Implementieren eines Learning Management Systems: Ein Erfolgsplan

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1 Implementieren eines Learning Management Systems: Ein Erfolgsplan Verfasser: Richard Nantel, Co-CEO, CEO, Brandon Hall Group Mai 2011 Die Umstände Neulich fragten wir Teilnehmer eines Webinars, die den Erwerb eines LMS Learning Management System (LMS) planen, ob es sich um eine Neuanschaffung oder um Ersatz für ein vorhandenes System handelt. Mehr als die Hälfte stolze 58 Prozent gaben an, dass sie ein vorhandenes System ersetzen. Zu ihren Erfahrungen mit ihren Systemen äußerten sie sich wie folgt: Das Hochfahren des Systems nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Implementierung gestaltete sich aufwendiger als erwartet. Der interne Zeit- und Arbeitsaufwand für die Implementierung des Systems war größer als erwartet. Das LMS verfügt über bestimmte Funktionen, die erst nach entsprechender Vorarbeit genutzt werden können. Das LMS entspricht nicht den Erwartungen. Das Unternehmen hat den Wartungsaufwand für das System unterschätzt. Die Schulungsabteilung ungsabteilung sah sich in eine unliebsame Vermittlerposition zwischen dem Anbieter der LMS-Lösung und der eigenen IT-Abteilung gedrängt. Die Support-Mitarbeiter des Unternehmens mussten viel Zeit zum Beheben von Service-Problemen der Benutzer aufwenden Interessant ist, dass fast alle oben genannten Probleme auf Planungs- und Implementierungsfehlern beruhen und nicht auf unzureichenden Funktionen des Learning Management Systems. Die Aufgabe Viele Unternehmen gehen irrtümlicherweise davon aus, dass mit dem Absolvieren eines strikten LMS-Auswahlverfahrens und der Auswahl des am besten geeigneten Systems alles Erforderliche getan ist. In Wirklichkeit ist die Implementierungsphase ebenso wichtig für den Erfolg einer LMS- Initiative wie die Wahl des richtigen Systems. Wenn Sie das richtige LMS ausgewählt, dann jedoch schlecht implementiert haben, führt das zu geringer Nutzung sowie gespannten 2011 Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 1

2 Beziehungen zum Anbieter der LMS-Lösungen Lösungen und lässt Zweifel an der Kompetenz Ihrer Schulungsabteilung aufkommen. Untersuchungen der Brandon Hall Group ergeben, dass Unternehmen bei rund 30 Prozent aller Initiativen zum Erwerb eines LMS den Aufwand für die Implementierung des Systems unterschätzen. Quelle: Brandon Hall Group, Sorgfältige Planung und eine realistische Ressourcenzuteilung sind unabdingbare Erfolgsvoraussetzungen. Die Lösung Die erfolgreiche Implementierung eines Learning Management Systems erfordert nicht nur das Treffen der richtigen Wahl, sondern auch besondere Aufmerksamkeit für die fünf unten genannten Planungsschwerpunkte Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 2

3 Fünf Planungsschwerpunkte: LMS-Implementierung Strategische Ziele Aspekte der Technologie Verwaltungsanforderungen und - aufgaben Inhaltsstrategie Marketing und Einführung bei Benutzern 1. Planungsschwerpunkt: Strategische Ziele Bevor Sie sich mit dem Funktionsumfang der Software befassen, müssen Sie genau wissen, welche strategischen Ziele für die Implementierung eines Learning Management Systems gelten. Was möchten Sie erreichen? Was erwarten Sie vom LMS? Wie werden Sie den Erfolg der Implementation messen? In der Regel gelten die folgenden strategischen Ziele: Senkung der Kosten, die mit herkömmlichen Schulungsformaten einhergehen verbesserte Verwaltung von Compliance- und aufsichtsrechtlich vorgesehenen Schulungen Ausweitung der Schulungsprogramme über das Unternehmen hinaus auf Partner, Zulieferer und/oder Kunden Bereitstellen von Inhalten in mehreren Sprachen für Lernende in aller Welt Einbinden der Schulungstechnologie in andere Anwendungen des Unternehmens Einrichtung einer er internen Umgebung für Social Learning und informelles Lernen ohne die Datenschutz- und Sicherheitsbedenken, die bei öffentlichen Social Networks wie Facebook auftreten Ausweitung der Bereitstellung von Lerninhalten auf Mobilgeräte 2. Planungsschwerpunkt: Aspekte der Technologie Ihre strategischen Ziele beeinflussen Ihre Anforderungen im Hinblick auf die LMS-Technologie. Wenn Sie beispielsweise die Verwaltung der Compliance-Schulungen und -Zertifizierungen verbessern möchten, muss 2011 Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 3

4 der LMS-Auswahlausschuss festlegen, wie das System zur Verbesserung der Compliance beitragen soll, und die entsprechenden Anwendungsszenarien erstellen. Gewünschte Funktionen sind beispielsweise die Verwaltung von Überprüfungsprotokollen, das Verfolgen der Fälligkeitstermine für Zertifizierungen, die Möglichkeit zum Einrichten von Pflichtprogrammen usw. 3. Planungsschwerpunkt: Verwaltungsanforderungen und -aufgaben Eine der Hauptursachen für das Scheitern von Initiativen ist der Mangel an der eindeutigen Zuweisung von Aufgaben und Zuständigkeiten. Wer ist für die Verwaltung des Learning Management Systems zuständig? Wer ist für den technischen Support zuständig? Wer ist für die Verwaltung der Lernenden zuständig? Wer ist für die Verwaltung der Inhalte zuständig? Wer muss anhand der vom System erstellten Berichte Informationen erhalten? Ein RACI- Diagramm erleichtert ggf. die Erfassung der abteilungs- und personenspezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten (siehe Im Hinblick auf die Projektverwaltung: Haben die genannten Personen die erforderliche Zeit? Müssen sie nun neben ihren bestehenden Aufgaben zusätzliche Pflichten als LMS-Administratoren erfüllen? Der Erfolg Ihrer LMS-Implementierung erfordert die Aufmerksamkeit und den Einsatz aller Beteiligten und bleibt aus, wenn die Teammitglieder nicht genug Zeit für ihre Aufgaben haben. 4. Planungsschwerpunkt: Inhaltsstrategie Die Hauptfunktion des Learning Management Systems besteht in der Bereitstellung von Inhalten und Veranstaltungen für Lernende. Dabei ist genau zu überlegen, was diese Inhalte umfassen und wie sie bereitgestellt werden. Möchten Sie vorhandene Inhalte übernehmen? Wenn ja: In welchen Format liegen diese Inhalte vor? Muss Ihr Unternehmen große Mengen an Inhalten erstellen? Wenn ja: Wer erstellt und importiert diese Inhalte? Experten im jeweiligen Fachbereich? Entwickler? Planen Sie den Erwerb vorgefertigter Kursbibliotheken? Planen Sie die Zuordnung von Kompetenzen zu Stellenbezeichnungen und Lerninhalten? 5. Planungsschwerpunkt: Marketing und Einführung bei Benutzern Viele Menschen lehnen Veränderungen ab. Sie halten instinktiv und leidenschaftlich am Status quo fest. Die LMS-Implementation erfordert jedoch bestimmte Verhaltensänderungen. Sie sollten die Einführung der neuen Plattform daher als Initiative des Veränderungsmanagements betrachten. Die Akteptanz des LMS erfordert Marketing. Achten Sie auf das Branding Ihrer Initiative. Schaffen Sie Vorfreude auf das neue System. Vermitteln Sie die Vorteile über die Kanäle, die von den Endanwendern genutzt werden Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 4

5 Widmen Sie den Early Adopters, den aufgeschlossenen Früheinsteigern, Ihre besondere Aufmerksamkeit. Diese Menschen können einflussreiche Befürworter des Systems werden Ihre positive Reaktion auf die neue Technologie fördert deren Akzeptanz bei anderen Mitarbeitern. Wie lange dauert die Einführung eines Learning Management Systems? Aus unseren Untersuchungen geht hervor, dass die LMS-Implementierung bei sorgfältiger Planung in drei bis sechs Monaten durchgeführt werden kann. Quelle: Brandon Hall Group, Die Perspektive der Lösungsanbieter Als Käufer eines LMS stellen Sie bestimmte Anforderungen an den Lösungsanbieter. Besonders erfolgreich verläuft die Implementierung jedoch, wenn der Kunde und der Anbieter die Beziehung als Partnerschaft betrachten. Beide Parteien arbeiten dann gemeinsam auf den Erfolg der LMS-Implementierung hin. Wir möchten diesen partnerschaftlichen Ansatz fördern und Ihnen daher die Anforderungen des Lösungsanbieters an den Kunden vorstellen: Vorliegen einer klaren LMS-Strategie Strategie mit definierten Erfolgskriterien Erfassung aller Stakeholder und deren Einbindung in den Implementierungsprozess Vorliegen eines klaren Verfahrens für die Entscheidungsfindung 2011 Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 5

6 Bereitstellung eines Implementierungsteams mit klar definierten Aufgaben Auswertung der Implementierungserfahrungen anderer Kunden Bereitschaft zum Vergleich der Systemfunktionen mit den unternehmensinternen Arbeitsabläufen Kenntnis der Unterschiede zwischen Konfiguration und kundenspezifischer Anpassung: o Konfiguration ist das Einrichten und Anpassen des Systems im Rahmen des standardmäßigen Funktionsumfangs o Kundenspezifische Anpassung ist das Schreiben von neuem Code Das Ergebnis Mit der Auswahl eines Systems und der Unterzeichnung eines Vertrags ist die Initiative zum Erwerb eines Learning Management Systems nicht abgeschlossen. Dieser Schritt stellt lediglich den Übergang zur nächsten Phase dar. Voraussetzung für den Erfolg ist, dass Sie bei der Implementierung und Konfiguration des Systems, dem Marketing der neuen Technologie den Benutzern gegenüber sowie der Verwaltung des Einsatzes im Arbeitsalltag ebenso sorgfältig vorgehen wie zuvor bei der Bestimmung der technischen Anforderungen und der Beurteilung des Funktionsumfangs der Software Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 6

7 Über die Brandon Hall Group Mit mehr als Kunden weltweit und 20 Jahren Erfahrung mit der Bereitstellung erstklassiger Lösungen ist die Brandon Hall Group ein führendes Unternehmen für Forschung und Analyse. Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung fundierter Lösungen zur Leistungs- und Bilanzoptimierung wachsender und großer Unternehmen. Durch die kürzlich erfolge Fusion von Brandon Hall Research und AC Growth verfügt die Brandon Hall Group als echter Vordenker über umfassende Forschung, Daten und Kenntnisse zu Talentmanagement, Schulung und Entwicklung, Verkauf, Marketing und Unternehmensführung. Die Mitglieder unseres Programms erhalten Zugang zu Forschung, Benchmarking, Daten und Analysten. Das Programm für Mitglieder vermittelt Einblicke und Best Practices, damit Führungskräfte fundierte Entscheidungen über Mitarbeiter, Verfahren und Systeme treffen können, und umfasst Beratungsdienste durch Analysten zur gezielten und effizienten Umsetzung der Erkenntnisse aus der Forschung. Die Vorteile für Mitglieder Das Mitgliedsprogramm der Brandon Hall Group beinhaltet umfassende Forschungsressourcen und Beratungsdienste. Unser Mitgliedsprogramm bietet Folgendes: Informationen auf dem neuesten Stand: Unser rigoroser Forschungsansatz wird fortlaufend weiterentwickelt und aktualisiert, damit Ihrem Unternehmen die aktuellen Trends und Prognosen bereitstehen. Umsetzbare Forschung: : Als Mitglied haben Sie Zugang zu forschungsbasierten Beratungsdiensten und erhalten bahnbrechende Ansätze für den Umgang mit den unmittelbaren Aufgaben und Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Anpassbare Unterstützung: : Führungskräfte in den Bereichen Schulung und Entwicklung, Talentmanagement, Verkauf, Marketing oder Unternehmensleitung erhalten durch unsere Forschung, Rahmenwerke, Modelle und Tools Einblicke und Lösungsansätze, die unternehmensweit eingesetzt werden können. Unbegrenzter Zugriff: : Jedes Mitglied Ihres Teams kann bei der Entscheidungsfindung jederzeit und überall auf Forschung, neue Verfahren und Beratungsdienste zurückgreifen. Wenn Sie mehr über die Brandon Hall Group wissen möchten, rufen Sie uns unter der Nummer an oder senden Sie eine an 2011 Brandon Hall Group. An Saba zum Vertrieb lizenziert. 7

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