Zusammenarbeit im Projekt

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1 Zusammenarbeit im Projekt Die folgenden Folien geben ein paar Grundsätze und Tips aus unserer Projektmanagement Erfahrung weiter. Vielleicht nicht viel Neues? just do it!

2 Grundsätze Viele Firmen sind nach Disziplinen organisiert. Im Projektteam werden Bereiche mit unterschiedlichen Disziplinen wieder zu einer kleinen, schlagkräftigen Einheit zusammengefügt. Ein Projektteammitglied ist für eine bestimmte Zeit zu einem bestimmten Prozentsatz seiner Arbeitszeit einer Projektorganisation zugeteilt, die ein bestimmtes Ziel verfolgt. Der Erfolg des Projektes ist stark vom Funktionieren des Projektteams und von der Eigenverantwortung der einzelnen Teammitglieder abhängig. Jedes Teammitglied muss unaufgefordert die ihm zugeteilten Aktivitäten erledigen. Gegenüber den Auftraggebern trägt der Projektleiter die Verantwortung für die Qualität und termingerechte Lieferung der erarbeiteten Ergebnisse. Innerhalb des Projekts fördert der Projektleiter durch seine Führung, Organisation und Moderation die gute Zusammenarbeit im Team. Das gesamte Projektteam trägt die Verantwortung für das Funktionieren des Teams und für die Qualität und termingerechte Lieferung der erarbeiteten Ergebnisse in Eigenverantwortung mit

3 Das Projektteam Beim Start eines Projektes werden die Teammitglieder bestimmt. Es müssen Mitarbeiter aus allen für das Projektergebnis relevanten Bereichen vertreten sein. Jedem Teammitglied ist klar, mit welcher Aufgabe er im Projekt engagiert ist. Die Ressourcenplanung geschieht in Absprache mit den Vorgesetzten der Teammitglieder. Je nach Projektphase sind die verschiedenen Teammitglieder unterschiedlich stark engagiert. Das ganze Projektteam trifft sich mindestens vor jeder Freigabe und fällt wichtige Entscheide gemeinsam. Ab einer gewissen Projektgrösse muss der Informationsaustausch und die inhaltliche Abstimmung mit regelmässigen Treffen und bei globalen Projekten zusätzlich mit regelmässigen Videokonferenzen sichergestellt werden. Die monatliche Projektkonferenz dient der Information des Managements und ist keine Plattform für den Informationsaustausch innerhalb des Projektteams. Die Projektteammitglieder sind (auch bei globalen Projekten) alle bereits vorher auf einem guten Informationsstand

4 Projektteam Meetings Das Projektteam muss in der Lage sein, effizient Informationen zu erarbeiten und auszutauschen. Zu diesem Zweck treffen sich die Beteiligten in unterschiedlichen Zusammensetzungen zu verschiedenen Themen. Durch geschicktes Organisieren und Strukturieren der Treffen wird erreicht, dass für die Beteiligten wenig Leerlauf entsteht. Treffen können informativen Charakter haben und hauptsächlich der Koordination dienen. Treffen können aber auch dazu dienen, Inhalte zu erarbeiten und zu begutachten. Wie oft und in welcher Zusammensetzung sich das Projektteam trifft, ist abhängig von der Projektgrösse und Projektkomplexität. Treffen zur gegenseitigen Information sind typischerweise kürzer (i.d.r. max 1h), Arbeitstreffen können naturgemäss lange dauern (mehrere Stunden, Tage). Wird das vermischt, entsteht Leerlauf. In schwierigen Projektphasen trifft man sich zum Informationsaustausch öfter, dafür aber für kürzere Zeit

5 Organisation von Meetings Vorbereitung: Rechtzeitige Einladung mit Angabe des Ortes, Ziel der Sitzung und Traktanden mit ungefährem Zeitplan. Unterlagen für die Vorbereitung eventuell später, aber noch rechtzeitig verschicken. Durchführung: Präsenzkontrolle durchführen, Protokoll der letzten Sitzung durchgehen und genehmigen. Gemeinsamer Teil mit kurzen Informationen aus jedem Fachgebiet. Vertiefung von Themen nach Bedarf mit Teilnehmern nach Bedarf. Nacharbeit: Ergebnisse zusammenfassen, Pendenzen aktualisieren, verteilen

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