Einbindung von E-Billing in bestehende IT Lösungen

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1 Einbindung von E-Billing in bestehende IT Lösungen Bernhard Hofbauer Cigma Software GmbH

2 Cigma Software GmbH Der Firmensitz Cigma Software GmbH Heinrich Collin Strasse Wien Geschäftsstelle Klagenfurt Primoschgasse Klagenfurt

3 Kernkompetenz - ERP Das Geschäftsfeld Die Cigma Software GmbH entwickelt, vertreibt, implementiert und wartet die ERP Standardsoftwarelösungen AMS/4U und als Partner als der KTW Group Semiramis ERPII. Zielgruppe sind Handels- und Industrieunternehmen in Österreich Die Betreuung der Kunden erstreckt sich über das Gebiet Süd- und Ostösterreich und dem angrenzenden Ausland. Insgesamt werden derzeit ca. 60 Kundeninstallationen betreut. Zusätzlich zur Standardsoftware werden auch Organisationsberatung, allgemeine Dienstleistungen im EDV-Bereich sowie Hardware im Zuge von Komplettlösungen angeboten.

4 Einbindung von E-Billing in bestehende IT Lösungen als Chance zur Prozessoptimierung

5 Kritische Fragen E-billing warum sollen wir uns das denn antun? E-billing können wir das unseren Kunden antun? Die Antwort ist ein klares JA Weil auch mein Kunde davon profitiert!! E-billing im b2b Bereich richtig implementiert mit XML als WIN WIN für beide Beteiligten

6 Ziele für die Einführung von E-Billing Verbesserung der Effizienz und Qualität der Prozesse Durchgängige IT Unterstüzung und Weiterverwendung der Daten Senken der Durchlaufzeiten Ortsunabhängige Bearbeitung papierunabhängig Vermeiden von Medienbrüchen Fehlerreduktion durch weniger manuelle Eingaben

7 Der Vertriebsprozess Verkäufer Käufer Auftragserfassung Bestellerfassung Lieferung Wareneingang Fakturierung Papier per Post e-billing Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung

8 Der Vertriebsprozess papierorientierter Ablauf Rechnungsersteller Rechnungsempfänger Auftragserfassung (Auftragserfassung) Lieferung ablegen Wareneingang buchen drucken prüfen Fakturierung ablegen verteilen Rechnungseingang kuvertieren kopieren frankieren öffnen Finanzbuchhaltung transportieren Finanzbuchhaltung

9 Der Vertriebsprozess E-Billing Ablauf Rechnungsersteller Rechnungsempfänger Auftragserfassung (Auftragserfassung) Lieferung Wareneingang PDF Signatur Fakturierung XML Signatur Automatische Verbuchung Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung

10 E-Billing verändert Geschäftsprozesse E-billing als Initiator für eine Gesamtprozessoptimierung Ein erster Schritt für eine Gestaltung der Organisation Als Chance für die Prozessoptimierung NICHT als Elektrifizierung der alten Gewohnheiten Nutzung der Chancen einer IT gestützten Bearbeitung Einfache Implementierung durch Gateway Lösung von H.A.S.I.G KEIN reines IT Projekt sondern ein Organisationsprojekt

11 Die Möglichkeiten M mit e-billing am Beispiel von

12 Was hat sie, was ich nicht hab? Ein ERP System der dritten Generation völlig neu entwickelt für das Internet-Zeitalter DIE SOFTWARE FÜR STARKE UNTERNEHMEN

13 Die Produkt-Vision ERP-II, e-collaboration objektorientiert Internet Web-Client Browser Workflow Komponenten Java mobil ASP Unicode Eine von Grund auf NEUE Entwicklung wirklich innovativ technologisch exzellent & robust TCO-Fokus Plattform- und DBunabhängig Top Infrastruktur

14 System-Management Die Frameworks Basis Vertrieb Produktion Kalkulation Disposition Lagerlogistik Lagerplatzsteuerung Beschaffung Rechnungswesen Finanz- & Liquiditäts-Management Kostenrechnung Data Warehouse Beziehungs Management Dokumenten Management Workflow Management Software Entwicklung SDK Integriert Beziehungs-Management Dokumenten-Management Workflow Management Data Warehouse Software Management DIE SOFTWARE FÜR STARKE UNTERNEHMEN

15 Der Vertriebsprozess Fakturierung XML Gate way XML Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung

16 Rechnungsausgang: Erfassen Sie die Auftragsdaten in Semiramis

17 Erstellen Sie auf Basis des Auftrags in Semiramis die Rechnung

18 Die Rechnung wird als Semiramis Datenbestand erzeugt

19 Im Zuge der Rechnungserstellung werden die Daten automatisch als xml im Gateway Verzeichnis abgelegt

20 Die xml Daten werden vom Gateway im Hintergrund verarbeitet

21 Aktivieren Sie den Unterschriftsvorgang durch Klick auf Unterschreiben bzw. erfolgt dies bei Stapelsignatur automatisch

22 Geben Sie auf der Kartenlesertastatur Ihren PIN ein (entfällt bei gecachten PIN oder bei Stapelsignatur ab der zweiten Signatur)

23 Das Gateway zeigt die fertige Rechnung optional auch in grafischer Form zur Bestätigung an

24 und auch die Signaturdaten

25 Die Rechnung wurde vom Gateway automatisch per Mail oder FTP verschickt und/oder abgelegt, weitere Rechnungen werden automatisch erstellt und verschickt

26 Automatisch wurde die signierte Rechnung auch in einem Dateiarchiv gespeichert

27 In diesem Beispiel wurde die Rechnung anstelle des versandes mit den Journaldaten abgelegt (z.b. zur Übertragung an einen Consolidator)

28 Der Vertriebsprozess Fakturierung XML Gate way XML Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung

29 Rechnungseingang: Starten Sie die vorgesehene Funktion im e-billing Gateway Programmordner oder sie wird als Windows Dienst automatisch aktiviert

30 Zu Beginn werden alle elektronischen Rechnungen aus einem Postfach oder per FTP empfangen und in einem Zwischenverzeichnis abgelegt

31 Optional veranlasst das Gateway automatisch hintereinander die Prüfung der Signatur der empfangenen Rechnungen

32 Auf Wunsch kann das Signaturprüfergebnis explizit angezeigt werden

33 Das Gateway zeigt die Signatur-geprüfte empfangene Rechnung und das Prüfergebnis in grafischer Form an. Dies kann für vertrauenswürdige Rechnungsleger bis zu einem definierten Grenzwert entfallen.

34 Die Signatur Daten und auch das Prüfungsergebnis werden angezeigt

35 Bei Bestätigung wird die Rechnung automatisch verarbeitet, und in Semiramis verbucht - die Rechnungskontrolle wird mit der nächsten Rechnung fortgesetzt

36 Die geprüften und bestätigten eingegangenen Rechnungen wurden in einem Dateiarchiv im Original und mit Prüfergebnis abgelegt

37 Ein Journal wird erstellt

38 Ein- und Ausgehende Rechnungen können optional auch in einem gemeinsamen Journal dokumentiert werden.

39 Der Vertriebsprozess mit E-Billing Fakturierung XML Gate way XML Rechnungseingang Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Ergebnis mit E-Billing in Semiramis ist eine vollautomatisierte Übertragung der Ausgangsrechnungen beim Rechnungsersteller und automatisierte Verbuchung der Eingangsrechnungen beim Rechnungsempfänger

40 Voraussetzungen ERP System zb Semiramis Gateway Lösung von H.A.S.I.G Kartenleser und Signaturkarte für Signaturerstellung

41 Danke für f r Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen:

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