Kapitel 9 Projektrisiken

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1 Kapitel 9 Projektrisiken IT Projekt Management & Führung 2014 Prof. Dr. Jana Köhler

2 Aufgabe 7: Wie wird bei ING entschieden? (Besprechung Testat) Dokument: ING.pdf Füllen Sie die Governance Arrangements Matrix für ING aus und begründen Sie kurz Ihre Entscheidung Domain Style Business Monarchy IT Monarchy IT Principles IT Architecture IT Infrastructure Strategy Business Application Needs IT Investment Feudal Federal IT Duopoly Anarchy??? 2 IT Projektmanagement & Führung IT Governance

3 Literatur Grundlage für unseren Kurs weiterführend, detaillierter 3

4 Risikomanagement Wohin läuft das Projekt? Welche Risiken und Unsicherheiten gibt es? Wie können diese beherrscht werden? Wie gehen wir mit sich ändernden Anforderungen um? Was müssen wir heute anders entscheiden, damit wir morgen mit unserem Projekt erfolgreich sind? 4

5 Kultur der Brandstifter Einen Brand legen, grossen Einsatz beim Löschen zeigen und dann dafür ausgezeichnet werden Ziele mit Schätzungen verwechseln und dem Kunden kommunizieren Risikomanagement mit Fehlerbekämpfung verwechseln und abwarten bis aus einem Risiko ein Problem/Fehler geworden ist Orientierung an kurzfristigen Vorgaben aus dem Tagesgeschäft Besser: Eine Kultur, in der Vorsorge belohnt wird 5

6 Was ist ein Risiko? Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis mit negativen Auswirkungen RISIKO = Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkungen Bedeutung des Risikos Negative Effekte Risiko des Einen ist die Chance des Anderen Kein Geschäftserfolg ohne Risiken Risiken und Nutzen wachsen oft proportional 6

7 Ziel des Risikomanagements Potentielle Probleme erkennen bevor sie auftreten Massnahmen ergreifen und durch den gesamten Projektlebenszyklus durchführen, damit diese Probleme nicht auftreten und die Projektziele gefährden Risiken kontrollieren, nicht Risiken vermeiden! Frühzeitig und proaktiv an den Ursachen der wichtigsten Risiken eingreifen 7

8 Gutes Projektmanagement minimiert Risiken Gut ausgebildete Mitarbeiter Budgetierung und Planung orientieren sich an objektiven Fakten Arbeitsergebnisse werden geplant und mit Hilfe von Kontrollinstrumenten verfolgt Freigabekriterien werden definiert und umgesetzt 8

9 Aufgabe 1: Classic Mistakes im Giga Quote Projekt Lesen Sie den Text CaseStudy_ClassicMistakes.pdf. I. Finden Sie alle Fehler, die Ihrer Meinung nach in diesem Projekt gemacht wurden und ordnen Sie diese den einzelnen Phasen des Projektes zu. II. Welche Arten von Fehlern erkennen Sie? 9

10 Wesentliche Aufgaben des Risikomanagments Identifizierung 1. Risiken identifizieren 2. Risiken bewerten 3. Risiken abschwächen Verfolgung Strategie Bewertung 4. Risiken verfolgen Abschwächung 10

11 Identifikation von Risiken 11

12 Risikoarten Technische Risiken Zu wenig Know-How zu einer Technologie Technische Spezifikationen von Produkten nicht korrekt Termintreue und Qualität von Lieferanten Patente von Mitbewerbern Implementierungsrisiken Anforderungen ändern sich oder Konflikte nicht aufgelöst Architektur & Design falsch Entwicklungsprozess wird nicht beherrscht Wirtschaftliche & Industrielle & Geschäftsrisiken Ressourcen stehen nicht zur Verfügung Änderungen am Markt Mitbewerber haben bessere Produkte Verlust an kritischem Know-How durch Mitarbeiterfluktuation 12

13 13

14 Identifikationstechniken Brainstorming + schnell, einfach anzuwenden, kann viele Risiken liefern + Mitarbeiter können ihre Ängste direkt kommunizieren systematische Fehler durch Gruppendruck, Vorurteile, Betriebsblindheit SWOT Analyse Projekt aus Sicht der übergeordneten Organisation betrachten + Stärken/Schwächen einer Organisation, Blick auf den Markt + hilft, strategische Risiken zu identifizieren aufwendiger, ist der objektive Blickwinkel gegeben? 14

15 Identifikationstechniken (Forts.) Bedrohungsszenarien "Was wäre, wenn "? + Situationen durchspielen und negative Verläufe betrachten + relativ einfach, guter Blick auf operative Zusammenhänge und Prozesse sind die wichtigen Situationen gefunden? Übertragen von früheren Erfahrungen Problemerfahrungen und Ursachenanalysen wiederverwenden + Lernen aus Fehlern gescheiterter/verzögerter Projekte + Prozessverbesserungen + verbesserte Zusammenarbeit konstruktive Analyse- und Lernbereitschaft vorhanden? 15

16 Identifikationstechniken (Forts.) Interviews Befragung verschiedener Stakeholder + Identifikation von unklaren Schnittstellen und Erwartungen + Stimmungsbild, vor allem wichtig bei grossen/komplexen Projekten zeitaufwendig, erfordert gutes Gespühr + Kommunikationsfähigkeit Konfliktanalyse Betrachtung von Interessensphären und Zielkonflikten + Beziehungen/Ziele von Schlüsselpersonen untereinander und in Bezug auf das Projekt (Projektumfeld betrachten) + Identifikation von WIN-WIN Situationen für Beteiligte anspruchsvoll, ursprünglich aus der Diplomatie 16

17 Identifikationstechniken (Forts.) Checklisten Erfahrungswissen aus der Literatur und der Branche + einfach abzuarbeiten, geben Orientierung, best practices anwenden + schnell und systematisch Ist alles Relevante enthalten? Wie gut sind die Antworten? Werkzeuge Automatisierung systematischer Befragungen/Checklisten + Folgefragen in Abhängigkeit von Antworten + Automatische Auswertung (auch Projektübergreifend) nicht so einfach verfügbar (Geschäftsfeld für Berater) 17

18 Wann welche Techniken? Immer Checklisten Brainstorming Übertragung von Erfahrungen Bei konkreten Bedrohungen Konfliktanalysen Bedrohungsszenarien Bei Änderungen und in komplexen Projekten SWOT Analyse Interviews 18

19 Aufgabe 2: Identifikation von Risiken im SwissGroves Projekt 1. Welche Risiken sehen Sie im SwissGroves Projekt? 2. Welche Identifikationsmethode eignet sich für welchen Risikotyp? Personen Produkt Prozess Technology Risiko 1 Identifikation Risiko 2 Identifikation 19

20 Checkliste für die Projektanforderungen Wer ist der Kunde der zu entwickelnden Lösungen? Wer ist nicht Kunde? Welchen Markt bedient die Lösung? Welches Problem löst sie? Welchen Nutzen/Wert generiert sie für den Kunden? Wer sind die Benutzer der Lösung? Wie kommunizieren sie mit dem System? Haben alle Anforderungen einen zahlenden Kunden? Konnten alle Stakeholder ihre Anforderungen formulieren? Sind die Anforderungen spezifisch, messbar, erreichbar und nachverfolgbar? Sind alle nichtfunktionale Anforderungen durch Szenarien konkretisiert, gewichtet und ihre Beziehungen geklärt? Sind der Lösungskontext und die Randbedingungen klar? Sind Anforderungen und Lösungskonzept klar getrennt? Sind Änderungen zu erwarten und können sie aktuell abgeschätzt werden? Welche Konflikte herrschen zwischen den beteiligten Parteien (intern und extern)? Welche Interessensgruppen spielen für den Projekterfolg eine Rolle? 20

21 Checkliste für die Projektplanung und -management Hat das Projekt eine klare und nachvollziehbare Vision? Hat das Projekt ausreichend starke Unterstützer? Sind Schätzungen systematisch und nachvollziehbar? Welche Methoden wurden eingesetzt? Wurden sie geprüft? Von wem? Wurden ähnliche Projekte bereits durchgeführt? Mit Erfolg? Welche Probleme traten in vergangenen Projekten auf? Wodurch wurden sie verursacht? Was passiert, wenn sich das Projekt verzögert, das Budget gekürzt wird? Orientiert sich der Ressourcenbedarf an den verfügbaren Mitarbeitern und ihren Fähigkeiten? Welche neuen Fähigkeiten werden gebraucht? Wie ist die Kommunikation für das Projekt organisiert? Gibt es politische Einflüsse auf das Projekt? Sind Mechanismen zur Eskalation und Konfliktlösung vorgesehen? Welchen Entscheidungsspielraum haben Mitarbeiter, Manager, Experten? 21

22 Checkliste für Software-Technologie und IT Infrastruktur 22 Stehen alle Technologien/Infrastrukturen zur Verfügung wenn sie gebraucht werden? Sind kritische Abhängigkeiten zwischen Komponenten minimal und gepuffert? Gibt es externe Einflüsse auf die Infrastruktur, die ein Risiko darstellen? Arbeitet das Projekt mit neuen Technologien? Wo steht das Know-How der Mitarbeiter? Sind rechtzeitige Fortbildungen geplant? Sind alle Schnittstellen zu anderen Systemen definiert? Sind externe Komponenten stabil und rechtzeitig verfügbar? Ersatz denkbar? Welche Annahmen liegen Software Architektur und Design zugrunde? Gibt es Erfahrungen mit Qualitätsattributen der eingesetzten Technologien? Sind Rechtslage (Lizenzen, Produkthaftung) und Folgekosten der verwendeten Technologien geklärt? Wird Open Source Software (OSS) verwendet? Ist das Lizenzmodell angemessen? Wie steht es um Support und Weiterentwicklung der OSS? Gibt es unternehmensweite OSS Richtlinien?

23 Top 10 der Software Risiken 1. Ändernde Anforderungen 2. Schlechte Benutzerschnittstellen 3. Unzureichende Systemqualitäten (vor allem Performanz) 4. Unrealistische Zeit- und Budgetplanung 5. Technologieüberforderung oder unausgereifte Technologie 6. Unzureichende Ressourcen 7. Entwicklung falscher Funktionalität 8. Over-Engineering und unnütze Funktionen 9. Unzureichende Qualität externer Komponenten 10.Lieferantenverzug 23

24 Bewertung von Risiken 24

25 Risikoauslösendes Ereignis RISIKO = Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkungen Würfelspiel Risikoauslösendes Ereignis Risiko den Würfel werfen Geld verlieren, wenn keine 6 gewürfelt wird Eintrittswahrscheinlichkeit: 5/6 = 83 % Auswirkungen 10 CHF verloren 25

26 Würfeln oder Münze werfen? Ich verliere einen Franken, wenn Kopf oben liegt W = 1/2 = 50% Risiko = 50 Rappen Ich verliere einen Franken, wenn eine 6 oben liegt W= 1/6 = 17% Risiko = Rappen Risiken quantifizieren Ereignisse und machen ihre Auswirkungen vergleichbar 26

27 Aufgabe 3: Projektverzögerung Ein Verzug um 5 Monate tritt mit 20 % Wahrscheinlichkeit auf. Sie haben 10 Arbeitspakete auf dem kritischen Pfad, die von diesem Risiko betroffen sind. I. Um wie viele Monate puffern sie ab? II. Welche Annahme liegt Ihrer Rechnung zugrunde? 27 III. Wenn Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit halbieren können und der Verzug auf 3 Monate reduziert werden kann, wieviele Monate Puffer sparen Sie ein?

28 Einfache Risikoquantifizierungen 5: so gut wie sicher alles deutet daraufhin, dass es zum Problem kommt 4: sehr sicher grosse Wahrscheinlichkeit, dass es zum Problem wird 3: wahrscheinlich (50/50) gleichverteilte Chance, dass das Problem eintritt oder nicht 2: unwahrscheinlich manchmal tritt das Problem ein 1: fast unmöglich sehr unwahrscheinlich, dass das Problem eintritt 28

29 Einfache Quantifizierung der Auswirkungen Stufe Wert Technik Kosten (*) Zeit 5 katastrophal keine Kontrolle möglich 4 kritisch gravierende Mängel & Schäden 3 mittelmässig beträchtliche Abweichungen 2 gering isolierte Probleme (z.b. Performanz) > 50 Mio Abbruch Mio Einfluss auf Folgeprojekt 1-10 Mio Umplanung Mio ca. 1 Monat Verzögerung 1 vernachlässigbar unbedeutend unbedeutend unbedeutend * konkrete Werte hängen ab von der Unternehmensgrösse 29

30 Risikolandkarte 5 Eintrittswahrscheinlichkeit FOKUS RISIKO MANAGEMENT Auswirkung 5

31 Beispiel: Testkosten in einem Softwareprojekt 5 Mio P = 0.75 L = 5 Mio Risiko 3.75 Summe JA Zusätzlichen Test einsetzen? P = 0.05 L = 30 Mio P = 0.20 L = 5 Mio Mio NEIN 1 Mio P = 0.30 L = 1 Mio P = 0.5 L = 26 Mio Mio P = 0.20 L = 1 Mio P: Eintrittswahrscheinlichkeit L: Verlust bei Eintritt

32 Beispiel: Abschätzen des Projektendes Projektstart am 1. Januar Vor Mai unmöglich fertig Wenn alles gut geht, fertig gegen Ende 2. Quartal Im Juli/August realistische Chance für Auslieferung Ganz sicher fertig im März des nächsten Jahres Welchen Termin nennen Sie Ihrem Chef? 32

33 Januar Mai August Oktober März 5 Monate vs. 10 Monate Unsicherheitsbreite = 2.0 Oft wird der zuerst genannte, optimistische Termin kommuniziert 33

34 Analysemethoden Finanzielle Schätzmethoden Net present Value und diskontierter Cash Flow, risikoadjustierte Wertanalyse ABC Analyse Delphi-Methode (anonyme Expertenschätzung) PERT/Dreipunktschätzung (w(pessim) + 4 x w(realist) + w(optimist))/6 Einflussanalyse Szenarienanalyse Machbarkeitsstudie 34

35 Wer führt die Risikobewertung durch? Individuelle Einstellung zu Risiken subjektive Wahrnehmung von Risiken Formalisierte Verfahren helfen die Wahrnehmung anzugleichen Verschiedene, unabhängige Gruppen identifizieren und bewerten lassen Schlüsselpersonen (Projektleiter, Projektowner) nie allein agieren lassen, evtl. externe Teams hinzuziehen 35

36 Muster für eine Risikobeschreibung Inhalt Beispiel Identifikationsnr. Projekt X, Risiko 5 Wichtigkeit 2 Beschreibung Testinfrastruktur nicht verfügbar Bewertung Identifiziert , Wahrscheinlichkeit 3 Auswirkung auf Termin Auswirkung Status Verfügbarkeit des Systems offen Massnahmen externer Provider verfügbar ab 1.3. Aufwand Neubewertung notwendig wann CHF eigene Testinfrastruktur wird verfügbar 36

37 Abschwächung von Risiken 37

38 4 mögliche Risikomassnahmen Vermeiden Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren damit verzichtet man aber auch auf die Chancen, die das Eingehen eines Risikos bietet Begrenzen Auswirkungen abschwächen wie bei einer Versicherung mit Selbstbeteiligung Behandeln Durch zusätzlichen Aufwand Entrittswahrscheinlichkeit und/oder Auswirkungen reduzieren Ignorieren 38

39 Beispiel: Unzureichende Projektressourcen Vermeidung nur "ideale" Projekte annehmen Abschwächung - exakte Planung - bessere Mitarbeiter finden, Team building, Training - - Abstimmung mit anderen Projekten Behandlung Ingnoranz - externe Ressourcen einkaufen - outsourcing - Projekt in Iterationen aufteilen 39

40 Beispiel: Risiko Benutzerfreundlichkeit Vermeidung Benutzerkreis einschränken Abschwächung - use case und misuse case Analyse verstärken - early prototyping und user feedback Behandlung Ingnoranz - user-centered design Kompetenzen aufbauen und anwenden - GUI frameworks einkaufen - outsourcen 40

41 Risikomassnahmen Abläufe und Prozesse dort systematisch verbessern, wo es den meisten Nutzen bringt Bei wiederholt auftretenden Risiken nach den Ursachen forschen und dort ansetzen Der Aufwand zur Abschwächung sollte viel niedriger sein als die Summe der Risiken, denen ein Projekt ausgesetzt ist 41

42 Ebenen der Risikoabschwächung 1) Innerhalb des Projektes Frühzeitig sichtbare Risiken, die leicht abgeschwächt werden können unklare Anforderungen, Fehler im Code auf Ebene Meilensteine, Arbeitspakekte 2) Auf Projektebene Spät sichtbare Risiken Integration von Komponenten, Abnahme durch Kunden 3) Für das gesamte Projektportfolio Sporadisch eintretende Risiken mit grösseren Auswirkungen Ressourcenmangel, Ausfall von Mitarbeitern 42

43 Welche Massnahmen helfen bei diesen Risiken? 43

44 Aufgabe 4: Risikomassnahmen in Swiss Groves (Testat) Schätzen Sie Ihre Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung ab und entwickeln Sie Massnahmen für die 3 grössten Risiken. Erstellen Sie die entsprechende Risikolandkarte und dokumentieren Sie die Massnahmen in 3 Risikomassnahmentabellen. Abgabe bis Mittwoch 14. Mai :00 Uhr 44

45 Verfolgung von Risiken 45

46 Prüfpunkte bei Projektrisiken Nur Risiken, die aktiv verfolgt werden, verlieren von ihrem Gefahrenpotential Die vereinbarten Aktionen zur Abschwächung müssen überwacht werden, um bei Veränderungen frühzeitig gegensteuern zu können 1. Greifen die Aktionen zur Abschwächung? 2. Sind Risiken und Aktionen noch relevant? 3. Hat sich die Risikobewertung geändert? 4. Hat sich der Status von Risiken geändert? 5. Sind Risiken zu Problemen geworden? 6. Gibt es neue Risiken? 46

47 Mangelhaftes Risikomanagement unzureichendes Projektmanagement fehlende Projektkontrolle schleichende Verzögerungen kein Änderungsmanagement chaotische Prozesse improvisierend teures Nacharbeiten keine Disziplin & Systematik Feuerwehreinsätze Risiken werden zu Problemen Unzufriedene Kunden zu spät / zu teuer mangelhafte Qualität schlechte Methodik unverstandene Anforderungen unklarer business case unzureichende Planung schlechtes Management fehlende Verantwortungen & Kompetenzen unzureichende Information & Kommunkation 47

48 Prozess des Risikomanagements Kommunikation von Risiken (intern/extern) Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden Risikomanagement vor Projektstart frühe Abschwächung kostet weniger als späte 48

49 Einführen von Risikomanagement 1. Warten bis der Leidensdruck gross ist, d.h. ein echtes Problem aufgetreten ist, dass mehrere mögliche Ursachen hat 2. In einem wichtigen Projekt beginnen (nicht das wichtigste) und auf konkrete Risiken fokussieren (z.b. Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen) 3. Risikomanagement umsetzen und regelmässig in den Projektreviews zum Thema machen 4. Erfolg des Risikomanagements nachweisen und Wirkungsbereich ausdehnen Do what you can, with what you have, where you are Theodore Roosevelt 49

50 Arbeitsfragen 1. Was verstehen wir unter einem Risiko? 2. Welches Ziel verfolgt Risikomanagement? 3. Welche Aufgaben umfasst Risikomanagement? 4. Wie können Sie Risiken identifizieren? 5. Wie können Sie Risiken bewerten? 6. Welche Risiken sollten im Mittelpunkt des Risikomanagements stehen? 7. Welche Massnahmen gibt es zur Abschwächung von Risiken? 8. Wann bewerten Sie Risiken neu? 9. Wann überprüfen Sie die Liste der identifizierten Risiken? 50

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