Lexware vor Ort. Handbuch. Stand

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1 Lexware vor Ort Handbuch Stand

2 Inhalt 1. Lexware vor Ort Startseite Login Das Portal Veranstaltungsmanager Ihre neuesten Anmeldungen Ihre nächsten Veranstaltungen Eine Veranstaltung erstellen Teilnehmeradministration Teilnehmer bearbeiten Teilnehmer verschieben Teilnehmer kontaktieren Statistiken zur Veranstaltung Ihr Profil Ihr Profil bearbeiten... 18

3 1. Lexware vor Ort 1.1 Startseite 1 Nach Aufruf der Seite unter landen Sie zuerst auf der Startseite von Lexware vor Ort. 2 Die Seite ist generell in drei große Bereiche unterteilt: 1. Header (Kopfbereich) mit Navigation, Bildbereich und Loginfeld 2. Hauptinhalt mit Listen, grafischen und weiterführenden Elementen 3. Fußbereich mit Sekundär- und Social-Media-Navigation 3 3

4 1.2 Login Um sich am Portal anzumelden, öffnen Sie das Anmeldeformular in dem Sie mit der Maus über das Personen-Icon rechts oben in der Navigation fahren. Im hier erscheinenden Formular geben Sie nun Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den entsprechend genannten Link Neues Passwort anfordern oder besuchen Sie die Seite Hierbei ist zu beachten, dass Ihnen das System kein neues Passwort sondern einen einmalig gültigen Anmeldelink schickt. Wenn Sie diesen besuchen werden Sie automatisch am System angemeldet und aufgefordert Ihr Passwort zu ändern. Dieser Link funktioniert aber nur einmal. Alternativ können Sie sich auch über die Seite am System anmelden. 4

5 2. Das Portal Das Portal Lexware vor Ort (LvO) ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungen in verschiedenen Kategorien zu erstellen sowie dessen Teilnehmer zu administrieren. LvO ist für den angemeldeten Benutzer grob in drei Bereiche aufgeteilt: Der Veranstaltungsmanager Ihr Veranstaltungen sowie die dazugehörige Teilnehmeradministration Ihr Profil 5

6 2.1 Veranstaltungsmanager Nach dem Login werden Sie automatisch auf die Startseite des Veranstaltungsmanagers geleitet. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre anstehenden Veranstaltungen, die neuesten Anmeldungen sowie ein paar nützliche Shortlinks und Informationen zu Ihrem Profil. Generell bietet Ihnen das Portal folgenden 5 Möglichkeiten Eine Veranstaltungen anlegen Eine bestehende Veranstaltung bearbeiten Eine bestehende Veranstaltung löschen Teilnehmer einer Veranstaltung bearbeiten Ihr Profil bearbeiten Viele der oben genannten Aktionen sind über das Dropdown Menü unter Veranstaltungsmanager oder über Portlets auf der Startseite des Veranstaltungsmanagers erreichbar. Hinzu kommen noch weitere Informationen wie z.b. Ihr persönlicher RSS Feed zum Einbetten auf Ihrer Website oder ein Link auf Ihre Profilseite, wo Ihre Kontaktdaten und Veranstaltungen angezeigt werden. 6 Weiter unten erscheinen zwei Tabellen. Zum einen die neuesten Anmeldungen zum anderen Ihre nächsten Veranstaltungen.

7 2.1.1 Ihre neuesten Anmeldungen Diese Tabelle liefert Ihnen eine Übersicht über die letzten Anmeldungen zu Ihren Veranstaltungen. Hierüber können Sie einen Teilnehmer direkt bearbeiten löschen dessen Teilnahme absagen Allgemeiner Hinweis: Die zwei wiederkehrenden Icons haben immer die gleiche Bedeutung: Icon Stift = bearbeiten Icon Kreuz = löschen Der Zustand einer Teilnahme ist direkt nach der Anmeldung Complete. Sollten Sie oder der Teilnehmer (TN) absagen, wechselt der Zustand auf den Wert Canceled. Der TN wird dann in Listen immer noch aufgeführt. Aber seine Teilnahme belegt keinen (Teilnehmer-)Platz mehr. Wird der TN hingegen gelöscht, ist er vollständig aus dem System entfernt und kann auch nicht mehr wiederhergestellt werden. 7

8 2.1.2 Ihre nächsten Veranstaltungen Diese Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über Ihre anstehenden Events. Außerdem erhalten Sie einen kurzen Einblick in die Veranstaltung, wie z.b. die Anzahl der noch freien Plätze, die Kategorie, Ort und Zeit. Wie bei der Tabelle zu den letzten Anmeldungen (s ) gibt es auch hier eine Spalte Aktionen. Neben den beiden bekannten Icons Stift und Kreuz kommen noch folgende Icons hinzu Balkendiagramm = Statistik zur Veranstaltung anzeigen Person = Alle Teilnehmer der Veranstaltung anzeigen 8

9 2.2 Eine Veranstaltung erstellen Unter dem Menüpunkt Veranstaltungsmanager > Veranstaltung hinzufügen können Sie eine neue Veranstaltung erstellen. Die meisten der hier vorhanden Felder erklären sich von selbst. Von daher werden hier nur kurz die Besonderheiten erwähnt. Lexware VA Kategorie Abhängig von der hier ausgewählten Kategorie wird zusätzlich zu Ihrer Beschreibung eine Standardbeschreibung aus dem System geladen. Diese erscheint oberhalb des Feldes Beschreibung. Kategorien können auch zeitlich begrenzt sein. In der Kategorie Sommertour können Sie z.b. nur Veranstaltungen erstellen welche im Zeitraum (Stand Juni 2015) stattfinden. Beschreibung Hier können Sie Ihre Beschreibung zum Event erstellen. Ein einfacher Rich-Text-Editor soll sie hierbei unterstützen. 9

10 Adresse Bedenken Sie bei der Eingabe der Adresse, dass das System versucht, über Google Geocoder diese in Geodaten umzuwandeln, damit diese später auf der Google Map dargestellt werden kann. Versuchen Sie von daher möglichst eine Adresse einzugeben, welche von Google erkannt wird. Ein gutes Beispiel hierfür wäre: Veranstaltungsort / Firma: NürnbergConvention Adresszusatz: Saal Straße / Nr.: Messezentrum 1 PLZ / Ort: Nürnberg Zeitraum Beachten Sie bei diesem Feld, dass der Endzeitpunkt nach dem Startzeitpunkt liegen muss. Außerdem kann es wie oben erwähnt durch die Auswahl einer bestimmten Kategorie sein, dass die Veranstaltung in einem bestimmten Zeitraum liegen muss. Nach dem erfolgreichen Erstellen einer Veranstaltung landen Sie auf dessen Detailseite. Hier können Sie noch einmal überprüfen, ob alles zu Ihrer Zufriedenheit dargestellt wird. Sollten Sie noch Änderungswünsche haben können Sie die Veranstaltung einfach über den Butten Bearbeiten wieder im Bearbeitungsmodus öffnen. Ebenfalls in dieser Reiter-Leiste befinden sich die weiteren Aktionen welche in Bezug auf eine Veranstaltung ausgeführt werden können. 10

11 2.3 Teilnehmeradministration Unter dem Reiter Teilnehmer verbirgt sich die Teilnehmeradministration. Hier wird eine Tabelle von allen Teilnehmern der Veranstaltung dargestellt. Über die Icons kann ein einzelner TN bearbeitet (Stift), gelöscht (Kreuz) oder dessen Teilnahme abgesagt werden (Stopp). Ebenso kann die aktuelle Liste über den Button CSV als CSV-Datei exportiert werden. 11

12 2.3.1 Teilnehmer bearbeiten Über dieses Formular können Sie einen einzelnen TN bearbeiten sowie dessen Zustand setzen (Complete = nimmt teil, Canceled = Teilnahme abgesagt). Beachten Sie hierbei aber, dass eine Aktualisierung der Daten auch automatisch einen Versand an den TN auslöst, um ihn über die Aktualisierung zu informieren. 12

13 2.3.2 Teilnehmer verschieben Nach Auswahl eines oder mehrerer Teilnehmer können diese verschoben werden. Hierzu öffnen Sie das Dropdown Wählen Sie eine Aufgabe und aktivieren den Punkt Teilnehmer verschieben. Nach Klick auf Ausführen werden Sie auf die nächste Seite weitergeleitet, wo Sie die Veranstaltung auswählen in welche die TN verschoben werden sollen. Nach der Auswahl gelangen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. 13

14 Im letzten Schritt werden Ihnen die ausgewählten Daten noch einmal zur Überprüfung vorgelegt. Durch Klick auf den Button Bestätigen wird die Verschiebe-Aktion ausgeführt und die TN im Hintergrund über diese Aktion per Mail informiert. Nach erfolgreicher Durchführung landen Sie wieder auf der TN-Liste der Veranstaltung. 14

15 2.3.3 Teilnehmer kontaktieren Der Button Mail an Teilnehmer öffnet ein Formular welches die Möglichkeit bietet, alle TN einer Veranstaltung per Mail zu kontaktieren. Hierzu füllen Sie einfach Betreff und Nachricht aus und senden die Nachricht über den Button Senden ab. 15

16 2.4 Statistiken zur Veranstaltung Über den Reiter Statistik erhalten Sie eine kleine grafische Darstellung der TN-Daten dieser Veranstaltung. Darunter erscheint die gleiche Statistik noch einmal. Hierbei werden aber die Daten aller TN Ihrer Veranstaltungen genutzt. Bitte beachten Sie: Es werden sowohl TN im Zustand Complete als auch Canceled in die Statistiken einbezogen. 16

17 2.5 Ihr Profil Über den Menüpunkt Veranstaltungsmanager > Ihr Profil oder den Aufruf der URL können Sie Ihr eigenes Nutzerprofil einsehen. Hier werden außerdem alle Ihre anstehenden Events aufgelistet. 17

18 2.5.1 Ihr Profil bearbeiten Über den Reiter Bearbeiten öffnen Sie Ihr Profil zum Bearbeiten. Hier können Sie Ihre Daten ändern sowie ein Profilbild hinzufügen oder Ihr Passwort ändern. Bitte beachten Sie folgendes: Um Ihre Adresse oder Ihr Passwort zu ändern, müssen Sie zur Bestätigung Ihr aktuelles Passwort eingeben. Bei der Eingabe Ihrer Website (Feld URL) muss die URL immer mit beginnen. Ansonsten erkennt das System diese nicht als externe URL an und erzeugt einen internen Link. 18

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