Felix Rüssel, PMI Chapter Frankfurt, Oktober 2011, Mannheim //

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1 Felix Rüssel, PMI Chapter Frankfurt, Oktober 2011, Mannheim //

2 Wer? Informatiker & Wirtschaftsingenieur (Marketing/Vertrieb) SCRUM Master, SCRUM Product Owner, Scrum Consultant Projektleiter agile/traditionell Web: Web: Blog: Twitter: armerkater Mail: Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 2

3 Warum dieser Vortrag? Immer wieder erlebt Ineffizientes Projektmanagement Frustrierte agile Teams Wir gegen Die Warum? Bürokratie Das WARUM nicht verstanden Kontext nicht verstanden Die eigenen Möglichkeiten überschätzt Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 3

4 Out of Scope Detaillierte Abbildung von PMBoK Knowledge Areas auf SCRUM Verweis auf Literatur & Präsentationen PMI-ACP Noch keine Meinung gebildet Agile Project Management im Detail Nicht im PPT aber gerne in Q&A Session Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 4

5 SCRUM & PROJEKTMANAGEMENT Kontext beachten Beispiele & Erfahrungen Zusammenfassung Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 5

6 Anmerkungen zum PMBoK PMBoK = Project Management Body of Knowledge Best Practices für das Projektmanagement Adaptiv: Inhalte ändern sich mit der Zeit, genau wie sich das Projektmanagement über die Zeit verändert Projektmanagement allgemein nicht nur IT PMBoK ist kein Prozessmodell PMBoK!= Wasserfall Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 6

7 Anmerkungen zum PMBoK 9 PMBOK Knowledge Areas Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management Project Procurement Management 5 Process Groups Initiating Planning Executing Monitoring and Controlling Closing Act Plan Check DO Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 7

8 Projektmanagement: Häufige Kritik Nur schlechte Erfahrungen gemacht Kompliziert und aufwändig in der Anwendung, aufwändig zu lernen (zu viel Bürokratie) Hang zu Command & Control, Management by Numbers Projektplan GANTT mit technischen Tasks Plan veraltet Mangelhafte Interaktion mit Kunden Intransparenz: Zahlen verschleiern Realität, Big Bang! Menschen sind nur Ressourcen Todesmarsch ab Mitte des Projektes Keine Anpassungen, da Änderungsmanagement sehr aufwändig Verwaltung, nicht Werte schaffen. Fokus nur auf Kosten, nicht auf erzeugten Geschäftswert Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 8

9 Projektmanagement: Stärken Status Quo / Rechtssicherheit Nachvollziehbarkeit Dokumentation Management von komplizierten Systemen Umfassend: Viele Themen (Risiken, Recht, Vertragsmanagement, ) abgedeckt. Etablierte Begrifflichkeiten Management liebt gefühlte Sicherheit (Zahlen) Vereinbarkeit Linie & Projekt thematisiert Fokus auf Kostenkontrolle Felix Rüssel, PMIFC 10/2011 9

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11 READY impediment DONE SCRUM PBL DoR SBL IBL DoD Incre ment Felix Rüssel, PMIFC 10/

12 SCRUM: Häufige Kritik Große Veränderung, Anforderungen an Rahmenbedingungen Auswirkung auf Linie, Machtkämpfe Rechtliche Fragestellungen sind bisher nicht ausreichend untersucht. Herausforderung Mitwirkung Kunde Product Owner als Soll-Bruchstelle Funktioniert nicht mit Festpreis-Projekten Generalisten funktionieren bei uns nicht Selbstorganisation nur mit erfahrenem Team. Zu kurze Iterationen, zu viele Meetings, zu wenig produktive Zeit SCRUM funktioniert nur, wenn alles und jeder SCRUM machen Selbstorganisation und Architektur? Sehr gutes Engineering Voraussetzungen. Altlasten ein großes Problem. Kein PROJEKTmanagement Felix Rüssel, PMIFC 10/

13 SCRUM: Stärken Mindset (Agile) Framework zum Management komplexer adaptiver Systeme Einfache Grundstruktur, konkrete Vorgaben Kontinuierliche Prozessverbesserung Selbstorganisation Intensive Interaktion: Team, Kunde, Stakeholder Menschen nicht nur Ressourcen Transparenz, Adaptiv Fail early Erzeugung von Geschäftswert Felix Rüssel, PMIFC 10/

14 Einfacher Vergleich SCRUM Werte, Mindset, Framework Komplexe Systeme Einfache Regeln Schnelle Realisierung Schnelles Feedback Schnelle Anpassung Strategie kleiner Schritte Technische Exzellenz nötig Umsetzung mit Generalisten Adaptive Planung Änderungen günstig Wert,Transparenz,Anpassung Traditionelles PM Sammlung Best Practices Deterministische Systeme Umfangreiche Elemente Detaillierte Dokumentation Controlling/Reporting Vorhersagen, Kalkulation Management großer Pakete Arbeitet gern mit Standards Umsetzung mit Spezialisten Umsetzung eines Plans Änderungen teuer Kosten,Kontrolle,Plan Felix Rüssel, PMIFC 10/

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16 SCRUM & Projektmanagement KONTEXT BEACHTEN Beispiele & Erfahrungen Zusammenfassung Felix Rüssel, PMIFC 10/

17 Wie agil ist der Kontext? Agile Individuen und Interaktionen Funktionierende Software Zusammenarbeit mit dem Kunden Reagieren auf Veränderung Traditionelles Projektmanagement Prozesse und Werkzeuge umfassende Dokumentation Vertragsverhandlung Befolgen eines Plans Felix Rüssel, PMIFC 10/

18 Risikoklasse Cockburn Scale Loss of Live L L6 L20 L40 L100 Loss of Essential Money E E6 E20 E40 E100 Loss of Discretionary Money Loss of Comfort D D6 D20 D40 D100 C C6 C20 C40 C Anzahl zu koordinierender Personen Felix Rüssel, PMIFC 10/

19 Risikoklasse Cockburn Scale Loss of Live L L6 L20 L40 L100 Loss of Essential Money E E6 E20 E40 E100 Loss of Discretionary Money Loss of Comfort D D6 D20 D40 D100 C C6 C20 C40 C Anzahl zu koordinierender Personen Felix Rüssel, PMIFC 10/

20 Requirements Complexity Agreement & Certainty Matrix Far from agreement chaotic Close to agreement simple Close to certainty Technology complexity Far from certainty Felix Rüssel, PMIFC 10/

21 Spezifische Herausforderung: Sprache des Auftraggebers sprechen Budgetierung Finanzen Personal Kunde Festpreis Projektmanagement Entwicklung SCRUM Teams Felix Rüssel, PMIFC 10/

22 Warnung! 70% alle SCRUM Einführungen erfüllen nicht die Erwartungen Steven Denning / Forbes More than 70% of Scrum implementations have failed to achieve their goals. When you try to embed Scrum as a project management framework within a larger setting of a traditional management of hierarchical bureaucracy, there are inevitable tensions. Usually the prevailing culture of hierarchical bureaucracy is triumphant Felix Rüssel, PMIFC 10/

23 SCRUM & Projektmanagement Kontext beachten BEISPIELE & ERFAHRUNGEN Zusammenfassung Felix Rüssel, PMIFC 10/

24 Kontext für die Beispiele Interne IT: Agile Prozesse / SCRUM Aber Multi-Project-Scrum Extern: Festpreisverträge, Konsortien Öffentliche Auftraggeber (EU, Bund, Länder) Konzernkunden, Mittelstand Rolle/Aufgabe: Konkretes Projekt Projektleiter (Außenwirkung) Scrum Product Owner (Innenwirkung) (Scrum Master) Felix Rüssel, PMIFC 10/

25 Das Geister-Projekt Herausforderung Projekt beschäftigt Teams aber echter Owner fehlt Projektleiter wurde abgeschafft ( in SCRUM gibt es keine Projektleiter ) Kontext: Multi-Project-Scrum Herangehensweise PO muss konsequent Themen ohne echte Owner abweisen Agilen Projektleiter benennen Erfahrungen Senior-Management / Sales ersetzt PL nicht Mit PL: Ansprechpartner für PO existiert, Fokus wiederhergestellt Felix Rüssel, PMIFC 10/

26 Multi-Project-Scrum Herausforderung Ein SCRUM Team mit mehreren Projekten Ein Projekt in mehreren SCRUM-Teams Herangehensweise Abstimmung Projektleiter/PO Abstimmung POs über Teams und Themen hinweg Product Backlog als langfristige Roadmap Erfahrungen Schwierig. Reibungsverluste! Wer entscheidet? Kommunikation! Lokale Optimierung! Abhängigkeiten! Multitasking: Fokus & Produktivität gehen verloren Felix Rüssel, PMIFC 10/

27 Ohne Fokus kein Committment, ohne Committment und Respekt keine Offenheit. Transparenz? Produktivität? Felix Rüssel, PMIFC 10/

28 Festpreis Herausforderung Festpreisvertrag Oh, but surely you understood that {some feature or process} is part of what we asked for. Herangehensweise Ausschreibung > Initial PBL > Schätzungen (SP2.1) > Angebot Längerfristiges Product Backlog & Projektmanagement Erfahrungen Funktioniert ausreichend gut, wenn Ungenauigkeit eingepreist ist. Risiken: Festpreis per se, PM auf richtiger Flughöhe! Inventory : Risiko für Wertverlust Vertragliche Risiken müssen verstanden werden, können Projekt unattraktiv machen, wenn richtig bewertet Felix Rüssel, PMIFC 10/

29 Werkvertrag & Änderungen Änderungsmanagement juristisch: Jede Änderung ist Vertragsänderung Dokumentation erforderlich Zu klären im Vorfeld: Pflicht zur Annahme von Änderungen? Wer unterbreitet Angebot? Was passiert, wenn Angebot nicht angenommen wird? Felix Rüssel, PMIFC 10/

30 Festpreis-Projekte Vorteile für Auftraggeber Wichtigste Punkte zuerst Schnell echte Ergebnisse Vereinfachter CR-Prozess bei offenen Stories Felix Rüssel, PMIFC 10/

31 Produktbacklog als langfristige Roadmap Herausforderung Abstimmung über Teams hinweg (Abhängigkeiten) Feste Termine und Lieferzusagen(Festpreis & Multi- Project-Scrum) Herangehensweise Bestückung zukünftiger Sprints Weit in Zukunft: Features/Epics statt Stories Schätzung Aufwand & Kapazität (schnell/gut) Erfahrungen Wichtige Diskussionsgrundlage, Abhängigkeiten gut visualisierbar Großteil der Zukunft muss flexibel bleiben Risiko: Pull-Prinzip vs. Planung Felix Rüssel, PMIFC 10/

32 Sprint (Stories, Tasks) Sprint (Stories, Tasks) Sprint (Stories, Tasks) READY Preparing (Epics -> Stories) READY Preparing (Epics -> Stories) READY Preparing (Epics -> Stories) Planned Topics (Ideas, Epics, Themes) Planned Topics (Ideas, Epics, Themes) Planned Topics (Ideas, Epics, Themes) Felix Rüssel, PMIFC 10/

33 Vorausplanung: Abhängigkeiten aufzeigen Sprint 1 (aktuell) Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Team 1 Team 2 Team Felix Rüssel, PMIFC 10/

34 Vorausplanung & Pull Vorausplanung=Push: Zu starkes Pushen ist eine Form des Wunschdenkens und schädlich Ein bisschen Pushen kann Teil eines Spiels sein. Sprint Planning=Pull: Team entscheidet über Committment. Dieses Grundprinzip darf nicht verletzt werden! Felix Rüssel, PMIFC 10/

35 READY Committed Sprint Backlog Make it READY Story Template Add Details Discuss! Discuss! Discuss! Sprint Planning Details Epic Story Story Details Story Story Story Story Story Details Details, Details, Details Felix Rüssel, PMIFC 10/

36 Story Points 2.1 Herausforderung Schnelle Grobschätzung wird benötigt Hohe Unsicherheit, Stories nicht wirklich bekannt Herangehensweise SCHNELL-Schätzungen durch Team Schätzungen durch NICHT-Team Indikator x.1 verdeutlicht Ungenauigkeit Erfahrungen Hilfreich für Grobschätzungen von Epics und unklaren Stories. Wenn Story bekannt Team Estimation Game! Risiko: Beeinflussung Team im echten Estimation. Gefühl falscher Sicherheit Felix Rüssel, PMIFC 10/

37 Velocity~Personentage~EUR Herausforderung Personentage/EUR als Währung innerhalb einer Organisation Grobplanung kommende Sprints Herangehensweise Zeitaufwand (h), gemittelte Kosten (EUR), Ergebnis (SP) werden in Verhältnis gesetzt Wert eines SP in h/eur für ein Team Erfahrungen Sehr hilfreich für Vorausplanung (Urlaub, Schulungen). Aber nur Indikator, nicht Gesetz. Diskussion um fast fertig gewinnt an Brisanz Veränderung über Zeit interessant Felix Rüssel, PMIFC 10/

38 Product Owner Herausforderung Single Wrinkable Neck. Responsible. Super Human! Komplexität, Unsicherheit, Geld, Politik, Macht Herangehensweise Unterstützung durch Projektleiter, Analysten, Product Owner braucht Entscheidungsfreiheit (Macht!) Erfahrungen Echter PO benötigt Entscheidungsfreiheit. Alternative sind verwaltende Stellvertreter. Wenig attraktiv, aber häufigste Erscheinungsform Felix Rüssel, PMIFC 10/

39 Product Owner Dean Leffingwell: That s a really big deal because that also is a person that makes decisions on behalf of the enterprise It s pretty easy to under estimate the impact and importance of that role and the training that s required The Role of Product Owner is key Felix Rüssel, PMIFC 10/

40 Product Owner Reason 5: Scrum delivers business value. Well no, actually it doesn t. For many reasons. The guys or girls that know about business are not going to be involved in your project. They like to lunch with customers, not work on this weird thing called backlog to explain a bunch of introvert nerdy software developers what to do. So your team ends up with a junior help desk employee as a product owner. And besides, your whole ICT department is a cost center anyhow. So don t start about business value. Maurits Rijk, Why Scrum will never work, Felix Rüssel, PMIFC 10/

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42 SCRUM & Projektmanagement Kontext beachten Beispiele & Erfahrungen ZUSAMMENFASSUNG Felix Rüssel, PMIFC 10/

43 Zusammenfassung Der Prozess muss zum Kontext passen Anforderungen an den Prozess Prozessverständnis beim Auftraggeber Prüfe Rahmenbedingung & Erwartungen: Was kannst Du beeinflussen? Quellen von Komplexität und Risiken? Verstehe Deine Rolle: Fokus auf Team/Organisation, Ziel: Steigerung Produktivität? SCRUM Ein Projekt im Fokus? Festpreisvertrag? Projektmanagement Felix Rüssel, PMIFC 10/

44 Zusammenfassung Traditionelles PM und SCRUM können auf operativer Ebene zusammen eingesetzt werden Beide Welten müssen verstanden werden Agiles Projektmanagement Risiken Frankenstein-SCRUM / SCRUM-ZOO SCRUM kann Erwartungen nicht erfüllen Auf Ebene der Werte sind SCRUM und PM im Zielkonflikt Felix Rüssel, PMIFC 10/

45 Referenzen Bücher zur Präsentation Weitere Bücher zu SCRUM Gute Präsentation mit detailliertem Vergleich: Gfrörer: Agil & PMBOK-konform das passt doch nicht zusammen, oder doch? PMBOK.pdf SCRUM Is A Major Management Discovery Felix Rüssel, PMIFC 10/

46 Kontakt Felix Rüssel, PMIFC 10/