Tudor Rose International steigert Produktivität mit Hilfe von ASSIST4

Transkript

1 steigert Produktivität mit Hilfe von ASSIST4 Software, Beratung und Services für Außenwirtschaft und Logistik

2 Integrierte SCM-Plattform für optimierte Abläufe Das englische Unternehmen ist europaweit führend im Bereich Markenentwicklung für Exportunternehmen. Seit fast 30 Jahren ist das Unternehmen bereits im Geschäft und hat nun ein ehrgeiziges IT-Modernisierungs projekt durchgeführt, um seine SCM-Abläufe zu optimieren und zukünftiges Wachstum zu ermöglichen. Für die Steuerung der kompletten Logistik von der Auftragsbestätigung bis hin zur endgültigen Auslieferung einschließlich Lagerbetrieb, Zollabwicklung und Zeitfenstermanagement setzt auf ASSIST4. Für produzierende Unternehmen und Handelsunternehmen bedeutet es schon in ihrem Heimatmarkt eine große Herausforderung, ihre Marke aufzubauen und sich erfolgreich zu etablieren. Die Herausforderungen vervielfachen sich, wenn das Unternehmen global expan dieren und seine Produkte in neuen Märkten über Landes- und Unternehmensgrenzen hinaus anbieten möchte. Viele Faktoren müssen berücksichtigt werden, darunter internationale Handelsbestimmungen, Investitionsumfang, regionale Preispolitik, veränderte Kundenanforderungen und die Wettbewerbssituation. Deshalb schrecken viele Unternehmen vor einer Expansion zurück, obwohl sie dadurch eventuell hervorragende Geschäftsmöglichkeiten verpassen. An dieser Stelle kommt Tudor Rose International ins Spiel: Wenn ein Markeninhaber seine Marke auf internationalen Märkten etablieren möchte oder ein Händler seine bestehende Geschäftstätigkeit mit hochwertigen britischen Marken ausbauen möchte, ist das aus Exportspezialisten bestehende Team von der richtige Ansprechpartner. arbeitet eng mit britischen Markenunternehmen wie Baxters, Burtons Biscuits, Organix, Jordans, Ryvita und Premier Foods zusammen und platziert erfolgreich alle Arten von schnelldrehenden Konsumgütern (Fast Moving Consumer Goods) auf internationalen Märkten. wurde 1985 gegründet. Die Unternehmenszentrale befindet sich im englischen Stroud, in der Grafschaft Gloucestershire, 50 Kilometer nordöstlich von Bristol. Im ersten Geschäftsjahr bekam das Unternehmen den Auftrag für die Markteinführung von Cadbury Biscuits im Nahen Osten. Dieser Auftrag war der Grundstein für die strategische Ausrichtung im Bereich der Markenentwicklung für Exportunternehmen. Im Laufe der Jahre hat Tudor Rose International seine Strategien stetig neu definiert, um ein weltweites Netz von Handelspartnerschaften aufzubauen. Dies ermöglichte Erfolge in einigen der anspruchsvollsten Auslandsmärkten der Welt, z.b. in Afrika, im Nahen Osten, in China, der Türkei und Russland.

3 Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 50 hochqualifizierte Exportspezialisten und bietet zusätzlich umfassende SCM-Dienstleistungen, Lohnverpackung und kostengünstige Logistik. Zeit für Modernisierung Die Notwendigkeit, die IT-Systeme anzupassen, um die wachsenden Anforderungen von besser zu unterstützen, wurde bereits vor einigen Jahren erkannt. Über 15 Jahre lang haben wir eine eigene Inhouse-Lösung genutzt, um die kaufmännischen und logistischen Aufgaben unseres Geschäfts abzuwickeln. Das System wurde dem steigenden Auftragsvolumen nicht mehr gerecht, erklärt Barry Wright, Commercial Analyst bei. Im Jahr 2012 wurde die Entscheidung zur Modernisierung der vorhandenen IT-Systeme getroffen, als die damaligen Prognosen und strategischen Geschäftsmodelle ein geplantes Wachstum von 100 % in den kommenden fünf Jahren vorhersagten. Zu diesem Zeitpunkt wurde klar, dass eine ausgereiftere IT-Infrastruktur benötigt wurde, um den momentanen Geschäftsumfang effizient zu bewältigen und genauso wichtig eine stabile und nachhaltige Grundlage für unser geplantes Wachstum zu schaffen, fügt Barry Wright hinzu. Ein umfassendes Projekt wurde in Gang gesetzt, an dem alle Geschäfts bereiche von Vertrieb über den Einkauf und den Betrieb bis hin zum Fulfillment beteiligt waren. SAP Business One wurde als grundlegendes ERP-System für die Verwaltung von Vertrieb, Einkauf und Finanzen ausgewählt. Für die Bereiche Logistics Execution und Steuerung der logistischen Prozesse entschied sich, die umfassende Supply Chain Plattform von AEB einzuführen, einschließlich der Lösungen ASSIST4 Warehouse Management, ASSIST4 Time Slot Management, ASSIST4 Transport & Freight Management und ASSIST4 Customs Management. Barry Wright: Das Fachwissen der AEB-Mitarbeiter in den Bereichen Global Trade und Logistik beeindruckte uns sehr. Man findet nur sehr selten Anbieter, die die gesamte Lieferkette als Ganzes verstehen und zusätzlich integrierte Lösungen für alle Bereiche bieten. Wir wurden in unserer Entscheidung weiter bestärkt, als wir erfuhren, dass AEB-Lösungen in die SAP -Umgebung eingebunden werden können. Denn unser Ziel war es, eine im ganzen Unternehmen harmonisierte Systemlandschaft einzuführen. Für unser Unternehmen ist die Wahl von SAP als ERP-Anbieter und AEB für die Bereiche Logistics Execution und Steuerung der logistischen Prozesse die ideale Kombination. Während der Vorbereitung auf das IT- Projekt führte eine gründliche Überprüfung der bestehenden Logistikprozesse durch. Übergreifende Ziele waren die Reduzierung der mit Papier abgewickelten Prozesse und die Umstellung auf eine standardisierte und größtenteils automatisierte Steuerung aller Kernaufgaben von der Auftragsbestätigung bis zur endgültigen Auslieferung. Schrittweise Optimierung Die Einführung der vier AEB-Lösungen zur Optimierung der logistischen Abläufe von verlief in drei Phasen. Mit dem Produktivstart der WMS-Lösung im Juni 2014 wurde die Einführung der umfassenden Supply Chain Management Plattform bei abgeschlossen. Insgesamt arbeiten 12 Benutzer in verschiedenen Teams und Abteilungen in der Zentrale in Stroud mit ASSIST4. Rampen-Management Als erste Lösung ging ASSIST4 Time Slot Management live und unterstützt jetzt das reibungslose Rampen-Management bei auf dem Firmengelände in Stroud. Vor der Einführung von ASSIST4 wurden die Prozesse an der Laderampe und im Lager größtenteils ohne Unterstützung durch ein spezielles IT-System verwaltet. Die papiergestützten Prozesse erforderten beträchtlichen manuellen Arbeitsaufwand. Mit steigendem Geschäftsumfang kam es durch diese manuellen Prozesse zu Ineffizienz, Verspätungen und vermehrten Überstunden der Mitarbeiter. Time Slot Management von AEB bietet volle Transparenz über alle genutzten Rampen, terminierten Abholungen und Anlieferungen, gebuchten und freien Zeitfenster. Sowohl Tudor Rose International als auch ausgewählte Transportpartner können bequem auf das System zugreifen. Dies ermöglicht Anfragen und Buchungen beider Seiten. Die neue Lösung erlaubt nun zum ersten Mal eine transparente Verladekontrolle mit dem Ziel, den ankommenden und abgehenden Verkehr zu steuern. Wir können alle Rampenvorgänge genau überwachen und steuern, und müssen uns, um Zugang zu den Terminplänen zu bekommen, nicht mehr auf zwei ausschließlich damit beschäftigte Mitarbeiter verlassen, bestätigt Clive Scrivens, Lagerleiter bei Tudor Rose International.

4 Versandvorgänge und Zollprozesse Das Time Slot Management konnte eingeführt werden ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Danach setzte das Projektteam die Standardisierung und Automatisierung der Export- und Versandprozesse mit der Einführung von ASSIST4 Customs Management und ASSIST4 Transport & Freight Management fort. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bereich für das Geschäft von, wie Barry Wright erklärt: Unser Portfolio umfasst Dienstleistungen in den Bereichen Export, Lager und erweiterte Logistik. Damit werden die Bedürfnisse von Herstellern, Einzelhändlern, Gewerbetreibenden und Logistikanbietern abgedeckt. Aufgrund der großen Bandbreite unserer Kunden sehen wir uns jeden Tag mit sehr verschiedenen Leistungsnachfragen und logistischen Herausforderungen konfrontiert, die wir effizient bewältigen müssen. Es war höchste Zeit für die Einführung eines geeigneten IT-Systems, das unsere Anforderungen mit denen unserer Kunden kombiniert und auf unsere Bedürfnisse mit einer integrierten Lösung eingeht. Vor der Einführung von ASSIST4 war die Erstellung von Zoll- und Versanddokumenten abhängig von den regulären Bürozeiten. Last Minute-Versandaufträge führten entweder zu Verspätungen oder zu kostspieligen Überstunden. Um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, wurde die Verantwortung für die Versand dokumentation von den Verwaltungsteams auf die Logistikabteilung im Lager übertragen. Produktivstart von ASSIST4 Transport & Freight Management und ASSIST4 Customs Management war der 10. Januar Durch die enge Anbindung an das ERP-System übernehmen die AEB-Lösungen nun automatisch Daten aus SAP, um Aufträge zu bearbeiten und Lieferscheine zu erstellen, Sendungen zu konsolidieren und Packplatzprozesse zu steuern, einschließlich der automatischen Erstellung von Barcode-Labels. Als Teil dieses umfassenden Prozesses werden Exportdokumente in Übereinstimmung mit den maßgeblichen Meldevorschriften erstellt und elektronisch an die Behörden übermittelt. Barry Wright, Commercial Analyst: Für uns als Exportmarkt-Spezialist ist eine reibungslose Zollabwicklung der entscheidende Faktor für erstklassigen Kundenservice. Die Einschränkungen unseres Vorgängersystems und der offiziellen Zollportale der verschiedenen Länder führten zu operativer Ineffizienz und Unannehmlichkeiten für unsere Außenhandelsexperten. Die integrierte Lösung von AEB automatisiert den gesamten Prozess in weiten Teilen vom Auftrag bis zur Packstation, setzt alle Zoll-, Kunden- und Carrieranforderungen um und stellt sowohl die Effizienz als auch die Erfüllung gesetzlicher Auflagen sicher. Erhöhte Produktivität im Lager Die vierte Lösung konzentriert sich auf das Herzstück des Betriebs von Tudor Rose International: das Lager. ASSIST4 Warehouse Management ging im Juni 2014 live. Vor der Einführung der AEB- Software wurde kein spezielles WMS eingesetzt. Alle Prozesse wurden in dem selbst entwickelten System verwaltet und die Logistik- und Lagerteams hatten hohe manuelle Aufwände. Tudor Rose Inter national arbeitet mit drei externen Warenlagern, 44 Lieferanten und 300 Kunden zusammen. In dem Lager in Stroud befinden sich 850 Lagerplätze und über verschiedene Produkte. In einem durchschnittlichen Monat bearbeitet das Unternehmen etwa angelieferte Teile aus mehr als 120 Anlieferungen. In Anbetracht dieser Mengen war die Einführung eines geeigneten und flexiblen WMS zur Sicherstellung einer effizienten, kundengerechten Abwicklung längst überfällig. Aufgrund der Einbindung der vor- und nachgelagerten Prozesse durch die enge Vernetzung mit den anderen Lösungen hat das WMS von AEB die Effizienz des Wareneingangs, des Warenausgangs und der Intralogistik am Standort in Gloucestershire deutlich gesteigert. Lagerleiter Clive Scrivens bestätigt dies: Aus funktionaler Sicht ist die Lagerlösung hervorragend gestaltet, zuverlässig und erfüllt unsere Anforderungen. Das WMS ermöglicht die Überprüfbarkeit von Chargen und die durchgängige Auftragsverfolgung sowie die Sichtbarkeit der vorrätigen Produkte, einschließlich Produkteigenschaften wie Chargennummer und Haltbarkeitsdatum. ASSIST4 sorgt auch für Transparenz beim Lagerpersonal. Dadurch wird eine bessere Planung und situative Anpassung der Personalressourcen ermöglicht. So kann sichergestellt werden, dass bei steigendem Volumen mehr Personal verfügbar ist und während periodisch auftretenden Flauten die Ressourcen entsprechend angeglichen werden. Die Gesamtproduktivität und der Lagerdurchsatz wurden ebenfalls gesteigert, weil die zeitaufwändigen, papiergestützten Prozesse abgeschafft wurden. Chris Couzins-Short, Geschäftsführer von, ist erfreut über die Ergebnisse: Wir ziehen beträchtlichen Nutzen aus dem umfassenden Lösungsportfolio von AEB.

5 Durch die Integration von TMS, Zoll, WMS und Ladekontrolle haben wir heute einen reibungslosen und beschleunigten durchgängigen Betrieb. Die modulare Struktur von ASSIST4 ist sehr vorteilhaft, da bei veränderten Anforderungen oder wachsendem Geschäft Funktionalitäten flexibel hinzugefügt werden können. Wir sind sicher, die richtige Lösung zur Unterstützung unserer Abläufe gewählt zu haben, für heute und für die Zukunft vor allem angesichts unserer ehrgeizigen Wachstumspläne. Couzins-Short lobt auch die Partnerschaft zwischen Tudor Rose International und AEB: Die Zusammenarbeit war in jeder Projektphase hervorragend. Die Teams waren hoch professionell und hatten fundierte Fachkenntnisse. Sie standen immer zur Verfügung, um unsere Anliegen anzuhören und unsere Fragen zu beantworten. Es ist wahrlich ein Vergnügen, mit AEB zusammenzuarbeiten.

6 V 1.0 AEB GmbH Auf einen Blick Kunde Name: Branche: Markenentwicklung für Exportunternehmen Mitarbeiter: > 50 Umsatz 2013: 30 Mio. EUR Hintergrund Einschränkungen durch das existierende System Manuelle, zeitaufwändige Prozesse Verspätungen und kostspieliger 24-Stunden-Betrieb Ineffizienz auf operativer Ebene Fehlende Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit Isolierte Prozesse Fehlende übergreifende Transparenz Lösung ASSIST4 Time Slot Management ASSIST4 Transport & Freight Management ASSIST4 Customs Management ASSIST4 Warehouse Management Ergebnis Durchgängige SCM-Plattform eingeführt Integration mit SAP Business One Zentrales Logistikmanagement Automatisierte und beschleunigte Prozesse Betrieb und voller Systemzugriff rund um die Uhr Optimierte Abläufe an den Laderampen Flexible Planung der Lagerressourcen Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit auf Positionsebene Automatisiertes Exportmanagement Volle Transparenz von Auftrag bis Lieferung