Workshop Projektmanagement in der IT Universität Dortmund

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1 Workshop Projektmanagement in der IT Universität Dortmund Produktorientierte Planung - eine effektive Methode des Projektmanagements - Ein Praxisbeispiel Dortmund, 19. April 2007 J.-L. Uzquiano

2 Agenda Platzierung Kundenlogo Kurzer Kurzer Ausflug Ausflug Teil 1 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Teil 2 Erstellen eines Plans Teil 3 Steuern des Projektes (Controls)

3 Kurzer Ausflug Was ist eigentlich ein Projekt? Projekt in der allgemeinen Bedeutung eines besonderen Vorhabens geht auf das lateinische Verb proiacere (pro = vor, für, iacere = werfen) und dessen Partizip proiectus zurück, die den Vorgang bzw. das Resultat einer negativen oder positiven Heraushebung einer Person oder Sache bezeichneten (proiacere: jdm. etwas vorwerfen, jdn. wegjagen, etw. aufgeben; proiectus: zu etw. geneigt, herausragend; niedrig, verächtlich). [Quelle: wikipedia.de] DIN 6901: Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. Project Management Institute: Eine vorübergehende Anstrengung zur Erzeugung eines einmaligen Produktes, Dienstes oder Ergebnisses PRINCE2: Ein gemanagtes Umfeld, dass zum Zweck der Lieferung eines oder mehrere Geschäftsprodukte auf Basis eines Geschäftplanes, erzeugt wurde. Eine vorübergehende Organisation die zur Produktion, eines einmaligen und vordefinierten Erzeugnis oder Ergebnis innerhalb eines vordefinierten Zeitraums mit festgelegten Ressourcen, benötigt wird. 3 sd&m,

4 Kurzer Ausflug Was ist Management? Umgangssprachlich und allgemein üblich: Im allgemeinen Sprachgebrauch wird Management oft ausschließlich mit Top- Management gleichgesetzt. Es werden darunter die Tätigkeit verstanden die Absolventen der Betriebswissenschaften oder Business Schools (MBA) im Berufsleben wahrnehmen. Unternehmensführung oder Führung eines bereichs mit kaufmännischer verantwortung. Präziser: Management ist die Gestaltung, Lenkung und Entwicklung von zweckorientierten sozio-ökonomischen Systemen.* *Prof. Dr. Fredmund Malik Hochschule St. Gallen 4 sd&m,

5 Kurzer Ausflug Und was Projektmanagement? In diesem Vortrag verstehen wir Projektmanagement als die Gestaltung, Lenkung und Entwicklung eines Umfeldes, dass zum Zweck der Lieferung eines oder mehrere Geschäftsprodukte auf Basis eines Geschäftplanes, erzeugt wurde. Dieses Umfeld wird eindeutig charakterisiert durch den Zweck, die Einmaligkeit, die Ressourcen, die Abgrenzung und die Organisation Die Gestaltung, Lenkung und Entwicklung eines Projektes benötigt eben eine Art Blaupasue oder Bauanleitung: den Plan. Im Weiteren werden Methoden, Werkzeuge und Best-Practices vermittelt, die sich bei der Umsetzung von Informatikprojekten als besonders wirksam für die Planung herausgestellt haben. 5 sd&m,

6 Agenda Platzierung Kundenlogo Kurzer Ausflug Teil Projektmanagement-Prozess 1 und Planungsprozess Teil 2 Erstellen eines Plans Teil 3 Steuern des Projektes (Controls)

7 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Einordnung der Planung Die Planung eines Projektes läuft als Prozess permanent parallel zu den Prozessen des Projektes die zur Herstellung der Projektergebnisse benötigt werden. Zusammen mit dem Prozess der Lenkung des Projektes ist die Planung der Kernprozess des Projektmanagers Vorbereitungs phase Initiierungsphase Managementphasen Letzte Managementphase Projektauftrag Plan der Initiierungsphase Projekleitdokument Projektplan Phasenabschlußbericht Plan der nächsten Phase Projektabschlußbericht Revisionsplan Spezialistenmethoden zur Herstellung von Produkten Planen 7 sd&m,

8 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Was ist ein Plan? Landläufig wird unter einem Plan ein Balkendiagramm oder eine Aktivitätenliste verstanden. Ein Plan im sinne des Projektmanagements ist jedoch weitaus umfassender. Ein solcher Plan beschreibt wie, wann, durch wen, mit was und wozu ein bestimmtes Ziel oder ein Zielbündel zu erreichen sind. Die Planbestandteile sind: Zu liefernde Produkte oder Produktkatalog Die notwendigen Aktivitäten, um diese Produkte zu erzeugen Die Aktivitäten zur Überprüfung der Qualität der Produkte Notwendige Ressourcen und Aufwand für alle relevanten Aktivitäten Die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten Abhängigkeiten von externen Zulieferungen, Informationen, Produkten oder Dienstleistungen Zeitplan für die Aktivitäten Punkte zur Fortschrittskontrolle Vereinbarte Toleranzen Diese Informationen werden in einem oder mehreren Dokumenten zusammengefasst und zur Planungsmappe gebündelt. Für jeden Plan sind darüber hinaus die Planungsannahmen festzuhalten. 8 sd&m,

9 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Planungsannahmen Jedem Plan liegen Annahmen zu Grunde, die in den Planungsdokumenten explizit erläutert werden müssen. Diese müssen offensichtlich dargestellt werden. Veränderungen der Annahmen haben signifikante Auswirkungen auf das Projekt. Die Planungsannahmen fließen zumeist implizit bei der Erstellung des Planes ein. Das durch damit verbundene Risiko soll jedoch reduziert werden. Deswegen werden die Planannahmen zu Beginn an dargestellt und sollten unbedingt vom Lenkungsausschuss oder Management bestätigt werden. Voraussetzungen Produkte Beispiele für Planungsannahmen Planungsannahmen Qualitätsvoraussetzungen Infrastrukturausstattung mit Entwicklungsumgebung ist vorhanden Ausgebildete Mitarbeiter stehen zu 8 der Arbeitszeit zur Verfügung Uneingeschränkter Zugang zu Dokumentation 9 sd&m,

10 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Phasenspezifische Pläne Für die verschiedenen Phasen des Projektes werden spezifische Pläne zur Lenkung des Projektes verwendet. Plan für die Initiierungsphase Definiert die in der Initiierungsphase zu erstellenden Produkte. Spezifiziert die Maßnahmen zur Erstellung eines Projektplans für die nachfolgende Phase. Plan zur Erstellung der Planung! Projektplan für Phasen des Projektes Projektplan für die letzte Phase Beschreibung der Rahmenbedingungen, die dem Plan als Annahmen zu Grunde liegen. Definition der zu liefernden Produkte für diese Phase Definition der Tätigkeiten zur Erstellung der Produkte und deren Abhängigkeiten Kontrollen zur Steuerung des Projektes Bestimmung des Budgets für die Phase. Projektplan zur Durchführung dieser Phase s.o. Zusätzlich dazu Plan zur Revision des Projektes Vom Prinzip haben beide Phasen die gleiche Grund- Struktur 10 sd&m,

11 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Planungsebenen Projektplanung Detaillierung Geringer Detaillierungsgrad Aggregat der konkreteren Pläne Fertigstellungsgrad und Releases Umfang Vollständiger Umfang. Darstellung von Produktkatalog, Ressourcen, Abhängigkeiten, Zulieferungen, Risiken Budget, Phasenplanung Mittlerer Detaillierungsgrad enthält die Ressourcenauslastung, Abhängigkeiten, Termine und Meilensteine Mittlerer Umfang enthält Aufwände, Arbeitspakete, Projektstrukturplan, Zeitplanung und Skillplanung Teamplanung Hoher Detaillierungsgrad dient der Steuerung der Teammitglieder und Wochenplanung. To-Do Liste! Geringer Umfang, konzentriert auf konkrete Steuerung. Wer erstellt was bis wann mit wem? 11 sd&m,

12 Agenda Platzierung Kundenlogo Kurzer Ausflug Teil 1 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Teil Erstellen 2 eines eines Plans Teil 3 Steuern des Projektes (Controls)

13 Erstellen eines Plans Anforderungen an die verschiedenen Pläne Planungsebene Projektplan Phasenplan Teamplan Umfasst alle Phasen des Projektes: Von der Initiierung bis zur finalen Phase Einfach und verständlich für den Lenkungskreis aufbereitet Ist die Basis des Tagesgeschäftes des Projektmanagers Auswirkungen von Änderungen müssen auf Basis dieses Plans nachvollzogen und erklärt werden können Umfasst genau eine Phase jedoch maximal Initiierung und eine Durchführungsphase Auf Basis dieses Plans können die einzelnen Teams wöchentlich gesteuert werden Der Plan enthält einen Zeitraum von bis zu 4 Wochen in hohem Detailierungsgrad mit den zu erledigenden Arbeiten und Verantwortlichkeiten auf Mitarbeiterebene 13 sd&m,

14 Erstellen eines Plans Produktbasierte Planung In der Praxis der Informatikprojekte hat sich die produktbasierte Planung als Ausgangpunkt für die Projektplanung als besonders wirksam erwiesen. Von dieser Produktplanung her werden die Aktivitäten zur Erzeugung der Produkte entwickelt, sowie die Abhängigkeiten identifiziert. 1 2 Plan entwerfen 4 5 Aktivitäten identifizieren 7 8 Abhängigkeiten identifizieren 10 Produktkatalog Projektauftrag 3 Produkte identifizieren 6 Aufwände bestimmen GANTT oder Balkenplan 9 Termine bestimmen Netzplan GANTT mit Abhängigkeiten Projektmanager Technischer Chefdesigner Fachlicher Chefdesigner Projektmanager Technischer Chefdesigner Fachlicher Chefdesigner Qualitätsbeauftragter Projektmanager Technischer Chefdesigner Fachlicher Chefdesigner Qualitätsbeauftragter Auftraggeber Nutzervertreter Im weiteren Verlauf werden wir exemplarisch einen Phasenplan für die Erstellung einer Software erstellen 14 sd&m,

15 Erstellen eines Plans 1 Projektauftrag 1/2 Hintergrund Die Fakultät für Informatik hat ein neues Institutsgebäude mit sehr gut ausgestatten Hörsälen bezogen. Diese Hörsäle werden von deutlich mehr Lehrveranstaltungen gebucht, als in der Vergangenheit. Die alte Excel-basierte Verwaltung der Hörsäle reicht daher nicht mehr aus. Projektdefinition Es soll eine neue leistungsfähige Anwendung zur Verwaltung der Hörsäle erstellt werden. Mit dieser Lösung sollen alle berechtigten Nutzer über Internetinfrastruktur Hörsäle buchen können. Die Nutzer sollen gleichzeitig auf die Anwendung zugreifen können und sowohl individuelle Veranstaltungen als auch Einzelveranstaltungen abbuchen können. Die Nutzer sollen nur ihre eigenen Veranstaltungen bzw. die, für die sie die Vertretung haben, verwalten dürfen. Die Lieferung soll die gesamte Lösung inkl. Bedienoberfläche, Transaktionsverarbeitung und Datenbank umfassen. Es soll die Standardhardware des hrz verwendet werden. Mit dieser Anwendung sollen keine Lehrpläne erstellt und verwaltet werden. Grober Businesscase Durch die Anwendung wird es einem größeren Nutzerkreis ermöglicht Hörsäle im Institut zu buchen, damit ist eine größere Anzahl von potentiellen Veranstaltungen pro Hörsaal möglich und wird somit zu einer effizienteren Nutzung führen. 15 sd&m,

16 Erstellen eines Plans 1 Projektauftrag 2/2 Projekttoleranzen Damit das Projekt schon frühest möglich zu einer effizienten Ausnutzung der Hörsäle führt, ist die Anwendung bis zum fertig zu stellen. Es wird eine maximale Verschiebung des Endtermins von 5 Werktagen toleriert. Qualitätsanforderungen des Nutzers Die Anwendung soll eine moderne Internet-Benutzeroberfläche haben und die Buchung eines Hörsaals sowohl für eine Veranstaltungsreihe als auch für eine Einzelveranstaltung soll mit höchsten 2 Dialogfenstern erfolgen. Die Antwortzeit soll max. 1 sec. vom Mausklick bis zur Darstellung der Antwort dauern. Akzeptanzkriterien Die Anwendung wird abgenommen, wenn während eines 2tägigen Probebetriebs mit 5 parallel arbeitenden Nutzern 50 Veranstaltungen eingegeben werden können. 16 sd&m,

17 Erstellen eines Plans 2 Plan entwerfen Der Plan soll ein Phasenplan sein, der die Realisierungsphase bis zur Übergabe zur Produktion umfasst. Der Plan soll aus folgenden Elementen bestehen: Produktplan Einsatzplan Vorgangsplan (Balkenplan / Gantt) Netzplan oder PERT ( Program Evaluation and Review Technique ) Der Plan berücksichtigt keine Maßnahmen zum Risikomanagement 17 sd&m,

18 Erstellen eines Plans 3 Produkte identifizieren In einer gemeinsamen Sitzung des Teams, dass für das Projekt in der aktuellen Phase verantwortlich ist wird ein Brainstorming zur Definition der zu liefernden Produkte durchgeführt. Das Team sollte in dieser frühen Phase aus Projektmanagement, Fachlichem Chefdesigner und Technischem Chefdesigner bestehen. Methode: Mindmapping Webseite Werkzeuge: Kommerziell: MindManager Open Source: Freemind 18 sd&m,

19 Erstellen eines Plans 3 Produkte identifizieren 19 sd&m,

20 Erstellen eines Plans 3 Produkte identifizieren 20 sd&m,

21 Erstellen eines Plans 4 Produkte identifizieren Es ist das erste Ergebnis des Projektes entstanden der Produktkatalog. Dieser Produktkatalog ist Bestandteil des Plandokumentes und kann formlos sein, sollte aber als Dokument mit Versionierung gespeichert werden. Produktkatalog Projekt HöSaVe Projekt- / Teammanager Bianka Projektphase Grundversion KID Ergebnistyp Name Konfigurationsmanagement Liefergegensta nd Ergebnistyp Beschreibung Team Versionierung K-01 Anforderungsspezifikation Nein Analysemodell Spek.-Team Ja K-02 Entwurf Nein Komponentenmodell Spek.-Team Ja Prog-01 Nutzerschnittstelle Ja Ausführbares Programm Team A Ja V1.0 Prog Hörsaalauswahl Ja Ausführbares Programm Team A Ja V1.0 Prog Kalenderfunktion Ja Ausführbares Programm Team B Ja V1.0 Prog Hörsaalbuchung Ja Ausführbares Programm Team A Ja V1.0 Prog Löschen Ja Ausführbares Programm Team A Ja V1.0 Prog Anlegen Ja Ausführbares Programm Team A Ja V1.0 Prog Verschieben Ja Ausführbares Programm Team A Ja V2.0 *** *** *** *** *** *** *** 21 sd&m,

22 Erstellen eines Plans Elemente einer Vorgangs-Planung Vorgang Aufwand Meilenstein Abhängigkeit Aktivität mit Start und Ende Datum sowie einem Aufwand zur Durchführung der Aktivität. Notwendige geschätzte Arbeit, die benötigt wird um den Vorgang durchzuführen Messpunkt des Projektes, der mittels einfacher Ja / Nein Entscheidung auf Erreichung geprüft werden kann. Abhängigkeiten definieren die Reihenfolge von Vorgängen oder Meilensteinen Im nächsten Schritte werden die Produkte als Meilensteine in ein Projektplanungswerkzeug übertragen und Die Aktivitäten zur Erstellung der Produkte identifiziert. Diese werden als Vorgänge in der Projektplanung mit Start- und End-Terminen sowie Aufwand aufgenommen 22 sd&m,

23 Erstellen eines Plans Übertragen der Produktplanung Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Dezember Januar Februar KW 47 KW 48 KW 49 KW 50 KW 51 KW 52 KW 1 KW 2 KW 3 KW 4 KW 5 1 HöSaVe 0 Tage Do 06Do 06 2 Anforderungsspezifikation 0 Std. Do 06Do 06 3 Entwurf 0 Std. Do 06Do 06 4 Zugriffschutz 0 Tage Do 06Do 06 5 Anmeldung 0 Std. Do 06Do 06 6 Vertreter definieren 0 Std. Do 06Do 06 7 Berechtigung prüfen 0 Std. Do 06Do 06 8 Nutzerschnittstelle 0 Tage Do 06Do 06 9 Hörsaalauswahl 0 Std. Do 06Do Kalenderfunktion 0 Std. Do 06Do Hörsaalbuchung 0 Tage Do 06Do Löschen 0 Std. Do 06Do Anlegen 0 Std. Do 06Do Verschieben 0 Std. Do 06Do Technische Infrastruktur 0 Tage Do 06Do Web-Server 0 Std. Do 06Do Client 0 Std. Do 06Do App-Server 0 Std. Do 06Do Administratorschnittstelle 0 Tage Do 06Do Nutzer verwalten 0 Std. Do 06Do Hörsäle verwalten 0 Std. Do 06Do Datenspeicher 0 Tage Do 06Do Datenbank 0 Std. Do 06Do Datentabellen 0 Std. Do 06Do Datenzugriffsprogramme 0 Std. Do 06Do Dokumentation 0 Tage Do 06Do Nutzerhandbuch 0 Std. Do 06Do Online-Hilfe 0 Std. Do 06Do sd&m, Nächster Schritt Aktivitäten zur Erstellung der Produkte identifizieren. Aufwände grob schätzen

24 Erstellen eines Plans 5 6 Aktivitäten identifizieren und Aufwände schätzen Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende November Dezember Januar Februar KW 45 KW 46 KW 47 KW 48 KW 49 KW 50 KW 51 KW 52 KW 1 KW 2 KW 3 KW 4 KW 5 1 HöSaVe 8 Tage? Mo Do 06 2 Spezifikation erstellen 5 Tage Mo Fr Spezifikation reviewen 2 Tage Mo Di Anforderungsspezifikation 0 Std. Do 06 Do 06 5 Entwurf erstellen 5 Tage Mo Fr Entwurf reviewen 1 Tag? Mo Mo Entwurf 0 Std. Do 06 Do 06 8 Zugriffschutz 8 Tage Mo Do 06 9 Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Anmeldedialog programmieren 5 Tage Mo Fr Anmeldung 0 Std. Do 06 Do Vertreterverwaltung programmieren 5 Tage Mo Fr Vertreter definieren 0 Std. Do 06 Do Berechtigungsprüfung programmieren 5 Tage Mo Fr Berechtigung prüfen 0 Std. Do 06 Do Komponente integrieren 2 Tage Mo Di Komponententest durchführen 2 Tage Mo Di Nutzerschnittstelle 8 Tage Mo Do Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Hörsaalauswahl programmieren 5 Tage Mo Fr Hörsaalauswahl 0 Std. Do 06 Do Kalenderfunktion programmieren 5 Tage Mo Fr Kalenderfunktion 0 Std. Do 06 Do Komponente integrieren 2 Tage Mo Di Komponententest durchführen 2 Tage Mo Di Hörsaalbuchung 8 Tage Mo Do Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Löschen programmieren 5 Tage Mo Fr Löschen 0 Std. Do 06 Do Anlegen programmieren 5 Tage Mo Fr Anlegen 0 Std. Do 06 Do Verschieben programmieren 5 Tage Mo Fr Verschieben 0 Std. Do 06 Do Komponente integrieren 2 Tage Mo Di Komponententest durchführen 2 Tage Mo Di Technische Infrastruktur 8 Tage Mo Do Web-Server installieren 2 Tage Mo Di Web-Server 0 Std. Do 06 Do Client installieren 2 Tage Mo Di Client 0 Std. Do 06 Do Appserver installieren 2 Tage Mo Di App-Server 0 Std. Do 06 Do Administratorschnittstelle 8 Tage Mo Do Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Nutzerverwaltung programmieren 5 Tage Mo Fr sd&m, Nächster Schritt Abhängigkeiten definieren

25 Erstellen eines Plans Abhängigkeiten definieren 1/2 Abhängigkeiten zwischen Vorgängen und Meilensteinen werden mit dem so genannten Netzplan definiert. Der Netzplan stell ein Netzwerk dar, aus dem hervorgeht in welcher Reihenfolge die Aktivitäten und Vorgänge abzuarbeiten sind. Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und weiteren Ressourcen, z.b. Werkzeuge oder Rechner spielt in der ersten Iteration keine Rolle. Meilenstein Sammelvorgang Vorgänge 25 sd&m,

26 Erstellen eines Plans 8 Abhängigkeiten definieren 2/2 Spezifikation erstellen Anfang: Nr.: 2 Spezifikation reviewen Anfang: Nr.: 3 Anforderungsspezifikation Dauer: 12 Tage? Ende: Dauer: 5 Tage Ende: Dauer: 2 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Res.: Nr.: 4 Entwurf erstellen Anfang: Nr.: 5 Entwurf reviewen Anfang: Nr.: 6 Entwurf Ende: Dauer: 5 Tage Ende: Dauer: 1 Tag? Meilensteindatum: Do 06 Res.: Res.: Nr.: 7 Zugriffschutz Anfang: Nr.: 8 Komponente entwerfen Anfang: Nr.: 9 Anmeldedialog programmieren Anfang: Nr.: 10 Anmeldung Komponente integrieren Anfang: 06 Nr.: 16 Ende: Dauer: 12 Tage Ende: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Ende: Dauer: 2 Tage Abg.: Res.: Res.: Nr.: 11 Res.: Vertreterverwaltung programmieren Anfang: Nr.: 12 Vertreter definieren Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Nr.: 13 Berechtigungsprüfung programmieren Anfang: Nr.: 14 Berechtigung prüfen Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Nr.: 15 Nutzerschnittstelle Anfang: Nr.: 18 Komponente entwerfen Anfang: Nr.: 19 Hörsaalauswahl programmieren Anfang: Nr.: 20 Hörsaalauswahl Komponente integrieren Anfang: 06 Nr.: 24 Ende: Dauer: 12 Tage Ende: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Ende: Dauer: 2 Tage Abg.: Res.: Res.: Nr.: 21 Res.: Kalenderfunktion programmieren Anfang: Nr.: 22 Kalenderfunktion Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Nr.: 23 Hörsaalbuchung Anfang: Nr.: 26 Komponente entwerfen Anfang: Nr.: 27 Löschen programmieren Anfang: Nr.: 28 Löschen Ende: Dauer: 12 Tage Ende: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Abg.: Res.: Res.: Nr.: 29 Anlegen programmieren Anfang: Nr.: 30 Anlegen Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Nr.: 31 Verschieben programmieren Verschieben Anfang: Nr.: 32 Ende: Dauer: 5 Tage Meilensteindatum: Do 06 Res.: Nr.: sd&m,

27 Erstellen eines Plans 9 10 Termine bestimmen Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende 33 Verschieben 0 Std. Do 06 Do Komponente integrieren 2 Tage Do 06 Fr Komponententest durchführen 2 Tage Mo Di Technische Infrastruktur 8 Tage Mo Do Web-Server installieren 2 Tage Mo Di Web-Server 0 Std. Do 06 Do Client installieren 2 Tage Mo Di Client 0 Std. Do 06 Do Appserver installieren 2 Tage Mo Di App-Server 0 Std. Do 06 Do Administratorschnittstelle 12 Tage Mo Di Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Nutzerverwaltung programmieren 5 Tage Mi Di Nutzer verwalten 0 Std. Do 06 Do Hörsaalverwaltung programmieren 5 Tage Mi Di Hörsäle verwalten 0 Std. Do 06 Do Komponente integrieren 2 Tage Do 06 Fr Komponententest durchführen 2 Tage Mo Di Datenspeicher 8 Tage Mo Do Komponente entwerfen 2 Tage Mo Di Datenbankdefiniiton erstellen 2 Tage Mi Do Datenbank 0 Std. Do 06 Do Datentabellen und Views erstellen 2 Tage Mi Do Datentabellen 0 Std. Do 06 Do O/R Mapping Programme erstellen 2 Tage Mi Do Datenzugriffsprogramme 0 Std. Do 06 Do Integration und Test 7 Tage Mi Do Gesamtintegration 2 Tage Mi Do Gesamttest 5 Tage Fr Do Dokumentation 8 Tage? Mo Do Nutzerhandbuch erstellen 5 Tage Mo Fr Nutzerhandbuch reviewen 1 Tag? Mo Mo Nutzerhandbuch 0 Std. Do 06 Do Online Hilfe erstellen 5 Tage Mo Fr Onlinehilfe reviewen 1 Tag? Mo Mo Online-Hilfe 0 Std. Do 06 Do Nov ' Nov ' Nov ' Dez '06 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S 27 sd&m,

28 Erstellen eines Plans Einige Tipps und Konzepte Der längste Weg durch das Netzwerk, der direkt den Endtermin beeinflusst wird als Kritischer Pfad bezeichnet und rot dargestellt. Auf diesem Weg liegen keine Puffer. Produkte aus der Produktplanung sollten immer als Meilensteine mit Referenz zur Projektplanung dargestellt werden. Einzelne Versionen des Produktes mit Hilfe eines Meilenstein zusammenführen, um die Planung transparent zu gestalten. Planen Sie den Aufwand für das Projektmanagement, Kommunikation und Meetings als pauschale Position ein. Dies hat für den Gesamtaufwand und die Produktivität der Projektmitarbeiter einen signifikanten Einfluss. Zulieferungen explizit einplanen und im Netzplan mit den nachfolgenden Aktivitäten verbinden. Etwaiger Lieferverzug hat ggf. direkt Auswirkung auf den Endtermin 28 sd&m,

29 Erstellen eines Plans Open Source Werkzeug Gantt Project 29 sd&m,

30 Erstellen eines Plans Konzepte Inkrement und Iteration Die Komplexität von Informatikprojekten erfordert, dass die Vorgehensweise zur Durchführung vereinfacht wird und gleichzeitig schnelle und konkrete Rückmeldung gegeben wird, ob das Projekt auf dem richtigen Wege ist. Hierzu werden die Konzepte Inkrement und Iteration genutzt. Inkrement Iteration Ein Inkrement ist eine konkrete Auslieferung eines Teils der Produkte die durch das Projekt zu erstellen sind. Die Gesamtfunktionalität soll schrittweise also inkrementell erstellt werden. Eine Iteration ist die Wiederholung von einem oder mehrere Projektschritten. Beide Konzepte werden derart kombiniert, dass ein Projekt aus einem oder mehreren Inkrementen besteht und Ein Inkrement in einer oder mehreren Iterationen erstellt wird. 30 sd&m,

31 Erstellen eines Plans Inkrementelle Entwicklung V 2.0 Inkrement 2 V 1.0 Hörsaal buchung Kalender verschieben Jedes Inkrement eines Systems soll das Vorgängersystem funktional erweitern und getestet werden können Ein Inkrement soll eigenständig und unabhängig von nachfolgenden Inkrementen entwickelt werden können. Ein Inkrement soll deinstalliert werden können, um die Änderungen an der Vorgängerversion rückgängig zu machen. Hörsaal-. Buchung Administr ation Inkrement 1 Funktionaler Umfang Inkrement Programmversionen 31 sd&m,

32 Erstellen eines Plans Iteration Konzeption Konzeption Lieferungen Entwurf Entwurf Test Vor- Produkt Test Produkt Konstruktion Konstruktion Ein Software-Produkte und seine Vorprodukte kann in verschiedenen Iterationen hergestellt werden. Die Iterationen bestehen i.d.r. aus den Schritten Konzeption, Entwurf, Konstruktion (Realisierung & Integration) und Test. Die letzte Iteration enthält außerdem den Schritt Lieferung 32 sd&m,

33 Erstellen eines Plans Inkrement und Iteration Beispiel: Ein Projekt wird in 2 Phasen durchgeführt. In der ersten Phase wird eine Basisversion in 2 Iterationen erstellt und ausgeliefert. In der zweiten Phase wird ein Inkrement in einer Iteration erstellt und an den Kunden ausgeliefert Erste Phase Zweite Phase Erstes Inkrement Vorprodukt wird nicht ausgeliefert Zweites Inkrement, die Basisversion wird ausgeliefert Drittes Inkrement das Endprodukt wird ausgeliefert 33 sd&m,

34 Erstellen eines Plans Teamplan Je nach Größe des Projektes dient wird der Teamplan vom Projekt-Manager oder Team Manager zur konkreten Steuerung des Projektteams eingesetzt. Bei großen Projekten wird jedes Team durch einen eigene Teamplan gesteuert bei kleinen Projekten wird dies durch einen gemeinsamen Teamplan für alle umgesetzt. Hier sind mindestens die durch das Team zu erstellenden Produkte aufzuführen. Darüber hinaus sollten hier wichtige Aktivitäten aufgeführt werden, wie beispielsweise Präsentationen, Budgetierung und Workshops. Dies ist die konkreteste Ebene der Planung innerhalb eines Projektes. Der Teamplan soll konkrete Arbeitsschritte mit Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Erledigungsdaten umfassen. Nr. Kurzbeschreibung Prio Aufgenommen durch Verantwortlicher Vereinbart am vereinbarter Liefertermin geänderter Liefertermin geändert am Fertiggetstellt am Status Der Teamplan ist eines der wirksamsten Werkzeuge zur Steuerung eines Projektes 34 sd&m,

35 Agenda Platzierung Kundenlogo Kurzer Ausflug Teil 1 Projektmanagement-Prozess und Planungsprozess Teil 2 Erstellen eines Plans Teil Steuern 3 des des Projektes (Controls)

36 Steuern des Projektes (Controls) Der Steuerungs-Regelkreis Planen Steuern Messen Handeln Nur was man messen kann, kann man auch steuern. Tom de Marco Der Steuerungsregelkreis und Messungen sind die Basis für Entscheidungen und des täglichen Projektmanagements. Messungen und Fortschrittskontrollen und sind das Werkzeug den Projektstand zu messen. Der Zweck der Messungen / Fortschrittskontrollen ist abzusichern, dass : das Projekt weiterhin innerhalb des Business Case durchführbar ist die verlangten Produkte in der definierten Qualität erstellt werden die vereinbarten Zeitpläne und Budgets eingehalten werden Die Fortschrittskontrollen dienen dazu, dass die übergeordnete Managementebene das Erreichte mit dem Plan vergleichen kann, Pläne und Optionen mit zukünftigen Entwicklungen vergleichen kann und Probleme und Risiken identifizieren kann. 36 sd&m,

37 Steuern des Projektes (Controls) Das magische Viereck des Projektmanagements Allgemein kann jedes Projekt durch vier Parameter eindeutig charakterisiert werden. Dies sind: Funktionalität: Funktionsumfang des zu liefernden Systems. Referenz ist hier die Fachkonzeption oder das Analyse- und Funktionenmodell. Termine: Die Termine werden aus der Planung entnommen und müssen auf jeden Fall immer auf einzelne Versionen und Funktionsumfang bezogen werden. Kosten (Aufwand): Dies ist nur ein Umrechnungsfaktor für die einzusetzenden Mittel, um das Ziel zu erreichen. Es muss ein einfacher linearer Zusammenhang zw. Ressourcenverbrauch und Kosten hergestellt werden. Qualität Funktionalität Termine Basisplanung Neuplanung Qualität: Schwierigster Parameter. Bezug kann hier über Metriken wie z.b. Zweigabdeckung der Testfälle hergestellt werden. Kosten Die vier Parameter sind nicht unabhängig von einander, sondern stehen im direkten Wirkungszusammenhang. 37 sd&m,

38 Steuern des Projektes (Controls) Wie kann man den Fortschritt messen? Fortschrittskontrollen werden auf allen Ebenen des Projektmanagements als Basis für die Steuerung des Projektes eingesetzt. Verzögerungen und Probleme auf der operativen Ebene des Projektes kumulieren sich und verstärken sich durch die Abhängigkeiten. Daher muss der Fortschritt von der Basis her buttom up gemessen werden. Für jedes Produkt ist ein Referenzpunkt für die Messung zu erstellen, der Funktionalität, Termin, Kosten und Qualität beschreibt. Gegen diesen Referenzpunkt ist der Fortschritt zur Fertigstellung eben dieses Produktes regelmäßig zu messen Restaufwandschätzung durchführen anstatt abzufragen wie weit jemand ist. Die Frage wieviel Prozent hast Du schon erledigt führt in 9 der Fälle zu der Antwort 8! Das Werkzeug der Wahl ist hier das Arbeitspaket 38 sd&m,

39 Steuern des Projektes (Controls) Arbeitspaket Ein Arbeitspaket ist die Sammlung aller Informationen, die notwendig sind um eines oder mehrere Produkte eines Projektes zu erstellen und die dazu notwendige Verantwortung formal vom Projekt Manager auf einen Team Manager oder Projektmitarbeiter zu übergeben. Qualitätsanforderung an ein Arbeitspaket Auf Basis der Informationen kann eine eindeutige Entscheidung getroffen werden, ob das Ergebnis eines Arbeitspaketes erfolgreich abgeliefert wurde Das Arbeitspaket beschreibt die vorhandenen Ressourcen zur Erstellung des Ergebnisses vollständig mit mindestens folgenden Parametern: Gegenstand (Funktionalität) Terminen Kosten (Aufwand) Qualität Ggf. Methoden und Werkzeuge Das Arbeitspaket ist auf der jeweiligen Managementebene atomar, kann also nicht mehr herunter gebrochen werden. 39 sd&m,

40 Steuern des Projektes (Controls) Arbeitspakete Arbeitspakete variieren je nach Größe des Projektes stark in Umfang und Größe und können als Zulieferung z.b. ganze Rechenzentren mit HW und Standard-SW oder einzelne Programmkomponenten und Dokumente umfassen. Arbeitspakete bilden die Schnittstelle zwischen Methoden zum Projektmanagement und Spezialistenmethoden zur Erstellung von Produkten oder Durchführung von Arbeitspakten Projektmanagementmethode Management der Produktlieferungen Arbeitspaket entgegennehmen Arbeitspaketbeschreibung Spezialistenmethode Produkte erstellen Lieferant Produkt 40 sd&m,

41 Steuern des Projektes (Controls) Wann oder wie oft wird gemessen? Abtasttheorem Ein mit der Grenzfrequenz fg bandbegrenztes Signal f(t) wird vollständig durch einzelne Signalwerte beschrieben, die im Abstand Dt = 1/(2fg) entnommen werden. Fortschrittskontrollen sollten nach der Hälfte der verstrichenen Zeit oder des verbrauchten Aufwands für die Umsetzung eines Arbeitspaketes durchgeführt werden. Somit verleibt noch mindestens 5 der geplanten Zeit oder des geplanten Aufwandes für Korrekturen und Maßnahmen. Planen Sie regelmäßige Fortschrittskontrollen in Abhängigkeit der regelmäßigen Berichtsfrequenz ein! Alle 4 Wochen: Präsentation vor dem Lenkungsausschuss 14tägiger schriftlicher Kurzbericht der Teammanager Wöchentliche Teamsitzung zur Kontrolle des Teamplans. 41 sd&m,

42 Herzlichen Dank für ihre Aufmerksamkeit" José-Luis Uzquiano Tel.: Mail: sd&m AG software design & management Wanheimer Str Ratingen Tel sd&m,

43 Steuern des Projektes (Controls) Werkzeuge für die Planung Produktplanung Mindmanager, Freemind, IHMC CmapTools Officeprodukte Microsoft oder Openoffice Vorgangs, Netz und Meilensteinplanung Microsoft Project Gantt Project Excel, Calc 43 sd&m,

44 Steuern des Projektes (Controls) Literatur Führen Leisten Leben, Fredmund Malik, Deutsche Verlags- Anstalt, 2000 Managing Successful Projects with PRINCE edition, Office of Government Commerce The Art of Project Management von Scott Berkun The Mythical Men Month Frederick P. Brooks, Jr. Publisher:Addison-Wesley Publishing Co. 44 sd&m,

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