PROJEKTMANAGEMENT TEIL 1: EINLEITUNG DEFINITIONEN VOR DEM START ADMINISTRATION

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1 1 PROJEKTMANAGEMENT TEIL 1: EINLEITUNG DEFINITIONEN VOR DEM START ADMINISTRATION Antragstellung und Projektmanagement Wintersemester 2014/15 I Definitionen 2 1

2 3 Einleitung- was ist Projektmanagement? Definition: Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten. DIN-Norm (DIN : ): Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. ISO-Norm (ISO 21500:2012; deutscher Entwurf als DIN/ISO E 21500: ): Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt. Es umfasst das [..] Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus. Project Management Institute (PMI): Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements. (deutsch: Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen. ) Einleitung- Projektumwelt 4 Institut Öffentlichkeit Universität Kooperations -partnerinnen GutachterInnen Projekt Fördergeber Scientific community Mitbewerber- Innen Andere Projekte 2

3 Projektarten 5 Bauprojekte Implementierung von Software/IT-Projekte Entwicklung/Einführung von Produkten Unternehmensgründungen Unternehmensprojekte Staatliche Projekte Persönliche Projekte Akzeptanzprojekte Events Wissenschaftliche Projekte Was ist ein Projekt? 6 Komplexe, einmalige Aufgabe Abgrenzung ggü. Routinetätigkeit (Regelprozesse) Klare Zielsetzung Eigene Ressourcen (finanziell und personell) Zeitliche Begrenzung Meist fachübergreifende Zusammenarbeit Eigene Organisationsform Oftmals hohes Risiko und daher erhöhte Kontrolle nötig Strategische Bedeutung 3

4 Abgrenzung zur Linie 7 Projektorganisation Linienorganisation temporär permanent zielorientiert geschäftsorientiert interdisziplinär funktional / divisional Das magische Projektdreieck 8 + soziale Komponente LEISTUNG Results / Outcomes TERMINE Schedule dates BUDGET Resources People, funds, equipment, facilities, information 4

5 Was ist ein wissenschaftliches Projekt? 9 ein von Dritten finanziertes Forschungsvorhaben innovativer Charakter zeitlich begrenzt Ziel(e) determiniert (klare Zielsetzung) temporäre Zusammenarbeit bzgl. Ressourcen sowie Kapazitäten begrenzt im Idealfall auch interdisziplinär und international Forschungsarten 10 Grundlagenforschung schafft Elementarwissen in einer Disziplin, Erkenntnisgewinn Angewandte Forschung hat einen bedeutenden Praxisbezug, eine Anwendung Industrielle Forschung sehr anwendungsorientierte, praktische Forschung mit meist wirtschaftlicher Zielsetzung 5

6 11 Forschung & Entwicklung (F&E) Klassische Gliederung nach OECD Zunehmende Anwendungsorientierung Grundlagenforschung Gewinnung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse, die nicht vorwiegend auf das Ziel der praktischen Anwendung gerichtet sind Voraussetzung für spätere F&E Reine oder anwendungsorientierte Grundlagenforschung Angewandte Forschung Gewinnung neuer Erkenntnisse mit spezifischer praktischer Zielsetzung oder Anwendung Produkt- oder Verfahrensforschung Entwicklung Nutzung von Erkenntnissen zur Herstellung von neuen Produkten Prototypen, anwendungsreife Produkte II Vor dem Projektstart 12 6

7 Fünf Schlüsselfragen 13 Why bother? (What Problem are you trying to solve?) Is it a priority of the program? (Is it better addressed by other programs?) Is this really beyond the state-of-the art or is a solution already available? Why now? (Why was this not done before now?) Why you? Von der Idee zum Projekt 14 Thematik des Projekts Budgetbedarf (Wie viel Geld wird gebraucht?) Laufzeit (Beginn des Projekts; Ende) Kapazitäten und Ressourcen (eigene Voraussetzungen)? Art der Forschung? Wer übernimmt die Projektleitung? Auswahl des Fördergeldgebers und Auswahl des Förderprogrammes! Zielsetzung des Projekts 7

8 Ausschreibungsarten 15 Top-down-Ansatz Thema wird bei der Ausschreibung vorgegeben z.b. Horizon 2020, FFG Bottom-up-Ansatz Thema wird selbst gewählt z.b. FWF, TWF, ÖAW, FFG Projektphasen 16 Vorlauf Projektidee und Förderstellen Planung Planung der Tätigkeiten und Antrag verfassen Durchführung Laufende Implementierung der geplanten Maßnahmen Kontrolle Punktuelle Kontrolle und ggf. Adaption der Implementierungsmaßnahmen 8

9 Integrativer Projektprozess 17 Planung/ Implementierung Kontrolle Adaption Projektverlauf 18 Idee Konzept Planung Fördergeber Richtlinien Analysen Meetings Besprechungen Einreichung Wartezeit: 5 bis 12 Monate Projektdurchführung Administration / Organisation Controlling Finanzen richtlinienkonforme Verwendung Vertragsdauer der MitarbeiterInnen Projektabschlussphase Deadline Projektende 9

10 III Universitäre Administration 19 Welche Art von Projekt? ad personam 27 im Namen der Universität Universitätsangehörige dürfen an der Universität Forschung durchführen, die von Dritter Seite finanziert wird, solange die notwendigen Ressourcen vorhanden sind, und wenn im Falle von Auftragsforschung Kostenersatz an das Rektorat abgeführt wird. Über das Geld verfügt die/r Projektleiter/in, die Universität ist mit der treuhänderischen Verwaltung dieses Geldes betraut. Das Projektergebnis gehört zur Universitätsforschung. Sowohl Auftragsforschung als auch Forschungsförderung ist möglich. Allerdings wird Auftragsforschung im Rahmen von 26 Projekten nicht empfohlen. Wesentlicher Unterschied hierbei ist, dass die Institutsleitung in Drittmittelangelegenheiten im Namen der Universität handelt und diese nach außen hin vertritt. Die Institutsleitung kann für ein Projekt eine/n Universtitätsangehörige/n mit der Projektleitung und der Vertretung der Universität bevollmächtigen. Es sind sowohl Auftragsforschung als auch Forschungsförderung bzw. auch sonstige unentgeltliche Zuwendungen möglich (auch Befundungen / Gutachten / Routineuntersuchungen im Auftrage Dritter - keine Forschung). Im Falle von Auftragsforschung ist Kostenersatz zu leisten, ebenfalls zählen Projektergebnisse zur Universitätsforschung. 10

11 Wer unterschreibt? 21 FWF EU, FFG, u.a. Projektleiter/in psb für die Forschungsstätte Institutsleiter/in im Namen der Universität Welche Art von Projekt? 22 Forschungsförderung Bei Forschungsförderung verlangt der Geldgeber die Erstellung von Berichten (Zwischenberichte, Endberichte), den Nachweis über die richtlinienkonforme Verwendung der Fördergelder und die Nennung des Geldgebers in Publikationen und bei Vorträgen. Darüber hinaus hat der Geldgeber keinerlei Ansprüche auf die Übertragung von Rechten. Auftragsforschung Bei Auftragsforschung sowie bei Untersuchungen, Gutachten und Befundungen im Auftrag Dritter ist hingegen eine Gegenleistung der Universität Voraussetzung, zum Beispiel die Erbringung einer Forschungsleistung oder die Abtretung von Rechten an den Forschungsergebnissen. 16% Kostenersatz an Universität 11

12 Eingabe in die Projektdatenbank 23 am Institut durch Projektdatenbankbeauftragte = für das Rektorat und für administrative Einrichtungen die Einverständniserklärung des/der Institutsleiters/Institutsleiterin 24 PROJEKTMANAGEMENT TEIL 2: INSTRUMENTE UND METHODEN Antragstellung und Projektmanagement

13 I Analysen 25 Fragen zur Umsetzung 26 WAS soll erreicht werden? WIE soll das Ergebnis aussehen? WANN soll das Ziel erreicht sein? WIEVIEL darf/kann es kosten? WER soll mitarbeiten? Wie viele MitarbeiterInnen brauchen wir? 13

14 Projektauftrag 27 standard projekthandbuch 001 Projektstartereignis: Projektendereignis: Formal / Inhaltlich: Projektziele: PROJEKT- AUFTRAG Projektstarttermin: Projektendtermin: Nicht-Projektziele: Hauptaufgaben (Projektphasen): Projektressourcen und kosten*: ProjektauftraggeberIn: Projektteam: ProjektleiterIn: Vorname Nachname, (ProjektauftraggeberIn) Vorname Nachname, (ProjektleiterIn) Zielformulierung 28 SMART S M A R T pezifisch essbar annehmbar (akzeptabel) ealistisch (durchführbar) erminisiert (Daten) Robert Rebitsch - Scientific Project Management 14

15 EU-Projekte Objectives Describe the specific objectives for the project, which should be clear, measurable, realistic and achievable within the duration of the project. Objectives should be consistent with the expected exploitation and impact of the project (see section 2): Project Aims 30 The objective of the project is to elaborate a critical edition of the Distinctiones (virtue ethics), of the Sentences commentary, book III, by Robert Cowton OFM (ca ca. 1340) within the next 2 years. Unprinted manuscripts have been the only available sources until now. The edition will be accompanied by a detailed introduction, including, among others, a characterisation and stemmatological recension of the manuscripts, the account and rationale of the text-critical methods applied, a structural text analysis and the results of the study of sources. Robert Rebitsch - Scientific Project Management 15

16 Analyseinstrumente 31 Durchführbarkeitsanalyse SWOT-Analyse Projektwürdigkeitsanalyse Nutzwertanalyse (Gewichtung der Projektalternativen) Risikoanalyse Durchführbarkeitsanalyse 32 Bereiche Fragen Ja/ Nein Sind die notwendigen Personalressourcen vorhanden? Begründung Finanzielle und materielle Ressourcen Zeitliche Ressourcen Know-how Wird das notwendige Projektbudget bzw. die notwendige Ausrüstung vorhanden sein? Ist das geplante Projektende zeitlich realisierbar? Hat das Team das notwendige Know-how, um das Projekt umzusetzen? Personalressourcen Wirtschaftlichkeit Rechtfertigt der erwartete Nutzen den erwarteten Aufwand? 16

17 Durchführbarkeitsanalyse II 33 Abklärung mit der Institutsleitung Arbeitsplatz vorhanden? Bibliotheksbestand / Labor Ressourcen: In-kind-Leistungen (wenn notwendig) Cashbeitrag durch Universität?! Rahmenbedingungen: Forschungsförderung oder Auftragsforschung Rahmenbedingungen: Expertise in house / Partner Stakeholder Wissenschaftliche Durchführbarkeit: Versuchsanlage, Quellenbestände Anstellung: 6 bzw. 8-Jahresklausel / 10 bzw. 12 Jahre Eintrag in die Drittmitteldatenbank = Einverständnis der Institutsleitung SWOT-Analyse 34 S W O T trengths / Stärken eaknesses / Schwächen pportunities / Chancen hreats / Risiken 17

18 Risikoportfolio 35 Eintrittswahrscheinlichkeit geringes Risiko vernachlässigbares Risiko hohes Risiko besonderes Risiko Auswirkungen/Schaden II Prozessplanung 36 18

19 Das Projekthandbuch 37 Projektdefinition, Ziele, Analysen PSP & Arbeitspaketspezifikationen Termin-, Ressourcen-, Kostenpläne Controlling & Qualitätsmanagement Kommunikation & Information Verantwortlichkeiten Das PHB wird laufend überarbeitet (Versionen!) Projektplanung 38 Zieleplanung Aufgabenplanung Personalplanung Terminplanung Sachmittelplanung Kostenplanung Dokumentationsplanung Berichtsplanung Ergebnisse 19

20 Projektzieleplan 39 standard projekthandbuch 001 PROJEKTZIELE- PLAN Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per... Ziele: Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele Projektstrukturplan (PSP) 40 Herzstück jedes Projekts Grundlage für Terminpläne, Kostenpläne und Ressourceneinsatzpläne Festlegung des Hauptarbeitsphasen Prozessorientierte Strukturierung (chronologischer Fluss) Definition der einzelnen plan- und kontrollierbaren Arbeitspakete 20

21 PSP Beispiel 41 Projektname XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY XY PM im Projektstrukturplan 42 21

22 Arbeitspakete 43 Die Summe der Arbeitspakete definieren den PSP Projekt Management Detailplanung Entwicklung Beschaffung AP AP PSP-Bezeichnungen in EU Projekten 44 Achtung, andere Nomenklatur bei EU Projekten project tasks work packages 22

23 III Arbeits- und Zeitplan 45 Arbeitsplan H Work plan Work packages, deliverables and milestones brief presentation of the overall structure of the work plan; timing of the different work packages and their components (Gantt chart or similar); detailed work description, i.e.: a description of each work package (table 3.1a); a list of work packages (table 3.1b); a list of major deliverables (table 3.1c); graphical presentation of the components showing how they inter-relate (Pert chart or similar). 23

24 Balkenplan (Gantt-Chart) 47 Vernetzter Balkenplan 48 24

25 Work and time plan FWF 49 phases Duration activity who remarks I 1-3 II 4-10 III IV FFG Arbeits- und Zeitplan Arbeitspaket Nr. und Bezeichnung Jan10 od. Q1 10 AP 1 AP 2 AP 3 25

26 FFG Arbeitspaket Arbeitspaket Nr 1 Zeitraum Beschreibung der Arbeiten Projektmanagement Gesamte Projektdauer Lenkungsausschuss: - richtlinienkonforme Finanzgebarung im Projekt - ständiger Kontakt zu allen Partnern - Umsetzung des Arbeitsplans - Einhaltung bzw. Änderung der Projektziele - Veränderungen im Konsortium (Aufnahme und Ausschluss eines Partners) - Projektcontrolling - Publikationen und PR-Arbeit, Schutz und die Dissemination der Ergebnisse - Maßnahmen bei Verletzungen der Förderrichtlinien oder - verträge und bei Verletzung der Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis Projektmanagementteam: - Administration und Organisation von Meetings, Besprechungen - Projektcontrolling (finanziell und organisatorisch) - Projektdokumentation Berichtswesen (an die FFG, intern) Beteiligte Personen od. Abteilungen od. Firmen und deren Arbeitsaufwand Ergebnis AP Leiter: Dr. XXX (250 Stunden/Jahr), richtlinienkonforme Finanzgebarung, reibungslose Organisation des Projekts, vollständige Projektdokumentation & Administration Work package number WP1 Start date or starting event: Month 1 Work package title Management Participant number Short name of participant Person-months per participant Objectives : The Project Coordinator (PC) and his Project Management Team (PTM) will maintain Cooperation within the project and administrate the project on the level of consortium by using appropriate coordinative and administrative mechanisms. Ensure the correct evolution of the project by providing administrative coordination Ensure close and correct collaboration among partners Promote efficiency and quality of work in the project Enforce the agreed-upon deadlines Description of work : monitoring and coordination of the planning, preparation and performance as well as PR & Marketing and Evaluation of the Researchers Night project plan execution; updating of the project plan coordination of the work package leaders and work packages carrying out the operational management of the project (including organization of project meetings) maintaining contact with and between the partners maintaining contact to the Project Officer, carrying out the correspondence with the Commission and Third Parties collecting and preparing documents and reports and forwarding them to the Commission monitoring the overall legal, contractual, and financial management distribution of payments from the Commission between consortium members Deliverables : All Management reports to the commission (interim and final reports) 26

27 Work package list (H2020) 53 Workpackage No Work package title Lead Participant No Lead Participant Short Name Personmonths Start month End month WP1 Management Universitaet Innsbruck WP2 UIBK WP3 WP4 WP5 Total Months Deliverables (Ergebnisse) 54 27

28 Meilensteine (H2020) 55 List of milestones Milestone no. Milestone name Related work package(s) Estimated date Means of verification Meilensteine 56 wichtige Ereignisse im Projektverlauf Abschluss von Projektschritten (prozessorientiert) Erfüllung von Teilzielen (produktorientiert) Start und Ende sind immer Meilensteine ergebnisbezogen (keine Aufgaben!!!) gem. mit Kosten-Trendanalyse 28

29 Milestones Horizon Milestones means control points in the project that help to chart progress. Milestones may correspond to the completion of a key deliverable, allowing the next phase of the work to begin. They may also be needed at intermediary points so that, if problems have arisen, corrective measures can be taken. A milestone may be a critical decision point in the project where, for example, the consortium must decide which of several technologies to adopt for further development. Meilensteinplanung Meilensteine je Projekt Verknüpfung mit Arbeitspaketen Start oder Ende eines APs Ereignisbezogene Formulierung Zuordnung von Terminen (Plan/Ist) 29

30 Graphical presentation of the components showing how they inter-relate (Pert chart [Projektnetzplan] or similar). 59 Higher dimensional phases Hejny Crystallography High Pressure Kahlenberg Crystallography High Temp. Konzett Synthesis High pressure Griesser Polymorphism Moisture Loerting Amorphism Low Temp. Schottenberger Synthesis Reactivity Low dimensional phases Scheier Clusters Low temperature Bertel Nanostruct surface Low pressure Memmel Nanocrystalline diamond 60 IV Kostenplanung 30

31 Ressourcen-/Kostenplan standard projekthandbuch 001 PSP-Code, AP- Bezeichnung PROJEKT-KOSTENPLAN Kostenart Plankosten Adaptierte Ist-kosten Kostenabweichung Plankosten per... Personal Sonstige Fremdleistungen Indirekte Kosten Gesamt Personal Sonstige Fremdleistungen Indirekte Kosten Gesamt Personal Sonstige Fremdleistungen Projektkosten Indirekte Kosten Gesamt 61 Begriffe KV: Kollektivvertrag der österreichischen Universitäten; in Kraft seit Infrastruktur: Sachleistungen wie Geräte oder Material, die gewöhnlich von der Uni gestellt werden. Direkte Projektkosten: Kosten des Projekts: Material, Personal, Overheads: indirekte Kosten, die der Universität durch Projekte entstehen (Raummieten, Internet, Heizung, Personalabteilung, UB) Kostenersatz: an der UIBK nur bei AUFTRAGSFORSCHUNG In kind: - Sachleistungen wie Raummieten, Nutzung von Gemeinschafträumen, - Personalkosten, die von der Uni getragen 31

32 Kostenarten 63 Direkte Kosten Personalkosten (actual hours) subcontracting Other costs: Material Geräte Reisekosten Tagungskosten Druckkosten Indirekte Kosten/Overheads projektanteilige Raummieten projektanteiliger Strom, Telefon, Bürobedarf allgemeine Verwaltungskosten Unterschiede in der Kostengestaltung FWF, TWF, ÖNB 100% der zusätzlichen Kosten Keine Verrechnung von Stammpersonal (Unizeiten) FFG, EU Anteilige Finanzierung (z.b. 75%) Verrechnung von Stammpersonal möglich (Unizeiten) Verrechnung der Abschreibung Overheads 32

33 Kostenarten II Art Personal Geräte FWF und andere nationale Förderer FWF: valorisiert (FWF- Kostensätze), kein permanent staff FFG: KV nicht valorisiert Programmrichtlinien beachten zur Anrechenbarkeit von Fixpersonal* FWF: 100% - Anbot FFG: AfA*** Horizon 2020 Werkvertrag möglich möglich Reisekosten möglich möglich Overheads FWF: 20% für die Universität FFG: 25% Gesamtkosten (Projekt) Flatrate: 25% nicht valorisiert FWF-/KV-Sätze** oder mehr AfA*** (Absetzung für Abschreibung) Neu: Umsatzsteuer wird bezahlt * Timesheets für alle aus dem Projekt bezahlten MitarbeiterInnen ** Timesheets für bezahlte MitarbeiterInnen, die nicht zu 100% im Projekt arbeiten *** steuerrechtlich zu ermittelnde Wertminderung von Anlagevermögen Funding Horizon Forschungsmaßnahmen Kostenart % Bemerkungen Direkte Kosten 100 Indirekte Kosten (overheads) Innovationsmaßnahmen 70* 25 davon behält die Universität: 1/5 der overheads / Partner 1/10 der overheads / Koordinator * 100 % für Universitäten 33

34 Costs of Certificate on Financial Statement / Audit 67 The Certificate on Financial Statement is eligible considered within the other direct costs and not a subcontracting as in FP7. CFS is needed, if the beneficiary/linked third party requests a total financial contribution of EUR (or more), as reimbursement of actual costs (= direct costs). 68 Reisekostendarstellung FWF destination duration in days accommodation / Euro Rates per day / Euro travel costs amount Vienna , Paris Washington Total amount plus kurze Begründung: Warum ist es für das Projekt wichtig, nach Wien, Paris, Washington zu fahren? 34

35 Budgeterstellung FWF 69 Beantragbare projektspezifische Kosten: Personalkosten (Personal, das im Rahmen des Projekts angestellt wird siehe Personalkostensätze FWF) Gerätekosten (Kosten über Euro inkl. USt.) Materialkosten Reisekosten Sonstige Kosten (Werkverträge) Allgemeine Projektkosten (5% vom FWF aufgeschlagen) 35

36 PROJEKTMANAGEMENT TEIL 3: CONTROLLING BERICHTSWESEN PROJEKTENDE Antragstellung und Projektmanagement 2014 I Controlling 72 36

37 Controlling 73 Strategisches Controlling Generelle Richtung des Projekts. Entscheidung über Fortführung oder Stopp. Operatives Controlling Punktuelle Prüfung der Projektimplementierung, v.a. hinsichtlich der Kosten (IST-SOLL) Ergebnis Controlling Erreichung von wichtigen Meilensteinen und Ergebnissen (IST-SOLL) Prüfen der Projektkosten 74 Prüfung der IST und SOLL Kosten Hilfsmittel: Stundenaufzeichnungen Bestellungen Rechnungen Auf Ebene der Arbeitspakte 37

38 Prüfung der Ergebnisse 75 IST-SOLL Vergleich bei den Meilensteinen IST-SOLL der Ergebnisse (deliverables) ToDo-Listen erstellen Beispiel Meilensteinliste 76 Meilenstein Ereignis Basis-Plan Ist-Termin M1 Projekt gestartet Kickoff beendet M2 Literaturrecherche beendet M3 Konzept erstellt M4 M5 M6 Archivrecherchen begonnen Tagung XXX beendet Archivrecherche beendet M7 Projektpräsentation durchgeführt M8 Projekt beendet

39 Terminplanung 77 Terminliste Projektterminliste Arbeitspaket Bezeichnung Anfangstermin Endtermin Bemerkungen 1 Projektstart Kick-off Alle PM Begin Arbeitspaket X und Y Meeting work package leaders Z To-Do Liste (H2020) 78 Who/when/what!!! WP Activity Person responsible Planned Start Date Actual End Date Planned Actual Comments 39

40 Riskomanagement 79 requires: Identification Control Recording of risks Highlighting of the consequences to minimize the risks and develop risk assessment methods and preventive measures Risikomanagement II 80 Risiken definieren hilft, schon bei der Planung Gegenmaßnahmen zu benennen Definition von Einflussfaktoren, Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung Tools: Risikoanalyse Best, Worst and Middle Case Scenario 40

41 PROJEKT-RISIKOANALYSE PSP- Code Arbeispaket bezeichnung Risikobeschreibung, Ursache Priorität Risikokosten Eintrittswahrscheinlichkeit Risikobudget Verzögerung Risiko- Präventive und minimierungs- kosten korrektive Maßnahmen (Code) (Text) (Text) (Auswahl) (Euro) (Prozent) (Euro) (Wochen) (Text) (Euro) Projekt-Risikoanalyse Summe Projekt 81 Risikomanagement (H2020) 82 41

42 II Berichtswesen 83 Berichtswesen & Dokumentation 84 Wird vom Fördergeber verlangt Ist notwendige Basis für strategische Entscheidungen (Controlling) Gutes Dokumentationssystem (Projekthandbuch) erleichtert die Steuerung des Projekts Informiert alle Teammitglieder gleichermaßen Dient der Risikoeinschätzung und -bewältigung Dient als Grundlage für neue MitarbeiterInnen Kann als Ausgangspunkt für Folgeprojekte dienen 42

43 85 Reporting standard projekthandbuch 001 PROJEKT-FORTSCHRITTSBERICHT per... 1) Gesamtstatus Projektkrise Projekt in Schwierigkeiten Projekt planmäßig 2) Status Ziele Maßnahmen: 3) Status Leistungsfortschritt Maßnahmen: 4) Status Termine Maßnahmen: 5) Status Ressourcen/Kosten Maßnahmen: 6) Status Kontext Maßnahmen: 7) Status Organisation/Kultur Maßnahmen: Berichtswesen H2020 Fortschrittsberichte (i.d.r. alle 18 Monate), zweigeteilt in Technical und Financial Report Überblick über den Arbeitsfortschritt (deliverables) Beschreibung des Ressourcenverbrauch Finanzieller Verwendungsnachweis Rechnungen Time sheets ggf. Audit (bei Kosten gleich/über /Partner am Ende des Projekts) 43

44 87 Reports Periodic Report scientific financial Final Report scientific financial Scientific report Milestones planned status quo Impact Prospect Financial report Scientific Report Aims Output Financial report Audit!? Audit (direct costs >/= ) Remaining money? Projektmanagement - Robert Rebitsch Projektende 88 Offene Kosten, Termine, Leistungen prüfen Diese offene ToDos abarbeiten Know-how Transfer sicherstellen (Berichte, Verträge, technische Unterlagen, Daten etc.) Leistungsbeurteilung/Performance Auflösen /Entlassen des Projektteams Abnahme durch Projektauftraggeber UIBK: Administrative Schließung des Datensatzes in der Projektdatenbank (Projektendemeldung) 44

45 89 PROJEKTMANAGEMENT TEIL 4: IMPACT Antragstellung und Projektmanagement 2014 Dissemination 90 Science to science Science to stakeholders Science to public 45

46 Dissemination Channels Books (monograph, anthologies) Journals, magazines Articles Open Access!!! Web-Portal Social media: facebook, twitter,... Conferences, work shops, summer schools, events, etc. Lectures Clustering, networking Collaboration with related projects Standard Dissemination-Channels Outreach activities Museums... Robert Rebitsch - Scientific Project Management Open Access 92 Green Open Access die Selbstarchivierung der vom Verlag akzeptierten Version (accepted manuscript) in einem disziplinenspezifischen oder institutionellen Repositorium mit einem Embargo von 0-12 Monaten Gold Open Access direkte Publikation in einem Open Access Medium unter Verwendung der Creative Commons Attribution (CC-BY) Lizenz. Anfallende Kosten werden bis 3 Jahre nach Projektende über das Programm Referierte Publikationen, FWF, erstattetet 46

47 Exploitation of results 93 Dissemination and exploitation measures should address the full range of potential users and uses including research, commercial, investment, social, environmental, policy making, setting standards, skills and educational training. Projektmarketing wozu? 94 Projekt und das Produkt an die Zielgruppen heran führen um Akzeptanz und Unterstützung für ein Projekt im Projektumfeld zu sichern: intern wie extern um Arbeitsklima und Projektergebnisse zu verbessern um Ansehen und Position des Projekts, des Teams und des Unternehmens zu stärken Mangelndes Projektmarketing kann die Erfolgsaussichten auch eines guten Projekts maßgeblich mindern!!! 47

48 95 Wer ist vom Projektmarketing betroffen? Management: Unterstützung, stellt Ressourcen bereit Kunde: dem Projekt gegenüber wohlwollend, Infoaustausch Projektteam: dem Projekt gegenüber positiv eingestellt Firmenumfeld: positive Identifikation Öffentlichkeit: Politik, Bevölkerung, Presse, Kunden, etc. Projektmarketing oder besser Projekt-PR Marketing & PR-Maßnahmen Projektbenennung (zutreffender Name) Medien: Folder, Infoblatt, Newsletter, Broschüre, Plakate Events: Projektvernissagen, Präsentationen Give aways: Projektsticker, T-Shirts Online: Projekt-Homepage, 48

49 Projektmarketing/Projekt PR Logo Kick-off (workshop zum Projektstart) Projektraum (Arbeitsbedingungen) Corporate Identity Corporate Communications (CC) Corporate Wording (CW) Corporate Design (CD) Corporate Behaviour (CB) 49

50 Projektmarketing was? Können Sie Ihr Projekt in 3 Minuten beschreiben? Dokumentation Benennung des Projekts Projektbeschreibung Ziele des Projekts Projektfortschritt Erwartete Ergebnisse 50

51 101 PROJEKTMANAGEMENT TEIL 5: ORGANISATION Antragstellung und Projektmanagement 2014 Projektteam 102 Klare Rollenverteilung für klare Kompetenzen (Projektleiter ist letztverantwortlich) Ausrichtung der Aufgaben an Projektzielen Anforderungsprofil für Teammitglieder erstellen (Fachkenntnis und Soft Skills ) Kommunikationskultur definieren (Kanäle, Frequenz) Projektauftraggeber ist in der Regel Fördergeldgeber. Diesem ist der Projektleiter Rechenschaft schuldig. 51

52 Spielregeln (Beispiele) 103 Wir sind das Projektteam Keine Heimlichen Stellvertreter Protokolle/ Tagesordnungen Keine Handys/ oder lautlos Gespräche außerhalb des Raums Kommunikation per Rauchverbot Projektregeln 104 Verhalten im Projekt Pünktlichkeit Keine Handys Gemeinsame Verantwortung ICT-Einsatz Version xx von MS Project ist zu verwenden Folgende Windows sind Projektdokumentation Nummerierung einheitliches System Korrespondenzen - Schriftkopf Zentrale Ablage E-community, usw. Projektmarketing CW, CC, Logo, Farbe, Schrift, Leitbild, Slogans, usw. 52

53 Organisation 105 standard projekthandbuch 001 ORGANISATION Task Function / skills Name Co-ordinator Project Manager Work package leader Team Member Projektteam Organigramm 106 Quelle: RGC consultiung Projektmitarbeiter/in Projektmitarbeiter/in Projektmitarbeiter/in Subteam 1 Projektteammitglied Projektteammitglied Projektmitarbeiter/in Subteam 2 Projektteam Projektmanager/in Projektorganisation Projektauftraggeberteam Projektmitarbeiter/in 53

54 Soft Skills 107 Gute und klare Kommunikation etablieren Motivation der Mitarbeiter ist wichtig Erfolge mit dem gesamten Team feiern Klare Strukturen und Aufgaben helfen dabei, klare Entscheidungen zu treffen Lösungsorientierung um potentielle zu vermeiden bzw. bestehende Konflikte schnell zu beseitigen Management FFG

55 Arbeitspaket Nr 1 Zeitraum Beschreibung der Arbeiten Projektmanagement Gesamte Projektdauer Lenkungsausschuss: - richtlinienkonforme Finanzgebarung im Projekt - ständiger Kontakt zu allen Partnern - Umsetzung des Arbeitsplans - Einhaltung bzw. Änderung der Projektziele - Veränderungen im Konsortium (Aufnahme und Ausschluss eines Partners) - Projektcontrolling - Publikationen und PR-Arbeit, Schutz und die Dissemination der Ergebnisse - Maßnahmen bei Verletzungen der Förderrichtlinien oder - verträge und bei Verletzung der Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis Projektmanagementteam: - Administration und Organisation von Meetings, Besprechungen - Projektcontrolling (finanziell und organisatorisch) - Projektdokumentation Berichtswesen (an die FFG, intern) Beteiligte Personen od. Abteilungen od. Firmen und deren Arbeitsaufwand Ergebnis AP Leiter: Dr. XXX (250 Stunden/Jahr), richtlinienkonforme Finanzgebarung, reibungslose Organisation des Projekts, vollständige Projektdokumentation & Administration II Management H

56 Kriterien der Evaluation 111 Excellence (scientific quality) Impact Implementation Robert Rebitsch - Scientific Project Management 3. Implementation Work plan Work packages, deliverables and milestones brief presentation of the overall structure of the work plan; timing of the different work packages and their components (Gantt chart or similar); detailed work description, i.e.: o a description of each work package (table 3.1a); o a list of work packages (table 3.1b); o a list of major deliverables (table 3.1c); graphical presentation of the components showing how they inter-relate (Pert chart or similar). Robert Rebitsch - Scientific Project Management 56

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