Executive summary. Inhaltsverzeichnis. Einleitung

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1 Executive summary Technical Paper EPAK Best Practices für Implementierungen und Upgrades von Infor-Anwendungen Wie Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Implementierungen bzw. Upgrades deutlich erhöhen und maximalen Nutzen aus Ihren Investitionen in Infor-Anwendungslösungen ziehen Infor EPAK (Enterprise Performance Accelerator Kit) ist ein hervorragendes Werkzeug, um On-Demand-Schulungen sowie Dokumentationsanforderungen abzudecken. Unternehmen profitieren bei der Erstellung und Bereitstellung ihrer Schulungsmaterialien unmittelbar von EPAK. Leider haben die meisten Unternehmen das volle Potenzial von EPAK als unterstützendes Werkzeug für alle Phasen im Software-Lebenszyklus inklusive Anwendungsimplementierungs- und/oder Upgrade-Projekten noch nicht erkannt. Viele Unternehmen schätzen EPAK als führendes Branchenwerkzeug für Endbenutzerschulungen und Simulationen von Anwendungstransaktionen aber EPAK kann noch viel mehr- Ihre Dokumentation. Inhaltsverzeichnis 1 Executive summary Einleitung In den letzten zwanzig Jahren wurden zahlreiche Unternehmensanwendungen entwickelt und immer weiter verbessert. Durch die Investition in eine sinnvolle Implementierungs- bzw. Upgrade- Strategie können Unternehmen ihre Risiken minimieren und mit deutlich größerer Wahrscheinlichkeit langfristige Erfolge mit ihren Anwendungen erzielen. Ein Werkzeug wie EPAK erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit, weil es einfach zu implementieren und zu bedienen ist, eine schnelle Investitionsrentabilität bietet und flexibel unterschiedliche Projektaktivitäten unterstützen kann. Das ist wichtig, da Unternehmen heutzutage mit immer weniger Ressourcen immer mehr erreichen müssen. EPAK kann in allen Phasen einer Implementierung bzw. eines Upgrades im Anwendungs-Lebenszyklus eingesetzt werden: Prozessüberprüfung und Design/Entwurf Anwendungseinrichtung und -konfiguration Testen 2 Einleitung 3 EPAK im Anwendungs- Lebenszyklus 4 Anwendungseinrichtung und -konfiguration 5 Testen 6 Dokumentation der Geschäftsprozesse 7 Schulung und Change- Management Unterstützung 8 Wartung und Support 9 Fazit Dokumentation der Geschäftsprozesse Schulung und Change-Management Unterstützung Wartung und Support In diesem Whitepaper wird genauer beschrieben, wie EPAK diese verschiedenen Projektaktivitäten unterstützt.

2 EPAK im Anwendungs-Lebenszyklus EPAK unterstützt den gesamten Lebenszyklus der Softwareanwendungen, indem es die zügige Erstellung der kritischen Dokumentations-, Schulungs- und Support-Materialien sicherstellt. Diese sind wiederum für eine Produktivitätssteigerung der Projektteams und Benutzer im gesamten Lebenszyklus der Anwendungen erforderlich. Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, dass EPAK herkömmliche Projektaufgaben so optimieren kann, dass sie nicht nur besser, sondern auch schneller erledigt werden. So können die Unternehmensressourcen effizient eingesetzt werden, und es bleibt mehr Zeit für die eigentlichen betrieblichen Aufgaben. Implementierungs- und Upgrade-Projekte gibt es in jeder Form und Größe; allen gemeinsam sind jedoch bestimmte, für den Projekterfolg entscheidende Aufgaben. Eine wichtige Aufgabe am Anfang eines Anwendungs-Lebenszyklus ist die Überprüfung der bestehenden Unternehmensprozesse. Mit der Identifizierung der Unternehmensprozesse wird beim Projektstart eine schnellstmögliche Umstellung auf die neuen Unternehmensanforderungen sicher gestellt. EPAK unterstützt dies durch die automatische Erstellung der Geschäftsprozess-Dokumente (Business Process Documents) sowie diverser E-Learning-Modi wie z.b. den See It (Ansehen) und Try It (Ausprobieren) Modus. Bei einer Implementierung unterstützen Geschäftsprozess-Dokumente die Überprüfung entscheidender Prozessdaten bei der Lückenanalyse, also beim Vergleich führender Geschäftspraktiken mit derzeitigen Praktiken zur Identifizierung von Lücken. Bei einem Upgrade dienen dieselben Dokumente zur Aufdeckung von Unterschieden bei den Systemfunktionen zwischen verschiedenen Anwendungsversionen. Mit den E-Learning-Modi See It und Try It von EPAK kann das Projektteam die Anwendungen schon in einem sehr frühen Projektstadium praktisch ausprobieren, noch bevor eine interne Anwendungsinstanz eingerichtet ist. Die frühe Beteiligung der Teammitglieder verbessert den Lerneffekt und die Benutzerakzeptanz direkt ab dem Projektbeginn. Infor EPAK kann in allen Phasen einer Implementierung oder eines Upgrades im Projektlebenszyklus eingesetzt werden: Prozessüberprüfung und Design/Entwurf Anwendungseinrichtung und -konfiguration Testen Dokumentation der Geschäftsprozesse Schulung und Change-Management Unterstützung Wartung und Support 2 Infor EPAK

3 Anwendungseinrichtung und -konfiguration Eine wichtige Aktivität innerhalb aller Projekte ist die Einrichtung und Konfiguration der Anwendungen zur Vereinfachung von Systementwicklung, Tests und Implementierung. Die Dokumentation der Einrichtung und Konfiguration ist auch deshalb entscheidend, weil sie als Protokoll der wichtigsten betrieblichen Entscheidungen dient ein besonders wichtiger Punkt in Zeiten von Sarbanes-Oxley. Mit EPAK können außerdem Inhalte erfasst werden, die sich speziell auf die Einrichtung des Systems beziehen. Da sich die Setup-Daten im weiteren Projektverlauf ändern können, ist es wichtig, über einen Mechanismus zu verfügen, mit dem diese Änderungen unverzüglich umgesetzt werden können. Einzelne oder mehrere Setup-Schritte können erfasst und danach im passenden Dokumentationsformat veröffentlicht werden. Dies können einzelne Geschäftsprozessdokumente, komplette Schulungshandbücher oder auch Ausbilderleitfäden sein, abhängig davon, wie die Einrichtungs- und Konfigurationsdokumentation gespeichert wird. Bei Upgrades erleichtert EPAK die laufende Pflege dieser Dokumente für zukünftige Projekte deutlich. EPAK ermöglicht außerdem eine einfache Zusammenarbeit des Projektteams mit anderen Projektteams oder Fachexperten bei der Entwicklung wichtiger Prozessabläufe oder Systemänderungen. Die Zusammenarbeit wird durch die gemeinsame Nutzung der Modi See It, Try It, Know it oder Do it im EPAK Player vereinfacht. Weitere Informationen zum Prozess bzw. möglichen Prozess können über Textblasen vermittelt werden, die im EPAK Player für die einzelnen Bildschirmabgriffe automatisch erstellt werden. Testen Das Testen ist einer der wichtigsten Vorgänge bei Implementierungs- und Upgrade-Projekten. Alle EPAK-Themen können im Handumdrehen an unterschiedliche Testszenarien angepasst werden. EPAK unterstützt verschiedene Arten von Projekttests: Integrationstests einzelne EPAK-Themen können aufgezeichnet und in eine Reihenfolge gebracht werden, um durchgängige Integrations-Testscripts zu erzeugen. Diese Scripts können einzeln veröffentlicht, zu Testzwecken ausgedruckt und zusammengestellt werden, oder es können ganze Themensätze als durchgängiges Integrationsscript in Form eines Schulungshandbuchs veröffentlicht werden. Für diese Art der Zusammenstellung sollten die Inhalte nach einem festen Prozessablauf organisiert werden. Hiervon werden die Endanwender bei den folgenden Schulungen profitieren. Benutzerakzeptanztests ähnlich wie bei Integrationstests können die EPAK-Themen nach Prozessablauf oder betrieblicher Rolle strukturiert werden, um eine echte Transaktionsverarbeitung der Endbenutzer zu simulieren. Für Benutzerakzeptanztests sollten die Inhalte genau wie für die Integrationstests veröffentlicht und zusammengestellt werden. Upgrade- und System-Patch-Tests bei der Arbeit an einem Upgrade-Projekt oder beim Einpflegen von System-Patches ist es aus Konsistenzgründen wichtig, auf standardisierte Regressionstestscripts zurückgreifen zu können. Beim Einpflegen von Patches können die relevanten Scripts somit schnell an die neue Funktionalität angepasst werden. Bei einem vollständigen Upgrade-Projekt können die Themen-Frames an spezifische Änderungen der Anwendungsversion angepasst werden, ohne dass dafür die gesamte Inhaltsbibliothek geändert werden muss. Infor EPAK 3

4 Dokumentation der Geschäftsprozesse Ein geplantes Software-Upgrade oder gar eine Neueinführung löst in ISO-zertifizierten Unternehmen beim Gedanken an die notwendige neue Dokumentation einen kollektiven Seufzer aus. Zwei bis drei Tage dauert es im Durchschnitt, um eine Transaktion sauber zu dokumentieren. EPAK hilft den Aufwand für die Dokumentation zu senken und bietet gleichzeitig umfassende Möglichkeiten für die Schulung von Mitarbeitern. Bereits bei der Installation legt sich EPAK über die neue Geschäftssoftware und dokumentiert diese automatisch. Diese Dokumentation wird im EPAK Repository festgehalten und kann darüber wieder abgerufen und korrigiert werden. Prozessveränderungen können jederzeit mit wenigen Schritten an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Bei diesem Vorgang werden automatisch auch die Schulungsmaterialen aktualisiert sowie die Simulations Modi. Alle Vorgänge können ebenfalls in einem Schritt in 21 Sprachen übersetzt werden, um z. B. jedem Mitarbeiter die besten Voraussetzungen zu bieten, korrekt und effizient zu arbeiten. Schulung und Change-Management Unterstützung Die Unterstützung der Mitarbeiter ist bei einer Implementierung wahrscheinlich das wichtigste Erfolgskriterium. EPAK leistet einen wichtigen Beitrag hinsichtlich der Durchführung organisatorischer Änderungen sowie bei der Ausarbeitung, Bereitstellung und Umsetzung von Schulungen. Change-Management Unterstützung Bei jeder Implementierung bzw. bei jedem Upgrade von Infor-Anwendungen gestaltet sich die Interaktion zwischen Benutzern und System unterschiedlich. Egal, ob Geschäftsprozesse geändert oder neue Funktionen eingeführt werden die Verwaltung der Änderung ist ein kritischer Teil des Prozesses. Unabhängig davon, ob Unternehmensanwendungen erstmals implementiert werden oder ob die Endbenutzer bereits über umfangreiche Erfahrungen verfügen: Die jeweiligen Änderungen müssen immer klar und verständlich vermittelt werden. Die E-Learning-Modi von EPAK unterstützen dies während und auch nach der Änderung auf effiziente und effektive Weise. Die EPAK E-Learning-Modi See It, Try It, Know it and Do it vermitteln die Veränderungen auf verschiedenen Arten um sicherzustellen, jeden Lerntyp anzusprechen. Projektteams und Endbenutzer, die über mehrere Standorte oder über den ganzen Globus verteilt sind, können sich somit z.b. kostspielige und zeitintensive Vorort- Schulungen ersparen. EPAK E-Learning begleitet den Endanwender durch die Veränderung unter Berücksichtigung des Lerntyps und des Lernrhythmuses. Schulung Die offensichtlichste Verwendung von EPAK im Projektlebenszyklus ist die Unterstützung bei der Erstellung und Durchführung von Schulungen und notwendigen Materialien. EPAK bringt in einem gemischten Schulungsprogramm mehr Flexibilität bei der Bereitstellung von Endbenutzerschulungen. Bei einer herkömmlichen Schulung (mit Seminarleiter) können sich die Benutzer im Voraus nicht mit der neuen Software vertraut machen, sodass zu Beginn des Seminars viel Zeit für die Erklärung der Benutzerschnittstelle und Navigation aufgewendet werden muss. 4 Infor EPAK

5 Diese Informationen sind natürlich wichtig, können aber bereits im Vorfeld vermittelt werden, indem die entsprechenden Werkzeuge den Endbenutzern schon vorher zur Verfügung gestellt werden. Das flexible E-Learning von EPAK simuliert die Umgebung des Benutzers und kann dadurch die grundlegende Navigation der Anwendungen effektiv vermitteln, sodass der Bedarf an Schulungen mit Seminarleiter deutlich verringert werden kann oder sogar völlig wegfällt und bessere Lernerfolge erzielt werden. Egal ob mit oder ohne Lehrer: Beim Erlernen der konzeptionellen und funktionalen Prozesse können die Benutzer auf zusätzliche, vertiefende E-Learning-Inhalte zugreifen. Die Benutzer können sich so in kurzen, konzentrierten Schulungseinheiten direkt an ihrem Computer weiterbilden, wenn sie gerade Zeit haben. In den E-Learning-Kursen erhalten sie die notwendige interaktive Anleitung, während sie die Aufgaben erstmals ausführen. Darüber hinaus können die Benutzer ihre Kenntnisse der neuen Funktionen zwischen der Schulung und der eigentlichen Einführung auch noch einmal auffrischen. Aus planerischer Sicht sollten die Schulungsstrategien kombiniert werden, um möglichst wenige Schulungen mit Schulungsleiter zu benötigen und die benötigte Gesamtzeit für die Schulung zu verkürzen. So könnten die Benutzer beispielsweise zuerst einen obligatorischen E-Learning-Kurs absolvieren, bevor sie an einem herkömmlichen Seminar oder einer virtuellen Schulung teilnehmen können. Obligatorische E-Learning-Kurse erfüllen zwei wichtige Ziele bei Implementierungen bzw. Upgrades: die Vermittlung von Änderungen in Geschäftsprozessen und Anwendungen sowie die Ausund Weiterbildung der Endbenutzer. Wenn EPAK vor einer Schulung eingesetzt wird, haben die Benutzer später weniger Grundsatzfragen, sodass Sie sich bei der realen oder virtuellen Schulung gezielter auf weiterführende Themen konzentrieren können. Ein obligatorisches E-Learning verkürzt die spätere reale oder virtuelle Schulungssitzung deutlich oder macht diese sogar überflüssig. Falls eine reale Schulung angeboten wird, können die Benutzer ihr Wissen in den zeitlich flexiblen E-Learning-Tutorials auffrischen oder weiter vertiefen. Wie viel Zeit für die einzelnen Aktivitäten aufgewendet werden muss, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab; aber grundsätzlich sollte versucht werden, die Effektivität der Schulung zu maximieren, die Unterbrechung der normalen Arbeit der Benutzer jedoch zu minimieren. Das ist besonders wichtig, weil herkömmliche Schulungen bei einer großen Teilnehmerzahl bzw. bei weit verstreuten Teilnehmern sehr teuer und nur schwer auf regelmäßiger Basis durchführbar sind. EPAK im Zusammenspiel mit einem LMS LMS (Lernmanagement-Systeme) sind oft ein praktisches Hilfsmittel. Ein LMS ist ein Computerprogramm, das die Schulungen in Unternehmen (speziell im Hinblick auf E-Learning) verwaltet. Allerdings können mit den meisten LMS-Lösungen auch herkömmliche Schulungen (mit Schulungsleiter) verwaltet werden. In der Regel verwaltet das LMS die Schulungsdatenbank und ist mit dem HR-System des Unternehmens verknüpft. Je nach Hersteller haben die LMS-Lösungen unterschiedliche Funktionen, aber die meisten können reale und E-Learning-Kurse verwalten und die Lernerfolge der Benutzer in Form von Testergebnissen protokollieren. Außerdem sollte ein LMS in der Lage sein, Schulungsoptionen gezielt nach den beruflichen Anforderungen und der Tätigkeit des Benutzers vorzuschlagen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn reale Schulungen mit E-Learning kombiniert werden, weil sie die Verwaltung der Schulungen erleichtert und dafür sorgt, dass die Benutzer die erforderliche Weiterbildung erhalten. Die Modi See It, Try It und Know It in EPAK sind für eine LMS-Lösung besonders relevant. Für Unternehmen, die keine LMS-Lösung einsetzen, ist das Werkzeug Usage Tracking von EPAK eine gute Alternative für die Erfassung, wie effektiv gelernt und wie gut der Lernstoff behalten wurde. Infor EPAK 5

6 Bei einer gemischten Schulungsstrategie sollte bei der Erstellung der Inhalte darauf geachtet werden, dass diese übertragbar sind und auf unterschiedlichen Medien (CD-ROM, Intranet oder über ein LMS) vermittelt werden können. Ist die gewünschte Vermittlungsart ein LMS, müssen die E-Learning-Inhalte den Branchenstandards für elektronische Schulungen entsprechen, von denen SCORM (Shareable Content Object Repository Model) der gebräuchlichste ist. Alle EPAK-Inhalte sind SCORM-kompatibel und können bei der Veröffentlichung der Inhalte in ein LMS-Paket ausgegeben werden. Weil EPAK standardbasierte Inhalte erzeugen kann, kann es in jeder LMS- Unternehmenslösung eingesetzt werden, die SCORM unterstützt. Unterstützung der EPAK-Ergebnisse Bei der oben beschriebenen Strategie unterstützen mehrere wichtige Ausgabeergebnisse aus EPAK die Änderungsverwaltung und die Vermittlung ordnungsgemäßer Vorgehensweisen. Simulation/Übung die Modi See It, Try It und Know It von EPAK können bereits in der Anfangsphase und während der gesamten Schulung zur ständigen Vertiefung und Auffrischung des Erlernten eingesetzt werden. Sie können auch als Übung in herkömmliche Schulungen integriert werden. Bei Verwendung von Übungssimulationen in einem Schulungsprogramm besteht außerdem deutlich weniger Bedarf nach Schulungsinstanzen. Eine Instanz sollte zur Verfügung stehen, um bei Übungen während der Schulung eine bessere Benutzerakzeptanz zu erreichen, aber in Umgebungen mit eingeschränkten Hardware-Möglichkeiten können anstelle eines Live-Schulungssystems auch EPAK-Simulationen eingesetzt werden. Dies bringt mehr Flexibilität in der Schulung sowie eine Verkürzung der Schulungsdauer durch den Wegfall der Systemeinrichtung mit sich. Bewertungsübungen im Modus Know It in EPAK kann überprüft werden, wie gut die Benutzer das in der von einem Schulungsleiter durchgeführten Schulung Erlernte behalten haben bzw. wie gut Themen aufgenommen wurden, die lediglich über E-Learning vermittelt wurden. Der Wissensstand kann in EPAK Usage Tracking oder, wie oben beschrieben, in einem LMS protokolliert werden. Schulungshandbücher zur Unterstützung realer Schulungen können aus EPAK jederzeit Schulungshandbücher für Teilnehmer und Schulungsleiter veröffentlicht werden. Unterstützung normalerweise üben die Benutzer in einer Sandkasten -Instanz ihre Fertigkeiten in einer neuen Anwendung, bevor sie im eigentlichen Produktionssystem arbeiten. Im Modus Do It von EPAK werden solche Übungsinstanzen reduziert, weil er direkt mit der Online-Hilfe verlinkt ist und den Benutzer Schritt für Schritt durch die jeweilige Transaktion führt. Auch andere zeitlich flexible E-Learning-Modi unterstützen das Lernen. Arbeitsunterstützung wie alle EPAK-Inhalte können auch arbeitsunterstützende Hinweise problemlos veröffentlicht werden, z. B. nach Abschluss der Schulung und bei Aufnahme der Arbeit unter realen Bedingungen als Kurzanleitung auf dem Desktop der Benutzer. 6 Infor EPAK

7 Ein wichtiger, aber häufig übersehener Punkt ist der erforderliche Zeit- und Ressourcenaufwand dafür, die verschiedenen Arten von Inhalten (wie Schulungshandbücher, Schulungsanleitungen und arbeitsunterstützende Hinweise) auf dem aktuellen Stand und synchron zu halten. Irgendwann wird es für die meisten Unternehmen lästig, diese Inhalte auf dem neuesten Stand zu halten, ganz zu schweigen davon, sie zu synchronisieren. Mit EPAK als zentraler Plattform für die synchronisierte Ausarbeitung von Inhalten werden Updates im EPAK Developer an einem Ort vorgenommen und danach mit nur einem Tastendruck in alle anderen Inhaltstypen übernommen. EPAK sorgt für eindeutige Anwendungs- Erstimplementierungen oder -Upgrades. Wartung und Support Die laufende Wartung und Unterstützung der Anwendungen ist ein entscheidender Aspekt bei allen Implementierungen und Upgrades. EPAK erleichtert die laufende Unterstützung und Wartung sowie die regelmäßigen Weiterbildungs- und Schulungsaktivitäten. Mögliche Kernkomponenten einer kontinuierlichen Strategie für Leistungsunterstützung, Wartung und Schulung: Laufende Auffrischungsschulungen regelmäßige Endbenutzer-Schulungssitzungen auf wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis, je nach Anforderungen des Unternehmens. Alle oben beschriebenen EPAK-Ergebnisse für Schulungen treffen auf diese Aktivität zu. Leistungsunterstützung im Modus Do It der Anwendungen führen die Benutzer ihre Aufgaben unter Anleitung aus, sodass sie sich schneller sicher und kompetent fühlen. Der Modus Do It kann auch in Labor-Arbeitsumgebungen eingesetzt werden Sitzungen, bei denen die Mitarbeiter mit Unterstützung durch den Schulungsleiter oder Mitglieder des Projektteams tatsächliche Arbeiten im Produktionssystem ausführen. Arbeitslabors sind ein effektives Mittel, um die Benutzerakzeptanz und die erfolgreiche Ausführung betrieblicher Aufgaben sicherzustellen. E-Learning im eigenen Tempo wie oben beschrieben. Online-Verfahren Geschäftsprozessdokumente können aus EPAK online im Format HTML oder PDF veröffentlicht und über eine Schulungs-Website verfügbar gemacht werden. Kurzanleitung zur Arbeitsunterstützung wie oben beschrieben. Fazit EPAK ist ein Full-Service-Werkzeug für die Erstellung und Bereitstellung der Schulungs- und Projektdokumentation nach Bedarf. EPAK kann in jeder Phase von Implementierungen bzw. Upgrades im Anwendungslebenszyklus eingesetzt werden. Es trägt zum Deployment-Erfolg bei und hilft Unternehmen, ihre Investitionen in Unternehmensanwendungen optimal zu nutzen. Infor EPAK 7

8 Über Infor 641 Avenue of the Americas New York, NY infor.com Infor (Deutschland) GmbH Hollerithstrasse 7 D München Ihr Kontakt für alle Produkte: Deutschland: Österreich: Schweiz: Als weltweit drittgrößter Anbieter von Geschäftsapplikationen und Services hilft Infor mehr als Groß- und mittelständischen Unternehmen, ihre Prozesse zu verbessern und Wachstum in einer Vielzahl von Industriezweigen voranzutreiben. Mehr Informationen über Infor finden sich unter Haftungsausschluss Dieses Dokument reflektiert die Richtung, die Infor bezüglich der hierin genannten spezifischen Produkte einschlagen kann. Alle Inhalte unterliegen Änderungen nach alleinigem Ermessen von Infor und ohne Ankündigung. Das Dokument stellt keinerlei Verpflichtung Ihnen gegenüber dar, und kein Teil davon sollte als Basis für Entscheidungen genutzt werden. Infor verpflichtet sich nicht zur Entwicklung oder Auslieferung irgendeiner spezifizierten Verbesserung, Erweiterung, Funktionalität bzw. eines spezifizierten Produkts, auch dann nicht, wenn dies im vorliegenden Dokument beschrieben ist. Copyright 2012 Infor. Alle Rechte vorbehalten. Alle in diesem Dokument enthaltenen Wort- und Bildmarken sind Marken und/oder eingetragene Marken von Infor und/oder verbundenen Unternehmen und Filialen. Alle Rechte vorbehalten. Alle anderen hierin aufgeführten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. INFDTP DE-DE

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