White Paper. Vom konventionellen Papierformular zum automatischen Workflowsystem - Vorgehensweise Workflowumsetzung mit VDoc Process

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1 White Paper HCM CustomerManagement GmbH Vom konventionellen Papierformular zum - Vorgehensweise Workflowumsetzung mit VDoc Process Dipl-Ing. Hans-Helmut Kümmerer

2 Vorwort In vielen Unternehmen gibt es - trotz großer digitaler Umbrüche in den letzten Jahren - noch immer papiergebundene Formulare. Projektanträge, Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge, Beschaffungsanträge und sonstige für Unternehmen überlebenswichtige Formulare werden manuell gehandhabt. Auch alltägliche Prozesse und Ablaufpläne sind oft nur unzureichend dokumentiert, teilweise gibt es keinerlei schriftliche Festlegung eines Prozesses. Dass dies weder im Sinne eines zukunftsorientierten Unternehmens, noch wettbewerbsfähig ist sickert langsam in viele Unternehmensbereiche. Zudem schreibt der Gesetzgeber für viele Abläufe eine Nachweispflicht der Dokumentation der Prozesse und der Inhalte vor. Elektronische und automatisierte Workflowsysteme fassen langsam Fuß in verschiedensten Branchen. Sie schaffen nicht nur einen transparenten und jederzeit nachvollziehbaren Prozessablauf, sie beschleunigen und verschlanken bisherige Abläufe auch deutlich. Verantwortlichkeiten werden klar geregelt, und Doppelarbeiten oder unklare Verhältnisse gehören der Vergangenheit an. Das Suchen, Finden und Bearbeiten von Dokumenten wie etwa Anträgen verläuft erheblich schneller. Wenn auch Sie sich entschieden haben, in Ihrem Unternehmen ein Workflowsystem zu implementieren, stellt sich oftmals die Frage: Wie wird aus meinen manuellen Papierformularen und Ablaufplänen ein elektronisches und automatisches Workflowsystem? Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen kurzen und verständlichen Einblick darüber, wie existierende Ablaufpläne sowie Formulare mittels des Workflow-Moduls VDoc Process elektronisch abgebildet werden können.

3 Teil 1 Was ist ein Workflow? - Versuch einer Begriffsdefinition und -erklärung

4 Was ist ein Workflow? Versuch einer Begriffsdefinition Dem Begriff des Workflows kann man sich nähern, indem man sich die Übersetzung des neudeutschen Workflows ansieht: Ein Workflow ist ein Arbeits-Fluss, sprich ein Arbeitsablauf. Jedes Unternehmen, ob es sich dessen bewusst ist, oder nicht, besitzt zahlreiche Arbeitsabläufe. Meist werden sie von den Anwendern als solche nicht erkannt, da vielleicht das Bewusstsein oder die Sensibilisierung dafür fehlt. Diese Arbeitsabläufe (= Prozesse) können simpel sein, z.b. der in jedem Unternehmen bestehende Urlaubsantrag, oder auch höchst komplex wie etwa das Beschwerdemanagement. Doch auch ein simpler Prozess sollte festgelegt sein. Fehlt diese Festlegung, handhabt jeder Mitarbeiter - um bei diesem Beispiel zu bleiben - den Urlaubsantrag auf seine eigene Art und Weise. Dadurch kann es zu Unklarheiten, Fehlern und Missverständnissen kommen. Dies beansprucht auf Dauer Zeit und Nerven der Mitarbeiter, benötigt Aufmerksamkeit, die woanders besser genutzt werden könnte und die Weiterleitung und Suche nach den Vorgängen und deren Bearbeitungszuständen kostet schlichtweg Geld. Dieser Prozess verläuft demnach nicht stabil und gleichmäßig, sondern stockt und sorgt für Probleme. Hier kommt der Workflow ins Spiel. Unter Workflow versteht man die Automatisierung und Systematisierung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von elektronischen Lösungen. Workflowmanagement-Systeme sind somit Softwarelösungen, die die Bearbeitung von Arbeitsprozessen elektronisch unterstützen. Sie steuern, synchronisieren und kontrollieren unterschiedliche Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass Aufgaben in einer vorher definierten Reihenfolge bearbeitet werden, und liefern dem Mitarbeiter zentral alle für die Bearbeitung einer Aufgabe relevanten Daten. Workflowmanagement umfasst auch Workflow: die im Vorfeld stattfindende Modellie- Die Automatisierung und Systematisierung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von elektronischen Lösungen. rung und Workflowmanagement: Die Koordination und Kontrolle von Workflows Workflowmanagement-Systeme: Softwarelösungen, die die Bearbeitung von Arbeitsprozessen elektronisch unterstützen; Anwendungssystem, welches das Management von Workflows unterstützt Spezifikation eines Workflows. Ein Workflow garantiert also einen kontrollierten Ablauf von Geschäfts-prozessen.

5 Ein Workflowsystem sollte dabei einige Anforderungen erfüllen. Eine schnelle Implementierung des Systems, die flexible Anpassung an Änderungen (bei z.b. Prozessen) sowie die Sicherheit und das stabile Arbeiten des Systems sind Grundvoraussetzungen. Darüber hinaus sind eine dezentrale Architektur als Sicherheit gegen Systemabstürze, eine hohe Skalierbarkeit für gute Performanz, eine dynamische Zuordnung von Rollen aus bestehenden Organisationsverzeichnissen und verlässliche Authentifizierungsmechanismen erhebliche Vorteile. Exkurs: Dreh- und Angelpunkt eines Workflowsystems: Der Anwender Der Anwender ist letztlich der Grund, weshalb Workflowsysteme etabliert werden. Sie stehen im Mittelpunkt und werden vom System bei Geschäftsprozessen unterstützt. Deshalb an dieser Stelle ein kleiner Exkurs zum Anwender. In einem Workflowsystem werden verschiedene Arten von Benutzern unterschieden. - Administrator: verantwortliche für die technische Administration des Systems - Prozessdesigner: modelliert und bearbeitet Prozesse, die dann dem eigentlichen Anwender zur Verfügung gestellt werden - Anwender: dieser hat mehrere Funktionen innerhalb eines Prozesses. Er kann Aufgaben im Prozess bearbeiten, oder neue Aufgaben/ Prozesse starten und erstellen Dem Anwender werden im Workflow je nach definiertem Prozess unterschiedliche Rollen zugewiesen, die im letzten Schritt mit realen Personen hinterlegt werden. Ein Anwender kann dabei unterschiedliche Rollen innehaben. Ist er beispielsweise beim Urlaubsantrag der Prüfer, kann er im Fall von Beschwerden der Bearbeiter und bei der Lieferantenbewertung der Antragssteller sein. Dies hängt von seinem Arbeits- und Aufgabenfeld innerhalb des Unternehmens an. Damit diese Rollen nicht verwechselt werden, ist es wichtig, den Anwender rollenbzw. funktionsbezogen in den Workflow einzubinden. Zu beachten ist: Beim designen des Prozesses sind Rollen zu benennen, nicht Personen. Die Rollen werden erst in einem zweiten Schritt mit echten Personen besetzt (siehe Abschnitt:..).

6 Weshalb Workflowmanagement? - Ziele eines Workflowsystems In jedem Unternehmen gibt es andere Beweggründe, ein Workflowsystem zu implementieren. Zudem gibt es momentan in der Fachliteratur zahlreiche Unterteilungen von Zielen, auf die hier, außer im unteren Beispiel, nicht näher eingegangen werden kann. Häufigste Ziele eines Workflowsystems: >> Einheitlicher Prozessablauf >> Standardisierung von Arbeitsabläufen >> Kürzere Durchlaufzeiten der Prozesse >> Klare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten >> Weniger Medienbrüche >> Stets aktueller Stand und Informationen >> Höhere Transparenz der Prozesse Theuvsen (1996) teilt mögliche Ziele des Geschäftsprozessmanagements in 5 Zielkategorien ein: Prozesseffizienz: Optimierung von prozessualen Kriterien (wie Bearbeitungszeit, Termintreue) Ressourceneffizienz: Effiziente Nutzung der Prozessressourcen Delegationseffizienz: Nutzung der Kompetenzen über- (Überblickswissen) und untergeordneter (Detailwissen) Organisationseinheiten Markteffizienz: Positionierung des Unternehmens im Markt (Liefertermine, Beschaffungs- und Distributionsprozesse, transparente Kommunikation) Motivationseffizienz: Motivation der Mitarbeiter im Sinne des Unternehmensziels

7 Bestandteile eines Workflowsystems Prozesseditor - Webdesigner Um einen Prozess zu erstellen, wird ein Prozess Modeller benötigt. Bei VDoc Process ist es ein Webdesigner, der Funktionalitäten eines Editors zu schnellen und einfachen grafischen Erstellung von Workflowanwendungen dient. Mit ihm wird der Prozessablauf mit Einzelaufgaben, Subprozessen, Rollen, Feldern (das komplette elektronische Formular = Webbedienoberfläche), Ansichten, parallelen Aufgaben, automatischen Verarbeitungsschritten usw. festgelegt. Workflowengine Verwaltet als Workflowserver die Daten und den Status jedes Vorgangs und dient als Workflowsteuerung. Weboberfläche Das Workflowsystem von VDoc Process benötigt keine Installation, sondern läuft als Webanwendung. Die personalisierte bzw. rollenspezifische Arbeitsoberfläche lässt sich frei konfigurieren. Datenbank Es werden verschiedene, gängige relationale Datenbanken unterstützt. Die Wahl der Datenbanken ist frei.

8 Teil 2 Die Umsetzung - Vorgehensweise der Workflowumsetzung mit VDoc Process

9 Der Anfang - Ihr manuelles Formular Am Anfang steht Ihr konventionelles Formular, z.b. eine Vorlage für einen Projektantrag. Dieses Formular enthält zahlreiche Felder, etwa Felder für den Antragssteller, die Bezeichnung des Projekts, den geplanten Zeitaufwand, den Wunschtermin, Projektleiter usw. Wichtig ist an dieser Stelle die Überlegung, ob Sie ihr Formular, so wie es ist, übernehmen möchten, oder es gegebenenfalls anpassen möchten. Der einfachste Fall ist das direkte Übernehmen des bisherigen Formulars, nachträgliche Änderungen können mit dem Modul VDoc Process jederzeit angepasst werden. Die Felder Ihres Formulars müssen nun elektronisch abgebildet werden. Hier kommt VDoc Process mit dem Webdesigner zum Einsatz. Der VDoc Process Webdesigner Der Webdesigner bietet dem Anwender alle Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur schnellen und einfachen grafischen Erstellung von kompletten Workflowanwendungen. Hier werden nun Felder definiert, die den Feldern einer konventionellen Vorlage entsprechen. Interessant hierbei ist, dass die Felder je nach Typ voreingestellt werden können.

10 Haben Sie beispielsweise im manuellen Formular ein Feld Projektleiter, so können Sie dem elektronischen Feld Projektleiter eine Personenliste hinterlegen. Der Name muss dann im Prozessablauf nicht mehr händisch eingetragen werden, sondern kann aus einer Liste ausgewählt werden. Ebenso verhält es sich bei Zeit- oder Datumsangaben (z.b. geplanter Fertigstellungstermin, Antragsdatum): hier kann ein Kalender hinterlegt werden. Daneben gibt es natürlich auch die Möglichkeit eines Kommentarfeldes für freie Textformulierung. Ob ein Feld zukünftig ein Muss-Feld darstellt oder nicht können Sie ebenfalls an dieser Stelle festlegen. Sobald Sie die Applikation erzeugen, sind die zugewiesenen Felder im elektronischen Formular zu finden.

11 Vom konventionellen Formular zum Der Ablaufplan Neben den Formularen sollen auch der Ablaufplan bzw. die Teilschritte des Prozesses sowie die Zuständigkeiten elektronisch abgebildet werden. Der Anwender definiert den Prozessablauf mit Einzelaufgaben, Subprozessen, Rollen, Feldern, Ansichten, Benachrichtigungen, Eskalationsmanagement und weitere ihm wichtige Aspekte eines Workflows. VDoc Process bietet dem Anwender eine einfache grafische Erstellung von kompletten Workflowanwendungen. Der Editor ist intuitiv bedienbar und benötigt keine Programmierkenntnisse.

12 Die Beispielhafte Rollenadministration Erstellung im eines Web-Designer neuen Prozesses mit VDoc Process Einzelne Rollen werden mit dem grafischen Web-Designer generiert. Sie Zunächst sind wird nach ein der neues Erstellung Design geöffnet noch personenunabhängig, unter Meine Anwendungen und werden über ganz Web allgemein Designer formuliert Zugreifen. werden, Die Mindest-Konstellation z.b: Antragssteller, Bearbeiter, wird direkt Prüfer angezeigt: Für ein einen Start, Prozess, ein Ende, den usw. Sie eine in Aufgabe Produktion (enspricht nehmen der möchten, Maske eines ist die Arbeitsschrittes) Personen und eine zu Aktion den (ent- defi- Zuordnung von nierten spricht Rollen dem der Button). Prozess- Es Schritte können nötig. beliebig viele weitere Aufgaben und Aktionen Erst hinzugefügt der und VDoc miteinander verbunden werden werden. die erstell- Administratioten Rollen mit konkreten Personen Anstelle und von Rechten Aufgabe ausgestattet. muss Die nun Zuordnung eine der aussagekräftige Rollen zu den handelndenung Personen vergeben werden, erfolgt und auf Bezeich- Applikationsebene über den Link Rollen und eine gilt für Rolle alle erstellt Prozesse (ebenfalls dieser Applikation. mit aussagekräftiger Mit Bezeichnung) der Rollenzuordnung und der Aufgabe werden zugeordnet die in dem werden. Workflow definierten Rollen mit handelnden Personen oder Gruppen von Personen belegt, geändert oder Der aufgehoben. Aufgabe (Maske) können beliebig viele Felder eingefügt werden (Anlage, Datum, Zeitraum, Kommentar, usw.). Wählen Sie auch für die Buttons (grüne Felder) eindeutige und aussagekräftige Bezeichnungen (statt Weiterleiten z.b. Weiterleiten an Personalabteilung ), damit im Prozessverlauf hinterher eindeutig erkennbar ist, was der nächste Schritt ist.

13 Das Endergebnis des Prozesses mit vollständigen und eindeutigen Bezeichnungen aller Aufgaben und Buttons könnte wie folgt aussehen. Auch für die Ausgänge sollten eindeutige Bezeichnungen verwendet werden. Zum Abschließen der Bearbeitung gehen Sie unter Extras zu Generieren. Hier werden Sie durch einen Generierungsprozess geführt, der u.a. intern Logikfehler u.ä. durchprüft. Zum Schluss vergeben Sie der Anwendung und dem Prozess eine (wiederrum) eindeutige Bezeichnung, und können eine Versionierung oder Variantenerzeugung durchführen - und fertig ist die Applikation. Zur Vervollständigung der Anwendung können Sie Ansichten für Ihren Prozess designen. Dadurch erhält der Prozess eine entsprechend aussagekräftige Übersicht. Sie können dann z.b. darstellen, welche Vorgänge abgelehnt, bearbeitet oder regulär abgeschlossen wurden, oder nach Bearbeiter sortieren. Hinweis: Der Systemadministrator kann diese Ansichten auf beliebigen Portalseiten in speziell hierfür vorgesehenen Portlets konfigurieren und so kontextspezifische Benutzerumgebungen schaffen. Sie nehmen für die inhaltliche Vervollständigung der Prozessinformationen noch folgende Ergänzungen zur Anzeige in den Ansichten vor: Bei signifikanten Übergängen von einer Aufgabe zur nächsten definieren Sie einen Wert für den Status bzw. Bearbeitungsstand oder für andere Aspekte Ihres Arbeitsablaufs. Selektieren Sie jeweils die Pfeile, welche in eine Aufgabe einmünden und fügen Sie sogenannte Modifier (Modifikatoren) ein. Eine grafische farbliche Darstellung ist ebenfalls möglich.

14 Sie können beliebige Werte im internen Feld Dokument Status ergänzen und benutzen. Ein Vorteil bei der Vewendung des Feldes ist, dass in den Standard-Dokumenten-Portlets schon eine Spalte Status des Dokuments exisitiert, welche dieses Feld anzeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, ganz neue interne Listen-Felder mit ensprechenden Werten zu definieren, welche Sie in den Modifikatoren verwenden können und die in selbstdefinierten Ansichten angezeigt werden können. So sieht das Beispiel nach Ergänzung mit Modifikatoren aus:

15 Nun gehen Sie an die Definition einer Ansicht, welche diese Statusinformationen und gewünschte andere Inhalte der Vorgänge darstellt. Sie sollten wiederum auf die Vergabe einer möglichst aussagekräftigen Bezeichnung für die Ansicht achten. Die Spalte wird entsprechend dem verknüpften Feld automatisch benannt. Mit Hilfe der Pfeilsymbole auf der rechten Seite der Spaltenliste können Sie die Reihenfolge der Spalten ändern. Bei der erneuten Generierung Ihres Prozesses wir die neue Ansicht erstellt und ist über Zugreifen unter Meine Sichten so zu sehen:

16 Die Rollenadministration im Web-Designer Einzelne Rollen werden mit dem grafischen Web-Designer generiert. Sie sind nach der Erstellung noch personenunabhängig, und werden ganz allgemein formuliert werden, z.b: Antragssteller, Bearbeiter, Prüfer usw. Für einen Prozess, den Sie in Produktion nehmen möchten, ist die Zuordnung von Personen zu den definierten Rollen der Prozess-Schritte nötig. Erst in der VDoc Administration werden die erstellten Rollen mit konkreten Personen und Rechten ausgestattet. Die Zuordnung der Rollen zu den handelnden Personen erfolgt auf Applikationsebene und gilt für alle Prozesse dieser Applikation. Mit der Rollenzuordnung werden die in dem Workflow definierten Rollen mit handelnden Personen oder Gruppen von Personen belegt, geändert oder aufgehoben.

17 Zusammenfassung Die Überführung eines Papierformulars und des dazugehörigen Prozesses in ein elektronisches Workflowsystem bedarf grundsätzlicher und strategischer Überlegungen. Diese Entscheidungen im Vorfeld kann keine Software abnehmen. Gute Workflow-Software jedoch erleichert die tatsächliche Arbeit während der Änderungsphase, und im Besonderen während des laufenden täglichen Betriebs. Mit VDoc Process können auf einfachste Weise in sehr kurzer Zeit Workflows beliebiger Prozesse erzeugt werden. Der integrierte Webdesigner dient der einfachen grafischen Erstellung von Prozessschritten (inklusive Einzelaufgaben, Subprozessen, Rollen und Ansichten) und der Festlegung der elektronischen Felder. Der Anwender benötigt keine IT-Kenntnisse und wird intuitiv durch das System geführt. Folgekosten sind minimal. Es stehen zudem fertige Lösungen und Beispieltemplates zur Verfügung, die Ihren Anforderungen bei Bedarf angepasst werden können. Darüber hinaus lässt sich VDoc Process in eine Portalumgebung integrieren, sowie mit Dokumentenablagen und DMS ergänzen. Über den Autor Hans-Helmut Kümmerer ist Spezialist im Bereich Dokumentenmanagement, Business Process und Workflowmanagement und Geschäftsführer der HCM CustomerManagement GmbH. HCM stellt seit mehr als 10 Jahren Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen zur Verfügung, und bietet branchenübergreifende Systeme und Dienstleistungen im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Die Themen Enterprise Content und Collaboration Management stehen für Hans-Helmut Kümmerer dabei im Fokus. Er sieht seine Kernkompetenz im Human Collaboration Management, dessen Zielsetzung es ist, die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen zu unterstützen und zu koordinieren.

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