Lehrgang. Die Elektronische Nachweisführung in der. betrieblichen Praxis

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1 Lehrgang Die Elektronische Nachweisführung in der Dipl.-Ing. Stefanie Rickelt

2 Gliederung 1. Umsetzung des eanv in der betrieblichen Praxis 2. Übersicht zu den eanv-anbietern 3. Meinungen der eanv-nutzer 4. Schwierigkeiten mit dem eanv 5. Vereinfachungen durch das eanv 2

3 1. Umsetzung des eanv in der für Teilnahme am eanv bietet ZKS-Abfall zur Kommunikation die Auswahl verschiedener Lösungen Nutzung des Länder-eANV gelegentliche Nutzung mit einer geringen Anzahl an BGS Akzeptanz der manuellen Eingabe Nutzung eines Dienstleisters durch: EDV-System ist vorhanden 1. geeignete Software erwerben Komfort bei der Eingabe 1. Plattform des Dienstleisters nutzen Anbindung der bestehenden Hintergrundsysteme ist möglich 1. Kombination aus den vorgenannten Eigenentwicklung einer Software komplexe, vollautomatisierte Prozesse; viele Transaktionen 3

4 Umsetzung des eanv in der Nutzung des Länder-eANV (kostengünstig) kleinere Unternehmen (wenig Prozesse) keine spezielle Soft/Hardware erforderlich, Internet-Browser ausreichend Verfahrenssicherheit/kein eigenes Entwicklungsrisiko Registerführung nicht möglich nur Datenverteilung Elektronische Nachweisführung in der 4

5 Umsetzung des eanv in der Erweiterung um eine Softwarekomponente Anbindung an vorhandene Software Komfort der Formularausfüllung für größere Unternehmen um Schnittstelle zur ZKS erweitern oder um Schnittstelle vom Provider Kosten einmalige Lizenzkosten ca bis

6 Umsetzung des eanv in der neue Software für das eanv selber erstellen/erstellen lassen/kaufen an betriebliche Abläufe anpassen Nutzung eines Providers neutraler Provider oder Providerlösung (von einem ENTS angeboten) übernimmt Umsetzung des eanv für Firmen die EDV-System besitzen, Register außerhalb des Hauses/Dienstleister im Hause Kosten (für ENTS): je BGS bzw. Transaktion ca. 2,00 bis 8,00 / Flatrates ca. 100 bis

7 Umsetzung des eanv in der 7

8 Umsetzung des eanv in der 1) Ziele für das eigene Unternehmen setzen Über eanv informieren Ziel: neue Abläufe zu angemessenen Kosten zu integrieren 2) Individuelle Bestandsaufnahme der Prozesse im eigenen Unternehmen rechtliche Bedingungen müssen aufnehmen vorhandenen Strukturen erfassen Ausbildung und Anzahl der Mitarbeiter bestehende EDV- und PC-Lösungen (Hard- und Software) Struktur/Anforderungsprofil der Kunden finanzielle/technische Strukturen Anzahl und Inhalt der Abläufe, wie z.b. die Anzahl der Entsorgungen im Jahr Erfassen der gegenwärtigen, tatsächlichen Abläufe der Entsorgung 8

9 Umsetzung des eanv in der Klärung der Abläufe durch Gespräche mit Mitarbeitern welche Angebote sich am Markt befinden Rechtsvorschriften sollten auf unerfasste Änderungen bzw. Inhalte geprüft werden 9

10 Umsetzung des eanv in der 3) Ist-Analyse im eigenen Unternehmen wenn eigene Anforderungen bekannt möglich großen Teil der angebotenen Systemlösungen auszuschließen z.b. wird ein mittelständisches Transportunternehmen mit eigener Containerverwaltungssoftware sicher nicht seine bewährte Software durch ein völlig neues System austauschen so können die Anbieter von reinen Komplettlösungen ausgeschlossen werden bei hoher Anzahl von Vorgängen im Unternehmen kann eine minimale, manuell aufwendige Lösung, wie z.b. das LändereANV oder eine reine Provider-Portallösung ausgeschlossen werden Angebote werden überschaubar je nach Nutzungsgrad und vorhandener EDV-Umgebung eine Variante auszuwählen 10

11 Umsetzung des eanv in der Systemlösung Nutzerprofil Wenignutzer Vielnutzer Extremnutzer Kosten Eigenentwicklun g Unwirtschaftlich mit Risiko verbunden Unwirtschaftlich mit Risiko verbunden sinnvoll, mit Risiko verbunden sehr hoch Provider/ Anschluss über die Software Softwarekauf Providerportal unwirtschaftlich denkbar sinnvoll sinnvoll, wenn alle Forderungen erfüllt werden sinnvoll, wenn alle Forderungen erfüllt werden hoch bis mittelhoch Länder-eANV im Einzelfall möglich, aber keine Registerführung sinnvoll sinnvoll nicht sinnvoll sinnvoll denkbar als zusätzliche Lösung von der Anzahl der Vorgänge abhängig nicht sinnvoll Angaben noch nicht vorhanden 11

12 Umsetzung des eanv in der Soll-Planung!!! sinnvoll Planung in folgende Bereiche zu unterteilen: Planung der elektronischen Abläufe und Prozesse (z.b. wer darf Signieren) EDV-Systeme erforderliche Anpassungen im Unternehmen Mengenplanung der elektronischen Vorgänge und der notwendigen Ressourcen wie z.b. Chipkartenleser, Signaturkarten, mobile Erfassungsgeräte Auswahl der Mitarbeiter, die eine persönliche Signaturkarte erhalten Zeitplanung für die Einführung und Mitarbeiterschulung Kostenplanung und ggf. Planung der späteren Kosteneinsparung 12

13 Umsetzung des eanv in der Bei Planung und Anschaffung der Signaturkarten und des Kartenlesegerätes wichtig: nicht alle Systeme sind miteinander vereinbar mit Geschäftspartnern abzustimmen durch Anmeldung am Web-Portal der ZKS-Abfall wird Beteiligten ein Passwort zugeschickt passwortgeschützten Bereich der ZKS-Abfall bei VPS ein Postfach für jeden Teilnehmer eingerichtet, über das mit den andern Nutzern in Verbindung getreten werden kann Für die Teilnahme am eanv erhält der Nutzer die notwendige Behördennummer Eventuell noch weitere technische Voraussetzungen an Arbeitsplätzen z.b. die Browserversionen aktualisieren Mitarbeiterschulung erste Testphase muss als fester Termin berücksichtigt werden 13

14 Umsetzung des eanv in der Verwirklichung der Pläne im Unternehmen bei Planungsumsetzung dürfte es nur kleine Probleme, vorausgesetzt Planung vollständig und ordnungsgemäß in Sachsen durchgeführten Projekte zur Einführung des eanv zeigten, dass Umstellung relativ unproblematisch möglich ist aber bestimmte Einlaufzeit in Abhängigkeit der Unternehmen (6 bis 18 Monate) 14

15 Umsetzung des eanv in der Prüfung und Dokumentation anschließend kontinuierliche Prüfung und regelmäßige schriftliche Dokumentation Kontrolle zur Endabnahme der neuen Systemlösung wenn aus Pilotversuchen sicher, dass neue Abläufe ohne Fehler gelingen System wird nach Abschluss der Endkontrolle abgenommen Anwendung Fazit ratsam, alle Möglichkeiten der Informationsbeschaffung rechtzeitig nutzen rechtzeitig orientieren nicht bis zum Jahr 2010 zu warten sinnvoll einen Fragenkatalog in Gesprächen mit Anbietern zu verwenden 15

16 2. Übersicht der eanv-anbieter Anbieter für das eanv Abfallmanagement Datenverarbeitungs AG ZEDAL ( FRITZ & MACZIOL Software und Computervertrieb GmbH eanvportal, eanvformular ( ITU System Umweltdatenmanagement GmbH Modawi ( Dr. Ing. Wandrei GmbH NSUITE ( Eigenschaften Internet-Providerlösung Gebühren transaktionsabhängig; Möglichkeit der schnittstellenbasierten Anbindung an betriebliche Abfallmanagementsysteme (ProZedal) (viele Pilotprojekte) Internet-Providerlösung und Offline- Anwendersoftware Gebühren transaktionsabhängig; Integration von eanv Portal in firmeneigene DV-Systeme möglich Softwarelösung zur Integration in vorhandenen Abfallwirtschaftssysteme oder Anwendung über die eigene Bedienoberfläche Lizenzpauschale Software-Produktreihe Möglichkeit der Integration des eanv in die betrieblichen Abläufe (sehr flexibel) 16

17 Übersicht der eanv-anbieter Remondis Industrie Service GmbH & Co KG REGISTA ( IT IS AG ENBEX ( 4waste GmbH ( Arbeitskreis Datenmanagement in der Umwelt- und Abfallwirtschaft ( Anwendersoftware eigene Entsorgerlösung für alle Kunden Kommunikationslösung mit schnittstellenbasierter Anbindung an an vorhandene Abfallwirtschafts- Softwaresysteme (durch Microsoft-Biztalk ) Gemeinsame Lösung mit dem BIFA-Institut, mit Komponenten aus Systemen ebegleitschein Bayern und MODAWI Schnittstellensystem für weitere Verwendung durch Softwarefirmen Vereinigung mit wichtigen Software-Dienstleistern der Abfallwirtschaft keine eigene Systemlösung 17

18 3. Meinungen von Nutzern des eanv ZEDAL funktioniert seit ersten Tag der Erprobung nur Kleinigkeiten verbessern betriebsinterne Abläufe genauer betrachtet Optimierungen möglich schnellere Erstellung der BGS, Änderungen schneller und besser erfassbar nach Einarbeitungszeit funktioniert es gut Wartezeiten von BEF verringern sich durch qes schneller Papierflut wird sehr reduziert ENTS wissen bevor Abfälle angeliefert werden, welche Abfallart und -menge sie erwartet optimale Planung von jedem Standort kann auf Daten zugegriffen werden /überall Vorbereitung der BGS nach Einlaufphase sanken Kosten /Aufwand besserer Überblick über Vorgänge Plausibilitätskontrolle der BGS weniger Fehler aufwendige Umgang mit Formularsatz entfällt kein Nadeldrucker, sondern Ausdruck mit Laser- oder Tintenstrahldrucker Postversand der Durchschläge entfällt keine Zweiteingabe bei Behörden keine zeitliche Verzögerung der Übermittlung Entsorgung kann sofort nach Dateneingabe beginnen 18

19 4. Schwierigkeiten bei der Nutzung des eanv Kosten Investitionen zur Einführung qes/dv-systemanpassung hängen von DV-Struktur des Betriebes und Zugriff auf die ZKS-Abfall ab bei einigen kleinen Unternehmen ist eine Internetanbindung einzuplanen Dienstleistungen des Systemanbieters Schulung der Mitarbeiter anfängliche Kosten in Bereichen, in denen viele Nachweise abgewickelt werden, werden sich nach gewisser Zeit rentieren für Unternehmen mit geringer Anzahl von Nachweisen stehen Kosten den Einsparungsmöglichkeiten in unangemessener Weise gegenüber 19

20 Schwierigkeiten bei der Nutzung des eanv Störung der elektronischen Kommunikation kann nicht vollkommen ausgeschlossen werden Störungen schnell beseitigen Vorbeugung: alternative Option bereitzustellen (beim Abfalltransport Quittungsbeleg verwenden) nachdem Störung behoben alle Entsorgungsvorgänge nachträglich elektronisch versenden Zusammenbruch EDV-System: Erzeugung Quittungsbeleg nicht möglich Nachweise und Register ebenfalls in Papierform Übergangsphase technische Verzögerungen beim Versand großer Datenmengen und bei Signierung 20

21 5. Vereinfachungen durch das eanv Erleichterungen Kosteneinsparungen Fazit Vereinfachungen in der Abfallnachweisführung Reduzierung der Kosten im elektronischen Verfahren Begleitschein (Einsparungen pro Materialkosten ca. 3,30 Schein) Bearbeitungsko sten ca. 29,45 Summe pro BGS 32,75 Entsorgungsnachweis (Einsparungen pro Nachweis) Materialkosten Bearbeitungsko ca. 4,70 ca.18,59 sten Summe pro EN 23,29 durch die elektronische Übermittlung der Dokumente erhebliche Beschleunigung der internen und der Behördenkommunikation Archivaufwand wird auf eine elektronische Form umgestellt 21

22 Leistungen der Anbieter/Programme Abfallmanagement Datenverarbeitungs AG Programm ZEDAL (ZEDAL- Portal, ProZEDAL, ZEDAL-Clients) IT IS AG Programm: ENBEX ITU Programm: Modawi Umweltdaten & Logistik GbR Programm: NSUITE FRITZ & MACZIOL: INFOMA Programm: eanvportal qes Prüfung der Signatur offline Signatur Formularbereitstellung Verwaltung von Stamm-daten und Adressen x Unterstützung der Editierung der Formulare Abbildung des Quittungsbelegverfahrens Formularversand automatisch unterstützt BMU-Schnittstellen werden umgesetzt Layer-Technologie wird umgesetzt Registerführung automatisch x EN BGS ÜNS

23 Leistungen der Anbieter/Programme sonstige Daten/Bestandteile des Registers die Verwendung der neuen Formulare ist elektronisch möglich nicht gefährlicher Abfälle können registriert werden nicht nachweispflichtige, gefährliche Abfälle können registriert werden Erweiterung des betriebseigenen Abfallmanagementsyst em möglich inklusive Administration der Kommunikationsadres sen Abfallmanagement Datenverarbeitungs AG Programm ZEDAL (ZEDAL- Portal, ProZEDAL, ZEDAL-Clients) DEN, VE, AE, BB, Anhänge IT IS AG Programm: ENBEX z.b. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Verträge, Wiegenoten, Laboranalysen usw. (alle Dokumente sind in strukturierter Form) ITU Programm: Modawi Register werden gemäß der NachwV, also gemäß der Schnittstellendefinition erzeugt, verwaltet. Die geforderten Auszüge werden gerneriert. Umweltdaten & Logistik GbR Programm: NSUITE Einträge nicht gefährlicher Abfälle ins Register FRITZ & MACZIOL: INFOMA Programm: eanvportal DEN, VE, AE, BB, Anhänge Erweiterung durch ProZEDAL (später Triple-Z) Versand der Dokumente samt qes NSUITE-Client- Signatur und NSUITE-Client- Register Erweiterung durch eanvconnect x

24 Leistungen der Anbieter/Programme Auswertung/Statistikführ ung Austausch von Daten mit Fremdsystemen z.b. Finanz- und Rechnungswesen Standort des Systems Abfallmanagement Datenverarbeitung s AG Programm ZEDAL (ZEDAL- Portal, ProZEDAL, ZEDAL-Clients) IT IS AG Programm: ENBEX ITU Programm: Modawi Umweltdaten & Logistik GbR Programm: NSUITE FRITZ & MACZIOL: INFOMA Programm: eanvportal x x x im Unternehmen beim Provider nach Wunsch Möglichkeit der Webanwendung Anlagendatenverarbeitun g Möglichkeit der Anbindung von Geschäftspartnern, ohne eigene Anwendung Zusammenarbeit von Geschäftspartnern über verschiedene Provider Hotlinedient x x Angebot von Provider- Diensten x x

25 Leistungen der Anbieter/Programme Angebot eines kompletten Abfallmanagementsystems mit Wagenanschluss Kostenmodell Einzelabrechnung Abfallmanagement Datenverarbeitungs AG Programm ZEDAL (ZEDAL- Portal, ProZEDAL, ZEDAL-Clients) IT IS AG Programm: ENBEX ITU Programm: Modawi Umweltdaten & Logistik GbR Programm: NSUITE FRITZ & MACZIOL: INFOMA Programm: eanvportal x x x Staffelpreis pro BGS/ÜS 1-8 siehe Preisliste von ZEDAL nicht bekannt ab 0,50 pro Schein und Firma ab 3,80 Flatrate 200,00 pro Jahr nicht bekannt ab Kombinationspreis Rabatte abhängig von der nicht bekannt Anzahl der Transaktionen ab 250,00 Kosten der Software ZEDAL-Portal und ProZEDAL sind kostenfrei, ZEDAL- Clients sowie Premium-Portal ab 199,00 NSUITE-Standard-Host : 90,00 NSUITE- Standard-Server: 900,00 NSUITE-Client-Signatur + NSUITE-Client-Register: 900, ,00 pro siehe Anlage 8 weiterer Lizenz Kosten der Schnitt-stellenanbin dung werden individuell nach den bestehenden Softwaresystemen variiert. Es kann ein Angebot für die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen angefordert werden unter: vertrieb@enbex.de als Lizenz-Software angeboten; Je nach dem Ort der Installation ist eine Lizenz erforderlich. Die Kosten setzen sich aus dem Modawi- Lizenzpreis, den Kosten des Anbieters der Abfallwirtschaftssoftw are für die Inegration und den Kosten für die Wartung zusammen. Der Lizenzpreis ist von einigen Kriterien abhängig und ist einmalig zu bezahlen. Grundversion - Erzeuger Entsorger 5.000

26 Checkliste für die Einführung der elektronischen Nachweisführung 1 Weiternutzung der vorhandenen Programme Möglichkeit vorhandene Abfallmanagementsoftware an eanv zu binden? Datenaustausch mit vorhandenen zu neuen Programmen ohne Probleme möglich bzw. nicht erforderlich? Möglichkeit vorhandene Waageeinrichtungen/andere technische Einrichtungen in Programm einzubinden? Schnittstelle zu SAP-Programmen oder anderen Unternehmenslösungen? Kann vorhandene EDV-System ohne Auf- bzw. Umrüstung weiterhin verwendet werden? Hat Anbieter genügend Personal für Weiterentwicklung/Betreuung der Systeme? 26

27 2 Die Software für das eanv Welche Veränderungen müssen an Software vorgenommen werden? Geeignete Software für eanv muss elektronische Nachweisformulare nach BMU-Standard erzeugen und empfangen können. Software muss über Funktion Signierung/Signaturprüfung verfügen /muss mit VPS kommunizieren können 27

28 3 Format/Formatoberfläche Benutzeroberfläche DIN-gerecht/ergonomische Anforderungen? Verständlichkeit, schlüssige Bedienerführung, Menüführung analog üblicher Windows-Programme? Eingabe- und Ausgabemasken Layout wie gedruckte Dokumente? 28

29 4 Allgemeine Funktionen Alle Anforderungen des eanv umgesetzt? (Vorgaben wie XML- Schnittstelle, OSCI-Verschlüsselung, qes usw.) Können gefährliche Abfälle erfasst/verwaltet werden/ besteht auch für nicht gefährliche Abfälle Möglichkeit Register zu führen? Können auch Abfälle aus freiwilliger bzw. verordneter Rücknahme, für die keine Nachweispflicht vorgeschrieben ist, erfasst und verwaltet werden? Können eigene Dokumente Vorgängen zugeordnet werden? Funktion für Abruf von BGS-Nummern bei ZKS und systeminterne Verwaltung möglich? Möglichkeit EN/SN zu erstellen/versenden? Können BGS/ÜNS gemäß NachwV erstellt werden? Quittungsbelegs? Sonstige Daten/Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Analysen) als Dokument/Text einbezogen werden? System so schnell, wie realen Abläufe? denn Verarbeitungen im Min- Bereich nicht praxisgerecht 29

30 5 Qualifizierte elektronische Signatur (qes) Organisatorische Abläufe im Unternehmen geprüft? welche Mitarbeiter dürfen/müssen signieren wieviel Signaturzubehör? Ist qes möglich? Werden qes geprüft/erhält man ggf. eindeutige Fehlermeldungen? Wird vorgeschriebene Signaturreihenfolge (Erzeuger, dann Beförderer, Entsorger bei BGS-Verfahren ohne Fehler gesichert? 30

31 6 Mobile Lösungen Angebot an erschwinglichen mobilen Lösungen? 7 Datenaustausch Kann Datenaustausch im vorgeschriebenen Format über VPS und ZKS sowie mit anderen Beteiligten erfolgen? Datenaustausch mit anderen Systemen z.b. Fremdsystemen bzw. Anbindung von Geschäfts-partnern Ist Datenaustausch mit Fremdsystemen, z. B. Finanz- und Rechnungswesen möglich? Können Geschäftspartner wie Kunden, BEF oder andere ENTS, die keine eigene Anwendung haben, integriert werden? Können Geschäftspartner auch über unterschiedliche Provider zusammenarbeiten? 31

32 8 Sicherheit des Systems Existieren umfangreiche Datenschutz- und Datensicherungseinrichtungen, z.b. Benutzerkennung und Passwort, Backup-Systeme? 9 Ausfallsicherung Maßnahmen für Verbesserung der Ausfallsicherung, z.b. mehrere Serversysteme? 32

33 10 Service und Kosten des Anbieters Service Verfügt Anbieter über Mitarbeiter/Berater die mit umfangreichen Praxisbezug? Fachkompetente Hotline für Fragen/Probleme? Steht 24h an 365 Tagen Nummer zur Verfügung? Schnelle/einfache Suchfunktion für Schlagworte und Volltext? Kosten Kostenloses, ausführliches erstes Gespräch möglich? Kostenunterteilung? (Anschaffungs- und Folgekosten) Kosten nachvollziehbar, z.b. durch bindendes Angebot oder feste Preisliste? Deckt sich Abrechnungsbasis mit eigener Vorstellung, z.b. Abrechnung per Transaktion (variable Kosten) oder nach Pauschale (Fixkosten)? Belastbare Referenzen vor, die nachgewiesen werden können? 33

34 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit 34