Komplexe Berechnungen im FileMaker -> Finanzbuchhaltung mit FileMaker

Transkript

1 Komplexe Berechnungen im FileMaker -> Komplexe Berechnungen im FileMaker am Beispiel einer Finanzbuchhaltung mit mehreren Fremdwährungen und Graphischer Auswertung

2 Vorgaben 1. Ein international tätiges Hilfswerk möchte bei den Projekten eine bessere Finanzkontrolle, auch der Fremdwährungen. 2. Das Programm muss einfach zu bedienen sein. 3. Die Daten sollen monatlich auf den Server in der Schweiz übertragen werden. 4. Die Auswertungen sollen durch die Schweizer Revisoren plausibel sein und sich am schweizerischen Recht orientieren.

3 Umsetzungsanalyse 1. Das international tätiges Hilfswerk möchte bei den Projekten eine bessere Finanzkontrolle, auch der Fremdwährungen. Buchungshilfen für Soll und Haben 1. Zielwährung -> CHF 2. Buchungs- oder Zahlungswährung CHF, USD, Euro, lokale Währung plus Reserve 3. Buchungstexte in zwei Sprachen möglich (lokal und englisch)

4 Umsetzungsanalyse 1. Das Programm muss einfach zu bedienen sein. 1. Einfache Eingabemaske 2. Buchungshilfen für Soll und Haben 3. Journal jederzeit sichtbar 4. Kontenstände jederzeit sichtbar

5 Umsetzungsanalyse 1. Die Daten sollen monatlich auf den Server in der Schweiz übertragen werden. 1. Das Hauptbuch-Journal (und nur das) wird als FileMaker Datei exportiert und auf den Schweizer Server bei der entsprechenden Datei importiert 2. Danach werden die Datensätze für das Nebenbuch erneut generiert 3. Durch den Landesverantwortlichen werden 1. die Bilanz und 2. die Erfolgsrechnung sowie die 3. weiteren Informationen auf Plausibilität kontrolliert 4. Texte ggf in englisch eingetragen

6 Umsetzungsanalyse 1. Die Auswertungen sollen durch die schweizerischen Revisoren plausibel sein und sich am schweizerischen Recht orientieren. 1. Für die schweizerischen Revisoren stehen folgende Informationen Online oder auf Papier zur Verfügung 1. Bilanz in der Zielwährung (CHF) 2. Erfolgsrechnung in der Zielwährung (CHF) 3. Kontenblätter jeweils mit dem Betrag 1. in der Buchungswährung, 2. der Zielwährung zum Tageskurs 3. der Zielwährung zum Buchkurs 4. Notwendige Belege (in Ländern mit guter IT Infrastruktur als JEPG an den Hauptbuchungssatz angebunden)

7 Datengerüst 1. Das Hauptbuch 1. Datum 2. Soll-Konto 3. Haben-Konto 4. Belegnummer 5. (Kostenstelle) 6. Text (Lokal) 7. Text (englisch) 8. Betrag in der Buchungswährung 9. Tageskurs 10. Betrag zum Tageskurs

8 Datengerüst 1. Das Nebenbuch 1. Datum 2. Soll-Konto 3. Haben-Konto 4. Belegnummer 5. (Kostenstelle) 6. Text (Lokal) 7. Text (englisch) 8. Betrag in der Buchungswährung 9. Betrag zum Tageskurs 10. Betrag zum Buchkurs

9 Berechnungen Hauptbuch > Nebenbuch mit MWSt Hauptbuch Nebenbuch 1 Nebenbuch 2 Nebenbuch 3 Datum Datum Datum Datum Soll-Konto Soll-Konto Soll-Konto Soll-Konto Haben-Konto Haben-Konto Haben-Konto Haben-Konto Steuer-Konto Belegnummer Belegnummer Belegnummer Belegnummer (Kostenstelle) (Kostenstelle) (Kostenstelle) (Kostenstelle) Text (Lokal) Text (Lokal) Text (Lokal) Text (Lokal) Text (englisch) Text (englisch) Text (englisch) Text (englisch) B Zahlwährung B Zahlwährung - N Zahlwährung - B Zahlwährung B Tageskurs B Tageskurs - B Tageskurs - B Tageskurs B Buchkurs B Buchkurs - B Buchkurs - B Buchkurs

10 Berechnungen Hauptbuch > Nebenbuch Hauptbuch Datum Soll-Konto Haben-Konto Belegnummer (Kostenstelle) Text (Lokal) Text (englisch) Nebenbuch 1 Datum Soll-Konto Haben-Konto Belegnummer (Kostenstelle) Text (Lokal) Text (englisch) Nebenbuch 2 Datum Soll-Konto Haben-Konto Belegnummer (Kostenstelle) Text (Lokal) Text (englisch) B Zahlwährung B Tageskurs B Buchkurs B Zahlwährung B Tageskurs B Buchkurs - B Zahlwährung - B Tageskurs - B Buchkurs

11 Berechnungen Hauptbuch > Nebenbuch mit MWSt Steuerberechnung Nebenbuch 1 Nebenbuch 2 Nebenbuch 3 Beispiel Betrag -> Betrag Betrag -> Betrag - (Betrag * Steuersatz) Betrag -> Betrag * Steuersatz Nebenbuch 1 Betrag -> Nebenbuch 2 Betrag -> (100 * 8%) -> Nebenbuch 3 Betrag -> (100 * 8%) -> 8.00 Erklärung Nebenbuch 1 Brutto Betrag (Zahlbetrag) Nebenbuch 2 Nebenbuch 3 Netto Betrag (Warenwert o.mwst) Betrag MWSt

12 Kontenplan Der Kontenplan Je nach Land und Zweck kann der Kontenplan angepasst werden. Alle Kontenpläne haben mindestens folgende Informationen Konto-Nummer Konten-Bezeichnung Konto-Zuordnung (Bilanz / Erfolgsrechnung) Gruppen-Zuordnung (Aktiven/Passiven oder Aufwand/Ertrag Detaillierte Gruppen-Zuordnung (z.b. Büro Aufwand, Internet Aufwand) Dies lässt sich am einfachsten durch OrdnungsNr realisieren, z.b. 1, 10, 100, 1000

13 Voraussetzung Bilanz und Erfolgsrechnung Um einfach eine Bilanz bzw eine Erfolgsrechnung erstellen zu können, müssen wir alle Konten zusammen fassen, welche im Soll oder im Haben das entsprechende Konto haben, um dann die Kontensumme zu bilden. Lösungsansatz a: Wir suchen zweimal alle Nebenbuchungen durch und haben dann die entsprechenden Datensätze und Summen Lösungsansatz b: Wir generieren ein Multi-Line-Key oder ein Wiederholungsfeld und suchen in diesem einfach die Kontonummer

14 Bilanz und Erfolgsrechnung Kontenplan Nebenbuchungen Konten-Nummer Konten-Bezeichnung Konten-Saldo Konten-Nummer (MLK) Betrag

15 Bilanz und Erfolgsrechnung Selektion der Datensätze (je nach Land und Kontenplan) Für Bilanz -> Für Erfolgsrechnung ->

16 Bilanz und Erfolgsrechnung Durch den Einsatz von Statistik-Felder und der Ordnungszahlen lassen sich einfach die Salden für die Untergruppen bilden.

17 Kontenblätter Um ein Kontoblatt aufzurufen oder anzuzeigen muss im Nebenbuch das entsprechende MLK-Feld selektiert und dann nach Datum sortiert werden. Dann werden die Datensätze entsprechend angezeigt:

18 Einfache Bedienung Präsentation von ifibu Christian Charity Flyers eine humanitäre Luftfahrt Organisation

19 Vorträge 1. Vorträge müssen bis auf die Referentenseite, Sponsorenseite und Fusszeilen werbefrei sein. 2. Sie können in jedem Slide in der Fusszeile einen Hinweis auf sich und ihre Firma anbringen. 3. Übergeben Sie Slides und Demodateien spätestens am Sprecher- Treffen 15. Oktober. 4. Bitte denken Sie daran: Ihr Vortrag dauert 90 Minuten reservieren Sie davon ca. 10 Minuten für Fragen. 5. Beamer in den Vortragsräumen: Die native Auflösung beträgt 1024 x 768! 6. Internet & Weitere Technische Anforderungen: Bitte teilen Sie diese mir (patrick@filemaker-konferenz.com) bis 5. Oktober mit.

20 Einfache Bedienung 1. Erstellen einer Buchung 2. Korrektur einer Buchung 3. Erstellen einer Fremdwährungsbuchung 4. Korrektur eines Fremdwährungskurs 5. Buchen eines Geldwechsels 6. Benutzung des Belegscanners

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22 Ansicht Kontenplan

23 Ansicht Kontenblatt

24 Vielen Dank unseren Sponsoren Danke für das Bewerten dieses Vortrages!