Ausschreibung Werkverträge im Rahmen eines EU Förderprojektes:

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1 Ausschreibung Werkverträge im Rahmen eines EU Förderprojektes: ERIH The European Route of Industrial Heritage, das größte Industriekulturportal in Europa, mit über Standorten touristisch interessanter Industriekultur in 44 europäischen Ländern sucht zur Erfüllung der Aufgaben im Rahmen des Förderbescheides für Europäische Netzwerke im Programm CREATIVE EUROPE im Rahmen von Werk/Leistungsverträgen zunächst vom 1. März bis 30. September 2015 Mitwirkung für folgende Aufgabengebiete: Finanzen/Mitgliederverwaltung/Sekretariat Kommunikation / Social Media / Webseite Unterstützung des Vorstands bei der Umsetzung des Creative Europe Programms Wir erwarten von den qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber (bitte legen Sie entsprechende Referenzen bei), dass sie eine hohe Affinität zu ERIH besitzen, über sehr gute Englischkenntnisse verfügen und für Ihre Werk-Aufgaben zur Bewerbung ein Konzept vorlegen. Die Leistungs- und Aufgaben-Beschreibungen zu den zu vergebenden Werkverträgen siehe unten: Angebote in englischer Sprache bitte bis: 23. Februar 2015 an Geschäftsstelle ERIH e.v. European Route of Industrial Heritage Robert-Bosch-Straße Meerbusch Tel Fax germany@erih.net Der Zeitaufwand ist aktuell nur geschätzt und kann sich im Laufe der Projektes ändern. Bitte geben Sie daher Ihren Stunden- bzw. Tagessatz für die angefragten Leistungen an. Unsere Geschäftsführerin, Christiane Baum, steht Ihnen unter o.a. Kontaktdaten gerne für Rückfragen zur Verfügung. Die Werkverträge können individuell vergeben werden, die Auswahl der Angebote erfolgt auf Basis der nachgewiesenen Leistungsfähigkeit (Referenzen), Erfahrung und Wirtschaftlichkeit. 10. Februar 2015 Seite 1 von 5

2 Aufgabenbeschreibungen Werkvertrag 1: Finanzen/Mitgliederverwaltung/Sekretariat Aufgabenbereich To Dos Bemerkung/geschätzter Aufwand Adressverwaltung Mitglieder Einpflegen bzw. Korrektur aller Geschätzt ca. 3-4 Tage Mitgliedsadressen in SEWEBO Regelmäßiger Adresspflege bei Änderungen Kontinuierlich, max. 1 Std. pro Woche Neu-Aufnahmen Kündigungen Finanzen Zuarbeiten Schatzmeister Einmalig ca. 3-4 Std. Erstellung Jahresabschlüsse Vorbereitung der Kassenprüfung Erstellung Wirtschaftsplan Eingangsrechnungen Archivierung, Ablage Ca. 0,5 Std. pro Woche Erfassung in Buchhaltungssystem Ausgangsrechnungen Vorbereitung und Erstellung Mitgliedsrechnungen Kuvertieren und Versand Januar, 1 Tag ERIH Jahreskonferenz Versand Schilder Flyer o.ä. Assistenz Programmmanager / Umsetzung CREATIVE EUROPE Arbeitsprogramm Prüfung und Dokumentation Rechnungseingang Erfassung im Buchhaltungssystem Bearbeiten von Reklamationen Erstellung Ausgangsrechnungen bei Neueintritten unterjährige Erfassung Teilnehmer Erstellung Teilnehmerlisten Überwachung und Dokumentation Zahlungseingang Erstellung von Rechnungen und Quittungen Nachbereitung: Abrechnung, Dokumentation Handling/Organisation Versand an neue Ankerpunkte Schilder und Flyer Organisation von Arbeitstreffen Reiseplanung, Terminfindung 1 Std. pro Woche wenn Rechnungslauf erfolgt ist Ca. ½ Std. pro Vorgang Ca. 5-8 Tagewerke 0,5 Std. pro Vorgang nach Aufwand,zu klären, welchen Assistenzbedarf externer Projektkoordinator hat 10. Februar 2015 Seite 2 von 5

3 Werkvertrag 2: Kommunikation / Social Media / Webseite Aufgabe To Dos Bemerkung / geschätzter Aufwand Pflege / Aktualisierung Webseite Einstellen von Aktuellen Meldungen (ggf. stattdessen Link auf Facebook) Einstellen neuer Mitglieder Ca. 2 Std. pro Woche Ca. 1 Std. pro Vorgang Social Web Erstellung HTML Newsletter Aktualisierung Mitgliederdaten Entwicklung von Vorschlägen, welche Medienpräsenz sinnvoll ist in Zusammenarbeit mit Vorstand. Zuarbeit und Mitwirkung bei der Einrichtung und Pflege von Präsenz im Social Web Facebook, Twitter, Instagramm etc. Für Mitglieder und allgemeinen Verteiler, Vorschlag 1 x pro Quartal Prüfen, was für ERIH überhaupt sinnvoll Pflege: Ca. 1-2 Std. pro Woche Ca. 4-6 Std. pro Newsletter Texterstellung/-überarbeitung neue Mitglieder, Routen etc. nach Aufwand Konzeptionelle Arbeit Überarbeitung Webseite Entwicklung von mobiler Webseite Ggf. Apps Entwicklung von Ideen, Unterstützung bei der Entwicklung einer Ausschreibung und bei der Agenturauswahl Ca. 3-4 Tagewerke Anlassbezogene Kommunikation, Pressearbeit Übersetzung Aufbau von Presseverteilern Jahreskonferenz, andere Anlässe, Erstellung und Versand Pressemitteilungen + Fotos Koordination von Übersetzungsaufträgen Mitteilen, welche Texte übersetzt werden müssen, einstellen übersetzter Texte ins Web Überlegen welche für ERIH als Gesamtnetzwerk sinnvoll Presseverteileraufbau 3-5 Tagewerke PM: 1 Std. pro Mitteilung Ca. 1 Std. pro Woche 10. Februar 2015 Seite 3 von 5

4 Werkvertrag 3: Unterstützung des Vorstands bei der Umsetzung des Creative Europe Programms Aufgaben To Dos Bemerkung Expanding the network Mitgliederwerbung * Entwicklung eines Info/ Marketingpakets für Mitgliederwerbung Einmalig 1 Tag Regionale Routenentwicklung Networking on European Level Konzeptentwicklung für strukturierte Ansprache Mitgliederwerbung Ansprache neuer Ankerpunkte gemäß vorhandener Liste Reisetätigkeit Besuch von Ankerpunkt Kandidaten Liste von Netzwerken vorhanden, Identifikation von Ansprechpartnern und Kontaktaufnahme per mail, telefonischer Follow-Up Unterstützung der Entwicklung durch Papier How to develop a Regional Route European Monuments Register Klärung, ob und was für ERIH hier sinnvoll ist. Erstellung eines Kurzkonzeptes, Erstellung einer Liste, Zuarbeit zur EU Europäische Netzwerke, Organisationen, Verbände: Erstellen einer Liste der vorhandenen Institutionen mit Kurzerläuterung, ob, warum und wie ERIH kooperieren sollte. Unterstützung des Vorstands bei Kontakt zu anderen Netzwerken, EU Organisationen, Repräsentation auf Konferenzen Einmalig 1 Tag Zeitaufwand pro Vorgang? Abhängig ob Vor Ort Besuch notwendig oder nicht Zeitaufwand? Erstattung von Reisekosten in tatsächlicher Höhe Bereisung nach vorheriger Abstimmung Zeitaufwand pro Vorgang Unklar, ob hier vor Ort Arbeit geplant/sinnvoll ist 4 Tagewerke Nach Aufwand 10. Februar 2015 Seite 4 von 5

5 Europäische Zusammenhänge aufzeigen (Anregung von Prof. Soyez) In Abstimmung mit RK Entwicklung von entsprechenden, Kurz-Texten (für Web und touristische Vermarktung geeignet) Nach Aufwand * Da die tatsächliche Zahl neuer Mitglieder eine wichtige Messgröße für den Erfolg der Projektumsetzung ist, stellen wir uns hier ein Akquisemodell auf Provisionsbasis vor. Der/die Bieter/- in wird gebeten, einen entsprechenden Vorschlag zu erarbeiten. 10. Februar 2015 Seite 5 von 5