Es begann mit einem Scanner Die Konzeption und Einführung eines digitalen Archivs.

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1 DIE KONRAD-ADENAUER-STIFTUNG AUFTRAG: DEMOKRATIE! Es begann mit einem Scanner Die Konzeption und Einführung eines digitalen Archivs. Ein Arbeitsbericht aus dem Archiv für Christlich- Demokratische Politik 1. März 2016 Michael Hansmann

2 Ausgangslage GLIEDERUNG Zwischenarchivierung Ist-Zustand Verwertung Projekt WD/ACDP Digital 2

3 Wissenschaftliche Dienste / Archiv für Christlich- Demokratische Politik Schriftgutarchiv Presse- und Medienarchiv Publikationen / Bibliothek Zeitgeschichte 3

4 AUFTRAG Erfüllung des Satzungsauftrages der Stiftung nach 2: die geschichtliche Entwicklung der christlichdemokratischen Bewegung erforschen und dokumentieren Sicherung, Archivierung und Zugänglichmachung auch der digitalen Unterlagen siehe: Dokumentations- und Sammlungsprofil der Archive der Politischen Stiftungen Nutzung der Materialien von der Akquisition bis zur Verwertung 4

5 AUSGANGSLAGE Aktive und passive Übernahme digitaler Datenträger mit Daten aus Dateisystemen (Disketten CD Festplatten USB-Sticks) Umstellung der Registratur der CDU/CSU-Fraktion im Deutschen Bundestag auf ein DMS-System ab 2008 Teilweise Ablösung analoger Unterlagen als Leitmedium durch digitale Unterlagen Archivierung von Webpräsenzen 5

6 ZWISCHENARCHIVIERUNG Ziele eines Zwischenarchivs : Verbleibsnachweis Konzentration der Datenträger an einem Ort Schutz der Daten Vorbereitung der Archivierung auf einem Magazinserver Erfassung in Archivdatenbank FAUST 6

7 AUFLISTUNG IN FAUST 7 Arbeitsprozess bis 2013: Auflistung in FAUST 7 mit: Signatur Inhalt und kurzer Beschreibung Standortnachweis des Datenträgers 7

8 VORAUSSETZUNGEN Bereitstellung von ausreichendem Speicherplatz mit Wachstumsreserve sowie Konzentration der diversen Dateiablagen auf Netzlaufwerken und externen Datenträgern Entwicklung von Arbeitsprozessen zur Übernahme und Bearbeitung digitaler Unterlagen von der Zwischenarchivierung zur Endarchivierung Marktsichtung / Beschaffung von Systemen zu digitalen Archivierung 8

9 MAGAZINSERVER Beschaffung eines digitalen Magazins AUGISIC01 - Speichersystem 1 im Rechenzentrum Sankt Augustin 4 Speichereinheiten EMC ISILON X200 im hochverfügbaren Verbund 45 TB nutzbare Kapazität AUGISIC02 - Speichersystem 2 im Untergeschoß (KG) Sankt Augustin als Spiegelungs- bzw. Backupziel der Produktionsdaten Virtualisierungssysteme 2 physikalische Serversysteme Fujitsu RX300S7 mit je 12 CPU / 196 GB RAM als Virtualisierungsumgebung für alle Applikationsserver 9

10 MAGAZINSERVER Einbindung als Netzlaufwerk Rechteverwaltung durch das Archiv mit Hilfe der IT Möglichkeit zur Zwischenarchivierung und Archivierung von Daten Umfang bislang: 10 TB 10

11 VERZEICHNUNG UND VERKNÜPFUNG IN FAUST 7 11

12 WARUM EIN NEUES SYSTEM? Ablösung analoger Unterlagen als Leitmedium durch digitale Unterlagen Manuelle Bearbeitung von Daten im Filesystem ist kaum möglich Erhebung technischer Metadaten unzureichend Kein Nachweis von Bewertungsentscheidungen und Kassationen Reaktion des ACDP: Beschluss zur Beschaffung eines OIAS-konformen digitalen Archivierungssystems Basis: Systemlösung zur Webarchivierung (OWA) 12

13 DIAS! DIGITAL ARCHIVES Digitales Informations- und Archivierungssystem Unterstützung des gesamten Prozesses der Archivierung von der Übernahme, Bewertung, Erschließung bis zur Langzeitarchivierung und Bereitstellung ISAD (G) ISO (OAIS) 13

14 Aufbau der Archivtektonik DIAS! Rechteverwaltung bis auf Dokumentebene Metadatenverwaltung Archivierung von Text-, Ton-, Bild- und Videodateien. Aktive Übernahme aus Online-Quellen 14

15 Importmöglichkeiten: DIAS! DIAS-System ELO File-System Alle Schnittstellen XML-basiert 15

16 DIAS!: IMPORT: BEWERTUNG UND KASSATION 16

17 DIAS! METADATENANZEIGE 17

18 DIAS! IMPORTPROTOKOLL 18

19 DIAS! ANSICHT DER ARCHIVIERTEN UNTERLAGEN 19

20 DIAS! ONLINE-ÜBERNAHME AUS DEM INTERNET 20

21 ENTWICKLUNGSSCHRITTE Archivierung von Webseiten mit dem Offline Web Archiv (OWA) Inbetriebnahme eines digitalen Magazinservers als Grundlage für die Archivierung und Retrodigitalisierung Digitale Publikationen der KAS werden archiviert (Web-OPAC und DIAS!) Ist-Beschreibungen der Arbeitsprozesse im WD/ACDP ( ) 21

22 VERWERTUNG Verzeichnung (Metadaten) in FAUST Präsenz im Internet mit eigener Seite (1. Stufe) Internet: Bestandsübersicht als Datenbank und als PDF- Datei vorhanden (FAUST) Bestandsübersicht in: Archive NRW 22

23 Findbücher werden im Internet bereitgestellt (FAUST und PDF) VERWERTUNG Findbücher mit digitalisierten Archivalien werden bereitgestellt (FAUST) 23

24 VERWERTUNG Verwertung von Retrodigitalisaten in KAS-Portalen Onlinestellung auf Wikimedia Commons Digitale Nutzerkopie 24

25 WD/ACDP Digital Vorstudie als Entscheidungsgrundlage für die Durchführung des Vorhabens unter Einbezug der strategischen Dimensionen Grobanalyse zur Entwicklung realistischer Handlungsalternativen für die Optimierung der Prozesse und Systemarchitektur im WD/ACDP Analyse der Prozesse hinsichtlich Anforderungen der digitalen Archivierung Überprüfung, ob vorhandene Systeme die gestiegenen Anforderungen erfüllen 25

26 Zielsetzung Sicherung der Zukunftsfähigkeit Strategische Ausrichtung der Systemarchitektur auf die Anforderungen der digitalen Archivierung und des digitalen Angebots Bereichs- übergreifende Suche Optimierung der Arbeitsprozesse Arbeitsfähigkeit an zwei Standorten Verbesserte Sichtbarkeit des Archiv- und Bibliotheksbestands und damit Erhöhung der Nutzerreichweite und Nutzerakzeptanz Optimierung der Arbeitsprozesse im Zuge der Systemeinführung und Schaffen von Standards als Grundlage einer effizienten digitalen Bearbeitung Sicherstellen der Arbeits- und Betriebsfähigkeit von WD/ACDP in Sankt Augustin und Berlin 26

27 Aktuelle Systemarchitektur KASPAR FAUST DIAS! SISIS OWA (KAS-Presse-ARchiv) Pressedokumentationssystem Archivsystem Digitales Informations- und Archivierungs-System Bibliothekssoftware Offline Web-Archiv zur Webarchivierung 27

28 Vorgehen Empfehlung Optimierung und Standardisierung der Arbeitsprozesse Betriebskosten kurzfristig senken Zukunftssichere IT-Architektur durch modulare Systemlösung Einführen Media-Asset Ablösen KASPAR Einführen Archivsystem Einführen Suchmaschine Einführung Media-Asset- System Einsatz ext. Datenbanken Integration KASPAR-Daten in Archivsystem Konsolidierung Archivdaten Einführung Suchmaschine Einführung Bereitstellungskomponente Prozessoptimierung und -standardisierung 28

29 Zielvorstellung 29

30 Einführung Archivsystem Erstellen Fachkonzept Migration Altdaten KASPAR Ausschreibungsbegleitung Realisierung & Einführung Archivsystem eingeführt Projektabschluss Einführung Media-Asset KASPAR abgelöst Einführung Suchmaschine Erstellen Fachkonzept Realisierung & Einführung 30

31 DIE KONRAD-ADENAUER-STIFTUNG AUFTRAG: DEMOKRATIE! Vielen Dank! Fragen? Michael Hansmann

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