(Software-) Projektmanagement aus der Praxis. Wolfgang Schnober

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1 (Software-) Projektmanagement aus der Praxis Wolfgang Schnober

2 Neue Herausforderungen neue Bedarfe für Projektmanagement Customizing / 1:1 Marketing Globalization Innovationsmgmt Vergl. Umfragergebn. Globale Märkte Shareholder Value Supply Chain Management/ Global Sourcing Change Neue Vertriebskanäle Time to Market Planung Durchlaufzeiten Neue Wettbewerber Sychrononous Engineering

3 Das Problem... Nur 8% aller Applikations-Großprojekte (zwischen 5-10 M$) enden erfolgreich Nur 16% aller IT Entwicklungsprojekte enden mit noch akzeptablen Abweichungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität Kostenüberschreitungen von % sind typisch Der Gesamtwert der Kostenüberschreitungen für IT-Projekte in den USA wird nach verschiedenen Studien auf Milliarden $ geschätzt IT Mitarbeiter verbrauchen 34 % ihrer Zeit mit Bugfixing (Zitiert aus: Outlook 2000, Nr.1, Hugh W.Ryan, Partner Andersen Consulting) Vergl. Bspe.: LKW Maut, Denver Intern. Airport, SDH NMS, MM Stahlwerk

4 Gesamtüberblick Vorlesung Projektmanagement Einführung Das Problem Neue Herausforderungen Was ist ein Projekt? / Brainstorming + DIN Projekttypen Projektmanagement / Projektplanung Themenkarte / Zusammenfassung Das Ziel Projektziele / Projektumfeld Strategische Zielfindungsmethoden / Wirtschaftlichkeitsrechnung Phasenmodell Qualifikation > Analyse > Design > Implementation > Test/Inbetriebnahme > Betrieb Die Projektstrukturierung und PM-Werkzeuge PSP: Projektstrukturierung Netzplan / Termin- / Kapazitätsplanung Projektorganisation Organisationsmodelle: Projekte und Linie Proj.Org.: Struktur,Aufgaben,Verantwortung Projektteambildung / Team + Motivation Projektcontrolling Vorkalkulation / Schätzmethoden / Verträge / Claims / Rechtsfragen Änderungsmanagement Mitlaufendes Projectcontrolling: Arbeitswertmethode(Earned Value) Kostentrend-/Meilensteintrendanalysen Wie macht man Projekte erfolgreich? Problemanalyse / Risikomanagement Kreative Problemlösungstechniken Qualitätsmanagement Zusammenfassung

5 Software Projektmanagement? Projektmanagement + Software: Auch für Software-Projekte gelten die allgemeinen Regeln für Projektmanagement > Plus die Ingenieurskompetenz für Softwareentwicklung Software ist an (fast) jedem Projekt beteiligt: Softwareentwicklungsprojekt: Fokus auf Entwicklungs- Ergebnis der Software Software als Bestandteil des Gesamtprojekts (auch bei Organisations-/Reengineeringprojekten): Fokus auf Gesamtergebnis Software als PM Tool: Untergeordnete Bedeutung

6 Die Methode: Learning by cases Ich höre und ich vergesse Ich sehe und ich erinnere Ich tue und ich verstehe (chinesisches Sprichwort) Schüler behalten 10-20% von dem, was gelesen oder gehört haben 80 % was sie persönlich erlebt haben 90% was sie selbst getan und mit eigenen Worten erklärt haben (Robert Glaser, Learning Research Center, Uni Pittsburgh) Deshalb: > weniger Vorlesung > mehr Übung (ausgehend von realen Beispielen - daraus lernend)

7 Definitionen Projektmanagement

8 Projekt + Management = Projektmanagement Projekt Management Projektmanagement

9 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass: klar definiert und gegen andere Vorhaben abgegrenzt ist (eindeutige Zielvorgabe) sich zeitlich (Anfangs- und Endtermin) und personell abgrenzen lässt bei dem sich die Kosten berechnen und abschätzen lassen einmalig ist und sich in dieser Form nicht mehr wiederholt lösbar sein muss und sich aufgrund seiner Komplexität nicht durch bereits vorhandene Betriebsinstanzen lösen lässt.

10 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass: eine rechtliche und organisatorische Zuordnung besitzt. sich durch interdisziplinäres Arbeiten auszeichnet. außergewöhnlich ist.

11 Was ist ein Projekt? Definition: Ein Projekt ist ein einmaliges und zeitlich begrenztes Vorhaben für die Durchführung einer speziellen Aufgabe. Vergl. DIN 69901

12 Projektarten Projekte lassen sich unterscheiden nach: dem Projektinhalt: Investitionen, F&E, (Re-)Organisation der Stellung des Auftraggebers: externe/interne Projekte dem Grad der Wiederholung: Pionier- vs. Routineprojekt der beteiligten Organisationseinheiten: abteilungsinterne und abteilungsübergreifende Projekte dem zu erstellenden Objekt: Investitionsprojekt (Bau- oder Anlagenbauprojekt), Softwareentwicklungsprojekt, Organisationsprojekt der (sozialen) Komplexität/Kompliziertheit: Anzahl und Vernetztheit der beteiligten Elemente

13 Projektarten - Unterteilungskriterien Auftragsproj. Forschungs-/Entw.proj Inhalt Innovationsprojekt intern Auftraggeber Organisationsprojekt Einteilungs- Kriterien Abteilungsintern Routineprojekt Abteilungsübergreifend Beteiligte Neuigkeitsgrad Siehe weitere Beispiele extern Pionierprojekt

14 Projekttypen Beteiligte Elemente > Prozessorentwicklung Airbus A380 Komplexitaet Umzug 1-FH-Haus Neues Fahrzeugdesign Abteilungsumstrukt. Organisationsprojekt Konzernweite ERP- Einführung Flughafenumzug Neuigkeitsgrad > Kompliziertheit

15 Was ist Management? Planerische Funktion: Vorgaben umsetzen, Ziele setzen, Planen und Entscheidungen treffen. Lenkende / realisierende Funktion: Organisieren, Anleiten / Führen, Einwirken und ggf. auch selbst Ausführen. Kontrollierend / überwachende Funktion: Ist-Ermitteln, Soll-Ist- Vergleichen, Abweichungen analysieren und Berichten. Entwickelnde Funktion: Personen (einschließlich sich selbst) weiterentwickeln.

16 Was ist Projektmanagement? Unternehmen(sleitung) Projekt Mitarbeiter Projekt(leitung)

17 Projektmanagement aus Unternehmenssicht...der Unternehmenserfolg steht im Vordergrund... Typische Fragen: Wie können die Entwicklungszeiten für ein neues Produkt verkürzt werden? Wie lässt sich die Qualität neuer Produkte erhöhen? Wie kann die Basis für strategische Entscheidungen verbessert werden?...

18 Projektmanagement aus Unternehmenssicht Kernthemen: Projektauswahl und Priorisierung Integration der Projektorganisation in die Unternehmensorganisation Auswahl von Projektleitern und Projektmitarbeitern Berichtswesen und Erfahrungssicherung Projektende und Projektabbruch

19 Projektmanagement aus Projektleitersicht...Erfüllung des konkreten Auftrags steht im Vordergrund... Typische Fragen: Wie kann ich meiner Verantwortung als Projektleiter gerecht werden? Wie schaffe ich es ein Projekt im Griff zu halten? Wie behalte ich den Überblick über alle projektrelevanten Daten? Wie setze ich mein Projekt und die entstehenden Forderungen durch?...

20 Projektmanagement aus Projektleitersicht Kernthemen: Realistische Projektplanung Projektsteuerung Einhaltung des Termin- und Budgetrahmens Teamsteuerung und Mitarbeitermotivation Transparente und schnelle Entscheidungswege

21 Projektmanagement aus Mitarbeitersicht...Auswirkungen der Projektarbeit, eigenes Fortkommen und Sicherung von Arbeitsplatz bzw. Position stehen im Vordergrund... Typische Fragen: Welche Anforderungen stellt das PM an mich als Mitarbeiter? Was bedeutet die Mitarbeit an diesem Projekt für meine Karriere? Was geschieht nach Projektende mit mir?...

22 Projektmanagement aus Mitarbeitersicht Kernthemen: Definierte Anforderungen an die MA-Qualifikation Transparente Leistungsbeurteilung Beeinflussung der Karriere durch Projektarbeit

23 Was ist Projektmanagement? Definition: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und - mittel für die Abwicklung eines Projektes.

24 Übersicht Projektmanagement - Inhalte Grundlagenkompetenz Soziale Kompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz Management Soziale Wahrnehmung Projektstrukturierung Unternehmens- und Projektorganisation Projekt und Projektmanagement Kommunikation Ablauf- und Terminmanagement Qualitätsmanagement Projektumfeld und Stakeholder Motivation Einsatzmittelmanagement Vertragsinhalte und Vertragsmanagement Systemdenken und Projektmanagement Soziale Strukturen, Gruppen und Team Kostenmanagement Konfigurations- und Änderungsmanagement Projektmanagement Einführung Lernende Organisation Finanzmittelmanagement Dokumentationsmanagement Projektziele Selbstmanagement Leistungsbewertung und Projektfortschritt Projektstart Projekterfolgs- und Misserfolgskriterien Führung Integrierte Projektsteuerung Risikomanagement Projektphasen und Projektlebenszyklus Konfliktmanagement Mehrprojektmanagement Informations- und Berichtswesen Normen und Richtlinien Spezielle Kommunikationssituationen Kreativitätstechniken EDV-Unterstützung im Projekt Methoden zur Problemlösung Projektabschluss und Projektauswertung Personalwirtschaft und Projektmanagement

25 Aufgabe Referat für eine fiktive Geschäftsleitung: Geben Sie bitte einen Überblick darüber, was ein Projekt ist und was Projektmanagement bedeutet und beinhaltet. Stellen Sie bitte Nutzen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten für das Unternehmen vor. Vortragszeit: ca. 10 Minuten

26 Projektmanagement- Technik Zielfindung Planung Werkzeuge

27 Das Magische Dreieck des Projektmanagements Umfang/ Qualität Projektspezifische Balance zwischen den drei Dimensionen Zeit Kosten

28 Generelles Vorgehen Zielplanung Zielfindungsmethoden Kreativitätstechniken Schätzmethoden Projektstrukturierung Projektorganisation Projektstrukturplan Änderungsmanagement Trendanalysen Risikomanagement Fortschrittskontrolle Claimmanagement Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss Phasenplan Ablaufplan (Netzplan) Terminplan (Balkenplan) Einsatzmittelplan Kostenplan Inbetriebnahme Reviewmeeting Nachfolgeprojekte Start Betriebsphase

29 Grundlagen erfolgreicher Großprojekte Eine klare Vision: wie ist der angestrebte Zustand Senior Management Support (Top + nächste Ebene) Erfahrene und innovationsbereite Projektmitarbeiter Stabile Architektur Phasen-/schrittweiser Freigabeprozess > Enge Einbindung durch frühzeitige (Teil-)Abnahme durch Enduser Phasenweise Möglichkeit zur Kurskorrektur einbauen Engineering Management Multiprojekt-, Multiteilprojekt-, Testmanagement Meilenstein - Liefer - Management: was wird wann wie zur Verfügung stehen Verteiltes Risiko - Management (Ergebnis von Großprojekt-Reviews, zitiert nach: Outlook 2000, Nr.1, Hugh W. Ryan)

30 Fragen die im Vorfeld eines Projekts zu beantworten sind: Was ist der Sinn/Grund des Projekts wirtschaftliche Gründe Marktgründe Kundenwünsche technologische Gründe gesetzliche Gründe soziale Notwendigkeiten Generell: Projekte werden durchgeführt um entweder Probleme zu lösen, Möglichkeiten zu eröffnen oder auf wirtschaftliche Veränderungen zu reagieren!

31 Klare Zieldefinition... Zieldefinition...als einzig sichere Planungsgrundlage zur Förderung ergebnisorientierter ientierter Arbeit...zur Korrektur falscher Erwartungen z.b. beim Auftraggeber...als Basis für ein gut funktionierendes, systematisches Projektcontrolling...als Gradmesser für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts S Spezifisch Ziele müssen m präzise und unmissverständlich ndlich formuliert sein M Messbar qualitative und quantitative Messbarkeit A Anspruchsvoll Ziele sollen Herausforderungen darstellen R Realistisch Ziele m Ziele müssen innerhalb der Gesamtplanung erreichbar sein T Terminiert setzen Sie Anfangs- u. Enddaten und Meilensteine

32 Hausrenovierung: Aufgabe... Beschreiben Sie ein fiktives Hausrenovierungsprojekt (Sinn/ Grund des Projektes). Rufen Sie sich dabei bitte die Fragen im Vorfeld eines Projektes in Erinnerung. Definieren Sie Ihre Ziele SMART. Erstellen Sie einen Phasenplan für Ihr Projekt. Vortragszeit: ca. 15 Minuten Gruppenarbeit Präsentation

33 Grundlagen der Projektplanung Phasenmodelle

34 Projektphasen Definition (DIN ): Projektphasen sind zeitliche Abschnitte des Projektablaufs, die sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt sind. Phasengliederung ist abhängig von: Art des Projekts Komplexität Kritik an den Phasenmodellen: Phasenmodelle sind Modelle und damit Idealisierungen der (Projekt)Realität Bei der Durchführung gibt es immer wieder Rücksprünge in frühere Phasen In der Praxis werden oft Aktivitäten der einzelnen Phasen zeitlich parallel durchgeführt

35 Phaseneinteilung ist abhängig von der Art des Projekts Allgemeines Schema Bauprojekt Poduktentwicklung EDV-Projekt Investitionsprojekt Entwicklungsprojekt Organisationsprojekt 1. Vorbereitung 1. Grundlagenermittlung 1. Problemanalyse 1. Problemanalyse 2. Vorplanung 2. Konzeptfindung 2. Systemplanung 2. Planung 3. Entwurfsplanung 3. Produktdefinition 3. Detailorganisation 4. Genehmigungsplanung 4. Produktentwicklung 4. Umsetzung 3. Durchführung 5. Ausführungsplanung 5. Realisierung 5. Installation 6. Ausschreibung/Vergabe 6. Produktion 6. Abnahme 4. Kontrolle 7. Bauausführung 7. Außerdienststellung 7. Pflege 8. Abnahme Vergl. Weitere Phasenmodelle

36 Projektphasen in der Realität: 1. Begeisterung 2. Verwirrung 3. Ernüchterung 4. Suche nach den Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten Das Phasenmodell und die Realität Ist Plan Vorphase > Analyse > Design > Implementierung > Tests/Abnahme/ > Betrieb (Qualifikation) (Realisisierung) Inbetriebnahme Vergl. Bsp. Fehlerents./-behebung

37 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Generelles Phasenmodell

38 Generelles Phasenmodell 0. Qualifikation ( Vorphase ) 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer Anfrage / Ausschreibung / Zielsetzung Tätigkeiten: Klärung der Möglichkeiten (z.b. für ein Angebot) Risikoanalyse / Chancenbewertung / Erfolgsaussichten Erstellen einer groben (Angebots-)Übersicht Erstellen eines Angebotes bei positiver Entscheidung Ergebnis: Qualifikationsbericht ( Offer-Screening ) Evtl.: vorl. Projektplan; Angebot Abschlusskriterien: Entscheidung über Go/NoGo (z.b.: Angebotserstellung)

39 MEDIEN BETROFFENE BÜRGER Projektumfeld BEHÖRDEN Projekt INTERESSENVERBÄNDE WETTBEWERBER POLITIK(ER)

40 SWOT - Analyse Innen > Strengths Stärken einsetzen, um Gefahren zu meistern Stärken einsetzen, um die Chancen zu nutzen Opportunities Weaknesses An Schwächen arbeiten, um Gefahren zu meistern An den Schwächen arbeiten, um Chancen zu nutzen Threats Außen>

41 Projektportfolio: Priorisierungskriterien Strategischer Nutzen > Imagegewinn Marktanteile Innovation Neue GF Motivation Kundenbeziehungen Wirtschaftlichkeit >

42 Generelles Phasenmodell 1. Analysephase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer Qualifikationsberichtes / vorl. Projektplan Angebot > Vertrag Analysephase Tätigkeit: Erstellen Grobkonzept Erstellen Istanalyse, Sollkonzept, funktionale Spezifikation Grober Projektplan Ergebnis: Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahme der o.a. Dokumente Freigabe Designphase

43 Generelles Phasenmodell 2. Designphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer funkt. Spezifikation / Grobkonzept Angebot > Vertrag Designphase Tätigkeit: Erstellen Feinkonzept Erstellen Entwurfs-Spezifikation / Programmbeschr. o.ä. Detaillierter Umsetzungs-Projektplan Test-/Abnahmespezifikationen Ergebnis: Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahme der o.a. Dokumente Freigabe Realisierung

44 Generelles Phasenmodell 3. Realisierungsphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen eines Feinkonzepts / Entwurfs / Konstruktion... Angebot > Vertrag Realisierungsphase Abnahmebedingungen Tätigkeit: Erstellen / Programmieren / Bauen des Systems Realisieren aller Schnittstellen Realisieren der Testpläne / Testcases Erarbeiten der Systemdokumentation / Manuals... Ergebnis: Vorliegen eines lauffähigen / nutzbaren Systems Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahmefähiges System Durchführung Einzeltests Freigabe der o.a. Dokumente

45 Generelles Phasenmodell 4. Inbetriebnahmephase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen eines abnahmefähigen getesteten Systems Vorliegen der Abnahmespezifikationen / Testpläne Tätigkeit: Installation des Systems / Systemtest Integration der Produktionsumgebung / Integrationstest Enduserschulung / Tests durch Enduser Ergebnis: Vorliegen eines nutzbaren / getesteten Systems Beginn des Produktionsbetriebs möglich Abschlusskriterien: System ist abgenommen/keine betriebsver(be-)hindernden Fehler Enduser sind geschult User-/System-Unterstützung ist eingerichtet

46 Generelles Phasenmodell 5. Betriebsphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Betriebsbereites, abgenommenes System Tätigkeit: Produktionsaufnahme / Produktion Gewährleistungsmaßnahmen Nachbesserungen / Anpassungen / Fehlerbeseitigungen Ergebnis: Vorliegen eines optimierten Systems Produktionsbetrieb Abschlusskriterien: Neues System...

47 Projektmanagementwerkzeuge: Planung, Projekt Struktur Plan, Netzplan, Kapazitätsplan... Vergl. Weitere Überblicksbilder

48 Planung Planung ist die gedankliche Vorbereitung des zukünftigen Handelns, um sinnvoll, zielorientiert, wirtschaftlich und effektiv zu gestalten. Ziel der Projektplanung ist es, die meist vorgegebenen Zielwerte des Magischen Dreiecks daraufhin zu untersuchen, ob sie realistisch machbar sind. Ein guter Projektplan ist die Basis für... AP 01 AP 02 AP 03 AP 04 AP 05 AP 06 Sichere Termin- und Kostenaussagen Bestmögliche Projektabwicklung Rechtzeitige Kapazitätsbereitstellung Koordination aller Aktivitäten Vermeiden von Blindarbeit Transparenz und Glaubwürdigkeit Begrenzung der Risiken...das Erreichen der Projektziele!

49 Ablauf der Planung Nur eine nach klaren Regeln schrittweise und systematisch aufgebaute Projektplanung ergibt realistische Planwerte. Ziele Produktstruktur Meilensteine Hilfsmittel Projektstruktur AP-Liste Ablaufplan Terminplan Aufwandsschätzung Risikomanagement Abteilungskapazität Kapazitätsplan Kostenplan

50 Dreigroschenoper... Das Lied von der Unzulänglichkeit Menschlichen Strebens... Ja, mach nur einen Plan Sei nur ein großes Licht! Und dann mach noch `nen zweiten Plan Gehen tun sie beide nicht peachum: Ihr Plan, Brown, war Genial, aber undurchführbar.

51 Das Werkzeug

52 Werkzeuge /Ergebnisse der Projektplanung 1 Es ist bekannt, welche APe im Projekt abgearbeitet werden müssen. 3 Der Ablauf des Projektes ist vorausgeplant. 5 Der Kapazitätsbedarf des Projektes in allen betroffenen Abteilungen ist abgedeckt. 2 Jedes Arbeitspaket ist klar beschrieben. 4 Die Termine der APe sind realistisch errechnet. Risiken sind bekannt. 6 Die Kosten des Projekts sind bekannt. Projekt AP 01 Ergebnis Voraussetzung Aktivität Verantwortliche AP 02 AP 03 AP 04 AP 05 AP 06 Aufwand Termine

53 Projektstrukturplan Das Ziel eines Projektstrukturplans ist es, die vollständige Erfassung aller Arbeiten zu gewährleisten Die Projektstruktur ist hierarchisch gegliedert Die Projektstruktur ist Grundlage für: die Aufwandsschätzung die Erstellung eines Netzplans die Identifikation der kritischen Arbeitspakete und die Risikoanalyse

54 Projektstrukturplan Überblick 1- Strukturplan verschiedene Formen: Objektorient. Strukturplan PKW Funktionsorientierter PSP Chassis Antrieb Fahrgestell Objektorientierter PSP Gemischter PSP Motor Getriebe Differential Gehäuse fertigen Kurbeltrieb zus.bauen Nebenaggr.einbauen Funktionsorientierter Strukturplan PKW Entwurf Fertigung Konstruktion Vorbereitungt Bau Prototyp Serienproduktion Montage Fertigung Probebetrieb

55 Projektstrukturplan Überblick 2- Strukturplan verschiedene Formen: Gemischter Strukturplan PKW Funktionsorientierter PSP Objektorientierter PSP Gemischter PSP Chassis Antrieb Fahrgestell Motor Getriebe Differential Motorkonstruktion Motorfertigung Motortest Gehäuse konstruieren Einspritzanl. konstr. Zylinder konstr. Entwurfszeichnung anf. Detailzeichn. anf. Zus.stell.zeichn. anf.

56 Erstellung eines Projektstrukturplans 1. Zieldefinition 2. Liefer- und Leistungsumfang erarbeiten Produktkomponenten sammeln Produktkomponenten gliedern Produktstruktur überprüfen 3. Hilfsmittelstruktur erarbeiten Hilfsmittel sammeln Hilfsmittel gliedern Hilfsmittelstruktur überprüfen 4. Projektstrukturplan erarbeiten Definition der obersten Strukturebene Untergliederung in Arbeitspakete und Aktivitäten Durchführung eines Qualität-Checks

57 Erstellen eines Projektstrukturplans 1. Zielklärung: Zielsetzung: Klären Sie die Ziele und das Lösungskonzept ab. Sind die Ziele wirklich klar? Hinterfragen Sie, was mit dem Projekt erreicht werden soll und welche Überlegungen bisher zum Lösungskonzept angestellt worden sind. Neue Gardine im Wohnzimmer, die besser zur Zimmer-Einrichtung passt. Die Gardine wird manuell betätigt. Die Gardine geht bis zum Boden. Lösungskonzept: Nehmen Sie dabei und für alle weiteren Arbeitsschritte die Sicht des Auftraggebers ein!

58 Erstellen eines Projektstrukturplans 2. Produktkomponenten sammeln: Sammeln Sie induktiv (Brainstorming) alle Komponenten des zuliefernden Produktes (Liefer-/Leistungsumfang). Werden Sie sich darüber klar, was am Ende des Projektes geliefert werden soll: Komponenten, Produkt, System, Beratung, Dienstleistung. Durch das induktive Vorgehen wird Freiraum für Kreativität geschaffen. Das ist besonders bei innovativen Vorhaben wichtig. Gardine Gardinenstangstange Halter Halter Gardinenstangstange Gleiter Gleiter (Ring) (Ring) Schrauben Befestigun g Gleiter Gleiter Dübel Dübel Gurt Gurt

59 Erstellen eines Projektstrukturplans 3. Produktkomponenten gliedern: Strukturieren Sie die Produktkomponenten in einer Baumstruktur im Sinne einer Stückliste. Lieferungs- und und Leistungsumfang Durch das Gliedern in systematische Strukturen erhält man einen guten Überblick über das zu liefernde Produkt. Stellen Sie dazu die Struktur graphisch dar. Gestalten Sie die Gliederung nach sach-inhaltlichen Gesichtspunkten- - Gardine Schrauben Schrauben Gleiter Gleiter (Ring) (Ring) Dübel Dübel Beachte: Alle in Arbeitsschritt 2 gefundene Komponenten finden Sie auf der untersten Ebene wieder. Für die jeweils darüber liegenden Ebenen werden Oberbegriffe gebildet. Schrauben Befestigun g Gleiter Gleiter Schrauben Befestigun g Gleiter Gleiter Dübel Dübel Gurt Gurt

60 Erstellen eines Projektstrukturplans 4. Produktstruktur überprüfen: Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Produktstruktur top-down mit den Fragen: - "Besteht aus?" Lieferungs- und und Leistungsumfang Beim Beim überprüfen zusätzlich gefunden - "Was gehört noch dazu?". Auf jeder Ebene der Gliederung muss das gesamte Produkt abgebildet sein. Gardine Gleiter Gleiter (Ring) (Ring) Durch das deduktive Vorgehen wird der systematische Einsatz von Checklisten (auch geistige!) möglich und die beim induktiven Vorgehen vergessenen Elemente aufgespürt. Stellen Sie sich dazu das Produkt möglichst plastisch vor. Machen Sie Skizzen. Nehmen Sie ähnliche Produkte zum Vergleich. Schrauben Schrauben Befestigun g Gleiter Gleiter Schrauben Schrauben Stangenabschluß Befestigun g Gleiter Gleiter Dübel Dübel Dübel Dübel Gurt Gurt Wandrosett e

61 Erstellen eines Projektstrukturplans 5. Hilfsmittel sammeln: Sammeln Sie induktiv für das Projekt und jede Produktkomponente, welche Hilfsmittel, Zwischenergebnisse etc. Bohrmaschine Bohr- Einkaufslist e Metermaß Bleistift Bleistift Sie für ihre Erstellung benötigen. Fragen Sie sich für jede Komponente der Produktstruktur, welche Hilfsmittel Sie zu deren Bearbeitung brauchen. Staubsaug er er Planskizze Leiter Leiter Schraubenziehezieher Die Schritte zur Hilfsmittelstruktur dürfen Sie auf keinen Fall auslassen. In FuE-Projekten ist der Aufwandsanteil der Hilfsmittel größer als 50%!

62 Erstellen eines Projektstrukturplans 6. Hilfsmittel gliedern: Strukturieren Sie die Hilfsmittel in eine Baumstruktur mit der Gliederung: Hilfsmittelstruktur Notwendige Zwischenergebnisse (vorgesehene Meilensteine) Generelle Untersuchungen/ Genehmigungen Erstellungs -hilfsmittel Zwischenergebnisse Test- Test-und Prüf- Prüf- Hilfsmittel Erstellungshilfsmittel Test- und Prüf-Hilfsmittel Planungen und Berichte. Bohr Bohr maschine Planskizze Metermaß Wenn keine Hilfsmittel zu einem dieser Gliederungspunkte benötigt werden, lassen Sie diesen weg. Und Sie können natürlich auch eine eigene Gliederungsstruktur verwenden. Gehen Sie aber die oben aufgeführten Gliederungspunkte im Sinne einer Checkliste trotzdem durch. Leiter Leiter Staubsaug er er Bleistift Bleistift Schraubenziehezieher Einkaufslistliste

63 Erstellen eines Projektstrukturplans 7. Hilfsmittelstruktur überprüfen: Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Hilfsmittelstruktur top-down mit den Fragen: Hilfsmittelstruktur - "Besteht aus?" - "Was gehört noch dazu?". Jede Ebene der Gliederung muss vollständig sein. Stellen Sie sich dazu den Prozess zur Erstellung der Komponenten bzw. zur Bearbeitung des Projektes möglichst plastisch vor. Erstellungs -hilfsmittel Bohr Bohr maschine Bohrer Bohrer Planskizze Einkaufslistliste Zwischenergebnisse Test- Test-und Prüf- Prüf- Hilfsmittel Metermaß Farbmuster Sitzgarnitur Leiter Leiter Staubsaug er er Einkaufschei Einkaufschei n (Prozente) Wasserwaagwaage Bleistift Bleistift Schraubenziehezieher Beim Beim Überprüfen Überprüfen zusätzlich zusätzlich gefunden gefunden

64 Die Arbeitspaket-Technik Im Zentrum der effektiven Projektabwicklung steht das Arbeitspaket Was ist vom Projekt alles zu liefern? Welche weiteren Leistungen sind zu erbringen Welche Hilfsmittel müssen bereitgestellt werden? Welche Arbeiten zur Projektabwicklung sind durchzuführen Arbeitspaket Projekt-Planung Was passiert ohne AP-Bildung? Steuerung Aufwandsermittlg. Risikoabschätzung Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan Ungenaue Aufwandsschätzung Unklare Aufgabenstellung Pauschale Risiken Unrealistische Einschätzung Unrealistische Termine Unkoordinierte Reaktionen Überlastung der Mitarbeiter Das Wesentliche nicht erkannt Unabgestimmte Kosten Auftragsvergabe Feststellen Ist- Stand Steuerungs- Maßnahmen Berichtswesen

65 Vorteile der Arbeitspaket-Technik Regeln für Arbeitspakete Nutzen durch Arbeitspakete Alle Arbeiten des Projekts erfasst Überschneidungsfrei Definierte Ergebnisse Ein Verantwortlicher Beherrschbare Größe Sinnvolle Schnittstellen Klare Ergebnisse Keine ungeplanten Arbeiten Realistische Aufwandsschätzung Risiken erkennbar und minimierbar Optimierter, realistischer Projektplan Klare Vereinbarungen mit Dritten Realistische Zielabsprachen Motivation der Bearbeiter Tatsächlicher Projektstatus erkennbar Rechtzeitige Reaktion bei Abweichungen Vergl. AP-Vereinbarung

66 Sachkritische Arbeitspakete Werden durch die eindeutige Arbeitspaket-Definition und die Unsicherheitsanalyse erkannt Die Zahl dieser Arbeitspakete ist nicht sehr hoch, sie beeinflussen den Projekterfolg besonders stark Kritische Arbeitspakete Zeitkritische Arbeitspakete Werden aus der Netzplan-Analyse der Kapazitätsanalyse und der Know-how-Analyse erkannt. Die Zahl dieser Arbeitspakete wird von der Parallelität der Arbeiten im Projekt bestimmt. Sie kann bei sequentiellen Projekten hoch sein sachkritisch wenig stark Vorziehen, bestes Know- How Laufen lassen Frühwarn -system Randbedingungen absichern Die Aufmerksamkeit des Projektleiters liegt insbesondere bei den kritischen Arbeitspaketen. Arbeitspakete, die sowohl sachkritisch als auch zeitkritisch sind, bestimmen ganz besonders den Projekterfolg. wenig stark zeitkritisch

67 Name des Arbeitspaketes AP-Nummer Der Vorgangskasten Verantwortlicher 4.2 Herr Führer Gardinenstange incl. Gleiter, Halter, Stangenabschluss kaufen Je Je Vorgang werden die wichtigsten Planungsinforma tionen im im Vorgangskasten festgehalten Frühester Anfang Tage Frühestes Ende Spätester Anfang Tag Spätester Ende Dauer Puffer Die wichtigsten projektspezifischen Informationen Die wichtigsten errechneten Termindaten

68 Erstellen eines Projektstrukturplans 8. Arbeitspakete sammeln: Ermitteln Sie die abzuarbeitenden Arbeitspakete (Aktivitäten). Fragen Sie zu jeder Produktkomponente: "Was ist zu tun, um sie zu erhalten?" Fragen Sie zu jeder Hilfsmittel Komponente: "Liegt das bereits vor? Was muss zur Bereitstellung getan werden?" "Wie muss sie angewendet werden? Die Arbeitspakete sind so zu formulieren, dass sie einer einzelnen Person zur Bearbeitung übertragen werden können. Der Umfang der einzelnen Arbeitspakete kann dabei unterschiedlich groß ausfallen (siehe Seite 1 ). Dabei können einzelne Arbeitspakete, die sich aus der Hilfsmittelstruktur und dem Liefer- und Leistungsumfang ergeben, auch in einem Arbeitspaket integriert werden. In diesem Beispiel sind die Arbeitspakete sehr klein ausgefallen. Planskizze Planskizze erstellen erstellen Öffnungszeiten Öffnungszeiten Einrichtungshaus Einrichtungshaus abchecken abchecken Schraubenzieher Schraubenzieher und Leiter aus und Leiter aus dem Keller holen dem Keller holen Metermaß und Metermaß und Bleistift und Bleistift und Staubsauger von Staubsauger von Sohn Sohn zurückgeben zurückgeben lassen lassen Staubsaugen Staubsaugen nach erledigter nach erledigter Arbeit Arbeit Gardinenstoff Gardinenstoff auswählen auswählen (Ehefrau) (Ehefrau) Befestigung Befestigung Gardine an Gardine an Gleiter kaufen Gleiter kaufen Farbmuster Farbmuster Sitzgarnitur Sitzgarnitur besorgen besorgen Löcher bohren, Löcher bohren, Halter, Stange Halter, Stange und Rosette und Rosette befestigen befestigen Maße für Maße für Gardinenstange Gardinenstange und stoff und stoff nehmen nehmen (Einkaufsliste) (Einkaufsliste) Gardinenstange, Gardinenstange, incl. Gleiter. incl. Gleiter. Halter Halter Stangenabschluß Stangenabschluß kaufen kaufen Einkaufschein Einkaufschein vom Arbeitgeber vom Arbeitgeber ausstellen lassen ausstellen lassen Gardine Gardine aufhängen, aufhängen, Gardinengurt Gardinengurt anbringen anbringen Gardinenstoff Gardinenstoff incl. Gurtstoff incl. Gurtstoff kaufen kaufen Wandrosette, Wandrosette, Schrauben und Schrauben und Dübel kaufen Dübel kaufen Bohrmaschine Bohrmaschine incl. Bohrer, incl. Bohrer, Wasserwaage Wasserwaage von Nachbarn von Nachbarn ausleihen ausleihen Alte Gardine Alte Gardine entsorgen entsorgen

69 9. Arbeitspakete gliedern: Erstellen eines Projektstrukturplans Strukturieren Sie die Arbeitspakete nach eindeutigen Strukturregeln: Produktkomponenten Phasen Funktionen (Abteilung, ev. Ort). Von Ebene zu Ebene wird die Strukturregel wechseln. Bei kleinen Projekten hat sich auf der 1. Ebene die Strukturierung nach Phasen bewährt (siehe Ergebnis). Ein Beispiel für die Strukturierung der 1. Ebene nach Funktionen wäre: Ehefrau, Ehemann, Freund Fritz. Beachte: Jede Ebene sollte nicht mehr als 7 Elemente umfassen. Ansonsten muß weiter aufgegliedert werden. Vorbereitun g Planskizze Planskizze erstellen erstellen Farbmuster Farbmuster Sitzgarnitur Sitzgarnitur besorgen besorgen Gardinenstoff Gardinenstoff auswählen auswählen (Ehefrau) (Ehefrau) Einkaufschein Einkaufschein vom Arbeitgeber vom Arbeitgeber ausstellen lassen ausstellen lassen Öffnungszeiten Öffnungszeiten Einrichtungshaus Einrichtungshaus abchecken abchecken Maße für Maße für Gardinenstange Gardinenstange und stoff nehmen und stoff nehmen (Einkaufsliste) (Einkaufsliste) Beschaffun g Gardinenstoff Gardinenstoff incl. Gurtstoff incl. Gurtstoff kaufen kaufen Gardinenstange, Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß Stangenabschluß kaufen kaufen Befestigung Befestigung Gardine an Gardine an Gleiter kaufen Gleiter kaufen Wandrosette, Wandrosette, Schrauben und Schrauben und Dübel kaufen Dübel kaufen P S P Bohrmaschine incl. Bohrmaschine incl. Bohrer, Bohrer, Wasserwaage von Wasserwaage von Nachbarn ausleihen Nachbarn ausleihen Metermaß und Bleistift Metermaß und Bleistift und Staubsauger von und Staubsauger von Sohn zurückgeben Sohn zurückgeben lassen lassen Schraubenzieher Schraubenzieher und Leiter aus und Leiter aus dem Keller holen dem Keller holen Montage Löcher bohren, Löcher bohren, Halter, Stange Halter, Stange und Rosette und Rosette befestigen befestigen Gardine aufhängen, Gardine aufhängen, Gardinengurt Gardinengurt anbringen anbringen Nacharbeit Staubsaugen Staubsaugen nach erledigter nach erledigter Arbeit Arbeit Alte Gardine Alte Gardine entsorgen entsorgen

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