 zurückführen. R/3 steht hierbei für den Echtzeitverarbeitungscharakter und die drei Schichten Datenbank, Applikation und Präsentation des Client- Server-Systems. SAP R/3 ist eine Anwendung, welche unternehmerische Aufgaben und Funktionen nach Modulen kategorisiert, technisch jedoch die Datenhaltung und Datenverarbeitung modulübergreifend integriert. Die letzte SAP R/3-Version war die Version R/3 Enterprise 4.70 Extension Set Sie wurde durch die heute aktuellen SAP ERP-Systeme abgelöst, die auf einer SAP-Technologie namens NetWeaver basieren. Die zentrale Neuerung hierbei ist die Integration von Java 2 und ABAP 3 in den sog. SAP NetWeaver Application Server, welcher von nun an die Grundlage der neuen ERP-Systeme darstellt. Diese Neuerung ermöglicht die nahtlose Integration der SAP ERP-Systeme in webbasierte Anwendungen und somit eine flexiblere und produktivitätssteigernde Gestaltung von Benutzeroberflächen und Bedienkonzep- 1 ERP steht für Enterprise Resource Planning. 2 Java ist eine objektorientierte Programmiersprache, die von der Firma Sun Microsystems entwickelt wurde. 3 ABAP steht für Advanced Business Application Programming und ist eine proprietäre Programmiersprache der SAP. 1

26 1 SAP-Systeme im Überblick ten. Weiterhin ermöglichen neue Schnittstellenkonzepte eine bessere Kommunikation des SAP-Systems mit anderen Systemen und damit eine bessere Integration der Systeme eines Unternehmens. Das Datenmodell, die Schnittstellentechnologie und die auf dem ABAP-Kern des SAP- Sys tem basierenden Programme der einzelnen Module sind in den verschiedenen SAP- Versionen im Zeitablauf lediglich ergänzt bzw. erweitert worden. Obwohl in diesem Buch vornehmlich auf die SAP-System Version ERP 6.0 mit ECC 6.0 und SAP Web Application Server 7.0 abgestellt wird, sind die meisten getroffenen Aussagen, Prüfungshandlungen und Empfehlungen auch für die Vorläuferversionen gültig. Die Bestandteile der SAP-Produkte wurden in der Vergangenheit in regelmäßigen Abständen durch unabhängige Stellen, z.b. Wirtschaftsprüfer, in Bezug auf die grundsätzliche Möglichkeit der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei sachgerechter Anwendung geprüft. Entsprechende Softwarebescheinigungen wurden in Form von Zertifikaten ausgestellt und werden auf der Internetseite der SAP unter www. service.sap/certifi cates bereitgestellt Übersicht der Funktionsbereiche eines SAP-Systems Die Zuordnung der einzelnen Funktionsbereiche variiert mit den verschiedenen Produkten und wird hier gemäß eines Standard SAP ERP-Systems dargestellt. Daneben existieren noch spezielle Branchenlösungen der SAP, die auch als Industry Solution (IS) bezeichnet werden und die einzelne Funktionsbereiche um Funktionen ergänzen und die nicht Bestandteil einer Standardinstallation von SAP ERP 6.0 sind. Die wesentlichen rechnungslegungsrelevanten Funktionen sind in den folgenden Bereichen eines SAP-Systems zu finden: Rechnungswesen Finanzwesen (FI) mit Funktionen der Hauptbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung. Financial Supply Chain Management (FSCM) mit Funktionen des Forderungs- und Kreditmanagements, der elektronischen Rechnungsabwicklung und des Treasury. Controlling (CO) mit Funktionen der Kostenstellen-, Kostenarten-, Profitcenter-, Prozesskosten-, Produktkosten- sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung. Unternehmenscontrolling (EC) mit Funktionen der Unternehmensplanung und Konsolidierung. Strategic Enterprise Management (SEM) mit Funktionen der strategischen Unternehmensplanung, Simulation und Performance Messung. Investitionsmanagement (IS) mit Funktionen des Investitionsprojektmanagements. Projektsystem (PS) mit Funktionen für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. 2

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