Zu welchem Gebirge gehört der Aktenberg? Digital Services

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1 Zu welchem Gebirge gehört der Aktenberg? Digital Services

2 Sie haben Fragen zu unseren Digitalisierungs-Services oder wünschen ein konkretes Angebot? Rufen Sie uns einfach kostenlos an:

3 Digital Services von Vivento ist einer der führenden Anbieter von Dienstleistungen zur Digitalisierung. Pro Jahr verarbeiten wir ein Scanvolumen von über 200 Millionen Seiten so wird ein über die Jahre gewachsener Aktenberg schnell in seine digitalen Bestandteile zerlegt. Und aus geschätzten 100 Höhenmetern Papier werden 300 Gigabyte auf der Festplatte. Denn die schönsten Berge sind nicht vom Menschen gemacht, sondern von der Natur! Wir bringen Ihre Papierunterlagen in digitale Bestform. zum Großteil von vereidigten Beamten durchgeführt. Somit ist ein gewissenhafter und diskreter Umgang speziell mit Ihren sensiblen Firmenunterlagen garantiert. Unsere Leistung ist Ihr Vorteil. Digital Services gehört zu Vivento, einem Service-Unternehmen der Deutschen Telekom AG. In diesem leistungsstarken Konzernverbund bündeln wir für unsere Kunden die Zuverlässigkeit und Kompetenz eines der führenden Technologie-Unternehmen zu einem umfassenden Dienstleistungsportfolio. In den wichtigen Bereichen Logistik, Technik und Infrastruktur arbeiten wir eng mit T-Systems International zusammen, dem IT-Dienstleister des Konzerns. Die Dienstleistungen zur Digitalisierung werden Maßgeschneidert für Ihre Anforderungen. Unser modulares Portfolio beinhaltet: Abholung der Dokumente und sicheren Transport der Unterlagen in eines unserer Hochleistungszentren Entnahme von Briefen aus Kuverts, Entfernen von Heftund Büroklammern, Vorsortierung Scannen und Indexieren der Dokumente Aufbereitung der digitalen Unterlagen in jedem beliebigen Dateiformat Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bzw. Integration der Dokumente in ein vorhandenes System Vernichtung der Papierdokumente und umweltgerechte Entsorgung bzw. sicheren Rücktransport der Dokumente

4 Bauen Spinnen lokale Netzwerke?

5 Die Bearbeitung einer einzigen Rechnung kostet Unternehmen im Durchschnitt acht bis zwölf Euro. Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung durch Digital Services von Vivento werden diese Kosten deutlich reduziert. Denn die Rechnungen sind dann zentral gespeichert und können über das eigene Firmennetz gezielt abgerufen und schnell bearbeitet werden. Auf schnellen Zugriff setzt auch die Spinne allerdings geht ihre Rechnung ohne moderne Netzwerktechnik auf! Wir automatisieren Ihre Rechnungsbearbeitung. Straffen Sie Ihre administrativen Abläufe. Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist weitaus günstiger als die papiergestützte. Wir scannen Ihre Eingangsrechnungen automatisch und stellen sie Ihnen digitalisiert und revisionssicher zur Verfügung. Alle berechtigten Personen der verschiedenen Abteilungen können per Mausklick auf die Rechnungsdokumente zugreifen. So lassen sich die Durchgangs- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen, die Bearbeitungskosten senken und die Prozesse schneller und flexibler gestalten. Der elektronische Rechnungseingang bringt Ihnen übrigens sogar noch bares Geld denn durch den schnelleren Rechnungslauf profitieren Sie in vielen Fällen von der vollen Skonto-Nutzung! Ihre Vorteile: Prozess- und Kostenoptimierung Bei Bedarf Kennzeichnung der Daten mit elektronischen Signaturen Überführung unterschiedlicher Formate in ein einheitliches Format Rechtskonformes Ablegen durch digitale Signatur gem. GDPdU 1 Entlastung der Finanzbuchhaltung Anbindung an ERP 2 -Systeme Voraussetzung für digitale Steuerprüfung 1 GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. 2 ERP: Enterprise Resource Planning.

6 Kennen Brieftauben den Postweg?

7 Zu einem lückenlosen elektronischen Prozessablauf gehört auch die Digitalisierung der Tagespost. Vivento digitalisiert automatisch in gesicherter Umgebung alle Briefe unmittelbar nach dem Posteingang und sendet die Dokumente anschließend online an die Adressaten. Das ist Informationsaufbereitung und -übertragung auf schnellstem Weg sogar noch um ein Vielfaches schneller als die Luftpost per Brieftaube auf einem Direktflug. Wir schicken Ihnen die Tagespost online. Kundenanfragen viel schneller reagieren! Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die vollständige Auslagerung der Posteingangsbearbeitung, digitalisieren die Eingangsbelege und stellen die Daten Ihrem informationstechnischen System zur Verfügung. Von diesem Service profitieren Sie doppelt. In vielen Unternehmen wird die eingehende Papierpost zentral geöffnet, angelesen, sortiert und manuell verteilt eine mühsame Prozedur, die sich im Handumdrehen vereinfachen lässt: Wir digitalisieren Ihre gesamte Tagespost und stellen die Kopien auf Wunsch schon nach drei Stunden direkt den einzelnen Abteilungen zur Verfügung. Das trägt nicht nur zu einer nachhaltigen Optimierung Ihrer Kostenstruktur bei, sondern wirkt sich auch positiv auf Ihre Kundenbeziehungen aus: Denn Sie können auf Ihre Vorteile: Automatisches Erschließen von Dokumenteninhalten Automatisches Zuordnen der extrahierten Inhalte zu Bearbeitungsprozessen Verbessertes Monitoring des Bearbeitungsstandes Bessere Verteilung von Belastungsspitzen Effizienzsteigerung von bis zu 80 %

8 Wie durchsichtig ist transparent?

9 Personalakten gehören zu den sensibelsten Dokumenten eines Unternehmens. Hier bietet Digital Services eine sorgfältige und diskrete Digitalisierung aller Unterlagen sowie eine intelligente Sicherheitslösung durch die Vergabe von Zugriffsrechten an. Wie die Struktur eines Libellenflügels: scheinbar durchsichtig, jedoch nicht an jeder Stelle transparent. Wir sorgen für mehr Flexibilität in Ihrem Personalmanagement. talisierten Unterlagen lassen sich vollständig und unveränderbar reproduzieren. Zudem können sie elektronisch versiegelt, mit Zeitstempeln sowie digitalen Signaturen versehen werden. Verringern Sie Ihren Verwaltungsaufwand. Wir machen aus Ihren klassischen Personalunterlagen elektronische Personalakten, die deutlich günstiger sind in Verwaltung und Archivierung. Weitere Pluspunkte: Die digitalen Informationen lassen sich bequem für eine integrierte Personalverwaltung auf informationstechnischer Basis nutzen und ermöglichen schnelle und gezielte Zugriffe für optimierte Abläufe in den Personalabteilungen. Ausgereifte Sicherheitslösungen gewährleisten dabei einen geschützten Umgang mit den sensiblen Daten. Die digi- Ihre Vorteile: Online-Zugriff von mehreren Personen gleichzeitig bei unterschiedlicher Berechtigung Suchfunktion für schnellen Datenzugriff Kein Aktentourismus Kosteneinsparungen (Lager, Personal) Wegfall aufwändiger Anfragen in Personalabteilungen, da autorisierter Einblick jederzeit möglich Schnellere Bearbeitung bei besserer Qualität Integration in Workflow-Systeme und andere IV-Systeme Unterstützung von Standardisierungen und Automatisierung im Personalmanagement Mehr Sicherheit vor Manipulation und Verlust

10 Haben volle Räume Platzangst?

11 Papier ist geduldig und das in allen denkbaren Formaten. Digital Services von Vivento hat die Scanner, um alle Formatgrößen zu digitalisieren. Und die personellen Kapazitäten, um ganze Archive in digitale Form zu bringen. Damit Ihre Lagerräume nicht aus allen Nähten platzen. Wir digitalisieren Ihre Großformate und schaffen Platz. Wir räumen Ihre Alt-Archive. Wir bieten Ihnen die Digitalisierung großer Aktenvolumina an. Auch durch Umwelteinflüsse und Alterungsprozesse gezeichnete Akten können wir entsprechend aufbereiten. Sie erhalten sukzessive ein digitales Archiv mit allen relevanten Unterlagen und können die ursprünglichen Archivräume anderweitig nutzen. Verschaffen Sie sich größere Freiräume. Sie haben großformatige Anforderungen zur Digitalisierung wir haben die perfekte technische Ausstattung dazu. Bis zu einer Größe von DIN A 0 können unsere Großformat- Scanner z. B. Pläne und Katasterunterlagen digitalisieren. Die anschließende Archivierung und Implementierung in ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert nicht nur den Arbeitsaufwand und beschleunigt Prozessabläufe, sondern führt auch zu einer deutlichen Reduzierung der benötigten Raumkapazitäten. Ihre Vorteile: Schnellere Recherche und Bearbeitung Kosteneinsparungen für Lager und Personal bzw. Verwaltung und Archivierung Online-Zugriff von mehreren Personen gleichzeitig Unternehmens- bzw. behördenweite Verfügbarkeit Erhöhte Dokumentensicherheit Unterlagen schneller finden per Suchfunktion Kein Aktentourismus, keine langwierige Beschaffung

12 Vivento, Deutsche Telekom AG Digital Services Holbeinstraße Bonn Stand: 09/2007