Eine Herausforderung: Die Auswahl eines neuen Verwalters.

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1 KEHRY KEHRY Immobilienverwaltung Mundenheimer Straße Ludwigshafen Eine Herausforderung: Die Auswahl eines neuen Verwalters.! Mitglied im Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.v.

2 Es gibt verschiedenste Gründe für die Suche nach einem neuen Verwalter für eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Suche allein kann kompliziert und langwierig sein. Das Berufsbild des Verwalters ist trotz der Bemühungen der Verwalterverbände bislang nicht geregelt, so dass die Anzahl der kleinen Verwalter, manche aus der Brache nennen sie auch gerne Bettkantenverwalter, da sie ihre Tätigkeit häufig im Nebenerwerb betreiben, stark angestiegen ist. Diese bieten aufgrund nicht vorhandener oder unzureichender Ausbildung und Qualifikation, mangelndem Bürobetrieb mit entsprechendem Personalbestand und fehlenden Versicherungen ihre Dienstleitung äußerst preisgünstig an. Der notwendige Vergleich zwischen den, um die Gunst der Wohnungseigentümergemeinschaften buhlenden, Verwaltungsfirmen mutet daher eher dem zwischen Äpfeln und Birnen an. Auf den letzten zwei Seiten dieser Broschüre ist eine kleine Checkliste abgedruckt, die dazu dienen kann, die Spreu vom Weizen zu trennen, wenn Angebote vorliegen sollten. Unternehmensphilosophie Das Engagement und die Kompetenz unserer Verwaltung, der KEHRY Immobilienverwaltung, dienen der langfristigen Entwicklung jeder Liegenschaft. Unsere Kernkompetenz liegt in der klaren Zielorientierung, passgenaue Lösungen für unsere Kunden zu finden. Wir verstehen uns als professionelle Dienstleister, spezialisiert auf die Wohnungseigentums- und Mietverwaltung. Von Anfang an haben wir auch in die Zukunft investiert und uns für neueste Technik entschieden, um heute und morgen höchste Datensicherheit und Datenverfügbarkeit garantieren zu können. Wir führen eine klare und verständliche Buchhaltung mit Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen zum Anfassen und Nachvollziehen. Wir sind der Meinung, dass ein von Vertrauen getragenes Verhältnis zwischen Eigentümern und Verwalter die Grundlage für eine effiziente Wirtschaftlichkeit darstellt. Gegenseitige menschliche Achtung sowie eine gehörige Portion an Einfühlungsvermögen, Fairness, und eine gute, klare und offene Kommunikation sind für uns auch in Sachen Wirtschaftlichkeit eine erforderliche Notwendigkeit. Erfahrung Im Jahr 1991 wurde unsere Verwaltung gegründet. Von Anfang an waren die Verwaltung von Wohnungseigentum und die Mietverwaltung Geschäftszweck. Es bestand weder die enge wirtschaftliche Verbundenheit zu einem oder mehreren Bauträgern noch die Abhängigkeit zu einem Gebäude- oder Versicherungsmakler. Dies ist auch heute noch so. Gleichfalls verfügen wir, um uns diese Unabhängigkeit zu bewahren, über keinen eigenen Hausmeisterservice oder sogenannten Rund-ums-Haus- oder All-Inclusive-Dienst. Auch nehmen wir keine Provisionen von Handwerkern oder sonstigen Dienstleistungsunternehmen an, wie es nicht wenige Mitbewerber halten. Aus- und Fortbildung Der Inhaber, Oliver Philipp Kehry, ist selbst Jurist. Er bildet seit 1999 Immobilienkaufmänner und - kauffrauen aus. Seinem Engagement ist es u.a. zu verdanken, dass dieser Ausbildungsberuf seit 2004 erstmals bei der IHK in Ludwigshafen eingeführt worden ist. Er wurde 1999 Mitglied und ist seit 2004 Vorstandsvorsitzender des Verbandes der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz / Saarland, Verbandsratsmitglied und Delegierter im Dachverband der Deutschen Immobilienverwalter e.v. in Berlin. 2

3 Die Mitarbeiter in der Verwaltung werden durch zahlreiche Seminare im Wohnungseigentums- und Mietrecht und auch Intensivseminare im Bereich Modernisierung, Sanierung und Technik laufend geschult. Die Versorgung mit Fachzeitschriften und aktueller Rechtsprechung ist vorbildlich. Vertrauen Über Wohneinheiten, im Unternehmensverbund mehr als Wohneinheiten, werden von uns verwaltet. Hiervon sind rund 67% seit mehr als 15 Jahren Bestandskunden. Die Fluktuation, d.h. die Gemeinschaften, die eine neue Verwaltung beauftragen, liegt bei weniger als 3%. Gründe liegen hier zumeist in den niedrigeren Gebühren, die kleine Verwaltungen derzeit auf dem Markt anbieten, bei geringerem Serviceumfang, unzureichender Qualifikation und beschnittener Sicherheit für die Auftraggeber. Sicherheit Die Konten der von uns verwalteten Gemeinschaften werden stets in deren Namen eröffnet. Wir sind lediglich als wirtschaftlich Berechtigte eingetragen. Das laufende Girokonto ist getrennt vom Rücklagenkonto der Gemeinschaft und in keiner Weise mit dem Vermögen der Verwaltung oder anderer Gemeinschaften verbunden oder vermischt. Auch wenn die Geldanlage zusammen mit anderen Gemeinschaften eine vermeintlich höhere Verzinsung verspricht, ist dies rechtlich unzulässig und zudem risikobehaftet. Versicherung In einer Verwaltung arbeiten Menschen. Wo Menschen arbeiten, können trotz aller Vorsichtsmaßnahmen Fehler begangen werden. Hiergegen sind wir durch entsprechende Versicherungen, wie die Vermögenshaftpflichtversicherung (Deckungssumme EUR je Schadensfall) und die Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung (Deckungssumme EUR) abgesichert, so dass die Gemeinschaften im Falle des Falles nicht im Regen stehen. Gleichfalls werden bei uns auch die Verwaltungsbeiräte mitversichert, so dass diese auch in den Genuss der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kommen. Wir zeigen Ihnen Beispiele aus unserer Verwaltungstätigkeit. Muster einer Hausgeldabrechnung... auf den Seiten 4-5 Muster einer Bescheinigung gemäß 35a EStG... auf den Seiten 6-7 Muster eines Rücklagenblatts... auf den Seiten 8-9 Muster einer Mieterkostenaufstellung... auf der Seite 10 Muster eines Wirtschaftsplans... auf den Seiten Muster eines Versammlungsprotokolls... auf den Seiten Entwurf des Verwaltervertrages... auf den Seiten Checkliste bei der Verwaltersuche... auf den Seiten

4 Muster einer Hausgeldabrechnung 4

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7 Muster einer Bescheinigung gemäß 35a EStG 7

8 Muster eines Rücklagenblatts 8

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10 Muster einer Mieterkostenaufstellung hier müssen Sie als Vermieter nur noch Ihre Adresse eintragen. Hier setzen Sie nur noch Ihre Grundsteuer ein und ziehen die Vorauszahlungen ab - fertig ist Ihre Nebenkostenabrechnung! 10

11 Muster eines Wirtschaftsplans 11

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13 Muster eines Versammlungsprotokolls 13

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16 Entwurf des Verwaltervertrages 16

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30 Checkliste bei der Verwaltersuche Der Verwalter verfügt über eine besondere Vertrauensstellung. Er verwaltet das Immobilienvermögen eines Eigentümers oder das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft und trifft Entscheidungen mit wesentlichen Konsequenzen für seine Auftraggeber. Eigentümer bzw. Eigentümergemeinschaften müssen sich weitgehend auf die Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit ihres Verwalters verlassen. Die Verwaltertätigkeit ist kein Ausbildungsberuf, Aus- und Fortbildung sind jedem einzelnen Verwalter überlassen. Daher ist die Auswahl des geeigneten Verwalters von besonderer Bedeutung. Diese Checkliste greift wichtige Kernfragen der Verwaltertätigkeit heraus und gibt Ihnen eine Hilfestellung, auch wenn nicht alle Aspekte der Verwaltertätigkeit berücksichtigt werden können. Die Anforderungen und Notwendigkeiten müssen für jedes Objekt individuell betrachtet werden. Die hier aufgeführten Fragen sollten Sie sich stellen und beantworten, wenn Sie eine Verwaltung auswählen. Gebrauchsanweisung Viele der Fragen sind mit Ja oder Nein zu beantworten. Werden diese Fragen verneint, sollten Sie hellhörig werden. Fragen Sie bei der Verwaltung nach, wenn Unklarheiten bestehen, aber beantworten Sie die Checkliste für sich selbst. Wichtiger Hinweis Diese Checkliste kann Ihnen bei der Auswahl des Verwalters helfen. Ebenso bietet sie Unterstützung bei der Überprüfung Ihrer aktuellen Hausverwaltung. Ein Schutz vor betrügerischen Machenschaften ist jedoch leider auch mit dieser Checkliste nicht möglich. 1. Allgemeines/Auswahl des Verwalters a. Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt überhaupt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten? KEHRY Verwalter 2 Verwalter 3 Entfernungen Entfernungen Entfernungen Strecke: km Strecke: km Strecke: km Fahrtzeit: min. Fahrtzeit: min. Fahrtzeit: min. Deckungssumme: Deckungssumme: Deckungssumme: b. Verfügt der Verwalter über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung? Wie hoch ist die Deckungssumme? EUR EUR EUR c. Verfügt der Verwalter über eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung? Deckungssumme: Deckungssumme: Deckungssumme: Wie hoch ist die Deckungssumme? EUR EUR EUR d. Wie ist der Verwalter qualifiziert? Hat er studiert (z.b. Rechtswissenschaften)? e. Werden regelmäßig Schulungs- oder Fortbildungsmaßnahmen wahrgenommen? Rechtswissenschaften f. Qualifiziert der Verwalter sein Personal regelmäßig und ausreichend? g. Ist er Mitglied in einem Berufsverband? h. Ist der Verwalter über aktuelle Entwicklungen informiert? (z.b. Zensus 2011) i. Liegt eine Liste mit Referenzobjekten vor? 2. Vertragsgestaltung a. Wer ist Ihr Vertragspartner, ist die Firmierung korrekt? (Achtung bei GdbR) b. Sind die Aufgaben des Verwalters klar und übersichtlich geregelt? c. Sind die Befugnisse des Verwalters klar geregelt? d. Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt? e. Ist die Haftung klar geregelt? 30

31 3. Kaufmännische Geschäftsführung a. Macht der Bürobetrieb einen professionellen Eindruck? b. Ist der Verwalter gut und auch in Notfällen zu erreichen? (z.b. Notrufnummer) c. Ergehen die Einladungen zu den Versammlungen fristgemäß? (mind. 2 Wochen) d. Wird die Versammlung professionell durchgeführt und wird auch die Beschlussfähigkeit festgestellt? e. Sind Belegordner geordnet? f. Werden übersichtliche und verständliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne erstellt? Kostenfreie Mieterkostenaufstellung? g. Erhalten Sie auf Verlangen auch während des Jahres Einsicht in die Unterlagen? h. Ist der Beirat versichert? (Beiratshaftpflicht) i. Werden regelmäßig Analysen zu den Versicherungsverträgen durchgeführt? 4. Finanz- und Vermögensverwaltung a. Ist Kontoinhaber die Eigentümergemeinschaft bzw. der Eigentümer vertreten durch den Verwalter oder wird das Konto als Treuhandkonto geführt? b. Haben die Kreditinstitute Erfahrung bei der Führung von WEG-Konten? c. Sind die Rücklagen mündelsicher getrennt vom Girokonto angelegt? Lassen Sie sich nicht von einer höheren Verzinsung anderer Anlageformen blenden! d. Konnten Sie Einsicht in Originalunterlagen nehmen? e. Überprüfen Sie die Ein- und Auszahlungen genau! JA NEIN DKB - Berlin JA NEIN JA NEIN 5. Technische Verwaltung a. Bestehen Checklisten z.b. für regelmäßige Begehungen der Anlage? b. Werden Objektbegehungsprotokolle ordentlich geführt? c. Bestehen Wartungsverträge? d. Arbeitet der Verwalter bei laufenden Unterhaltungsmaßnahmen mit festen Handwerkern? 6. Vergütung a. Haben Sie mehrere Angebote eingeholt? Vorsicht bei großen Abweichungen in der Verwaltervergütung! b. Wie genau sind die Angebote aufgeschlüsselt? (Verwaltervertrag, Leistungsverzeichnis) c. Vergleichen Sie nicht nur die Höhe der Vergütung, sondern auch die angebotene Leistung! Eine ordnungsgemäße Verwaltung ist nicht zum Nulltarif zu bekommen! 31

32 Raum für Ihre Notizen Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne. KEHRY Immobilienverwaltung Geschäftsführer: Oliver Philipp Kehry Mundenheimer Straße Ludwigshafen Telefon: Telefax: Internet: Mitglied im Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.v , KEHRY. Nachdruck, Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung.