Ratgeber Online- Information-Pool

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1 Ratgeber Online- Information-Pool Dokumenten-Bereitstellung Sie möchten a c t X c e l l e n c e w w w. a c t x c e l l e n c e. d e T e l : r a t g e b e a c t x c. d e Kunden Seminarteilnehmer Mitarbeiter Freie Mitarbeiter Interessenten Kollegen Zertifikats-Träger mit Unterlagen versorgen? Kontinuierlich, aktuell, zeitnah und für diverse Endgeräte z.b. Tablets? Möchten Sie auch nachvollziehen, wer welche Dokumente genutzt hat? Sie benötigen für unterschiedliche Zielgruppen Zugriffsrechte? actxcellence bietet mehrere Lösungen an, mit denen Sie Ihre Zielgruppe versorgen können.

2 1 Ratgeber Online-Information-Pool Ratgeber Online-Information-Pool Sie möchten Kunden Seminarteilnehmer Mitarbeiter Freie Mitarbeiter Interessenten Kollegen Zertifikats-Träger mit Unterlagen versorgen? Kontinuierlich, aktuell, zeitnah und für diverse Endgeräte z.b. Tablets? Möchten Sie auch nachvollziehen, wer welche Dokumente genutzt hat? Sie benötigen für unterschiedliche Zielgruppen Zugriffsrechte? actxcellence bietet mehrere Lösungen an, mit denen Sie Ihre Zielgruppe versorgen können. Lösung 1: Ihre eigene Cloud. Die OWNCLOUD Lösung 2: Ihre eigene Webseite. Auf der Webseite einen Kundenbereich einrichten. Lösung 3: Ihr eigenes LMS. Die firmeneigene Online-Akademie.

3 2 Ratgeber Online-Information-Pool Lösung 1: Ihre eigene Cloud. Die OWNCLOUD Funktionen: Eine Festplatte im Internet, Sie bestimmen für wen und wie lange Dateien, Fotos, Audiodateien oder Videos zugänglich sind. Für die automatische Synchronisierung mit dem PC oder Mac, auch mit dem Smartphone oder Tablet (Android und ios) sind Apps verfügbar. Auch Kalender können geteilt werden. Verlinkungen können mit einem Verfallsdatum ausgestattet werden. Sicherheit: Anders als bei DropBox, Box, google-docs oder ähnlichen Diensten sind Ihre Dokumente nicht irgendwo, sondern auf einem Server Ihrer Wahl. Sie bestimmen die Regeln, die Nutzungsrechte und Zugriffe. Auch eine Verschlüsselung ist möglich. Links können während des Gültigkeitszeitraums weitergegeben werden. Vorteil: Ausgereifte Lösung für Dokumenten Speicherung und Bereitstellung. Nachteil: Keine Gestaltung des Angebots. Keine Verknüpfung mit anderen Lerneinheiten.

4 3 Ratgeber Online-Information-Pool Lösung 2: Ihre eigene Webseite. Auf der Webseite einen Kundenbereich einrichten. Funktionen: Die Webseite gibt es schon, Kunden kennen und schätzen das Infoangebot. Nützliche Dokumente können dort mit Passwort bereitgestellt werden. Auch Zählen der Download- Anzahl ist möglich. Sicherheit: Die Dokumente befinden sich auf dem Server Ihrer Wahl. Sie bestimmen die Regeln, die Nutzungsrechte und Zugriffe. Auch eine Verschlüsselung ist möglich. Je nach zugriffsschutz- Modul sind andere Rollen- und Rechtekonzepte möglich. Vorteil: Eine einfache Dokumentenbereitstellung auf der Webseite kann bei WordPress ganz einfach realisiert werden. Offentlich, für Angemeldete Besucher oder mit Passwortschutz. Server und Domain sind bereits vorhanden. Nachteil: Umfangreiche Funktionalität muss geplant, implementiert und gewartet werden. Das kann Kosten verursachen.

5 4 Ratgeber Online-Information-Pool Lösung 3: Ihr eigenes LMS. Die firmeneigene Online-Akademie. Funktionen: Sie bestimmen Bereiche und die Zugangsberechtigungen. Sie verknüpfen Dokumente und Präsentationen mit Quizz-Fragen oder Foren. Videos können wie auf einer Webseite verwendet werden. Dokumente können in Ordnern für alle oder bestimmte Gruppen bereitgestellt werden. In Übersichtlichen Checklisten können Sie überprüfen, wer noch nicht geantwortet oder bestimmte Dokumente noch nicht genutzt hat. Für jeden angemeldeten Besucher ist nachvollziehbar, welche Dokumente bereits genutzt wurden. Lernpfade sind abbildbar. Eine Verknüpfung mit der Webseite (z.b. RSS) oder der OwnCloud (Dokumenten Repository) wird unterstützt. Sicherheit: Die Dokumente befinden sich auf dem Server Ihrer Wahl. Sie bestimmen die Regeln, die Nutzungsrechte und Zugriffe. Auch eine Verschlüsselung ist möglich. Ein ausgereiftes Rollenund Rechtekonzepte mit mehreren Dimensionen ist realisierbar. Vorteil: Die Gestaltung von komplexen Informations-Pools kann bei einem LMS mittels eine Universität- oder Akademie-Metapher erfolgen. Fachbereiche, Lernräume, Klassenzimmer enthalten Lerninhalte in Form von Medien. Nachteil: Die weitreichenden Möglichkeiten erfordern eine intensive Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten bereit bei der Planung. Natürlich auch bei der Realisierung und Wartung.

6 5 Ratgeber Online-Information-Pool Checkliste LMS Um die Qualität in allen Phasen zu verbessern wurden hier einige Anregungen zusammengestellt und nach technisch, organisatorisch und personell gegliedert. Technisch Dokumente Grundsätzlich einfache und leichte Dokumente bereitstellen. 1. Einfach bedeutet ohne Software-Aufwand nutzbar 2. Leicht bedeutet eine geringe Datenmenge. 3. Einfach und leicht sind auch Dokumente die im Web verbleiben und dort nur angesehen werden können und nicht zum Download bestimmt sind. PowerPoint (PPT), Word (DOC, DOCX) : PPT und Word sind für die Herausgabe von schweren Dateien berüchtigt. Zusätzlich ist eine kostenpflichtige Software mit der richtigen Version für die Betrachtung notwendig. Erstaunlich viele Nutzer verwenden zum Ansehen aber fälschlicher Weise den Bearbeitungs- Modus. Auf Mobilgeräten nur für Spezialisten nutzbar. Für die Auslieferung von PPT gibt es nur zwei Gründe: 1. Wenn eine spätere Bearbeitung beim Anwender erforderlich ist. 2. Wenn Animationen beim Präsentieren notwendig sind. Portable-Dokument-Format (PDF) Alles was sich nicht bewegt kann in PDF umgewandelt werden. Dies reduziert den Aufwand beim Betrachter. Sowohl bei der Datenmenge ist PDF sparsamer als das Original-Dokument und bei der Anzeige-Software ist PDF auch wesentlich anspruchsloser als z.b. Word oder PPT. PDF-Ausgabe ist in Microsoft-Office ab Version 2003 Standardmäßig verfügbar. Auch interaktive Formulare sind mit PDF realisierbar. Dazu wird PDF-Software benötigt. Wenn möglich sollten alle für den Download bestimmten Text-Dokumente und Präsentationen als PDF bereit gestellt werden. Für den Schutz der Dokumente können diverse Rechte wie Druckbarkeit definiert werden. PDF kann auch verschlüsselt, individualisiert oder mit Passwortschutz ausgeliefert werden. Die Datenmenge hängt vion der späteren Verwendbarkeit ab. Teilnehmerunterlagen, die gedruckt werden sollen, sollten im DIN A-Format mit 300 dpi erzeugt werden. Dokumente und Präsentationen für den Bildschirm sollten im Format 16:9 und mit 72 dpi erzeugt werden. Audio / Video Anzeigen Für die Wiedergabe von Audio und Video ist das Web bestens gerüstet. Videos werden dafür auf einem Streaming-Server in einem Streaming fähigen Format abgelegt. Mit dem Betrahcten kann schon begonnen werden, wenn noch nicht der ganze Film übermittelt wurde. Streamingformate lassen sich mit jeder einschlägigen Bearbeitungssoftware

7 6 Ratgeber Online-Information-Pool herstellen. So lange die Videos öffentlich verfügbar sein dürfen, können kostenlos Vimeo und YouTube genutzt werden. Videos schützen: Beim Vimeo Business-Account (200 /Jahr) können Videos vor Linkweitergabe und Download weitestgehend geschützt werden und sind dann nur für den im LMS eingeloggten Nutzer zugänglich. Zu Vimeo gibt es viele kostenpflichtige businesstaugliche Alternativen, die auch für Audio geeignet sind. Screencapture ist so gut wie nicht verhinderbar. Im LMS sollten Videos nicht direkt gespeichert werden, da die Auslieferung den Web-Server des LMS zu stark belasten kann, wenn viele Benutzer gleichzeitig auf die Videos zugreifen. Videos und Audio können auch mit sog. DRM Verfahren kundenindividuell verschlüsselt werden. Video-Dienste wie MAXXDOME und Amazon instant Video ersetzen so die gute alte Videothek über das Internet und können sicherstellen, dass die Videos nicht kopiert werden. Die Ausgabe ist nur auf personalisierten Endgeräten möglich. Diese Art von Videoauslieferung ist teuer aber mit Technology-Partnern auch im mittleren Maßstab realisierbar. Audio / Video als Download Sollen Ihre Nutzer die Mediendaten als Download erhalten, dann ist zu empfehlen einen zusätzlichen Download-Bereich auf einem anderen Server einzurichten. Dadurch wird das LMS entlastet. Aktualisierung und Schutz durch die Auslieferungsweise fallen dann weg. Animierte Präsentationen / Lernpakete (SCORM) Für Animationen, wie sie aus Powerpoint und Lernumgebungen bekannt sind eignet sich auch das Online-Format SCORM. (Sharable Content Object Reference Model). Dieses nur im Web Abspielbare Format kann Audio, Video, Animationen und Text in ein Modul zusammenfassen und sogar das Nutzungsverhalten (z.b. Betrachtungsdauer pro Seite) an das LMS weitergeben. Auch verzweigte Lernpfade, Fragen und Inhaltsverzeichnisse lassen sich auf einfache Weise realisieren. Viel einfacher als z.b: mit PPT lassen sich Audio und Animation synchronisieren. Der SCORM-Content wird gestreamt, und vermeidet somit im Gegensatz zu PPT Wartezeiten z.b. bei umfangreichen Animationen. Versionierung Das LMS bietet keine Möglichkeit zur automatischen Versionierung. Beim Upload einer neuen Datei, die eine alte ersetzt, muss manuell auf die Namenkonventionen geachtet werden. Ein zufälliges Überschrieben wird durch Rückfrage verhindert. Backup Im LM kann eine automatische Backupregel definiert werden, die z.b. die letzten 7 Kurzzustände archiviert. Zugriffsregelung Zugriffsrechte werden über systemweite Rollen und objektorientierte Rechte definiert. Das Rechte- und Rollensystem ist sehr leistungsfähig dadurch aber auch komplex und benötigt einige Einarbeitungszeit auf Administrationsseite. Als Gestaltungselemente stehen Kurse, Gruppen, Systemweite Gruppen zur Verfügung, aber auch standard- und benutzerdefinierte- Merkmale können für Zugriffsregelungen genutzt werden. Zur Vereinfachung werden

8 7 Ratgeber Online-Information-Pool Gruppen in Gruppierungen zusammengefasst und Rollenbeschreibungen werden mit Rechten ausgestattet, die wiederum auf jedes Objekt anwendbar sind. Organisatorisch Zugriffsregelungen Standardfrage: Welche Benutzer haben Zugang zu dem Raum, in dem eine diese Art von Dokumenten aufbewahrt wird. Die genaue Beschreibung der Zielgruppe ist der Schlüssel zu einer logischen und übersichtlichen Zugriffsregelung. Zu einer Gruppe gehören alle, die Zugriff auf die gleichen Dokumente haben. Die Zielgruppenhierarchie sollten Baumartig aufgebaut sein, wobei jedes Individuum zu mehreren Zielgruppen gehören kann. Die einfachste Vorgehensweise ist in (Kurs-)Räumen zu planen. Dadurch können dem Raum weitere Dokumente hinzugefügt werden. Ein Raum kann auch die Kommunikationsmittel zur Benachrichtigung enthalten (Forum) und stellt auch die Benutzungsstatistiken über die enthaltenen Medien bereit. Quizze und Abstimmungen sind in Räumen verfügbar. Die Definition von Rollen kann notwendig sein. Z.B. sind die Rollen Administrator, Manager, Kursersteller, Trainer, Teilnehmer, Gast im System vordefiniert. Weitere Rollen wie Mitrarbeiter, Freier Mitarbeiter sind denkbar. (Kurs-)Raumzugehörigkeit kann auch über sog. Globale Gruppen definiert werden. Dadurch kann eine solche Gruppe in neue oder wiederkehrende Kursräume eingeladen werden. Beispiel: Zertifikat2014, Eingestellt2011-Heute, Führungskräfte Interne Abläufe Hier einige Fragen, die organisatorisch geklärt werden müssen: Wer erstellt und wartet die Inhalte? Wer gibt neue Inhalte frei? Wer beauftragt Externe mit der Content-Erstellung? Wie werden Kunden betreut? Wer beantwortet Kundenanfragen? Wer bildet die eigenen Mitarbeiter_innen in der Benutzung aus? Wie wird mit den Statistiken umgegangen? Gibt es regelmäßige Reports- und Nutzungsstatistiken für die Redakteure? Werden Inhalte regelmäßig revidiert? Was geschieht mit den alten Inhalten? Wie werden die Nutzer über Updates informiert?

9 8 Ratgeber Online-Information-Pool Versionierung Besonderes Augenmerk sollte auf die Versionierung gelegt werden. Werden Dokumente regelmäßig verbessert, so sollte ein nachvollziehbarer Name mit Nummernschlüssel oder Versionierungscode für Klarheit sorgen über : Person Autor Erstellungs- und Änderungsdatum Quelldokument (inkl. Standort) Person Freigabe Nutzungsrechte (Lizenz) Änderungshistorie Nutzungsrechte Bitte die Nutzungsrechte der Dokumente prüfen. Wichtige Frage bei jedem Dokument: Darf ich das Dokument Veröffentlichen? Was im Seminarraum an Bildern noch durchgehen könnte, kann bei Downloads im Internet schnell rechtliche Konsequenzen haben. Kundenbetreuung Mit jedem neuen Angebot an Dokumenten und Medien ist eine Rückmeldung der Zielgruppe wünschenswert. Dies kann über die Nutzungsstatistik ausgewertet werden. Aber auch Befragungen sind sinnvoll. Eine Befragung kann auch als informelle -Rückmeldung gestaltet sein: Wie finden Sie die neue auf der Lernplattform? Haben Sie schon nutzen können? Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Auch s können ausgezählt oder Inhaltlich ausgewertet werden. Es muss nicht immer die Befragungsplattform sein. Das LMS bietet allerdings diverse Möglichkeiten und Rückmeldungen einzuholen. (Abstimmung, Befragung, Feedback, Forum, Aufgabe, Wiki, Quiz) Wegen der Vielzahl der Möglichkeiten sollten Ziele und eingesetzter Aufwand genau abgewogen und abgestimmt werden. Nicht alles was Messbar ist hilft bei der Verbesserung. Auch die besten Vorschläge verlaufen im Sande, wenn keine Resourcen zur Realisierung eingeplant wurden. Kundenrückmeldungen müssen zeitnah den Autoren zur Verfügung gestellt werden. Personen und konkrete Aufgaben Administration Die grundlegendste Systemadministratoren Erfahrung: Alles läuft gut, solange es nur einen Administrator gibt. Deshalb sollte die technische Verantwortung an genau eine Person übertragen werden. Meist ist das der Dienstleister, der die Plattform einrichtet. Als actxcellence Kunde übernimmt das Guido Hornig für Sie. Redaktion Die Redaktionsleitung sollte auf Kundenseite in feste Hände gelegt werden. Entweder entsteht ein Redaktionsteam aus Autoren, Redakteuren und Redaktionsleitung, wenn viel

10 9 Ratgeber Online-Information-Pool und oft Content entsteht, oder eine Person ist allein verantwortlich und kann auf Autoren- Ressourcen zurückgreifen oder Content einkaufen. Folgende Fragen sind immer wieder zu klären, die Reihenfolge stellt keine Gewichtung dar: Hat das Dokument (Medium) die technischen Voraussetzungen? Ist das Corporate Design eingehalten? Ist eine Versionierung notwendig/dokumentiert? Sind Nutzungsrechte eingehalten? (Bilder, Zitate, Medien) Ist der gewünschte Inhalt vorhanden? Hat die Autorin das Dokument (in dieser Version) freigegeben? Wie wird die Zielgruppe über das Vorhandensein des Content informiert? Verfügt die Zielgruppe, und nur die Zielgruppe, über Zugriffsrechte? (testen) Kundenbetreuung Die Kundenbetreuung ist je nach definiertem Ziel eine kleine oder große Aufgabe, die gut im Team verankert werden muss. Die Person muss über besondere Fähigkeiten im Umgang mit Kunden verfügen oder kontinuierlich Unterstützung erhalten. Bei Rückmeldungen in Foren ist dringend eine kontinuierliche Beantwortung erforderlich (emoderation). Gibt es eine klare Vereinbarung, wie mit Kundenrückmeldungen umgegangen wird? Welche statistischen Daten sollen ausgewertet werden? Kann ich erforderliche statistische Zugriffszahlen ermitteln und kommunizieren? Kann ich Veränderungen in der Kundenmeinung auf einer Zeitachse visualisieren? Sind Kundenbeiträge zugelassen? Werden alle Kundenbeiträge wie geplant gewürdigt? Habe ich in der Zielgruppe eine Kontaktperson, die mir berichten kann?