Hauptbuchhaltung (FI-GL)

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1 HELP.FIGL Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt...12 Umsatzkostenverfahren Funktionsbereich Aktivieren des Umsatzkostenverfahrens Funktionsbereich in Stammdaten Funktionsbereich in Innenaufträgen Ableitung des Funktionsbereichs Abstimmen Controlling und Finanzbuchhaltung Erstellen Bilanz und GuV nach Umsatzkostenverfahren Sachkontenstammdaten Umfeld der Sachkontenstammdaten Kontenplanverzeichnis Kontenplan Kostenrechnung und Kontenpläne Übersetzen eines Kontenplans Ändern des Kontenplanverzeichnisses Sachkontenstammdaten im Kontenplan Kontengruppe Festlegen des Nummernintervalls Festlegen des Bildschirmaufbaus Beispiel: Festlegen des Bildschirmaufbaus Definition des Feldstatus Definition des Feldstatus für Transaktionen Ändern der Kontengruppe Sachkontenstammdaten im Buchungskreis Festlegen der Kontowährung Festlegen Festlegen der Steuerkategorie Festlegen Festlegen Festlegen Festlegen Festlegen der Feldstatusgruppe Vergabe von Berechtigungen Automatische Buchungen...62 Funktionen zur Bearbeitung der Sachkontenstammdaten Anlegen und Bearbeiten der Sachkontenstammdaten Anlegen von Sachkonten mit Vorlage Sammelbearbeitung von Sachkontenstammdaten Einzelbearbeitung eines Sachkontenstammsatzes Texte erfassen Ändern von Sachkontenstammdaten Änderungen anzeigen Antrag auf Stammdatenänderung im Intranet/Internet (AC) April 2001

5 SAP AG Antragsformular bearbeiten Bearbeitung des Antrags im SAP-System Meldungsbearbeitung Meldung bearbeiten Bearbeitung von Meldungen über Arbeitsvorrat Maßnahmenbearbeitung Bearbeitung von Maßnahmen über Arbeitsvorrat Bearbeitung von Maßnahmen über Workflow Statusabfrage des Antrags Sperren eines Sachkontenstammsatzes Archivieren und Löschen eines Sachkontenstammsatzes Sachkontenstammsatz zum Löschen vormerken Suchhilfe: Sachkontenstammdaten Besonderheiten bei Erfolgskonten Beispiel: Verwendung mehrerer Ergebnisvortragskonten Musterkonto und Wertübertragungsregeln Musterkonto Wertübertragungsregeln Beispiel: Musterkonto und Wertübertragungsregel Unterschiede zwischen Kontengruppe, Vorlage und Musterkonto Wie wirken sich Änderungen aus? Kontensalden und Einzelposten Sachkontensaldo Sachkontensaldo anzeigen Einzelposten in Sachkontensalden anzeigen Wechseln der Währung Salden der Geschäftsbereiche anzeigen Einzelpostenanzeige Einzelpostenanzeige mit SAP List Viewer (ALV) Einzelposten eines Kontos anzeigen Funktionen in der Einzelpostenanzeige Beleg zum Einzelposten anzeigen Kontenstammdaten anzeigen Klassische Einzelpostenanzeige Einzelposten eines Kontos anzeigen Selektionsbedingungen bearbeiten Selektionsbedingungen merken Funktionen in der Einzelpostenanzeige Beleg zum Einzelposten anzeigen Einzelposten suchen Einzelposten sortieren Ändern der Sortierfolge Summieren von Einzelposten Summenvarianten Ändern des Zeilenaufbaus Zeilenaufbauvarianten Zusatzfeld temporär hinzufügen April

6 SAP AG Liststufen anzeigen Auswählen der Währung Kontenstammdaten anzeigen Summenblatt anzeigen Buchen (FI) Beleg Belegkopf Belegkopf eingeben Belegpositionen Bearbeiten von Belegpositionen Automatisches Erzeugen von Belegpositionen Daten bei automatisch erzeugten Belegpositionen hinzufügen Belegart Differenzieren von Geschäftsvorfällen über Belegart Berechtigungen für die Belegart definieren Definieren einer Belegart für das Nettoverfahren Belegarten für Buchungen auf verbundene Unternehmen Belegnummernvergabe Gültigkeitszeitraum des Belegnummernintervalls Nummernkreise definieren Nummernkreise für Dauerbuchungs- und Musterbelege definieren Ändern und Löschen von Nummernkreisen Organisation der Belegablage Steuerung der Belegablage über die Belegart Erfassen Beleg Vorschlagswerte bei der Belegerfassung Bearbeitungsoptionen Enjoy Bearbeitungsoptionen Daten halten und setzen Schnellerfassung bei Sachkontenpositionen Kontrollfunktionen beim Erfassen und Buchen von Belegen Kontrollsummen anzeigen Gesamtsumme vorgeben Anfangssaldo vorgeben Merken Beleg Gemerkten Beleg vervollständigen Gemerkten Beleg löschen Simulieren Beleg Vorerfassen Beleg Belegvorerfassung Anzeige von vorerfaßten Belegen Änderungen an vorerfaßten Belegen anzeigen Buchen von vorerfaßten Belegen Beleg vorerfassen Vorerfaßten Beleg ändern Vorerfaßten Beleg löschen April 2001

7 SAP AG Belegfreigabe Belegfreigabe: Einstellungen im Customizing Beispiel für Vorerfassung mit Belegfreigabe Betragsfreigabe Kontierungsfreigabe Belegvervollständigung mit Workflow Workflow-Einstellungen für die Vervollständigung vorerfaßter Belege Belegvorerfassung und -freigabe mit Workflow Anzeigen Beleg Belegübersicht Varianten für den Zeilenaufbau Einzelpostenanzeige Varianten für den Zeilenaufbau bei der Einzelpostenanzeige Summenvarianten Felder für die Selektion, Sortierung und Suche Sortierfolge Ändern Beleg Belegänderungsregeln definieren Beleg ändern Massenänderung von Belegpositionen durchführen Archivieren Beleg Buchungsschlüssel Weiterverarbeitung der gebuchten Daten Fortschreibung der erfaßten Daten Automatische Buchungen Vor der Belegbuchung Bildgestaltung Bildgestaltung über den Buchungsschlüssel Bildgestaltung über Feldstatusdefinition Definition des Feldstatus Verknüpfung von Feldstatusdefinitionen Empfehlungen für die Statusvergabe Vorlagetechniken beim Buchen Mit Vorlage buchen Buchen mit Kontierungsmuster Kontierungsmuster Kontierungsmuster anlegen und ändern Kontierungsmuster bei der Belegerfassung verwenden Buchen mit Musterbelegen Musterbeleg eingeben Musterbeleg anzeigen Musterbeleg ändern Musterbeleg löschen Mit Musterbeleg buchen Dauerbuchung Ablauf bei Dauerbuchungen April

8 SAP AG Dauerbeleg erfassen und buchen Dauerbeleg anzeigen Dauerbeleg ändern Dauerbeleg löschen Dauerbuchungen ausführen Batch-Input-Mappen manuell abspielen Auswertungen zu Dauerbuchungsbelegen Buchen eines Belegs in Fremdwährung Umrechnen der Fremdwährung Buchungskreisübergreifendes Buchen Voraussetzungen für buchungskreisübergreifendes Buchen Verrechnungskonto für buchungskreisübergreifende Buchungen Beispiel Verrechnungskonto für buchungsübergreifendes Buchen Buchungskreisübergreifende Buchung anzeigen Buchungskreisübergreifende Buchung ändern Buchungskreisübergreifende Buchung stornieren Buchen eines Geschäftsvorfalls in der Hauptbuchhaltung Geschäftsvorfall in der Hauptbuchhaltung erfassen Eingabe der Sachkontenpositionen (Hauptbuch) Mußfelder der Sachkontenposition (Hauptbuch) Sachkontonummer (Hauptbuch) Zusatzkontierungen erfassen (Hauptbuch) Zusätze für Sachkontenpositionen festlegen (Hauptbuch) Bewertungsdifferenzen manuell buchen Umbuchung vornehmen Buchen eines Belegs in der Hauptbuchhaltung Belegvorerfassung Enjoy Beleg vorerfassen Enjoy Vorerfaßten Beleg buchen Enjoy Erfassungsvariante anlegen Enjoy Sachkontenbuchung Enjoy Sachkontenbeleg erfassen Enjoy Bearbeiten von Belegpositionen Enjoy Sachkontenbeleg buchen Enjoy Sachkontenbuchung buchungskreisübergreifend vornehmen Ausgleichen Ausgleichsfunktionen in der Hauptbuchhaltung Ausgleichsfunktionen in der Kreditorenbuchhaltung Ausgleichsfunktionen in der Debitorenbuchhaltung Ausgleichsprogramm Voraussetzungen für das Ausgleichen Offene-Posten-Verwaltung Selektionskriterien für den Programmlauf Buchen mit Ausgleich Manuelles Ausgleichen eines Kontos Ausgleich durchführen Ausgleichsvorgang Vorgang für das Ausgleichen eines Kontos April 2001

9 SAP AG Vorgang für das Buchen mit Ausgleich Selbstdefinierter Ausgleichsvorgang Ändern eines Ausgleichsvorgangs Ausgleichsbuchung Ausgleichsbeleg Ablauf des Ausgleichsverfahrens Belegkopf für einen Ausgleichsvorgang eingeben Belegpositionen eingeben Offene Posten auswählen Offene Posten suchen Debitor/Kreditor-Verrechnung Schnellzuordnung offener Posten (R/3) Zuordnung offener Posten über das Internet Offene Posten über das Internet zuordnen Internetzuordnung im R/3 bearbeiten Bearbeitung offener Posten Offene Posten mit Kommandos bearbeiten Offene Posten mit Aktionsmenüs oder Funktionstasten bearbeiten Offene Posten mit der Maus bearbeiten Bearbeitungsoptionen setzen (offene Posten) Offene Posten anzeigen Bearbeiten der Anzeige offener Posten Zeilenaufbau wechseln (offene Posten) Zeilenaufbau ändern (offene Posten) Offene Posten suchen Betrag suchen Übersicht ausgeglichener Konten Anzeige Kontobezeichnung Bearbeitung offene Posten gemäß Avis Ausgleichsbetrag nach Alter verteilen Offene Posten sortieren Zwischen Brutto- und Nettobetrag wechseln Zwischen Fremd- und Hauswährung wechseln Teilzahlungen buchen Restposten buchen Merken offener Posten als Avis Fehlerkorrektur Zahlungsdifferenz Differenz innerhalb der Toleranzgrenzen Differenz außerhalb der Toleranzgrenzen Differenzgrund Differenz erläutern Automatische Buchung für Ausgleichsvorgänge Aufwand oder Ertrag aus Unter- oder Überzahlung Berücksichtigen von Bankspesen Bankabbuchung Maschinelles Ausgleichen Bankunterkonten Beispiel Buchung eines debitorischen Schecks April

10 SAP AG Festlegungen für das Bearbeiten offener Posten Felder für die Selektions-, Such- und Sortierfunktion Standardsortierfolge Zeilenaufbau (offene Posten) Buchungskreisübergreifendes Ausgleichen Beispiel buchungskreisübergreifendes Ausgleichen Ausgleichen offener Posten in Fremdwährung Umrechnung aller Beträge in Hauswährung Verwendung der historischen Werte in Hauswährung Beispiel Ausgleichen mit Buchungsdatum in der Zukunft Ausgangszahlungen mit Formulardruck Offene Posten ausgleichen und Zahlungsträger drucken Scheck für ausgeglichene Posten drucken Konto ausgleichen Ausgleich zurücknehmen Storno Negativbuchung (Echter Storno) Beleg stornieren Interne Korrespondenz Interne Belege Anfordern von internen Belegen Interne Belege und Belegauszüge innerhalb einer Funktion anfordern Interne Belege außerhalb einer Funktion anfordern Bearbeiten von Korrespondenzanforderungen Korrespondenzanforderungen pflegen Korrespondenzanforderungen löschen Drucken der Korrespondenz Korrespondenz mit dem allgemeinen Druckreport drucken Interne Belege ohne Anforderung drucken Kontenplan und Kontenverzeichnis Kontoauszug Weitere FI-Reports ausführen Saldenverzinsung Einführung in die Verzinsung Verzinsung: Felder im Sachkontenstammsatz Festlegungen zum Zinskennzeichen Ermittlung des Abrechnungszeitraums Abrechnungszeitraum manuell bestimmen Abrechnungszeitraum automatisch ermitteln lassen Verzinsung Zinssätze anpassen Verzinsung durchführen Informationssystem Formular Merkmal Kennzahl Variable Konstante April 2001

11 SAP AG Bericht zur Bilanzanalyse Anlegen eines Berichts zur Bilanzanalyse Formular zur Bilanzanalyse anlegen Bericht zur Bilanzanalyse anlegen Kennzahlenbericht Anlegen eines Kennzahlenberichts Formular für Kennzahlenbericht anlegen Bericht für Kennzahlenbericht anlegen Erweiterungen April

12 SAP AG Einsatzmöglichkeiten Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (Primärbuchungen, Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in einem betriebswirtschaftlich integrierten Softwaresystem garantiert zu jedem Zeitpunkt, daß die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist. Einkauf Vertrieb Menge Wert Auftrag Faktur Kreditor Debitor Verbindlichkeit S H X S Forderung X H Anlage Anlagenvermögen Personal Lohn Gehalt Hauptbuch FI - GL Funktionsumfang Das Hauptbuch des Systems FI besitzt folgende Merkmale: die freie Wahl der Konzern- oder Firmenebene das automatische Mitbuchen aller Posten der Nebenbücher in der Hauptbuchhaltung (Abstimmkonten) das gleichzeitige Fortschreiben des Hauptbuches und der Kostenrechnungsbereiche das zeitnahe Auswerten und Berichten des aktuellen Buchungsstoffes in Form von Kontendarstellungen, Ergebnisrechnungen mit unterschiedlichen Bilanzversionen und Zusatzanalysen. Wesentlich ist, daß damit das Hauptbuch automatisch als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle gilt. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung dar. 12 April 2001

13 SAP AG Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist im Realtime aktuell zu jedem Zeitpunkt verfügbar über Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen wie der Kontenführung der Journalschreibung der Summen-/Saldenverkehrszahlen der Bilanz-/GuV-Auswertungen April

14 SAP AG Umsatzkostenverfahren Umsatzkostenverfahren Einsatzmöglichkeiten Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) eines Unternehmens kann nach zwei unterschiedlichen Verfahren erstellt werden: Gesamtkostenverfahren Umsatzkostenverfahren Das Umsatzkostenverfahren stellt den Umsatzerlösen der Rechnungsperiode, die für die abgesetzte Leistung entstandenen Herstellungskosten gegenüber. Die Aufwendungen werden vorrangig den betrieblichen Funktionsbereichen (Herstellung, Vertrieb, Verwaltung etc.) zugerechnet. Aufwendungen und Erträge, die nicht den Funktionsbereichen zugeordnet werden können, sind in weiteren nach Aufwands- und Ertragsarten gegliederten GuV-Positionen auszuweisen. Durch die funktionale Gliederung zeigt das Umsatzkostenverfahren, wofür im Unternehmen Kosten entstanden sind. Es stellt somit den wirtschaftlichen Zweck des Aufwands dar. Einführungshinweise Bevor Sie das Umsatzkostenverfahren einsetzen können, müssen Sie verschiedene Einstellungen im Customizing vornehmen. Lesen Sie hierzu Aktivieren des Umsatzkostenverfahrens [Seite 16]. Sie finden die Einstellungen im Customizing des Finanzwesens unter Grundeinstellungen Finanzwesen Buchungskreis Umsatzkostenverfahren. 14 April 2001

15 SAP AG Funktionsbereich Funktionsbereich Definition Kontierungsmerkmal, das die betrieblichen Aufwendungen nach Funktionen gliedert, z. B.: Herstellung Verwaltung Vertrieb Forschung und Entwicklung Verwendung Wenn Sie das Umsatzkostenverfahren einsetzen, müssen Sie Ihre betrieblichen Aufwendungen nach Funktionsbereichen gliedern. Sie definieren Ihre Funktionsbereiche im Customizing unter Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Buchungskreis Umsatzkostenverfahren Funktionsbereich definieren [Extern]. Integration Sie können den Funktionsbereich in die Stammdaten verschiedener Objekte eingetragen. Damit wird bei Buchungen der Funktionsbereich aus den Stammdaten der kontierten Objekte abgeleitet. Lesen Sie hierzu Funktionsbereich in Stammdaten [Seite 17]. April

16 SAP AG Aktivieren des Umsatzkostenverfahrens Aktivieren des Umsatzkostenverfahrens Einsatzmöglichkeiten Sie können in Ihrem System das Umsatzkostenverfahren aktivieren. Ablauf Dazu sind verschiedene Einstellungen im Customizing notwendig. Sie finden die Einstellungen unter Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Buchungskreis Umsatzkostenverfahren. 1. Definieren Sie Ihre Funktionsbereiche. Wählen Sie hierzu Funktionsbereich definieren [Extern]. 2. Aktivieren Sie das Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung. Wählen Sie hierzu Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren. Damit ist das Feld Funktionsbereich in den Stammdaten der Objekte eingabebereit. Der Funktionsbereich wird bei Buchungen noch nicht abgeleitet. 3. Tragen Sie den Funktionsbereich in die Stammdaten der gewünschten Objekte ein. Lesen Sie hierzu Funktionsbereich in Stammdaten [Seite 17]. 4. Sie können zusätzlich eine Substitution zur Ableitung des Funktionsbereichs definieren. Wählen Sie hierzu die Arbeitsschritte unter Substitution für Umsatzkostenverfahren einrichten [Extern]. Sie sollten nur dann eine Substitution definieren, wenn Sie zusätzliche Anforderungen an die Ableitung des Funktionsbereichs haben. Prüfen Sie zuvor, ob es ausreicht, den Funktionsbereich in die Stammdaten der Objekte einzutragen. 5. Definieren Sie ein Ledger für das Umsatzkostenverfahren. Wählen Sie hierzu Ledger für Umsatzkostenverfahren einrichten [Extern]. 6. Aktivieren Sie das Umsatzkostenverfahren für Ihre Buchungskreise. Wählen Sie hierzu Umsatzkostenverfahren aktivieren. Ergebnis Sie haben das Umsatzkostenverfahren aktiviert. Der Funktionsbereich der Buchungen wird vom System abgeleitet. Lesen Sie hierzu Ableitung des Funktionsbereichs [Seite 20]. Sie haben die Möglichkeit, eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren zu erstellen. Lesen Sie hierzu Erstellen GuV nach Umsatzkostenverfahren [Seite 23]. 16 April 2001

17 SAP AG Funktionsbereich in Stammdaten Funktionsbereich in Stammdaten Verwendung Sie können den Funktionsbereich in die Stammdaten folgender Objekte eintragen: Sachkonto Kostenart Kostenstelle Aufträge Auftragsart Innenaufträge Kundenauftrag bei Kundeneinzelfertigung und Bedarfsklasse Instandhaltungs-, Service- und QM-Auftrag Fertigungsauftrag, Produktkostensammler und Kostenträgerhierarchie PSP-Elemente Netzpläne Projektprofil und Projektdefinition PSP-Element Netzplanart Netzplankopf Netzplanvorgang Damit leitet das System bei Buchungen den Funktionsbereich aus den Stammdaten der kontierten Objekte ab. Lesen Sie hierzu Ableitung des Funktionsbereichs [Seite 20]. Voraussetzungen Um den Funktionsbereich in die Stammdaten der genannten Objekte eintragen zu können, muß das Feld Funktionsbereich in den Stammdaten eingabebereit sein. Dazu müssen Sie das Umsatzkostenverfahren für Ihre Buchungskreise entweder zur Vorbereitung oder aktiviert haben. Sie finden die Einstellung im Customizing unter Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Buchungskreis Umsatzkostenverfahren Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren [Extern] bzw Umsatzkostenverfahren aktivieren [Extern]. Die Stammdaten einiger Objekte sind nicht vom Buchungskreis abhängig, sondern einer dem Buchungskreis übergeordneten Organisationseinheit zugeordnet. In diesen Fällen ist das Feld Funktionsbereich in allen Buchungskreisen eines Mandaten eingabebereit, wenn für mindestens einen Buchungskreis dieses Mandaten das Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktiviert oder aktiviert wurde. April

18 SAP AG Funktionsbereich in Stammdaten In folgenden Fällen sind die Stammdaten eines Objekts nicht vom Buchungskreis abhängig: Objekt Sachkonto Kostenart Kostenstellenart Auftragsart zugeordnete Organisationseinheit Kontenplan Kontenplan Mandant Mandant Funktionsumfang Beim Eintragen des Funktionsbereich in die Stammdaten der genannten Objekte haben Sie folgende Möglichkeiten: Funktionsbereich eintragen Sie können den Funktionsbereich eintragen, wenn noch keine Buchungen auf diesem Objekt vorhanden sind. Funktionsbereich ändern Sie können einen bereits eingetragenen Funktionsbereich ändern, wenn noch keine Buchungen vorhanden sind. Wenn bereits Buchungen vorhanden sind, können Sie den Funktionsbereich nicht mehr ändern. Bereits vorhandene Buchungen können nicht automatisch mitgeändert werden. Lediglich bei neuen Buchungen würde der neue Funktionsbereich abgeleitet werden. Falls eine Änderung des Funktionsbereichs bei bereits vorhandenen Buchungen unbedingt erforderlich ist, finden Sie im Hinweis Nr beschrieben, wie Sie eine solche Änderung vornehmen können. 18 April 2001

19 SAP AG Funktionsbereich in Innenaufträgen Funktionsbereich in Innenaufträgen Verwendung Sie können den Funktionsbereich in die Stammdaten von Innenaufträgen eintragen. Sie finden die Einstellung vom Bild SAP Easy Access aus unter Controlling Innenaufträge Stammdaten Auftrag Anlegen bzw. Ändern. Funktionsumfang Das System schlägt Ihnen beim Eintragen einen Wert vor. Dabei prüft das System, ob in der Auftragsart ein Funktionsbereich vorhanden ist: Ist ein Wert vorhanden, wird dieser Wert als Vorschlagswert in die Stammdaten des Innenauftrags übernommen. Ist kein Wert vorhanden, prüft das System, ob für die angegebene verantwortliche Kostenstelle ein Funktionsbereich vorhanden ist. Ist in der Kostenstelle ein Wert vorhanden, wird dieser Wert als Vorschlagswert in die Stammdaten des Innenauftrags übernommen. SAP liefert im Standard den User-Exit COOPA_01 aus, mit dem Sie überprüfen können, ob der Funktionsbereich in den Stammdaten der Innenaufträge mit dem Funktionsbereich in der Auftragsart übereinstimmt. Sie können auch eigene Prüfungen in diesem User-Exit zu definieren. Um die Konsistenz des Funktionsbereichs in den Stammdaten der Innenaufträge zu gewährleisten, empfiehlt SAP Ihnen, das Feld Funktionsbereich in der Feldauswahlsteuerung der Auftragsart als Ausgabefeld zu definieren. Damit schließen Sie aus, daß das Feld Funktionsbereich in der Auftragsart manuell gefüllt werden kann. Wählen Sie hierzu im Customizing des Controlling Innenaufträge Auftragsstammdaten Bildschirmgestaltung Feldauswahl vornehmen. April

20 SAP AG Ableitung des Funktionsbereichs Ableitung des Funktionsbereichs Verwendung Damit die Aufwendungen nach betrieblichen Funktionen gegliedert werden können, leitet das System den Funktionsbereich bei folgenden Buchungen ab: primäre Buchungen (Buchungen in der Finanzbuchhaltung) auf ein Erfolgskonto sekundäre Buchungen (Verrechnungen im Controlling) Der Funktionsbereich wird für beide an der Verrechnung beteiligten Objekte abgeleitet. In folgenden Fällen wird kein Funktionsbereich abgeleitet: bei Buchungen auf Bestandskonten beim Erfassen von statistischen Kennzahlen im Controlling Das System leitet den Funktionsbereich erst nach dem Sichern ab. Der abgeleitete Funktionsbereich ist somit erst im erzeugten Beleg sichtbar, und nicht bereits auf dem Erfassungsbildschirm. Voraussetzungen Damit der Funktionsbereich bei einer Buchung abgeleitet werden kann, muß das Umsatzkostenverfahren für den Buchungskreis aktiviert sein, in dem die Buchung durchgeführt wird. Funktionsumfang Das System leitet den Funktionsbereichs nach folgender Logik ab: 1. Das System leitet den Funktionsbereich aus den Stammsätzen der kontierten Objekte ab. Wenn bei einer Buchung ein Objekt kontiert wird, prüft das System, ob im Stammsatz des Objekts ein Funktionsbereich eingetragen ist. Diesen Funktionsbereich hält das System vorläufig fest. 2. Das System leitet den Funktionsbereich aus dem Stammsatz des Sachkontos bzw. der Kostenart ab. Das System prüft, ob im Stammsatz der Kostenart, bzw. des Erfolgskontos ein Funktionsbereich eingetragen ist. Dieser Funktionsbereich überschreibt den aus dem kontierten Objekt abgeleiteten Funktionsbereich. 3. Das System leitet den Funktionsbereich über die Substitution für die Komponente Finanzbuchhaltung, Zeitpunkt 0005 ab. Falls bereits ein Funktionsbereich ermittelt wurde, wird dieser durch den Funktionsbereich aus der Substitution überschrieben. In folgenden Fällen ist die Definition einer Substitution erforderlich: 20 April 2001

21 SAP AG Ableitung des Funktionsbereichs Wenn Sie in die Stammdaten eines Objekts keinen Funktionsbereich eintragen können, z. B. Geschäftsprozeß oder Immobilien-Objekte. Wenn Sie Ausnahmefälle definieren wollen, für die eine Ableitung aus dem jeweiligen Objekt nicht erfolgen soll. April

22 SAP AG Abstimmen Controlling und Finanzbuchhaltung Abstimmen Controlling und Finanzbuchhaltung Verwendung Bei Verrechnungen im Controlling werden Buchungen erzeugt, die für die Finanzbuchhaltung keine Auswirkungen haben. Diese Buchungen schreiben keine Sachkontenverkehrszahlen fort, sondern es handelt sich rein um Buchungen innerhalb des Controllings. Wenn allerdings eine Verrechnung im Controlling zu einer Änderung des Funktionsbereichs führt, kommt es zu einer Verschiebung zwischen den betroffenen Positionen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Information über die Änderung des Funktionsbereichs muß somit an die Finanzbuchhaltung zurückfließen. Diese Abstimmung zwischen Controlling und Finanzbuchhaltung nehmen Sie in Form sogenannter Abstimmbuchungen vor. Voraussetzungen Um Abstimmbuchungen durchführen zu können, müssen Sie das Abstimmledger [Extern] aktiviert und die Ausgleichskonten für die Abstimmbuchungen hinterlegt haben. Sie finden die Einstellungen im Customizing unter Controlling Kostenartenrechnung Abstimmbuchung. Funktionsumfang Im Abstimmledger werden alle Verrechnungen innerhalb des Controllings protokolliert. Wenn diese Verrechnungen eine für die Finanzbuchhaltung relevante Kontierung beinhalten (z. B. Buchungskreis, Geschäftsbereich, Funktionsbereich), werden die Differenzen zwischen den Funktionsbereichssalden in der Finanzbuchhaltung und im Controlling unter anderem dort aufgeführt. Zum Periodenabschluß können Sie die Korrekturbuchungen, bzw. Abstimmbuchungen für die Finanzbuchhaltung durchführen. Diese Buchungen basieren auf den Belegen des Abstimmledgers und führen über eine automatische Kontenfindung zu einer Be- bzw. Entlastung der beteiligten Funktionsbereiche. Weitere Informationen zu den Abstimmbuchungen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen Controlling Kosten- und Erlösartenrechnung Funktionen in der Kosten- und Erlösartenrechnung Abstimmbuchungen [Extern]. Aktivitäten Um die Abstimmbuchungen durchzuführen, wählen Sie im Bild SAP Easy Access Rechnungswesen Controlling Kostenartenrechnung Istbuchungen Abstimmung mit Fibu. Lesen Sie hierzu auch Abstimmbuchung ausführen [Extern]. Im Anschluß an die Abstimmbuchungen können Sie eine abgestimmte Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. 22 April 2001

23 SAP AG Erstellen Bilanz und GuV nach Umsatzkostenverfahren Erstellen Bilanz und GuV nach Umsatzkostenverfahren Verwendung Sie können eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach Ihren Funktionsbereichen gegliedert. Eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren können Sie über das Sachkonteninformationssystem erstellen. Das Sachkonteninformationssystem basiert auf dem Werkzeug der Recherche [Extern] und hat als Datenbasis die Sachkontenverkehrszahlen aus Ihrem Umsatzkostenverfahren-Ledger und Ihre Bilanz-/GuV- Strukturen [Extern]. Das SAP-System stellt Ihnen weitere Auswertungswerkzeuge wie Report Writer [Extern] zur Verfügung. Mit diesen Werkzeugen ist es allerdings nicht möglich, eine Bilanz-/GuV-Struktur mit Funktionsbereichen zu verwenden. Die Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit diesen Werkzeugen ist somit wesentlich aufwendiger. Voraussetzungen Bevor Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Ihre Finanzbuchhaltung muß mit dem Controlling abgestimmt sein. Lesen Sie hierzu Abstimmen Controlling und Finanzbuchhaltung [Seite 22]. Sie müssen eine Bilanz-/GuV-Struktur [Extern] definiert haben, in der Sie den GuV- Positionen Ihre Funktionsbereiche zugeordnet haben. Lesen Sie hierzu Bilanz-/GuV-Struktur mit Funktionsbereichen [Extern]. Funktionsumfang SAP liefert im Standard zwei Musterberichte zur Erstellung einer Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren aus: Beschreibung Bilanz UKV (HGB) Gewinn- und Verlustrechnung UKV (HGB) Technischer Name 0SAPBLNCE-01 0SAPPRALO-01 Sie finden die Berichte vom Bild SAP Easy Access aus unter Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist Vergleiche Umsatzkostenverfahren Ist/Ist-Vergleich. Beide Berichte basieren auf der im Standard von SAP ausgelieferten Bilanz-/GuV-Struktur INT (Handelsbilanz) und stellen Ist-Kennzahlen dar. Dabei werden die Zahlen des gewählten und des vorausgegangen Geschäftsjahres gegenübergestellt sowie die Abweichung zwischen den gewählten Geschäftsjahren angezeigt. April

24 SAP AG Erstellen Bilanz und GuV nach Umsatzkostenverfahren Sie können diese Musterberichte als Vorlage für eigene Berichte verwenden. Kopieren Sie hierzu den gewünschten Bericht und speichern Sie ihn im Kundennamensraum unter einem neuen Namen ab. Die Einstellungen zum Kopieren, Definieren und Bearbeiten von Rechercheberichten finden Sie im Customizing des Finanzwesens unter Hauptbuchhaltung Informationssystem Recherche-Berichte (Sachkonten). Weitere Informationen zum Definieren eines Rechercheberichts finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuchhaltung Informationssystem [Seite 452]. 24 April 2001

25 SAP AG Sachkontenstammdaten Sachkontenstammdaten Definition Sachkontenstammdaten sind die zeitüberdauernden Daten eines Sachkontos, die seine Funktion innerhalb des Hauptbuchs festlegen. Die Sachkontenstammdaten steuern das Buchen von Geschäftsvorfällen auf das Sachkonto und die Verarbeitung der Buchungsdaten. Verwendung Um auf ein Sachkonto buchen zu können, müssen Sie dieses Sachkonto mit seinen Stammdaten im System anlegen. Struktur Damit Buchungskreise, die denselben Kontenplan verwenden, auf dieselben Sachkonten zugreifen können, unterteilen sich die Sachkontenstammdaten in zwei Bereiche: Kontenplanbereich Im Kontenplanbereich sind die Daten enthalten, die buchungskreisübergreifend gelten, z.b. die Kontonummer. Buchungskreisspezifischer Bereich Im buchungskreisspezifischen Bereich sind die Daten enthalten, die von Buchungskreis zu Buchungskreis unterschiedlich sein können, z.b. die Währung, in der das Konto bebucht werden kann. Kontenplanbereich Kontenplan INT Kontonummer Kurztext Handkasse Deutschland Buchungskreis 1000 Währung EUR Großbritannien Buchungskreis 2000 Währung GBP USA Buchungskreis 3000 Währung USD Buchungskreisspezifischer Bereich Integration Im Standardsystem werden alle Geschäftsvorfälle, die auf Sachkonten gebucht werden, im Hauptbuch fortgeschrieben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Bücher zu definieren, April

26 SAP AG Sachkontenstammdaten auf denen parallel mitgebucht werden kann. Dazu müssen Sie das System der Speziellen Ledger [Extern] einsetzen. 26 April 2001

27 SAP AG Umfeld der Sachkontenstammdaten Umfeld der Sachkontenstammdaten Folgende Objekte spielen beim Anlegen und Verwalten von Sachkontenstammdaten eine zentrale Rolle: Kontenplanverzeichnis Kontenplan Kontengruppe Das Musterkonto und die Wertübertragungsregeln sind optional und bieten besondere Funktionen. Die folgende Abbildung zeigt die Objekte im Überblick. zwingend optional.. Kontengruppe Kontenplan Musterkonto Sachkontenstamm Kontenplanverzeichnis Kontenplan A Kontenplan B Wertübertragungsregeln Wertübertragung Das Kontenplanverzeichnis enthält alle Kontenpläne, die Sie innerhalb eines Mandanten vorsehen. Der Kontenplan im R/3-System ist ein Verzeichnis aller Sachkontenstammsätze, die in einem Buchungskreis oder in mehreren Buchungskreisen benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkontenstammsatz die Kontonummer, die Kontobezeichnung und steuernde Informationen. Das Musterkonto und die Wertübertragungsregeln bestimmen, welche Feldwerte beim Anlegen eines Sachkontenstammsatzes vorgegeben werden und ob diese Werte überschrieben werden können. Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, die das Anlegen von Stammsätzen steuern. Über sie kann bestimmt werden, welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefüllt werden müssen oder können. Außerdem kann über sie ein Nummernbereich vorgegeben werden, aus dem die Nummern für die Stammsätze zu April

28 SAP AG Umfeld der Sachkontenstammdaten wählen sind. Konten, die die gleichen Stammsatzfelder benötigen und den gleichen Nummernbereich verwenden, werden mit der gleichen Kontengruppe angelegt. Der Sachkontenstamm im Buchungskreis enthält buchungskreisspezifische Informationen, die das Erfassen von Daten auf dieses Konto und die Verwaltung des Kontos steuern. 28 April 2001

29 SAP AG Kontenplanverzeichnis Kontenplanverzeichnis Definition Das Kontenplanverzeichnis ist ein Verzeichnis aller Kontenpläne, die innerhalb eines Mandanten verwendet werden können. Verwendung In das Kontenplanverzeichnis tragen Sie alle Kontenpläne ein, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden wollen. Führen Sie hierzu im Einführungsleitfaden des Finanzwesens unter Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Anlegen der Sachkonten Vorarbeiten den Arbeitsschritt Kontenplanverzeichnis bearbeiten [Extern] aus. Sie können innerhalb eines Mandanten beliebig viele Kontenpläne verwenden. Damit können Sie den unterschiedlichen Anforderungen genügen, die die einzelnen Buchungskreise Ihres Unternehmens möglicherweise an die Gliederung eines Kontenplans stellen. Folgende Rahmengrößen der einzelnen Buchungskreise können beispielsweise zu unterschiedlichen Anforderungen an die Kontenplangliederung führen: Standort (Land) Branche Unternehmensstruktur Unternehmensgröße Rechtsform Mehrere Buchungskreise können jedoch auch einen gemeinsamen Kontenplan verwenden, wenn eine unterschiedliche Gliederung des Kontenplans nicht erforderlich ist. Mandant Kontenplan A Kontenplan B Bukrs 0001 Bukrs 0002 Bukrs 0003 Bukrs 0004 Jedem Buchungskreis müssen Sie genau einen Kontenplan zuordnen. Daher benötigen Sie im System mindestens einen Kontenplan für Ihr Unternehmen. April

30 SAP AG Kontenplanverzeichnis Struktur Der Kontenplan wird gemeinsam von der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Erlösrechnung genutzt. Die Positionen eines Kontenplans können gleichzeitig Aufwands- bzw. Ertragskonten in der Finanzbuchhaltung und Kosten- bzw. Erlösart in der Kosten- und Erlösrechnung sein. Wenn Sie einen Kontenplan in das Kontenplanverzeichnis eintragen, sind folgende Festlegungen von besonderer Bedeutung: Pflegesprache Der Kontenplan wird in einer Sprache, der sogenannten Pflegesprache, angelegt und geändert. Das heißt die Bezeichnungen der einzelnen Sachkonten werden in der Pflegesprache angelegt und geändert. Wenn der Kontenplan von mehreren Buchungskreisen mit unterschiedlichen Sprachen benötigt wird, können Sie die Kontenbezeichnungen in die verschiedenen Sprachen übersetzen. Lesen Sie hierzu auch Übersetzen eines Kontenplans [Seite 35]. Konzernkontenplan Sie haben die Möglichkeit, dem Kontenplan einen alternativen Konzernkontenplan zuzuordnen. Lesen Sie hierzu auch Kontenplan [Seite 31]. Länge der Sachkontonummer Sie können die Länge der Sachkontonummern in Ihrem Kontenplan bestimmen. Die maximale Länge ist zehn Zeichen. Systemintern werden die Kontonummern immer mit zehn Stellen geführt. Dabei werden rein numerische Nummern von links mit Nullen aufgefüllt, alphanumerische dagegen von rechts. Lesen Sie hierzu auch Festlegen des Nummernintervalls [Seite 40]. Zum Ändern des Kontenplanverzeichnisses lesen Sie Ändern des Kontenplanverzeichnisses [Seite 36]. 30 April 2001

31 SAP AG Kontenplan Kontenplan Definition Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Kontobezeichnung und Informationen, die die Funktion des Kontos festlegen und das Anlegen des Sachkontos im Buchungskreis steuern. Verwendung Sie müssen jedem Buchungskreis einen Kontenplan zuordnen. Dieser Kontenplan ist der operative Kontenplan, nach dem Sie im Tagesgeschäft die Buchungen für diesen Buchungskreis vornehmen. Wenn Sie mit mehreren Buchungskreisen arbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie verwenden für alle Buchungskreise denselben Kontenplan. Wenn für die Buchungskreise dieselben Anforderungen an die Gliederung des Kontenplans bestehen, ordnen Sie den einzelnen Buchungskreisen denselben Kontenplan zu. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Buchungskreise in einem Land liegen. Zusätzlich zum operativen Kontenplan können Sie maximal zwei weitere Kontenpläne nutzen. Wenn die einzelnen Buchungskreise zusätzlich zum gemeinsamen Kontenplan unterschiedliche Gliederungsstrukturen benötigen, können Sie jedem Buchungskreis zusätzlich zum operativen Kontenplan maximal zwei weitere Kontenpläne zuordnen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Buchungskreise in unterschiedlichen Ländern liegen. Struktur Die Verwendung von unterschiedlichen Kontenplänen hat auf die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung keine Auswirkung. Bei der Erstellung der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung können Sie wählen, ob Sie die Buchungskreise, die unterschiedliche Kontenpläne verwenden, zusammen oder getrennt bilanzieren. Kontenpläne können im System drei verschiedene Funktionen erfüllen: operativer Kontenplan Der operative Kontenplan beinhaltet die Sachkonten, die Sie im Tagesgeschäft eines Buchungskreises bebuchen. Sowohl Finanzbuchhaltung als auch Kostenrechnung arbeiten mit diesem Kontenplan. Die Zuordnung eines operativen Kontenplans zu einem Buchungskreis ist obligatorisch. Konzernkontenplan April

32 SAP AG Kontenplan Der Konzernkontenplan beinhaltet die Sachkonten, die innerhalb des gesamten Konzerns gültig sind. Damit sind Auswertungen nach den Erfordernissen der externen Konzernrechnungslegung möglich. Die Zuordnung eines Konzernkontenplans zu einem Buchungskreis ist optional. Landeskontenplan Der Landeskontenplan beinhaltet die Sachkonten, die den landesrechtlichen Anforderungen genügen. Damit sind Auswertungen nach den landesrechtlichen Anforderungen möglich. Die Zuordnung eines Landeskontenplans zu einem Buchungskreis ist optional. Integration Der operative Kontenplan wird gemeinsam von der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung genutzt. Die Konten eines Kontenplans können gleichzeitig Aufwands- bzw. Ertragskonten in der Finanzbuchhaltung und Kosten- bzw. Erlösart in der Kostenrechnung sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kostenrechnung und Kontenpläne [Seite 33]. 32 April 2001

33 SAP AG Kostenrechnung und Kontenpläne Kostenrechnung und Kontenpläne Sie müssen jedem Buchungskreis einen operativen Kontenplan zuordnen. Mit diesem operativen Kontenplan arbeitet auch die Kostenrechnung, d.h. die Konten des operativen Kontenplans können gleichzeitig Aufwands- bzw. Ertragskonten in der Finanzbuchhaltung und Kosten- bzw. Erlösart in der Kostenrechnung sein. Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehreren Buchungskreisen (z.b. in einem Konzern) unterschiedliche Kontenpläne benötigen, müssen Sie berücksichtigen, daß die Kostenrechnung nur mit dem operativen Kontenplan verknüpft ist. Ihre Kontenplanorganisation hängt davon ab, auf welcher Hierarchieebene Sie die Kostenrechnung durchführen wollen. Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Verfahren für Ihre Kontenplanorganisation zur Verfügung: zentrale Organisation Auf Konzernebene wird ein einheitlicher Kontenplan festgelegt, der alle Konten enthält, die ein Buchungskreis verwenden kann. Dieser Kontenplan ist für alle Buchungskreise der operative Kontenplan. Um den jeweiligen landesrechtlichen Anforderungen zu genügen, geben Sie für jeden Buchungskreis zusätzlich dessen Landeskontenplan an. Vorteil: Eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist möglich. Die Konsolidierung erfolgt über den operativen Kontenplan, der der Konzernkontenplan ist. Nachteil: Der einzelne Buchhalter kann im Tagesgeschäft nicht in seinem Landeskontenplan arbeiten. dezentrale Organisation Jeder Buchungskreis gibt seinen eigenen Landeskontenplan als operativen Kontenplan an. Für die Konsolidierung gibt jeder Buchungskreis zusätzlich den konzernweit gültigen Konzernkontenplan an. Vorteil: Der einzelne Buchhalter kann im Tagesgeschäft in seinem landesspezifischen Kontenplan arbeiten. Eine Konsolidierung ist über den Konzernkontenplan möglich. Nachteil: Eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist nicht möglich. April

34 SAP AG Kostenrechnung und Kontenpläne Kontenpläne operativer Kontenplan Kontenplanorganisation Kostenrechnung Konzernkontenplan Landeskontenplan zentral buchungskreisübergreifend Konzernkontenplan für lokale Anforderungen dezentral auf Buchungskreisebene für Konzernanforderungen Landeskontenplan 34 April 2001

35 SAP AG Übersetzen eines Kontenplans Übersetzen eines Kontenplans Verwendung Im Kontenplan ist neben der Kontonummer eines Sachkontenstammsatzes dessen Bezeichnung enthalten. Mit der Übersetzungsfunktion können Sie die Bezeichnungen der einzelnen Sachkonten in die von Ihnen benötigten Sprachen übersetzen. Die Übersetzungsfunktion ist von Bedeutung, wenn Sie einen Kontenplan in mehreren Buchungskreisen mit verschiedenen Sprachen verwenden. Da Sie den Kontenplan in einer Sprache anlegen, der sogenannten Pflegesprache, müssen die Kontenbezeichnungen in die anderen von Ihnen benötigten Sprachen übersetzt werden. Die Kontenbezeichnungen werden beim Buchen auf Sachkonten und beim Anlegen und Ändern der Sachkontenstammdaten angezeigt. Wenn Übersetzungen vorhanden sind, werden den Buchhaltern in den einzelnen Ländern die Kontenbezeichnungen der Sachkonten jeweils in der Sprache angezeigt, in der sie sich angemeldet haben. Liegen für eine Sprache keine Übersetzungen vor, werden beim Buchen die Kontenbezeichnungen in der Pflegesprache angezeigt. Aktivitäten Sie benutzen den internationalen Kontenplan INT, der konzernweit gültig ist. Ihre Konzernsprache ist Englisch. Damit legen Sie Ihren Kontenplan mit der Pflegesprache Englisch an. Für Ihre deutschsprachigen Buchungskreise übersetzen Sie die Kontenbezeichnungen ins Deutsche. Einem deutschen Mitarbeiter, der sich in der Sprache Deutsch angemeldet hat, werden beim Buchen die Kontenbezeichnungen in deutsch angezeigt. Um die Kontenbezeichnung eines Sachkontos zu übersetzen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie im Menü Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Im Kontenplan. 2. Geben Sie die Kontonummer des Sachkontos und den Kontenplan ein. 3. Wählen Sie Ändern. 4. Wählen Sie die Registerkarte Schlagw./Übersetzung. 5. Geben Sie in der Feldgruppe Übersetzung die Übersetzungen des Kurz- und Langtexts in den benötigten Sprachen ein. Wenn Sie den Langtext nicht übersetzen, übernimmt das System den Kurztext als Langtext. 6. Sichern Sie Ihre Eingabe. April

36 SAP AG Ändern des Kontenplanverzeichnisses Ändern des Kontenplanverzeichnisses Wenn Sie Änderungen im Kontenplanverzeichnis durchführen wollen, sollten Sie folgendes beachten: Ändern der Pflegesprache Sie können die Pflegesprache ändern. Allerdings können Sie nur den Sprachenschlüssel einer Sprache eintragen, in der der Kontenplan bereits vollständig übersetzt worden ist. Löschen eines Kontenplans Sie können einen Kontenplan aus dem Kontenplanverzeichnis nur dann herauslöschen, wenn Sie diesen Kontenplan noch nicht angelegt haben, d.h. zu diesem Kontenplan noch keine Sachkonten angelegt haben. 36 April 2001

37 SAP AG Sachkontenstammdaten im Kontenplan Sachkontenstammdaten im Kontenplan Definition Sachkontenstammdaten im Kontenplanbereich enthalten die Informationen zu einem Sachkonto, die buchungskreisübergreifend gelten. Darüber hinaus werden im Kontenplanbereich Daten hinterlegt, die das Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich steuern. Verwendung Damit Buchungskreise, die denselben Kontenplan verwenden, auch dieselben Sachkonten verwenden können, werden für ein Sachkonto Stammdaten sowohl im Kontenplanbereich als auch im buchungskreisspezifischen Bereich angelegt. Struktur Im Kontenplanbereich eines Sachkontenstammsatzes sind folgende Informationen enthalten: der Kontenplan die Kontonummer und die Kontobezeichnung (Kurz- und Langtext) das Kennzeichen, ob es sich bei dem Konto um ein Bestandskonto oder ein Erfolgskonto handelt Der Saldo eines Bestandskontos wird beim Jahreswechsel auf sich selbst vorgetragen. Für die Erfolgskonten müssen Sie festlegen, auf welches Konto der Gewinn- oder Verlustvortrag beim Jahreswechsel erfolgen soll. die Kontengruppe Über die Kontengruppe nehmen Sie eine Gruppierung Ihrer Konten vor und steuern das Anlegen und Ändern eines Stammsatzes. Sie steuern das Kontonummernintervall, in dem die Kontonummer liegen muß. den Bildschirmaufbau beim Anlegen des Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich. Das heißt Sie legen fest, ob die Felder beim Anlegen oder Ändern eines Stammsatzes im buchungskreisspezifischen Bereich gefüllt werden müssen, können oder ausgeblendet sind. Sie definieren Ihre Kontengruppen, bevor Sie Ihre Sachkonten anlegen. Lesen Sie hierzu Kontengruppe [Seite 38]. Angaben, die für die Konsolidierung notwendig sind, z.b. Partnergesellschaft und Konzernkontonummer April

38 SAP AG Kontengruppe Kontengruppe Definition Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, die sich auf das Anlegen von Sachkonten beziehen. Die Kontengruppe bestimmt: das Nummernintervall, aus dem die Kontonummer beim Anlegen eines Sachkontos zu wählen ist den Bildschirmaufbau beim Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich Verwendung Um ein Sachkonto im Kontenplanbereich anzulegen, müssen Sie eine Kontengruppe angeben. Über die Kontengruppe ist eine Gruppierung der Sachkonten nach Sachgebieten möglich. Alle Bankkonten, Postgirokonten und die Kasse werden zur Kontengruppe FIN für "Flüssige Mittel" zusammengefaßt. Des weiteren dient die Kontengruppe als Erfassunghilfe beim Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich. Durch die Festlegung des Nummernintervalls und Bildschirmaufbaus wird das Anlegen des Sachkontos erleichtert, d.h. Eingabefehler werden reduziert. Die Kontengruppen, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden im Customizing pro Kontenplan hinterlegt. Wählen Sie hierzu im Einführungsleitfaden des Finanzwesens Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorarbeiten Kontengruppe definieren [Extern]. Struktur Die Kontengruppe enthält folgende Festlegungen: das Nummernintervall In den meisten Ländern werden Kontenrahmen empfohlen. Diese sind in der Regel so aufgebaut, daß die Nummern der Konten, die demselben Sachgebiet angehören, mit denselben Ziffern beginnen. Dieses Gliederungsprinzip können Sie mit Hilfe der Kontengruppe im Kontenplan vorgeben. Lesen Sie hierzu auch Festlegen des Nummernintervalls [Seite 40]. den Bildschirmaufbau Die Konten eines Sachgebiets benötigen dieselben Felder, um Informationen für das Erfassen und Verarbeiten von Geschäftsvorfällen zu speichern. Mit Hilfe der Kontengruppe können Sie festlegen, welche Felder in welcher Form für jedes Sachgebiet benötigt werden. Lesen Sie hierzu auch Festlegen des Bildschirmaufbaus [Seite 42]. 38 April 2001

39 SAP AG Kontengruppe Stellen Sie sicher, daß Sie bei der Definition einer Kontengruppe den Feldstatus definieren. Andernfalls werden alle Felder ausgeblendet. Lesen Sie hierzu Definition des Feldstatus [Seite 45]. April

40 SAP AG Festlegen des Nummernintervalls Festlegen des Nummernintervalls Verwendung In den meisten Ländern werden Kontenrahmen empfohlen. Diese sind in der Regel so aufgebaut, daß die Nummern der Konten, die demselben Sachgebiet angehören, mit denselben Ziffern beginnen. Dieses Gliederungsprinzip können Sie mit Hilfe der Kontengruppe im Kontenplan vorgeben. Wenn Sie eine Kontengruppe definieren, legen Sie für diese Gruppe das Nummernintervall fest, in dem die Kontonummern dieser Gruppe liegen müssen. Beim Anlegen eines Sachkontos prüft das System, ob die von Ihnen angegebene Nummer, auch im vorgegebenen Nummernintervall liegt. Die Kontonummern der Bank- und Postgirokonten sowie der Kasse beginnen mit 1. Für die Kontengruppe "Flüssige Mittel", in der diese Konten zusammengefaßt sind, legen Sie das Nummernintervall bis fest. Wenn Sie ein Sachkonto mit dieser Kontengruppe anlegen, müssen Sie eine Kontonummer aus diesem Nummernintervall wählen. Die Kontonummer für das Sachkonto Kasse würde als fehlerhaft abgewiesen, da sie nicht im Nummernintervall der Kontengruppe "Flüssige Mittel" liegt. Dagegen könnten Sie das Konto mit der Kontonummer anlegen. Die Nummernintervalle der Kontengruppen können sich überschneiden. Sie können somit für Sachkonten, die Sie keinem speziellen Sachgebiet zuordnen wollen, eine eigene Kontengruppe anlegen, deren Nummernintervall die Nummernintervalle anderer Kontengruppen umfaßt. Integration Sie können das Nummernintervall auch nachträglich ändern. Lesen Sie hierzu Ändern der Kontengruppe [Seite 48]. Voraussetzungen Im Kontenplanverzeichnis legen Sie die Länge der Kontonummern für den gesamten Kontenplan fest. Die maximale Länge beträgt zehn Stellen. Lesen Sie hierzu Kontenplanverzeichnis [Seite 29]. Funktionsumfang Bei der Vergabe der Kontonummern haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können Kontonummern von bereits gelöschten Sachkonten wieder neu vergeben. Sie können alphanumerische Kontonummern vergeben. Um eine hierarchisch geordnete Anzeige der Kontonummern zu gewährleisten, sollten Sie jedoch folgende Punkte beachten: gleiche Länge Vergeben Sie stets gleich lange Sachkontonummern. keine Vermischung aus alphanumerischen und numerischen Nummern 40 April 2001