Organisationsüberblick Festveranstaltung

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1 Organisationsüberblick Festveranstaltung Zeitrahmen Termin Aufgabe Zuständig -keit erledigt am Bemerkungen 18 Durchführung einer Ist-Analyse der bereits durchgeführten Vereinsveranstaltungen Vorstand Beschluss zur Durchführung der Veranstaltung Durchführung eines Kreativwochenendes zur Ideenfindung Bildung eines Organisationskomittees (OK) Definition der Aufgaben und Verteilung im OK Finanzplan erstellen Entwicklung eines Mottos, Leitbildes für die Veranstaltung Termin und Örtlichkeit auswählen Erscheinungsbild (Logo, Slogan) entwerfen Veranstaltungsgenehmigung einholen Termininformation an örtl. Behörden, Verbände und Presse Werbekonzept erarbeiten Sponsoringkonzept entwickeln Sponsoren akquirieren Zieldefinition und Zielgruppenauswahl Zusammenstellung aller Ideen Mitarbeiter nach Qualifikationen auswählen, ggf. Arbeitsverträge abschließen Festlegung der Kernbereiche, Erstellung des Organigramms Einnahmen- und Ausgabenplanung Umsetzung der Zieldefinition der Veranstaltung Konkurrenzveranstaltun gen beachten, Alternativtermine und - räume auswählen Corporate Design, auf Übersichtlichkeit achten! Gemeinde, ggf. Verband Eintrag in die Veranstaltungskalender Wie, wann, wo soll geworben werden? Kontaktliste erstellen Verträge abschließen Seite 1 von 5

2 Feinplanung Ablaufprogramm Wie soll das Programm aussehen? Bühne, Eingangsbereich, Saalaktionen etc. Medienplan und Kontaktliste Medien erstellen Auswahl und Verpflichtung von Künstlern, Musikern und Moderatoren Entscheidung über die Bewirtungsform treffen Festschrift zusammenstellen Versicherungsfragen abklären Genehmigungen einholen Antrag an GEMA Speise- und Getränkeauswahl treffen Kontrolle des Finanzplans Adressliste der Ehrengäste zusammenstellen Helfer für die Veranstaltung suchen und verpflichten Drucksachen und Werbemittel produzieren lassen Zuschussanträge stellen Einladungen verschicken Kartenverkauf organisieren Helferplanung vornehmen Verträge vorbereiten In Abhängigkeit von den Räumlichkeiten, evtl. mit bestehender Verpachtung Schankerlaubnis, Lotterie, etc. Preisgestaltung bei der Zusammenstellung beachten! Evtl. Korrekturen bzw. Verschiebungen vornehmen Schriftliche Bestätigungen verschicken Plakate, Handzettel, Eintrittskarten, Speisekarten, Werbegeschenke, Programmhefte, etc. Verbände, Gemeinde, Stiftungen, etc. Gäste, Ehrengäste Evtl. Nachfassen bei eingeladenen Personen Helferbesprechung Seite 2 von 5

3 2 1 Monat 2 1 Woche 1 Tag Werbe- und Presseaktionen Fotografen verpflichten Moderationstexte erstellen Kontrolle der Plakate Nachfassen bei Ehrengästen und Presse Pressekonferenz abhalten Proben für Bühnenprogramm im Veranstaltungsraum Telefonlisten aller wichtigen Personen während der Veranstaltung erstellen Mitarbeiterbesprechung (alle) Presseraum einrichten Veranstaltungsgelände, -raum einrichten Infostände, Plakatierung, Verteilung der Handzettel, Anzeigenschaltung, Spannbänder, Gewinnspiele im Radio usw. Unabhängigen Fotografen, der die Bilder macht, die der Verein benötigt (z.b. Sponsorenauftritte) Infos über Akteure, Künstler, Ehrengäste, etc. Verschmutzte oder zerrissene Plakate abnehmen, ggf. Neuplakatierung Wer kommt wirklich? Pressemappen vorbereiten Hausmeister, Techniker, Arzt, etc. Letzte Instruktionen geben, Telefonliste und Namensschilder verteilen Telefon-, - Faxanschluss prüfen (evtl. freischalten lassen), Pressemappen zusammenstellen Tische, Stühle, Dekoration, Beschilderung, Plakatierung, Fahnen, Banner Seite 3 von 5

4 am Veran- staltungstag Abendkasse besetzen Wechselgeld bereithalten, Reservierungsliste der Ehrengast-, Presse- und Sponsorenkarten vorbereiten Kontrolle der werblichen Auftritte der Sponsoren Notausgänge und Rettungswege kontrollieren Bühne und Umkleidekabinen auf Funktion und Sauberkeit prüfen Sind alle zugesagten Leistungen im Veranstaltungsraum umgesetzt (Fahnen, Banden, Bühnenrückwand, etc.)? Sind alle Notausgänge frei zugänglich (auch hinter der Bühne)? Getränke bereitstellen Material- und Gerätebestand kontrollieren Ton- und Lichtanlage checken Anwesenheit der Akteure, Redner und Mitarbeiter überprüfen Öffnung der Veranstaltungsstätte, Einlass Begrüßung der Ehrengäste, Pressevertreter, Sponsoren Sind alle benötigten Musikstücke da? Ggf. Springer einsetzen Begrüßungsteam im Eingangsbereich postieren Individuelle Betreuung Durchführung des Programms Evtl. Abrechnung und Auszahlung der Honorare Je nach Vereinbarung 1 Tag Abbau und Abtransport der Geräte und Materialien Müllentsorgung Plakate abnehmen, Veranstaltungsgelände reinigen usw. 1 bis 2 Schlussabrechnung Schlussanalyse, Dokumentation Pressebericht und Bilder an die Medien versenden An die Medienvertreter, die nicht anwesend waren Seite 4 von 5

5 Bericht für Vereinszeitung und ggf. Internetseite verfassen Bilder vom Fotografen anfordern 2 bis 3 Dokumentation für Sponsoren und Archiv erstellen Dankschreiben an Mitarbeiter, Sponsoren, Presse und Gemeinde versenden Helferparty und Geschenke für OK-Mitarbeiter überreichen Vorstand Seite 5 von 5