SAM Business Process Workflow

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1 Let s talk Business vom Antrag zur Berechtigung Geringere Fehleranfälligkeit und schnellere Duchlaufzeiten für die Erteilung von Berechtigungen Einhaltung gesetzlicher Regularien Schutz vor Compliance-Verletzungen

2 Management Summary: Führen und geführt werden Gerade zum Thema Berechtigungsvergabe, Berechtigungsentzug und Berechtigungsänderung gewinnen business-orientierte Genehmigungsworkflows rasant an Bedeutung. Denn: Die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter die richtigen Zugangsberechtigungen zur richtigen Zeit besitzen, ist nicht zuletzt auf Grund von gesetzlichen Regularien in den Fachabteilungen angekommen. Was muss ein Genehmigungs-Workflow bieten, um die involvierten Akteure in den Fachabteilungen zu überzeugen? Der ideale Workflow spricht die Sprache des Endanwenders sowohl die Landessprache als auch die Business Sprache. wird vom Endanwender von der ersten Benutzung an als Entlastung und nicht als Belastung wahrgenommen. führt den Endanwender intuitiv durch den Prozess und lässt ihm bei aller Statik jedoch Freiheiten. beherrscht die Gratwanderung zwischen Standardisierung auf der einen und Flexibilität auf der anderen Seite. Der SAM Business Process Workflow von Beta Systems ist dieser ideale Genehmigungsworkflow! Ein wichtiger Beweis hierfür, ist die hohe Akzeptanz in den Fachabteilungen unserer Kunden. Denn nur im reibungsfreihen produktiven Einsatz können nach stehende Wertschöpfungs- und Nutzenpotentiale eines Workflows realisiert werden: Effizienz: Transparenz: Kontrolle: Einheitliches Verständnis der Berechtigungsprozesse führt zu geringerer Fehleranfälligkeit und schnelleren Duchlaufzeiten Einhaltung von gesetzlichen Regularien Schutz vor Compliance-Verletzungen Let it flow! Was sind die grundlegenden Vorteile eines Berechtigungsworkflows? Bei immer wiederkehrenden und gleichartigen Arbeitsabläufen erhöht der Einsatz eines Workflows in der Regel die Effizienz, die Transparenz und die Kontrolle von klar definierten Prozessen. Beim Einsatz eines Workflows speziell zur Berechtigungsverwaltung kommt noch ein bedeutender Aspekt hinzu: Dieser Workflow verbindet die IT mit dem Fachbereich. Er dient als Dolmetscher (IT Business sowie Business IT) und schafft einfache und für alle Akteure verständliche Arbeitsabläufe. Regeln Sie die Ausnahmen! SAM Business Process Workflow auf einen Blick Prozessorientierte Verwaltung von Mitarbeitern und Ressourcen Beantragung von Änderungen der Berechtigungen für Mitarbeiter (z.b. eine zusätzliche Berechtigung) mittels Workflow Beantragung der Erfassung und Einrichtung externer Mitarbeiter Genehmigungen erfolgen innerhalb eines intelligenten mehrstufigen Prozesses Übersicht und Dokumentation aller Beantragungsschritte Beantragung von zusätzlichen IT- Ressourcen (z.b. Hardware, Software) 2

3 Die richtigen Personen bekommen zur richtigen Zeit auf nachvollziehbare Weise die richtigen Berechtigungen. Compliance Einhaltung von Compliance-Richtlinien Schutz vor Compliance Verletzungen / Segregation of Duties Lückenlose Dokumentation vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten Reduzierung der Kosten für Compliance Prozessoptimierung Vollautomatische Umsetzung nach der letzten Genehmigung Vorgefertigte Templates für Berechtigungsanträge Frei konfigurierbare IT bezogene Workflowsanträge (Software, Hardware) Höchste Flexibilität bei gleichzeitiger Prozessicherheit Endanwender/ Fachabteilung Hohe Akzeptanz durch eine einfache und intuitive Bedienung Frontend für den Endanwender in den Fachbereichen in 12 Sprachen verfügbar Übersetzung von IT in Fachlichkeit Eskalation, Delegation und Ad-hoc-Änderungen führen zu kurzen Durchlaufzeiten Endanwender sehen jederzeit den Status ihrer Anträge (individuelles Tracking) Moderner Berechtungsworkflow mit einem Höchstmaß an Flexibilität Worin liegen die Anforderungen an moderne Berechtigungsworkflow-Systeme? Ein Workflow standardisiert gleichartige Arbeitsabläufe. Es gibt normalerweise eine Vielzahl von statischen Anträgen und vordefinierten Genehmigungsstufen. Trotz dieser Statik muss der Workflow ein Höchstmass an Flexibilität bieten, um möglichst vielen Situationen im täglichen Geschäftsbetrieb gerecht zu werden. Schließlich sind gerade die Ausnahmen, die Eskalationen und die Sonderfälle die bekannten «Zeitfresser». Bildung von Ad-hoc-Workflows Über den SAM Business Process Workflow werden diese Ausnahmeprozesse durch intelligente Eskalation, Delegation und nicht zuletzt durch die Möglichkeit von Ad-hoc-Änderungen während der Laufzeit gesteuert. Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ermöglicht einen beschleunigten und praxisnahen Einsatz. Der Arbeitsfluss wird durch Besonderheiten oder Fehlerquellen nicht unterbrochen, sondern lösungsorientiert fortgesetzt. Gleichzeitig entsteht durch die selbstmitlaufende lückenlose Dokumentation die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten. 3

4 Geschäftsprozessoptimierung Mit dem SAM Business Process Workflow gewinnen Sie Kontrolle und Transparenz über Ihre Geschäftsprozesse zum Thema Berechtigungsmanagement. Die verantwortlichen Akteure haben die Möglichkeit, in der Prozessübersicht alle Aktivitäten zu sehen und gegebenenfalls einzugreifen. Prozesse können so wesentlich besser gesteuert und kontrolliert werden, zugleich führt die digitale Abbildung der Prozesse zur Verkürzung der Durchlaufzeiten. Mithilfe von Eskalationsregeln können definierte Zeiträume für die Bearbeitung von Aufgaben festgelegt und Termine durch -Benachrichtigungen gesichert werden. Jeder Vorgang wird mitgeschrieben und verbessert damit die Dokumentation ohne zusätzlichen Aufwand. Neue Aufgaben sowie Vorgänge werden den Mitarbeitern automatisch per mitgeteilt. Der Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten wird deutlich verbessert und somit auch die Prozessqualität optimiert. 4

5 Eskalationsregeln/ SLAs Zusätzliche Beliebige Ad-hoc- Datenquellen Prozessübersicht Genehmigungs- Rückfragen Änderungen/ Delegation stufen Fragen Stellvertreterregelung Anforderungen im Workflow Management mit SAM BPW Heutzutage stellt der Workflow von IAM-Systemen in vielen Unternehmen einen unverzichtbaren Baustein in der Compliance-Policy dar. Die durch Workflow- Systeme gewonnene Prozesssicherheit, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sowie Flexibilität und Leistungsfähigkeit der Workflow-Systeme sind aus heutigen IT-Konzeptionen nicht mehr wegzudenken. Prozeßübersicht Transparenz Jeder Prozessschritt wird übersichtlich dokumentiert und damit für Revision/Audit optimal auswertbar Beliebige Genehmigungsstufen n-augenprinzip Es können beliebige Genehmigungsstufen eingebunden werden. Diese können sich z.b. nach Hierarchie oder Querschnittsfunktionen richten. Stellvertreterregelung Einrichten von Stellvertretern, z.b. für die Urlaubszeit. Eskalationsregeln / SLAs Hierbei ist eine genaue Definition von Bearbeitungszeiträumen möglich. Bei Überschreitung bzw. anderen SLA-Verletzungen werden regelbasiert Folgeaktivitäten angestoßen. Rückfragen Rückfragemöglichkeiten an den Antragsteller bzw. Genehmiger schaffen Klarheit. Alle Fragen und Antworten werden Bestandteil des Workflow-Prozesses und somit revisionssicher dokumentiert. Ad-hoc-Änderungen / Fragen Die Möglichkeit, Fragen an beliebige in den Prozess involvierte Akteure zu stellen, beschleunigt und vereinfacht das Verfahren gerade bei komplexen Fragestellungen. Alle Fragen und Antworten werden Bestandteil des Workflow-Prozesses und somit revisionssicher dokumentiert. Delegation Jederzeit können Arbeits- bzw. Genehmigungsschritte an vorher definierte oder beliebige Personen delegiert werden. Zusätzliche Datenquellen Informationen aus weiteren Datenquellen können in Prozesse eingebunden werden. Zum Beispiel erfolgt ein Zugriff auf die Urlaubsdatenbank, um zu prüfen, ob die beteiligte Genehmiger überhaupt verfügbar sind. Eine auf den Prozessbeteiligten zugeschnittene kann zu jeder Zeit versandt werden. Z.B. kann ein Genehmiger per gebeten werden, einem Eilantrag zuzustimmen. Hierzu findet er in seiner einen Link über den er direkt in den entsprechenden Antrag geleitet wird. 5

6 Screenshot des grafischen Workflow designs der SAM Business Process Workflow ist hierbei so aufgebaut, dass auch Anwender ohne Programmier kenntnisse in der Lage sind, Prozesse abzubilden und darin Aktivitäten zu gestalten bzw. zu bearbeiten. Perfektes Zusammenspiel: SAM Enterprise und SAM Business Process Workflow Einfache Verwaltung der Workflow- Akteure mit SAM Enterprise Berechtigungen für den Workflow über SAM Enterprise regel- und rollenbasiert verwalten Vollautomatische Ausführung nach dem letzten Genehmigungsschritt Übersichtliche Verwaltung der Workflow-Manadanten in SAM Enterprise Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen hat folgende Policy zur Berechtigungsverwaltung eingeführt: Der Abteilungsleiter ist in der Regel der Genehmiger bezüglich aller Anträge. Abhängig von der Abteilungszugehörigkeit des Antragsstellers, wird somit der passende Genehmiger dynamisch ermittelt. Hierzu dienen die in SAM Enterprise hinterlegten Organisationsdaten, Regeln und gegebenfalls Rollen. Eine weitere Policy könnte lauten: Der Eigentümer der Ressourcen (z.b. der Berechtigung, der Rolle) muss bei bestimmten Anträgen zusätzlich zustimmen (6-Augen Prinzip). Abhängig von der Berechtigung wird dieser zusätzliche Genehmigungsschritt automatisch an den Eigentümer der Ressource geschickt. Das Einrichten der Berechtigungen der Workflow-Akteure Abteilungsleiter sowie Ressourcengenehmiger basiert auf den Informationen aus SAM Enterprise. Stimmen beide Akteure dem Antrag zu, wird dieser vollautomatisch durch SAM Enterprise in allen angeschlossenen Systemen umgesetzt. 6

7 Workflow als wichtiger Bestandteil von Identity Access Governance Governance im Berechtigungsmanagement auch als Access Governance bezeichnet bedeutet die Übernah me von mehr Verantwortung durch die Fachabteilun gen zur Absicherung wichtiger Geschäftsressourcen. Die Überwachung der Zugriffaktivitäten der Mitarbeiter im Unternehmen wird bereits bei der Freigabe von Zugriffs berechtigungen und durch die regelmäßige Überprüfung (Rezertifizierung) vorhandener Rechte strenger kontrolliert. Beta Systems bietet mit dem Business Process Workflow eine Vielzahl workflowge stützter Antrags- und Genehmigungsprozeduren und schafft damit höchste Transparenz und Kontrolle über GRC-relevante Security- Prozesse. Access Governance verlagert die Verantwortung und Entscheidungsbefugnis zur Vergabe von Zugriffsrechten in die Fachabteilungen. Der Business Process Workflow der Beta Systems Software AG stellt einfache, geschäftsorientierte Prozesse bereit, mit denen sich leistungsfähige und revisionssichere Anforderungsworkflows implementieren lassen. Der «Need to know»-grundsatz und mehrdimensionale Genehmigerstrukturen können für Anforderungsprozesse bis auf die Ebene einzelner Benutzer hinuntergebrochen werden. Darüberhinaus hat Beta Systems sein Portfolio um Access Intelligence-Lösungen «Garancy Access Intelligence Manager» erweitert, mit denen zu jedem Zeitpunkt businessorientierte Bewertungen, Analysen und Reports transparente Auswertungen über die vergebenen Mitarbeiter Berechtigungen ermöglicht werden. 7

8 Let s talk Business Vom Antrag zur Berechtigung Compliance Einhaltung von Compliance-Richtlinien Schutz vor Compliance Verletzungen / Segregation of Duties Lückenlose Dokumentation vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten Reduzierung der Kosten für Compliance Prozessoptimierung Vollautomatische Umsetzung nach der letzten Genehmigung Vorgefertigte Templates für Berechtigungsanträge Frei konfigurierbare IT bezogene Workflowsanträge (Software, Hardware) Höchste Flexibilität bei gleichzeitiger Prozessicherheit Endanwender/ Fachabteilung Hohe Akzeptanz durch eine einfache und intuitive Bedienung Frontend für den Endanwender in den Fachbereichen in 12 Sprachen verfügbar Übersetzung von IT in Fachlichkeit Eskalation, Delegation und Ad-hoc-Änderungen führen zu kurzen Durchlaufzeiten Endanwender sehen jederzeit den Status seines Antrages (individuelles Tracking) Beta Systems ist ein führender Software Anbieter für IT-Benutzer-Management, Data-Center Management, Compliance- Lösungen und Dokumentenmanagement. 50% der größten europäischen Banken sichern ihre Geschäftsprozesse mit Lösungen von Beta Systems ab. 7 der 10 größten europäischen Versicherungsgruppen setzen Lösungen von Beta Systems ein. Wir entwickeln hochwertige Softwareprodukte und -lösungen für die automatisierte Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenmengen. Die Produkte und Lösungen dienen der Prozessoptimierung, führen zu einer verbesserten Sicherheit und sorgen für mehr Agilität in der IT. Unsere Lösungen gewährleisten Aspekte in Bezug auf Berechtigungsmanagement zur Erfüllung von geschäftlichen Anforderungen zu Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität. Immer wieder wird Beta Systems von großen Ver sicherungsgruppen als bevorzugter Lösungsanbieter für ihre IT-Infrastruktur ausgewählt. Unternehmens weite Installationen sind vielfach seit vielen Jahren aktiv im Einsatz. Beta Systems verfügt über mehr als 25 Jahre praktische Erfahrung mit über Kunden weltweit. Alt-Moabit 90d Berlin Phone (0) Fax (0) Beta Systems Software AG, Alle Rechte vorbehalten. Alle im Text erwähnten Produktnamen der Beta Systems Software AG sowie die entsprechenden Logos sind Marken des Unternehmens in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Namen von Produkten und Dienstleistungen anderer Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch für die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Aussagen stellen keine Zusicherungen, Gewährleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Die Beta Systems Software AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. SAM_BPW_V2_BB_DE 2012

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