Lösungsansatz Corporate Real Estate Management (CREM) on management consulting GmbH

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1 ein Unternehmen der jb-x group Lösungsansatz Corporate Real Estate Management (CREM) on management consulting GmbH 14. Dezember 2012

2 Agenda Kurzprofil on mc Projektmanagement Lösungsansatz Real Estate Kontaktdaten on management consulting GmbH, ein Unternehmen der jb-x group

3 on management consulting ist Teil eines starken Partnernetzwerks unter der Dachgesellschaft jb-x group jb-x group Standorte und Mitarbeiter Hauptsitz Passau (jb-x, on mc) Niederlassungen: München (jb-x, on mc) Frankfurt a. M. (jb-x) Festangestellte: 50, davon 7 on mc 1 Beratung für Organisation und Prozesse 2 Beratung und Einführung von SAP-Lösungen (SAP-Entwicklungspartner) 3 Business Prozess Management 4 Entwicklung und Einführung von IT- Lösungen Dienstleistungen jb-x group Dienstleistungsportfolio on mc 3

4 Verantwortliche renommierter Kunden bewerten unsere Arbeit "on mc-mitarbeiter wissen von was sie sprechen. In Projekten beweisen sie immer wieder, Problemlösungen pragmatisch und zielorientiert innerhalb des definierten Budgetrahmens umzusetzen." Vera Meyer-Schneevoigt - Geschäftsführerin Siemens Enterprise Communications GmbH & Co.KG "Wir sind froh, on mc als Partner bei diesem wichtigen Projekt im Boot zu haben. Vor allem die professionelle Herangehensweise, der Fokus auf Datenkonsistenz und die Reaktionsschnelligkeit waren Schlüssel zum Projekterfolg." Florian Schwalm - Direktor Ernst & Young Real Estate GmbH "Wir beabsichtigen die Zusammenarbeit mit on mc zu vertiefen. Neben der Zuverlässigkeit und Professionalität von on mc, hat uns vor allem der partnerschaftliche und flexible Umgang, sowie die hohe Einsatzbereitschaft überzeugt." Gerhard Heynen - Geschäftsführer Leitwerk Consulting GmbH "Wir haben on mc als einen professionellen und verlässlichen Partner kennen gelernt. Wir freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte." Markus Stratmann - Partner bei ARKADIA Management Consultants GmbH 4

5 Agenda Kurzprofil on mc Projektmanagement Lösungsansatz Real Estate Kontaktdaten on management consulting GmbH, ein Unternehmen der jb-x group

6 on management consulting unterstützt mit dem Know-How seiner Mitarbeiter Projekte von Anfang bis Ende Projektphasen Analyse Konzeption Umsetzung Aufgabenpakete Projektmanagement Programm-/Projektmanagement von Großprojekten bei international agierenden Unternehmen Tracking der Kosten-, Zeit- und Qualitätsziele Kosten-/Nutzenrechnung: Konzeption und Darstellung von Business Case Kalkulationen Maßnahmencontrolling und Benefittracking Risikomanagement (Bewertung der Risiken nach Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten) Projekt Management Office (Templates, Projektplanung, Organisation Regeltermine, Tätigkeitslisten) Vorbereitung des Reportings für verschiedene Gremien (Teilnehmer je nach Gremium: Lenkungsausschüsse mit Investor, Vorstand, Geschäftsführung, Gesamtbetriebsrat, Führungskräfte) Vorbereitung und Durchführung von Workshops Change Management: Vorbereitung und Durchführung der zielgruppenspezifischen Kommunikation mit Medieneinsatz (Homepage, Flyer, Plakate, s etc.) Steuerung der Projektbeteiligten und Lieferanten Alle unsere Mitarbeiter erhalten die Ausbildung zum zertifizierten Projektmanager nach IPMA. 6

7 Agenda Kurzprofil on mc Projektmanagement Lösungsansatz Real Estate Kontaktdaten on management consulting GmbH, ein Unternehmen der jb-x group

8 Wir analysieren Ihre Ausgangssituation und entwickeln gemeinsam mit Ihnen einen nachhaltigen Lösungsansatz Ausgangssituation Passt mein Standortkonzept zum Geschäftsmodell? Habe ich alle Optimierungspotenziale im Real Estate-Bereich ausgeschöpft? Habe ich innovative Arbeitsplatzkonzepte im Einsatz? Benötige ich die? Habe ich eine geeignete RE- Organisation und -Prozesse? Wie steuere ich mein Immobilienportfolio? Kenne ich alle relevanten Daten und Informationen? Wie schnell sind die Informationen verfügbar? Weiß ich, wie teuer der Betrieb meiner Immobilien im Vergleich zu anderen ist? Lösungsansatz Erarbeitung eines Standortkonzepts Analyse und Optimierung Flächenauslastung Überprüfung und Einführung von innovativen Arbeitsplatzkonzepten (z.b. Flexible- und Home-Office) Design eines Governance- Modells: Organisation und Standardprozesse, Reporting und Kennzahlenmodell Definition unternehmensweit geltender Richtlinien Einführung von IT-Lösungen Optimierung von Nebenkostenund Serviceverträgen Umsetzung von Energieeffizienz- Maßnahmen Vorteile Klare Verantwortlichkeiten und Rollenverteilung Standards und Richtlinien Moderne bedarfsgerechte Bürowelt Kostenreduzierung (abhängig vom Auftrag) durch: Sinnvolle Standort- Konsolidierung Effizientere Nutzung der Büroflächen Kostengünstigere Standorte Nachverhandlungen Optimierung der Service-/ Nebenkosten Verbesserte Energieeffizienz Verbesserung der Kommunikation Vergleich mit anderen auf Basis von Benchmarkdaten möglich on mc ist GEFMA-Mitglied (German Facility Management Association). 8

9 Unsere Vorgehensweise orientiert sich an einem ganzheitlichen Ansatz zur Optimierung Ihres Corporate Real Estate Managements (CREM) Standortkonzept CAFM-Software Flächen- Management Corporate Real Estate Governance CREM Energieeffizienz Facility- Management Je nach Bedarf unterstützen wir Sie bei der Optimierung aller oder einzelner Module. 9

10 Bei der Umsetzung gehen wir nach unserem CREM-Delivery-Modell vor und binden Partner und Lieferanten ein Kunde, on mc Kunde, on mc, Partner, Lieferanten CREM-Delivery-Modell Projektvorbereitung Umsetzung Analyse Konzeption Kunde, on mc, Partner Kunde, on mc, Partner Rollen im CREM-Delivery-Modell Kunde Leitet und verkauft das Projekt nach innen Stellt Ansprechpartner und Informationen zur Verfügung on mc Unterstützt Kunden beim Projektmanagement mit PM- und Analyse-Knowhow Bündelt und bereitet Informationen auf Erarbeitet Entscheidungsgrundlagen für den Kunden Steuert Partner und Lieferanten Partner Stellt sein Spezial-Knowhow zur Verfügung (z.b. Energieoptimierer, Planungsbüro) Lieferanten Stellt sein Dienstleistungs-Portfolio zur Verfügung während der Projektzeit (z.b. Umzugslieferant, Umbau-Dienstleister) oder dauerhaft (FM- Dienstleister, Anbieter CAFM-Software) 10

11 Unser Lösungsansatz für das Modul Standortkonzept Lösungsansatz Erarbeitung Standortkonzept Analyse des bestehenden Standort-Portfolios Ableitung des Standortkonzepts aus der Unternehmensstrategie/ Geschäftsmodell Durchführung von Business- Case-Kalkulationen Implementierung des Standortkonzepts Erläuterungen Lösungsansatz Analyse Ist-Portfolio: Analyse des gesamten Immobilienportfolios Konsolidierung der Informationen hinsichtlich Gebäudekriterien (Kosten, Qualität) Ableitung Standortkonzept: Strategische Festlegungen zu Standorten hinsichtlich Geschäftsfeldern, Produkten und Kunden, abgeleitet aus der Unternehmenstrategie und dem Geschäftsmodell Definition von Standortkriterien und Mindestanforderungen Business Case: Entwurf einer Stay or Go-Strategie (Standort belassen oder lokal verlagern) auf Basis von Benchmarkdaten Business Case-Kalkulation als Entscheidungsgrundlage (Darstellung Kosteneinsparungen, Investitionen und Amortisation) Zukünftiges Standortportfolio: Lokale Verlagerung von Standorten bei gleicher oder besserer Qualität zu günstigeren Konditionen Anpassung des Standortportfolios Vorteile: Optimiertes Standortportfolio durch sinnvolle Konsolidierung Kosteneinsparungen durch Auflösung von nicht mehr benötigten Standorten Erhöhung der Standortqualität Vergleich mit Dritten 11

12 Unser Lösungsansatz für das Modul Flächen-Management Lösungsansatz Optimierung Flächennutzung Bestandsaufnahme Definition Standards Ermittlung Flächenbedarf Flächenplanung Steuerung Umbau und Umzüge Rückgabe Flächen Nachverhandlung Mietverträge Erläuterungen Lösungsansatz Bestandsaufnahme Dokumentation der Flächenbelegung Flächenanalyse und Aufbau des Controllings Definition Standards Festlegung von Flächenstandards Definition Ausstattung der Einzelarbeitsplätze Flächenplanung Flächenbelegungsanalyse und Identifizierung von Optimierungspotenzial Simulation von verschiedenen Belegungsvarianten Einführung von modernen Büroarbeitsplatzkonzepten (z.b. Flexible Office, Home Office) Steuerung Umbau und Umzüge Vorbereitende Maßnahmen der Umzugsplanung Durchführungsplanung Steuerung der Lieferanten Rückgabe Flächen Anpassung der Flächen in den Mietverträgen Organisation der Flächenrückgabe Nachverhandlung Mietverträge Analyse des Gaps (Vergleich aktueller Mietpreis mit jeweiligen Mietpreisspiegel) Organisation der Verhandlungen Vorteile: Moderne bedarfsgerechte Bürowelt Identifizierte Einsparpotenziale Optimierte Flächenbelegung hinsichtlich: Effizienz Kosten Kommunikationsfluss Optimierte Mietkonditionen Konsolidierte Informationen 12

13 Unser Lösungsansatz für das Modul Facility Management Lösungsansatz Optimierung Betriebskosten Ist-Analyse Definition Service Level Agreements (SLA) Lieferantenanalyse Ausschreibung Facility Services Implementierung FM-Prozesse Betrieb und Tracking Erläuterungen Lösungsansatz Ist-Analyse Analyse der Service- und Nebenkosten Durchführung eines Benchmarkings und Ermittlung des Einsparpotenzials Definition von Service Level Agreements (SLA) Analyse der bestehenden Service-Verträge Definition bzw. Anpassung der SLAs Lieferantenanalyse Analyse der Lieferanten Implementierung einer Single Sourcing- Strategie pro Service (z.b. ein Anbieter für alle Postdienstleistungen) Ausschreibung Facility Services Definition des Umfangs der Ausschreibung Begleitung des Ausschreibungsprozesses (Auswahl der Lieferanten) Implementierung der FM-Prozesse Unterstützung beim Roll-out der FM-Prozesse Betrieb und Tracking Implementierung eines Controllinginstrumentariums Identifizierung von Optimierungspotenzialen (KVP-Prozess) Vorteile: Optimierte Nebenkosten Reduzierter Aufwand im Facility Management Vergleichbare Informationen je Gebäude/je Standort Konsolidierte Informationen als Grundlage für Benchmarks 13

14 Unser Lösungsansatz für das Modul Vertrags-Management Lösungsansatz Vertrags-Management Festlegung der Vertragsstrategie Vertragsplanung Vertragsverhandlung Vertragsgestaltung Vertragscontrolling und -verwaltung Erläuterungen Lösungsansatz Vertragsstrategie Klärung der Unternehmensstrategie Definition des Vertragsziels und Einschätzung der Risiken Vertragsplanung Bestimmung und Bewertung der Planungsfaktoren (z.b. Kündigung, Kaution) Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung Vertragsverhandlung Verhandlungsstrategie Steuerung des Verhandlungsablaufs Vertragsgestaltung Klärung von Aufbau, Gliederung und Struktur des Vertrages Abstimmung des Vertragsinhalts mit dem Management Abschließende Prüfung des Vertrages Vertragscontrolling und -verwaltung Erarbeitung von längerfristigen Maßnahmen, die dazu dienen, Planung und Ist-Zustand miteinander zu vergleichen (Soll-Ist Vergleich), Abweichungen zu messen und Handlungsbedarf abzuleiten Vertragsdokumentation und archivierung Bereitstellung von Datenmaterial und Nachkalkulation Vorteile: Vollständige Verfügbarkeit der Vertragsdokumente Transparenz Vermeidung/Reduzierung von Kosten Übersicht über zeitkritische Vorgänge vermitteln Gewinnung von Entscheidungsgrundlagen 14

15 Unser Lösungsansatz für das Modul Corporate Real Estate Governance Lösungsansatz Aufbau CREG Definition Rollenmodell und RE-Organisation Implementierung Prozessmodell Implementierung von Real Estate-Richtlinien Aufbau Reporting und Reportingprozess Erläuterungen Lösungsansatz Real Estate Organisation und Prozessmodell Definition eines Rollenmodells innerhalb der Organisation Beschreibung der Stellen und Verantwortlichkeiten (zentral und dezentral) Entwicklung eines Prozessmodells (Flächenmanagement, Vertragsmanagement, Genehmigungsprozess Neuanmietung etc.) Zentrales strategisches Flächen- und Portfoliomanagement Implementierung von Real Estate-Richtlinien Definition von Real Estate Policies (z.b. Einzelzimmer, Parkplätze, Flächenstandards) Einheitliche Durchsetzung der von Geschäftsleitung genehmigten Standards Reporting Entwicklung eines Steuerungsinstrumentariums (Managementinformationsystem mit Kosten, SLAs und Kennzahlenmodell) Implementierung eines Reportingprozesses mit den Teilschritten Analyse, Planung, Optimierung und Kontrolle Entwicklung eines integrierten Risikomanagements Vorteile: Industrialisierung der Prozesse Eindeutige Verantwortlichkeiten Bündelung wichtiger Kompetenzen Vereinheitlichung durch Prozesse und Richtlinien Integrierter Steuerungsansatz mit einheitlichen Kennzahlen 15

16 Unser Lösungsansatz für das Modul CAFM Software Lösungsansatz Einführung CAFM-Software Definition IT-Vision Erstellung der fachlichen Anforderungen Softwareauswahl Implementierung der Software Nutzerschulung Erläuterungen Lösungsansatz IT-Vision Betrachtung des Ist-Zustands (z.b. Hardware- Vorgaben, Netzwerkstruktur etc.) Ist-Analyse der Datenverwaltung Fachliche Anforderungen Problem- und Bedarfsanalyse Definition der fachliche Anforderungen Softwareauswahl Grob- und Feinauswahl Vertragsverhandlungen und Auswahl Erstellung eines Pflichtenhefts Implementierung der Software Implementierung und Customizing der Software Definition von Schnittstellen zu Nachbarsystemen Testing Datenmigration von Alt-Systemen Systemabnahme/Freigabe zum Produktivstart Nutzerschulung Erstellung eines Nutzerhandbuchs Durchführung von Anwenderschulungen Vorteile: Konsolidierte und integrierte Informationen Erhöhung der Transparenz Adhoc Reporting Auswertungsmöglichkeiten Grundlage für Benchmarks und Identifizierung von Optimierungspotenzialen 16

17 Agenda Kurzprofil on mc Projektmanagement Lösungsansatz Real Estate Kontaktdaten on management consulting GmbH, ein Unternehmen der jb-x group

18 Kontaktdaten 18

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