Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys

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1 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys

2 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 2 Inhalt 1 Qualitätsentwicklung im Paritätischen Konzeption des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys Angebote im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Lehrgänge und Schulungen Analyse und Beratung Qualitäts-Check PQ-Sys Arbeitshilfen, Materialien, Kunden- und Mitarbeiterbefragungen Überprüfung im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Externe Überprüfung im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Anforderungen an das Paritätische Qualitätssiegel Ablauf der externen Überprüfung Paritätische Qualitätsgemeinschaften Erfahrungsaustausch Qualität Steuerung der Entwicklung des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys...13 Kontakt und weitere Informationen...14

3 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 3 1 Qualitätsentwicklung im Paritätischen Die Diskussion um Qualitätsentwicklungsaktivitäten und Qualitätsmanagement (QM) prägt seit einigen Jahren auch den Sozial- und Pflegebereich. Der Landesverband Rheinland-Pfalz/Saarland initiierte 1998 die Gründung der Paritätischen Gesellschaft für Qualität mbh. Die Gesellschafter sind neben dem Gesamtverband neun Landesverbände des Paritätischen 1. Im Jahr 2006, bedingt durch die Erweiterung der Aufgabenfelder, wurde der Gesellschaftsname erweitert und lautet PQ GmbH - Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management (PQ GmbH). Ziel der PQ GmbH ist den Paritätischen und seine Mitgliedsorganisationen durch vielfältige Aktivitäten (Information, Schulung, Beratung) in Bereichen QM und Organisationsgestaltung zu unterstützen. Dabei werden aufeinander abgestimmte Angebote unter dem Begriff Paritätisches Qualitätssystem PQ-Sys entwickelt und umgesetzt. Die rechtlich geschützten Produkte des Systems sind an der Kennzeichnung PQ-Sys erkennbar. Die Abb. 1 zeigt die zentralen Merkmale des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys. Fachlich anerkannte Grundlagen des Qualitätsmanagements (DIN EN ISO 9001 und EFQM-Modell für Excellence) Anpassung an die besonderen Bedingungen im Sozial- und Pflegebereich Einbindung in die verbandliche Arbeit des Paritätischen Modulares Angebot, um möglichst viele unterschiedliche Bedarfe abzudecken Umsetzung erfolgt durch die regionalen Partner und die PQ GmbH Kontinuierliche Überprüfung und Weiterentwicklung des Systems (z.b. in Richtung integrierte Prozessmanagementsysteme). Abb. 1 Merkmale des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys Im Mai 2000 wurde unter Federführung des Paritätischen Gesamtverbandes die SQ Cert GmbH als Prüf- und Zertifizierungsgesellschaft gegründet, um Beratung und Prüfung zu trennen. Die SQ Cert GmbH selbst ist nicht nach ISO/IEC akkreditiert und kann daher keine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 durchführen. Sie arbeitet mit einem strategischen Partner, der Deutschen Gesellschaft zur Zertifizierung von Ma- 1 Es sind die Landesverbände Baden-Württemberg, Berlin, Bremen, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz/Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen.

4 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 4 nagementsystemen GmbH (DQS) zusammen. DQS ist bei der in Deutschland zuständigen Stelle (Trägergemeinschaft für Akkreditierung TGA) u. a. für den Bereich 38 (Gesundheits- und Sozialwesen) akkreditiert und hält einen umfangreichen Auditorenpool deutschlandweit vor. Im Folgenden werden kurz das Paritätische Qualitätssystem und dessen Bestandteile beschrieben. 2 Konzeption des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys orientiert sich an der weltweit anerkannten Norm für Qualitätsmanagementsysteme DIN EN ISO 9001 bzw. in der weiteren Ausprägung an dem in Europa anerkannten EFQM-Modell für Excellence. Dabei werden die anerkannten fachlichen und verbandlichen Qualitätsstandards im Sozial- und Pflegebereich berücksichtigt. In der Abb. 2 sind die wichtigsten Akteure des Systems dargstellt. Abb. 2 Die wichtigsten Akteure im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Die enge Verzahnung und Zusammenarbeit auf der fachlichen Eben sind ein Markenzeichen des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys.

5 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 5 Die Umsetzung erfolgt durch die Landesverbände des Paritätischen; die PQ GmbH und durch kooperierende Bildungs- und Beratungsunternehmen. Ein weiteres Merkmal des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys besteht in der Kombination von interner Qualitäts- und Personalentwicklung sowie Selbst- und Fremdevaluation in Bezug auf Qualität. 3 Angebote im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Die PQ GmbH entwickelt, erprobt und realisiert in enger Kooperation mit dem Paritätischen und seinen Mitgliedsorganisationen sowie weiteren Akteuren gezielte Angebote und Dienstleistungen rund um das Qualitätsmanagement, z. B. Lehrgänge und Schulungen, Durchführung von Analysen und Beratungen und Arbeitshilfen und Materialien. Analyse und Beratung - Qualitäts-Check PQ-Sys - Einzel- und Gruppenberatung - Workshops, Seminare - Kunden- und Mitarbeiterbefragungen - Managementberatung Schulungen Schulungen - Basislehrgang - Aufbaulehrgang QMB - Schulung zum QM EOQ - Auditorenschulung - Integriertes Management Analyse und Beratung Produkte PQ-Sys Materialien Materialien - Qualitäts-Check PQ-Sys - Methoden & Werkzeuge - QM-Handbuch-Raster - Schulungsunterlagen - Curricula Abb. 3 Produkte und Angebote des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys

6 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite Lehrgänge und Schulungen Die PQ-Sys Lehrgänge und Schulungen berücksichtigen spezifische Belange des Sozial- und Pflegebereichs und erfüllen gleichzeitig die Richtlinien der European Organization for Quality (EOQ). Dadurch sind die Abschlüsse nicht nur deutschlandsondern auch europaweit anerkannt. In der Abb. 4 sind die Lehrgänge, Schulungen und Seminare inkl. der Abschlüsse dargestellt. Die Ausbildung zum/zur Qualitätsmanagementbeauftragten PQ-Sys wird deutschlandweit angeboten. Darauf aufbauend sind weiterführende Qualifikationen zur/zum QualitätsmanagerIn und AuditorIn nach den EOQ-Richtlinien möglich. Abb. 4 Lehrgänge und Schulungen im Rahmen des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys

7 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 7 Immer mehr Mitgliedsorganisation wenden neben Qualitätsmanagement auch andere Managementsysteme an, z. B. in Bereichen Risiko, Hygiene, Arbeits- oder Umweltschutz. Aufgrund der vielfältigen fachlichen und methodischen Überschneidungen ist eine Integration der Systeme sinnvoll. Im Lehrgang Integriertes Managementsystem PQ-Sys werden diese Themen entsprechend behandelt. Zusätzlich zu den oben geschilderten Dienstleistungen werden auch Seminare zu einzelnen Themen, z. B. aus dem Bereich normatives, strategisches und operatives Management oder Auffrischungsseminare (anerkannt nach EOQ Richtlinien) angeboten. 3.2 Analyse und Beratung Die PQ GmbH bietet auch Gruppen- oder individuelle Begleitung und Beratung der Mitgliedsorganisationen des Paritätischen bei der Einführung und Pflege von QMS oder qualitätsrelevanten Projekten und Vorhaben an. Hierfür werden individuelle Angebote erstellt. Von vielen insbesondere kleineren Mitgliedsorganisationen wurde der Wunsch nach einem direkten und unmittelbaren Einstieg in die Qualitätsentwicklung formuliert. Daraufhin hatte die PQ GmbH in der Kooperation mit dem Landesverband Berlin und weiteren Akteuren ein Instrument der systematischen Selbstevaluation (Checklisten) unter dem Namen Qualitäts-Check PQ-Sys entwickelt Qualitäts-Check PQ-Sys Der Qualitäts-Check PQ-Sys ist ein erfolgreiches und vielfach erprobtes Instrument (in einigen Ländern durch die zuständigen Ministerien anerkannt), das die Ermittlung der aktuellen Qualitätsfähigkeit (IST-Zustand) und Identifizierung von Verbesserungspotentialen (SOLL-Zustand) einer Organisation ermöglicht. Der Qualitäts-Check PQ-Sys berücksichtigt einerseits die wichtigsten Anforderungen aus der ISO 9001:2000 und andererseits die gesetzlichen Anforderungen in der jeweiligen fachlichen Variante. Folgende Varianten liegen z. Z. vor: fachübergreifend, ambulante, stationäre und teilstationäre Pflege, Kindertageseinrichtungen (länderübergreifend sowie in länderspezifischen Ausarbeitungen für Bremen, Sachsen, Sachsen- Anhalt und Thüringen), Suchthilfe, Behindertenhilfe, Erziehungshilfe Mutter/Vater/Kind-Maßnahmen und

8 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 8 Weiterbildung incl. Berücksichtigung der Anforderungen aus der Anerkennungsund Zulassungsverordnung Weiterbildung (AZWV - Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung). Die Umsetzung des Qualitäts-Checks PQ-Sys kann in unterschiedlichen Varianten und Ausprägungen stattfinden, z. B.: individuelle Selbstevaluation Qualitäts-Check PQ-Sys PUR die Organisation erwirbt den Qualitäts-Check PQ-Sys und führt die Evaluation und Auswertung in eigener Regie durch. Möglich ist auch eine externe Auswertung der Ergebnisse. Diese Anwendung erfordert die Grundkenntnisse von Qualitätsmanagement (QM) nach ISO durch QM-Fachkräfte begleitete Selbstevaluation in Form von Qualitäts- Check PQ-Sys plus in verschiedenen zeitlichen Umsetzungsformen, z. B. mit 6 moderierten Workshops in ca. 6-8 wöchentlichen Abständen und Dauer von ca. 6-8 Monaten oder mit 30 moderierten Workshops in monatlichen Abständen und Dauer von ca. 30 Monaten. In beiden letztgenannten Fällen werden die Anwender in Grundlagen des Qualitätsmanagements qualifiziert und erhalten systematische Unterstützung bei der Evaluation und Auswertung der Fragebögen. Die aufgedeckten Schwächen können gezielt beseitigt werden. Dabei wird ein intensiver Austausch und Lernprozess sowohl in der Organisation selbst als auch zwischen den an Workshops beteiligten Mitgliedern angestoßen. Die Ergebnisse der Auswertung können als Grundlage für Benchmark-Projekte dienen. Nach der Optimierung der Abläufe und Strukturen kann anschließend eine externe Überprüfung durch Fachauditoren bei der SQ Cert GmbH beantragt werden (vgl. Pkt. 4). Die TeilnehmerInnen des Check PQ-Sys plus haben einen direkten Zugang zum Aufbaulehrgang für die Ausbildung zum Qualitätsmanagement-Beauftragten (vgl. Abb. 4). 3.3 Arbeitshilfen, Materialien, Kunden- und Mitarbeiterbefragungen Eine weitere Möglichkeit der Unterstützung besteht in der Anwendung der durch die PQ GmbH entwickelten Arbeitshilfen und Materialien, z. B. des QM-Muster-Handbuches, der Unterlagen für die Methoden und Werkzeuge bei der Einführung und Pflege von Qualitätsmanagementsystem oder des jeweiligen Qualitäts-Checks PQ-Sys in verschiedenen Varianten (vgl ). Darüber hinaus unterstützt die PQ GmbH die Mitgliedsorganisationen des Paritätischen bei der Durchführung und Auswertung von Kunden- und

9 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 9 Mitarbeiterbefragungen sowie bei der Erstellung einer Benchmark-Datenbank, um die eigenen Ergebnisse mit anderen Anbietern vergleichen zu können. 4 Überprüfung im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Im Rahmen des Paritätischen Qualitätssystems werden sowohl interne als auch externe Überprüfungen der Anforderungen aus den relevanten Gesetzten, Vereinbarungen, Qualitäts-Standards und normierten Qualitätsmanagement-Systemen durchgeführt. Die interne Überprüfung wird durch systematische interne Audits und Managementbewertung oder Selbstevaluation gewährleistet. Die externe Überprüfung wird durch die SQ Cert GmbH oder in Kooperation mit einem akkreditierten Zertifizierer durchgeführt. 4.1 Externe Überprüfung im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Die SQ Cert GmbH bzw. die akkreditierten Kooperationspartner übernehmen die externe Überprüfung der Qualitätsmanagementsysteme (QMS) der teilnehmenden Organisationen. Als Nachweis der externen Überprüfung wird je nach Stufe der Entwicklung des Qualitätsmanagementsystems ein Paritätisches Qualitäts-Siegel durch die SQ Cert GmbH und den jeweiligen Paritätischen Landesverband vergeben. Die SQ Cert GmbH selbst ist nicht nach ISO/IEC akkreditiert. Sie arbeitet bei der Zertifizierung der QMS mit einem strategischen Partner, der Deutschen Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen GmbH (DQS), zusammen. Kooperationsvereinbarungen bestehen auch mit weiteren Zertifizierungsgesellschaften eine Liste kann bei der SQ Cert GmbH angefordert werden. 4.2 Anforderungen an das Paritätische Qualitätssiegel Organisationen, die sich am PQ-Sys beteiligen, können das Paritätische Qualitäts- Siegel in vier Stufen (I IV) erhalten. Dabei werden verschiedene Anforderungen an die Organisationen gestellt:

10 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 10 Anforderungen ohne Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 I Paritätisches Qualitäts-Siegel (früher Testat) externe Überprüfung des QMS durch Auditoren der SQ Cert GmbH nach der Selbstevaluation anhand des Qualitäts-Check PQ- Sys und Beseitigung der Schwachstellen durch die teilnehmende Organisation. Die ISO Zertifizierung ist hier nicht notwendig. Anforderungen inkl. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 II III Paritätisches Qualitäts-Siegel 1. Stern: externe Überprüfung des QMS durch Auditoren einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft. Gefordert werden die Zertifizierung gem. DIN EN ISO 9001, Umsetzung der Qualitätsziele der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW), gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen und - wenn vorhanden - Qualitätsstandards der Paritätischen Qualitätsgemeinschaften. Paritätisches Qualitäts-Siegel 2. Stern (zusätzlich zu den Forderungen aus dem 1. Stern): systematische Kunden- und Mitarbeiterbefragungen, Umsetzung entsprechender Verbesserungsmaßnahmen und Ausrichtung am EFQM-Modell. IV Paritätisches Qualitäts-Siegel 3. Stern (zusätzlich zu den Forderungen aus dem 2. Stern): entweder Konzeption für die Einbindung von Ehrenamtlichen und ihre Umsetzung oder Selbstbewertung nach EFQM-Modell durch eigene Assessoren und Umsetzung entsprechender Verbesserungsmaßnahmen (bei allen Fragen mindestens Bewertung 3: überwiegend erfüllt ). Die detaillierte Beschreibung der Anforderungen (Audit-Checklisten) kann bei der SQ Cert GmbH angefordert werden.

11 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite Ablauf der externen Überprüfung Der Ablauf der externen Überprüfung ist in allen Fällen gleich außer bei der Stufe I hier findet eine Auditierung ohne Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 statt. Die Grundlage bei dieser Überprüfung bilden die Ergebnisse einer im Vorfeld durchgeführten Selbstevaluation anhand des Qualitäts-Checks PQ-Sys. Die dabei entdeckten Schwachstellen müssen vorher beseitigt werden. Im Vorfeld findet eine Dokumentenprüfung und anschließend ein Vor-Ort-Audit statt. Folgender Ablauf ist für die Auditierung mit Zertifizierung durch die DQS GmbH oder andere Zertifizierer typisch (hier DQS beispielhaft als Zertifizierer genannt) (vgl. dazu Abb. 5). Kursiv sind die Verantwortlichen für die einzelnen Schritte genannt. 1. Anfrage und Interesse an der Beteiligung am PQ-Sys (über die SQ Cert oder über die DQS) Kunde/DQS/SQ Cert. 2. Erstellung des Angebots (inkl. Auswahl der Auditoren) DQS. 3. Abwicklung von Dokumentenprüfung und Auditierung Auditor. Die Anforderungen aus den jeweiligen Auditfragelisten zum 1., 2. oder 3. Stern werden ohne Mehrkosten für die Mitgliedsorganisationen des Paritätischen mit überprüft. 4. Auditbericht - Auditor erstellt und sendet den Auditbericht an die DQS mit entsprechender Empfehlung. 5. Ausgefüllte Auditfrageliste zum Paritätischen Qualitäts-Siegel - Auditor sendet die ausgefüllte Auditfrageliste zum Paritätischen Qualitätssiegel an die SQ Cert mit entsprechender Empfehlung. 6. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 DQS prüft den Auditbericht auf die Plausibilität und entscheidet über die Zertifizierung. Beim positiven Ergebnis sendet sie eine Kopie des ISO-Zertifikates und des Auditberichtes an die SQ Cert. 7. Verleihung des Paritätischen Qualitäts-Siegels - SQ Cert prüft die Plausibilität der ausgefüllten Auditfrageliste zum Paritätischen Qualitätssiegel. Beim positiven Ergebnis verleiht sie zusammen mit dem zuständigen Landesverband des Paritätischen das Qualitäts-Siegel 1., 2. oder 3. Stern. Die Gültigkeitsdauer des Paritätischen Qualitätssiegels beträgt drei Jahre. Danach muß eine Systemprüfung statt finden, um sie auf weitere drei Jahre zu verlängern. Dabei ist zu beachten, dass jährlich kleinere Überprüfungen statt finden: beim Siegel der Stufe I (ohne Stern) erfolgt ein schriftlicher Bericht an die SQ Cert GmbH über den Status der durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen bei den Siegeln der Stufen II-IV (mit dem 1., 2. und 3. Stern) werden im Rahmen der ISO-Überwachungsaudits die Anforderungen PQ-Sys mit überprüft.

12 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 12 Abb. 5 Ablauf der Zertifizierung im Rahmen der ISO 9001 und des Paritätischen Qualitäts-Siegels PQ-Sys 1., 2. oder 3. Stern Die Mitgliedsorganisationen des Paritätischen sind frei bei der Wahl der Zertifizierungsgesellschaft. Es können folgende Verfahren gewählt werden:

13 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite Überprüfung der PQ-Sys Anforderungen durch kooperierende akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften im Auftrag der SQ Cert GmbH (strategischer Partner ist z. Z. DQS GmbH) im Rahmen der ISO 9001 Zertifizierung. 2. Abwicklung der ISO Zertifizierung durch andere Zertifizierungsgesellschaften und zusätzliche Auditierung der Anforderungen aus dem PQ-Sys durch die SQ Cert GmbH. 5 Paritätische Qualitätsgemeinschaften Wichtige Unterstützung der Mitgliedsorganisation auf der regionalen Ebene leisten in einigen Landesverbänden die Paritätische Qualitätsgemeinschaften. Sie sind als Selbstverwaltungsorgan innerhalb des Paritätischen konzipiert und nutzen in ihrer Arbeit die PQ-Sys -Produkte. Sie haben sich mittlerweile in fünf Bundesländern in Fachbereichen Pflege, Behindertenhilfe, Suchthilfe, Selbsthilfe, Kindertagesstätten, Arbeit, Frauen und Mädchen, Jugendhilfe und Migration gebildet. Sie verfolgen im Wesentlichen folgende Aufgaben: Abstimmung und Koordination gemeinsamer Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung, gemeinsamer Aufbau von (einrichtungsspezifischen) QM-Systemen, Festlegung gemeinsamer Qualitätsstandards, Förderung des Erfahrungsaustausches und regionale Vernetzung der Mitglieder untereinander. 6 Erfahrungsaustausch Qualität Der überregionale Austausch innerhalb des Paritätischen wird durch den Erfahrungsaustausch Qualität sichergestellt. Er hat die Aufgabe, die Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen den Landesverbänden, dem Gesamtverband und der PQ GmbH in Bereichen Qualität und Organisationsgestaltung zu koordinieren und die Anstöße für konzeptionelle Weiterentwicklung des Systems zu geben. 7 Steuerung der Entwicklung des Paritätischen Qualitätssystems PQ-Sys Die Steuerung der Entwicklungsaktivitäten der PQ GmbH erfolgt über die Landesgeschäftsführerkonferenz des Paritätischen, wodurch eine enge Verzahnung mit den Strukturen des Paritätischen und dem aktuellen Bedarf für die Entwicklungen im Bereich Qualitätsmanagement gewährleistet ist.

14 Das Paritätische Qualitätssystem PQ-Sys Seite 14 Kontakt und weitere Informationen Gerne informieren wir Sie weiter bitte kontaktieren Sie uns unter: PQ GmbH Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management Feldmannstraße Saarbrücken Tel. 0681/ Fax 0681/ Internet: SQ Cert GmbH Feldmannstraße Saarbrücken Tel. 0681/ Fax 0681/ Internet:

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