OXtender für SugarCRM Benutzerhandbuch

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1 OXtender für SugarCRM Benutzerhandbuch

2 Seite 2 Anleitung für DIGITEC SugarOXtender 1. Anmelden an Open-Xchange Nach dem Anmelden an Open-Xchange erscheint die gewohnte Oberfläche mit zusätzlichen Erweiterungen durch den SugarOXtender. Hinweis: die Screenshots wurden mit englischer Spracheinstellungen und Beschreibungen erstellt. Mit der Erweiterung wird die Möglichkeit zur Synchronisation von bestimmten Ordnern und zum Export von s geboten. Weiterhin gibt es einen neuen Button, mit dem die Synchronisation per Hand gestartet werden kann. Die Bezeichnungen der Ordner können sich je nach Installation und Einrichtung des SugarOXtender unterscheiden.

3 2. Seite 3 Grundlage zur Synchronisation Die Synchronisation unterscheidet sich, je nachdem welche Inhalte synchronisiert werden sollen. 2.1 Bidirektionale Synchronisation Die Synchronisation findet bidirektional statt für: Accounts Contacts Leads 2.2 Unidirektionale Synchronisation von Open-Xchange nach SugarCRM Diese Inhalte werden von Open-Xchange nach SugarCRM exportiert: 2.3 Unidirektionale Synchronisation von SugarCRM nach Open-Xchange Diese Inhalte können nur auf der Seite von SugarCRM bearbeitet werden und werden in Open-Xchange dargestellt. Meetings SyncMessages Tasks Calls

4 3. Seite 4 Konfiguration in Open-Xchange Sie müssen zunächst Ihre Logindaten für SugarCRM eintragen und dann die entsprechenden Ordner unter Open-Xchange anlegen oder auswählen, die mit SugarCRM synchronisiert werden sollen. 3.1 Zugangsdaten zum SugarCRM eintragen Die Zugangsdaten werden unter Einstellungen SugarCRM eingetragen. Bitte dort folgende Zugangsdaten eintragen: URL: URL Ihrer SugarCRM Installation Username: Benutzername Ihres SugarCRM Benutzers Password: Das Passwort Ihres SugarCRM Benutzers Use MD5: Klartext oder MD5-gehashtes Passwort, je nach Konfiguration von SugarCRM. Im Normalfall handelt es sich um MD5-gehashte Passwörter. Danach die Verbindung mit dem Button Test testen. Bei einem Fehler die obengenannten Daten prüfen.

5 3.2 Seite 5 Synchronisationordner anlegen Es müssen unter Open-Xchange mehrere Ordner angelegt werden. Als erstes wird ein Hauptordner SugarCRM angelegt und unterhalb dieses Ordners werden die Synchronisationsordner angelegt: SugarCRM (Type: Contacts) Accounts (Type: Contacts) Contacts (Type: Contacts) Leads (Type: Contacts) Meetings (Type: Calendar) SyncMessages (Type: Tasks) Tasks (Type: Tasks) Diese Struktur und die Ordnernamen sind nur ein Vorschlag, der SugarOXtender kann auch mit anderen Ordnernamen umgehen.

6 3.3 Seite 6 SugarOXtendereigenschaften festlegen Einen Ordner mit der rechten Maustaste auswählen. Aus dem Popup Menü Edit SugarOXtender subscribtion auswählen. Eine Ausnahme bildet der Ordner SyncMessages. Bei diesem Ordner muss SugarOXtender Sync-Message-Folder ausgewählt werden und die nächsten Schritte sind nicht erforderlich. Es erscheint ein Fenster, in dem das SugarCRM Modul ausgewählt werden muss. Das Programm zeigt nur die relevanten Module an. Subscribe to SugarCRM und das entsprechende SugarCRM Module muss ausgewählt sein.

7 3.4 Seite 7 Ordner SyncMessages Im diesen Ordner werden Meldungen über Konflikte gespeichert, die beim Synchronisieren entstehen. Ein Konflikt entsteht z.b. wenn Personendaten erst unter SugarCRM und anschließend unter Open-Xchange bearbeitet werden bevor die Änderungen aus SugarCRM synchronisiert wurden. In der Meldung wird das Feld beschrieben, welches einen Konflikt verursacht. Sie können den Kontakt in SugarCRM oder Open-Xchange suchen und bearbeiten, um den Konflikt zu beheben.

8 4. Seite 8 SugarCRM Kontaktdaten Die Kontaktdaten von SugarCRM werden mit dem entsprechenden Open-Xchange Ordner synchronisiert, den der Anwender ausgewählt hat. Wir werden als Beispiel den Ordner Leads verwenden. 4.1 Daten synchronisieren Sie können jederzeit eine neue Synchronisation per Hand starten. Gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie den gewünschten Ordner, im Beispiel Leads, aus. Wählen Sie den Reiter New aus. Es gibt dort zwei neue Eintragungen. Sync now ist für alle Benutzer sichtbar, während Reset Directional-Sync nur Administratoren angezeigt wird. Durch Auswahl des Buttons Sync now wird die Synchronisation gestartet. Die Datensätze werden in beide Richtungen synchronisiert. Wurde ein Datensatz unter OpenXchange sowie unter SugarCRM geändert, so wird der neueste Datensatz berücksichtigt und synchronisiert. Reset Directional-Sync dient zum Erstsynchronisation. Alle bestehenden Datensätze im Open-Xchange Ordner werden gelöscht und die kompletten Datensätze aus SugarCRM werden importiert. 4.2 Kontaktdaten bearbeiten Um die Daten unter SugarCRM zu bearbeiten gibt es zwei Möglichkeiten. Öffnen Sie das Menü mit der rechten Maustaste und wählen Sie Edit in SugarCRM aus oder klicken Sie auf Symbol von SugarCRM in der oberen rechten Ecke.

9 Wählen Sie eine Möglichkeit aus. Bei Kalender und Tasks verfügbar. Seite 9 ist nur das Kontext Menü Wenn Sie noch nicht beim SugarCRM angemeldet sind erscheint die Anmeldemaske. Bitte melden Sie sich hier mit Ihrem Benutzername und das Passwort an. Nach dem Anmelden erscheint die gewünschten Kontaktdaten. Sind Sie schon angemeldet erscheinen die Daten sofort, es ist keine neue Anmeldung erforderlich. Die Kontaktdaten können bearbeitet werden und sind mit der nächsten Synchronisation auch im Open-Xchange aktualisiert. Oder Sie können die Kontaktdaten auch direkt in Open-Xchange editieren. Die Änderungen werden durch die Open-Xchange Push API fast sofort ins SugarCRM synchronisiert.

10 5. Seite 10 exportieren Sie können s zur einen Kontaktperson exportieren. Wählen Sie eine oder mehrere s aus, die exportiert werden sollen. Wählen Sie Export to SugarCRM aus dem Kontextmenü oder aus der Navigation aus und um welche Kontaktart es sich handelt (Accounts, Contacts, Leads oder Opportunities).

11 Seite 11 Es erscheint eine Auswahl an Leads. Wählen Sie einen Lead aus und klicken Sie Okay, damit die s nach SugarCRM exportiert werden. Zur Performancesteigerung werden die Einträge gecached. Wenn ein neu erstellter Eintrag noch nicht mit angezeigt wird, klicken Sie auf Reload List um die Einträge zu aktualisieren.

12 Seite 12 Wenn Sie den Lead in SugarCRM aufrufen, so sind die s unter History anzutreffen.

13 6. Seite 13 Meetings und Tasks Die Meetings und Tasks können nur auf der Seite von SugarCRM bearbeitet werden. Werden die Datensätze unter Open-Xchange bearbeitet, so werden bei der nächsten Synchronisation die Änderungen überschrieben. Die Sync Now und Reset Directional-Sync Buttons im Reiter New von Kalendar und Aufgaben Ordnern funktionieren analog zu den für die Kontaktdaten (siehe 4.1). 7. DIGITEC OXtender for SugarCRM - Inspector Den Inspector erreichen Sie über den Menüpunkt SugarOXtender Inspector, den Sie über das Hilfemenü (Fragezeichen rechts oben) erreichen. Der Inspector liefert wertvolle Informationen zum Thema SugarOXtender, JAVA und zum OX Server.

14 Seite 14 Es dauert einen Moment bevor der Inspector erscheint. Das liegt daran, das der Inspector mehrere Test durchführt. Die Test geben Auskunft, ob es Fehler zwischen den verschiedene Komponente gibt.

15 Autor: DIGITEC GmbH Johannes-Brahms-Platz Hamburg Tel. 040 / Fax 040 / Ansprechpartner Bernd Strebel (Durchwahl -115) Seite 15 DIGITEC GmbH - Stand:

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