Weg mit dem Papier: Unterlagen scannen und elektronisch archivieren

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1 Weg mit dem Papier: Unterlagen scannen und elektronisch archivieren Praktische Erfahrungen aus der Betriebsprüfung Simon Schramer Betriebsprüfer Finanzamt Trier Trier, Folie 1

2 Themenübersicht I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen Folie 1. GoBD lt. BMF v Anforderungen an die Praxis 2.1 Belegwesen / Belegfunktion Datensicherheit und Unveränderbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Aufbewahrung der Unterlagen nach Scannen 8 Trier, Folie 2

3 s Finanzamt Trier Themenübersicht Darstellung des Verfahrensablaufs (praktischer Fall) Folie 1. Ausgangssituation Beschreibung des Scannvorgangs und des Workflow Anfrage Stpfl. zur Ordnungsmäßigkeit i.s.d. GoBD Durchführung einer Außenprüfung i.s.d GoBD Schwerpunkte der Außenprüfung i.s.d. GoBD Unverbindliche Stellungnahme der Finanzbehörde Vernichtung der schriftlichen Unterlagen durch Stpfl. 23 Trier, Folie 3

4 I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen 1. GoBD lt. BMF v Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Finanzamt Trier Keine Änderung der Rechtslage Zusammenfassung der bisherigen BMF-Schreiben Trier, Folie 4

5 I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen 2. Anforderungen an die Praxis Finanzamt Trier 2.1 Belegwesen / Belegfunktion Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (BMF Rz. 61) Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zur Ablage und zum Buchungsdatum erforderlich (Rz. 64) Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung Elektronische Verknüpfung (z.b. eindeutiger Index, Barcode) Progressive (vom Beleg in das Konto) und retrogade (vom Konto in den Beleg) Prüfbarkeit muss gewährleistet sein Trier, Folie 5

6 I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen 2.2 Datensicherheit und Unveränderbarkeit Finanzamt Trier Schutz des Datenverabeitungssystems gegen Verlust und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen als Bestandteil der Verfahrensdokumentation Alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verändert werden (Rz ) Trier, Folie 6

7 I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen Finanzamt Trier 2.3 Maschinelle Auswertbarkeit lt. 147 Abs. 2 Nr. 2 AO Maschinelle Auswertbarkeit ist u.a. bei folgenden Fällen gegeben: Volltextsuche innerhalb eines Dokuments Dokumenten- bzw. Dateisuche, Nachverfolgung von Verknüpfungen Mathematisch technische Auswertungen (z.b. Idea) Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit durch z.b. Umwandlung des Dateiformats ist nicht zulässig (Rz. 129) Trier, Folie 7

8 I. Rechtliche Grundlagen / Anforderungen 2.4 Aufbewahrung der Unterlagen nach Scannen Finanzamt Trier Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente (Rz. 136) Verfahren muss dokumentiert werden Erstellung einer Organisationsanweisung Entscheidung, welche Unterlagen anschließend in Originalform vernichtet werden, verbleibt beim Steuerpflichtigen Unverbindliche Stellungnahme seitens Finanzbehörde Trier, Folie 8

9 1. Ausgangssituation Einsatz einer Software für Dokumentenmanagement und Archivierung seit 2012 für Eingangsrechnungen Die schriftlichen Originalunterlagen werden zusätzlich zur elektronischen Archivierung weiterhin aufbewahrt Trier, Folie 9

10 2. Beschreibung des Scannvorgangs und des Workflow Die Eingangsrechnungen gehen dezentral in den verschiedenen Unternehmensgruppen ein Rechnungen werden eingescannt, im Datenformat TIF abgespeichert und auf einen Server überspielt Jede eingescannte Rechnung wird mit einer Objekt-ID versehen Trier, Folie 10

11 2. Beschreibung des Scannvorgangs und des Workflow Die eingescannte Rechnung ist nicht mehr abänderbar Ablage der eingescannten Rechnung in einem digitalen Postfach Versehentlich doppelt gescannte Belege werden durch die EDV Abteilung aus dem System nach Rücksprache mit der Buchhaltung direkt gelöscht Trier, Folie 11

12 2. Beschreibung des Scannvorgangs und des Workflow Interne Weiterleitung und Bearbeitung der Rechnungen Freigabe der Rechnung durch einen vorgesetzten Berechtigten Überspielen der Rechnung an die Buchhaltung mit Hilfe einer automatischen Texterkennung inkl. der Erstellung von Buchungsvorschlägen Trier, Folie 12

13 2. Beschreibung des Scannvorgangs und des Workflow Angaben zur Kontierung etc. erfolgen durch die Verbindung des elektronischen Belegs mit einem Datensatz mit den entsprechenden Informationen Trier, Folie 13

14 Eingang Rechnung per Post Einscannen der Rechnung Dokumenten- Management-Server Posteingangsprüfer OCR Texterkenung Start des DMS Workflow Trier, Folie 14

15 Start DMS Workflow Prüfung Besteller (sachlich richtig?) Sachlich richtig Prüfung Kostenstellenverantwortlicher (rechnerisch richtig?) Rechnerisch richtig Bearbeitung Buchhaltung Übergabe an Buchhaltungsprogramm Trier, Folie 15

16 Start DMS Workflow Prüfung Besteller (sachlich richtig?) Sachlich falsch Ende (sachlich falsch) Rechnungsrücküberweisungsformular Sachlich richtig Prüfung Kostenstelle (rechnerisch richtig?) Rechnerisch falsch Ende (rechnerisch falsch) Rechnungsrücküberweisungsformular Trier, Folie 16

17 3. Anfrage Stpfl. zur Ordnungsmäßigkeit i.s.d. GoBD Erfüllt die eingesetzte Software den gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und revisionssichere Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme? Trier, Folie 17

18 4. Durchführung einer Außenprüfung i.s.d. GoBD Prüfung der Voraussetzungen lt. GoBD kann im Einzelfall nur im Rahmen einer Außenprüfung zusammen mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beurteilt werden Trier, Folie 18

19 5. Schwerpunkte der Außenprüfung i.s.d. GoBD Verfahrensdokumentation sowie Benutzeranleitung Erfahrungswerte der laufenden Betriebsprüfung Erfolgreicher Datenzugriff Unverzügliches Lesbarmachen der Daten Maschinelle Auswertbarkeit der eingescannten Belege Progressive und retrograde Prüfbarkeit Festschreibung / Unveränderbarkeit von Daten Protokollierung von Änderungen Trier, Folie 19

20 5. Schwerpunkte der Prüfung i.s.d. GoBD Problemfeld im Praxisfall: Die Löschungen der doppelt eingescannten Belege durch die EDV- Abteilung wurden bisher nicht entsprechend protokolliert. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt oder gelöscht werden. Trier, Folie 20

21 5. Schwerpunkte der Prüfung i.s.d. GoBD Lösung im Praxisfall: Doppelt eingescannte Belege werden nicht aus dem System gelöscht sondern lediglich vom Workflow ausgeschlossen und dies entsprechend unveränderlich im System dokumentiert. Trier, Folie 21

22 6. Unverbindliche Stellungnahme der Finanzbehörde Genehmigungs- oder Prüfverfahren bei Umstellung auf ein DVgestütztes Archivierungssystem ist nicht vorgesehen Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden weder im Rahmen einer Außenprüfung noch als verbindliche Auskunft erteilt Trier, Folie 22

23 7. Vernichtung der schriftlichen Originalunterlagen Papierdokumente dürfen vernichtet werden, wenn nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften die Originale nicht aufzubewahren sind Der Stpfl. muss selbst entscheiden, ob er Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt (z.b. Unterlagen lt. Zollkodex), zusätzlich in Originalform aufbewahrt Trier, Folie 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Simon Schramer Finanzamt Trier Mail: Telefon: Internet: Trier, Folie 24

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