Absicherung von IT- Investitionsentscheidungen Kriterien und Vorgehen bei der Auswahl von Business-IT L sungen. Marcus Dresel

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1 Absicherung von IT- Investitionsentscheidungen Kriterien und Vorgehen bei der Auswahl von Business-IT L sungen Marcus Dresel

2 Themen Kurze Vorstellung der i2s-consulting GmbH Problemfelder bei Business-Software Projekten Risikominimierung IT Strategie Evaluation Kostenmanagement

3 Kurzvorstellung i2s GmbH (Intelligent Systems Solutions)

4 Firmenprofil i2s - einige Zahlen und Fakten gegr ndet: September 1999 aus der Wiegershaus Scherer Partner AG Standort: Z rich, B ro Wien Mitarbeiter: 12 Berater, 2 Research, 3 Backoffice & Administration Fachrichtungen: Betriebsingenieurwesen, Betriebswirtschaft, Psychologie, Soziologie, Wirtschaftsinformatik, Kommunikationswissenschaft Schwerpunkte: - IT-Strategie/Business Alignement - ERP Systemauswahl - ERP Projektmanagement und Coaching - Change Management und Qualifizierung f r ERP und Business Software Mitgliedschaften: - ASCO (Schweizerische Vereinigung der Unternehmensberater) - F rdergesellschaft Unternehmenswissenschaften an der ETH Z rich - Forschungsverein FIR e.v. an der RWTH Aachen

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7 Problemfelder bei Business Software Projekten

8 Probleme vieler Business-IT Projekte Teurer als geplant Echtstart verschoben Nicht alle Ziele wurden erreicht Kaum Akzeptanz bei den Anwendern

9 M gliche Ursachen f r Projektschieflage Falsches System bzw. falscher Anbieter Unklare Zielsetzung / Scope-Definition Projekt-Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt Projektkosten nicht richtig budgetiert Unrealistische Projektplanung / Zeitplanung Zu wenig Disziplin bei Umsetzungsprojekt

10 ERP-Integrationsprojekte als Schlachtfeld im Unternehnemen? Installing ERP right is about 2 percent bits and bytes and 98 percent politics. If you do it right, you are screwing around with the fundamental power structure of the organization. There will be blood in the streets when we start to get it right. Tom Peters

11 Wie lassen sich Risiken minimieren?

12 1) Entwicklung einer belastbaren IT-Strategie

13 Grunds tzliches Vorgehen IT Strategieentwicklung

14 Elemente einer IT Strategie IT Governance F higkeiten Sourcing IT-Sicherheit IT-Applikationen bereitstellen Kunde Innovations- Management / Investitionsplanung IT-Infrastruktur betreiben Kunde Applikations-Architektur Basis-Technologien

15 Auswirkungen einer fehlenden IT Strategie Das Fehlen einer belastbaren IT Strategie kann zu folgenden Dingen f hren: Technologiewildwuchs Viele Insell sungen (Excel-Dateien usw. ; Schatten-IT ) Hohe Anzahl an Schnittstellen (Teuer und kaum beherrschbar) IT-Werkzeuge werden Zweckentfremdet Hoher Wartungs- und Pflegeaufwand Viele Ansprechpartner ( Schwarzer Peter Prinzip)

16 An mangelnder IT Unterst tzung kann es wohl nicht liegen

17 Typische Fragestellungen bei der IT Strategie-Entwicklung Wie sieht die Gesch ftsstrategie aus Wo zeichnen sich Trends ab Technologiekalender / Technologiewelt Datenbankplattform Server-Betriebssystem Welche Anwendungen sind f r die Zukunft geplant CRM; BI; DMS; LVS

18 2) System- / Anbieterauswahl

19 Klassische Auswahl: Welches System? Auswahl des richtigen Systems Ergebnisse eines Business-IT Evaluationsprojektes Projekt-Leits tze (Ziele, Nutzen, Strategie, Priorisierung) Ganzheitliche Auswahl: Fit f r den Gipfel Planung Business SW- Systemlandschaft Auswahl des geeigneten Beratungspartners Definition des Leistungsumfangs (in-scope / out-ofscope) Definition des Budgets (Vertragsbudget und Gesamtbudget inkl. Puffer & Risiken) Kl rung des Vertragsverh ltnisses (Project Governance, Rechte und Pflichten) Dokumentation des Leistungsumfangs (=Vertragslastenheft) Eckdaten der Projektorganisation (Meilensteine, Organigramm, Aufgabenteilung) Leistungsf higes Team (intern und extern)

20 normales Evaluationsvorgehen

21 Themensetzung f r System- und Anbieterauswahl Emotional belegt unkritisch 90 o Themen-Shift 90 o Themen-Shift kritisch ignoriert Business-IT-Projekte werden von emotionalen Themen beherrscht Aktuelle Probleme des Altsystems Trauma aus dem letzten Projekt Wunschlisten vom letzten Weiterbildungskurs Ziel ist eine Ent-Emotionalisierung Fokus muss auf den Auswahl-kritischen Themen liegen

22 Gezielte Schwerpunktsetzung f r Prozess-Workshops Allgemeing ltigkeit branchen- bergreifende Standard Branchenspezifische Themen Kundenspezifische, wettbewerbskritsche Themen Grober Check Schnelldurchlauf Live-Pr sentation Kontext-Diskussion Umfassende Testszenarien Prototypische Realisierung Aufwand

23 Spannungsfeld SOLL-Definition Betriebswirtschaftlich optimaler Prozess SOLL-Prozess- Definition Aktueller IST-Prozess (entspricht Wissen & F higkeiten der MA) ERP-Referenz-Prozess ( Best Practise & Rationalisierungs-Potential)

24 Bewertung Themen (Beispiel) Handlungsbedarf Prozesse hoch Produktentwicklung / Produktmanagment Fakturierung Buchhaltung Produktion / Konfektion Marketing / Promotionen / Aktionen Tourenplanung Lager/Bestandsf hrung Verkauf Endverbraucher Verkauf Handel niedrig Controlling Einkauf Immobilienverwaltung Absatz- und Produktionsplanung Vertragsmanagement Handlungsbedarf System 24

25 Typische Auswahlsituation Branchen-Spezialist + Branchenspezifische Funktionen + Branchen-Beratungs-Knowhow - Gekoppelte Buchhaltung - Flickwerk bei Erg nzungsthemen - Unklarer Investitionsschutz? Generalist + Integrierte Buchhaltung + Durchg ngige Technologie + L sung f r alle Bereiche + Investitionsschutz - Fehlende Branchenfunktionen (?) 25

26 Das kosystem des ERP Anbieters nutzen Bei der Auswahl ERP Umsysteme wie z.b. DMS BI CRM sollte immer erst das kosystem des jeweiligen ERP Anbieters in Betracht gezogen werden.

27 Typische Bewertungskriterien System x Kosten x Umsetzungskompetenz Kernwerte Funktionalit t Prozessperformance Kontingenz zum Altsystem Beiwerte Technologie Entwicklungsperspektive Kernwerte Investitionskosten Total-Costs-of-Ownership Ressourcenbedarf im Projekt Beiwerte Gew hrleistung Risiken Kernwerte Einhaltung Terminvorgaben Seri sit t des Angebots Zuverl ssigkeit Anbieter Probleml sekompetenz Branchenkompetenz Ressourcenverf gbarkeit Lokale N he Soziale Kompetenz Beiwerte Methodik & Werkzeuge Auswahlentscheid

28 3) Kostenmanagement

29 Kostenaspekte einer ERP-Investition

30 Proaktives Kostenmanagement Nutzen Wirtschaftlichkeit 80% Konsequent 80/20- Regel befolgen Echte Bed rfnisse statt Wunschlisten 50% Funktionsumfang Kosten

31 Kosten von nderungen Kosten Kosten Lastenheft Projektplanung Sollkonzept / Prototyp Abschluss Baseline- Konfiguration Abschluss Detail- Konfiguration Funktions., Integr., Akzept.-Tests Endanwender Schulung Go Live Betrieb

32 Zusammenfassung Ohne IT Strategie l uft man Gefahr einen IT-Flickenteppich aufzubauen Systembr che m glichst vermeiden Neben den funktionalen Kriterien m ssen auch Soft-Facts ber cksichtigt werden Einheitliches Verst ndnis bzgl. ProjektScope schaffen (Wunschlisten vermeiden) Kompetenzen und Verantwortlichkeiten m ssen klar geregelt sein Projekt-Disziplin (Aufgaben abarbeiten; Termine halten) Aktives Projektcontrolling (monet r und fachlich)

33 Vielen Dank f r Ihre Aufmerksamkeit!