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1 Folienauszüge aus: Projektmanagement Steinbeis-Transferzentrum Managementsysteme Industriepark West, Söflinger Strasse 100, Ulm Tel.: , Fax: Mail: Internet: 1

2 Arbeitsweisen im Unternehmen Prozessorientiertes Arbeiten Projektorientiertes Arbeiten wiederholende Tätigkeiten standardisierbare Tätigkeiten trainierbare Tätigkeiten reproduzierbare Ergebnisse systematische Fehler leicht erkennbar kontinuierliche Verbesserung möglich oft abteilungsspezifische Abwicklung meist statische Randbedingungen einmalige Tätigkeiten individuelle Tätigkeiten do it right the first time - Anspruch selten reproduzierbare Ergebnisse systematische Fehler schwer erkennbar sofortige Korrektur notwendig meist interdisziplinäre Abwicklung meist dynamische Randbedingungen 2

3 Charakteristik von Projekten Projekte haben... vorgegebene Ziele Ergebnisziele, Abwicklungsziele, Kosten begrenzte Ressourcen und Kapazitäten Zeit, Budget, Personal, Mittel, Ergebnis Zeit definierte Start- und Endtermine Gesamtprojekt, Arbeitspakete, festgelegte Meilensteine zu wichtigen Ergebnissen oder Ereignissen Freigaben, Präsentationen, während der Durchführung sich ändernde Bedingungen geänderte Spezifikation, andere Lieferanten, geänderte Vorschriften, 3

4 Komponenten der Projektorganisation Aufbauorganisation in Projekten... mit der definiert wird, welche Bereiche in welcher Form zusammenarbeiten, um die definierten Ziele zu erreichen. Ablauforganisation in Projekten... mit der definiert wird, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge abzuarbeiten sind. Projektorganisation Die Projektorganisation ist die "Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes. "Zur Projektorganisation zählen also z.b. alle Gremien (Lenkungsausschuss, Teambesprechungen usw.), organisatorische Regelungen (Projekthandbuch, Betriebsvereinbarungen usw.) sowie die Führungs- und Entscheidungsstrukturen (Organigramm des Projekts). nach DIN

5 Varianten der Aufbauorganisation Organisationsformen der Projektarbeit Expertengruppe Projektmanagement Teamwork reine Projektorganisation Einflussorganisation Matrixorganisation Projekt - Ebene Arbeitspaket - Ebene 5

6 Gegenüberstellung der Organisationsformen Kriterien Teamwork Projektgröße Organisationänderung nur für Projektteammitglieder Projektkomplexität Projektbedeutung Anzahl Projekte Projektmanagement groß klein mittel praktisch keine innerhalb der Linienabteilung (Freistellung) reine Projektorganisation Einflussorganisation Matrixorganisation sehr klein (nur Einzelaufgaben) keine Expertengruppe sehr klein (nur Einzelaufgaben) keine hoch mittel mittel hoch fachlich hoch hoch (oft kundennah) mittel hoch (oft kundennah) gering fachlich hoch hoch gering mittel Einzelaufgaben Einzelaufgaben Projektart oft Kundenprojekte oft Organisationsprojekte oft Entwicklungsprojekte egal egal 6

7 Projektbeteiligte Auftraggeber beauftragt beauftragt beauftragt überwacht entscheidet Lenkungsgremium Steuergremium macht Vorgaben Gesetzgeber Behörden Projektleiter Projektteam beauftragt externer Dienstleister 7

8 Klassierungsaspekte für Projekte betreffend des Projektinhalts... Veränderung von Organisation und Unternehmenabläufen Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen betreffen des Fokus... wirtschaftlicher Fokus strategischer Fokus betreffend des Auftraggebers... interner Auftraggeber (Management) externer Auftraggeber (Kunde) betreffend der Ausprägung... Neuentwicklung (eigen- / fremdbeauftragt) von Produkten Anpassung / Adaption / Erweiterung von Produkten betreffend der Auftretenswahrscheinlichkeit... einmaliges Projekt zyklisches / wiederholtes Projekt betreffende der Ergebnisse... Realisierungsprojekte Lösungsprojekte 8 weitere Differenzierungskriterien können sein... Komplexität Aufwand Bedeutungsgrad Risikograd Termindruck Integrationsgrad von anderen

9 Phasenmodelle für technische Projekte nach Heuer: nach Wildemann: nach Haberfellner: nach REFA: Informationsphase Konzeptphase Definitionsphase Entwicklungsphase Prototypphase Fertigungsphase Nutzungsphase Initiierungsphase Konzeptionsphase Konstruktionsphase Herstellungs- und Bauphase Test- und Einführungsphase Betriebsphase Stilllegungsphase Anstoss zur Vorstudie Vorstudie Hauptstudie Detailstudien Systembau Systembenutzung Systemänderung Problemphase Datenphase Entwicklungsphase Bewertungsphase Auswahlphase Kontrollphase 9

10 Generelle Aufgaben der Projektdurchführung Projektabschluß Projektvorbereitung Projektinitiierung Projektplanung Projektabwicklung Projektzielsetzung Projektauslösung Qualitätsplanung Aufgabenmanagement Projekt beurteilung Projektanalyse Projekteinbindung Strukturplanung Projektcontrolling / -steuerung Erfahrungssicherung Projektauflösung Ablaufplanung Ressourcenplanung Terminplanung Kostenplanung Informationsplanung 10

11 11 Relevante Projektdokumentation Projektantrag / - auftrag Verträge Zeitplan Arbeitspakete Projektstrukturplan Kostenplan Multiprojektübersicht Projektfortschritts -bericht Projekt Review Projektabschluss -bericht Projekt- Logbuch Normen, Richtlinien Dokumente zu Projektergebnissen Kapazitätsplan Vorgabedokumente Nachweisdokumente Projektinitiierung Projektplanung Projektcontrolling Besprechungsprotkolle Projektdurchführung Projektabschluss Aufgabenspeicher

12 Projektstart - Sitzung (Kick - Off - Meeting) Erläuterung und Vorstellung des Projektes und der Projektziele Erläuterung der Bedeutung und der Konsequenzen des Projektes Erläuterung der Grobstruktur des Projektes, Projektphasen, relevante Meilensteine Vorstellung der Projektspezifikas, Projektbesonderheiten, mögliche Projektrisiken Vorstellung aller Projektbeteiligten (Projektleiter, Projektteam) ggf. Vorstellung von Mustern, Produkten, Konzepten, Anwendungen Klärung spezifischer "Regeln" für das Projekt Teilnehmer... Projektauftraggeber Projektleiter, Projektteam projektbetroffene Führungskräfte / Manager ggf. Betriebsrat (z.b. bei Organisationsprojekten) 12

13 Projekteinbindung Maßnahmen zur Projekteinbindung... Einrichtung der benötigten Kostenstellenstruktur Einrichtung notwendiger DV-Strukturen Organisation und Reservierung notwendiger Räumlichkeiten / Einrichtungen / Sachmittel innerbetriebliche Klärung der Befugnisse Klärung des Entlohnungssystems, ggf. Prämien Information von Projektbetroffenen ausserhalb des Projektteams Klärung der Mitarbeiterintegration in die Linienorganisation nach Projektende ggf. Einreichung / Beantragung von Fördermitteln bzw. Förderprogrammen Aktivitäten des internen Projektmarketings 13

14 Planungselemente Qualitätsplanung Qualitätsplanung: Welche messbaren Anforderungen müssen erfüllt sein (Pflichtenheft)? Strukturplanung Ablaufplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Informationsplanung Strukturplanung: Wie lässt sich das Projekt in sinnvolle, überschaubare und notwendige Arbeitspakete gliedern (Arbeitspakete)? Ablaufplanung: In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete bearbeitet werden (Netzplan)? Ressourcenplanung (Sachmittel / Personen) Welche Ressourcen und Kapazitäten werden für welches Arbeitspaket benötigt (Reservierung)? Kostenplanung: Welche Kosten entstehen wo, durch was oder wen und zu welchen Zeitpunkten? Informationsplanung: Welche Informationen werden bis wann vom wenn benötigt? Wer soll bis wann, welche Informationen erhalten? Terminplanung Terminplanung Welche Arbeitspakete müssen von wem bis wann bearbeitet sein (Start- / Endtermine)? 14

15 Varianten von Projektstrukturpläne Erstellung eines Gebäudes 000 objektorientiert Erstellung eines Gebäudes 000 funktionsorientiert Erstellung Rohbau 100 Erstellung Rohinstallation 200 Erstellung Schreinerarbeiten Planung 100 Realisierung 200 Betriebsaufnahme 101 Mauerwerk 102 Wanne 103 Fundamente 201 Stromleitungen 202 Wasserleitungen 301 Fensterrahmen 302 Dachkonstruktion 101 Grundlagen ermittlung 102 Entwurfsplanung 103 Genehmigungsplanung 201 Ausführung 202 Beschaffung 203 Überwachung 204 Abrechnung 301 Bauabnahme 302 Funktionstests 303 Einzug 104 Realisierungsplanung Erstellung eines Gebäudes 000 objekt- und funktionsorientiert Erstellung Rohbau 100 Erstellung Rohinstallation 200 Erstellung Schreinerarbeiten 101 Planung 201 Planung 201 Planung Erstellung Realisierung 103 Überwachung 202 Beschaffung 203 Realisierung 202 Beschaffung 204 Einbau Top-Down = bei Umplanungen 104 Abrechnung 105 Abnahme 204 Einbau 205 Funktionstests 205 Abnahme Bottom-Up = bei Neuplanungen 15

16 Personalplanung: Personalkapazitäten Übersicht zur Personalkapazität über die gesamte Projektlandschaft Reservierte Zeit für aktive Projektarbeit Kalenderwochen Auslastungsfaktor [%] Projektkapazität Projekte Plan Ist Differenz Projekt X Projekt Y Projekt Z Projektlaufzeit benötigte Kapazität 7,8 11,7 9,1 7,8 14,3 7,8 9,1 10,4 5,2 5,2 2,6 9,1 vorhandene Kapazität Reserve 2,2-1,7 0,9 1,2-5,3 1,2-2,1-0,4 4,8 3,8 7,4 0,9 10,0 Differenz projektspezifisch vorhandene - benötigte Kapazität Differenz projektübergreifend vorhandene - benötigte Kapazität Varianten: Transparenz zu... Wer arbeitet wo und wieviel? stundenbezogene Planung funktionsbezogene Planung phasen- bzw. vorgangsbezogene Planung 16

17 Varianten des Projektcontrollings Folgende Varianten des Projektcontrollings werden eingesetzt... regelmässige Abfrage des Projektstatus formalisierte und regelmässige Projektfortschrittsberichte regelmässige Projektbesprechungen Abfrage der Fertigstellungstermine Abfrage des Restaufwandes unregelmässige Gespräche mit dem Projektteam Erfassung und Verfolgung der verbrauchten Mitarbeiterressourcen 17

18 Ermittlung des Arbeitspaketfortschritts Zeitanteils - Methode Bei der Zeitanteils-Methode orientiert sich der Arbeitsfortschritt eines Arbeitspakets an der vom Planwert anteilig verbrauchten Zeit. (z.b. Plandauer 2 Monate -> Arbeitsfortschritt nach 1 Monat = 50 %) Methode Dem Arbeitspaket werden zu Beginn 50 % und zum Ende 50 % des Arbeitsfortschritts zugerechnet. Diese Methode ist allerdings sehr unscharf, da der Arbeitsfortschritt nicht kontinuierlich, sondern sprunghaft dargestellt wird. Deshalb ist diese Methode nur bei schwierigen Planungen von Arbeitspaketen zu verwenden. Meilenstein - Methode Ein Arbeitspaket enthält mehrere Meilensteine, welche eindeutig messbar sind. Für die Erreichung eines Meilensteins wird entsprechend einer Skalierung ein Erfüllungsgrad zugeordnet. (z.b. M1= 20 %, M2 = 30 %, M3 = 50 % -> bei Erreichen von M 2 ergibt sich so ein kumulierter Wert von 50 %). Die Meilenstein-Methode wird angewendet, wenn zeitlich umfangreiche Arbeitspakte vorliegen. Mengen - Proportionalität Die Mengenproportionalität wird bei Arbeitspakten angewendet, bei welchen gleiche Ergebnisse in größerer Anzahl vorliegen. Der Anteil der bearbeiten Ergebnisse wird Proportional zum Arbeitsfortschritt gewertet. (z.b. ein Arbeitspaket umfasst 10 verschiedenen Kundenbefragungen -> nach der Befragung von 6 Kunden ist ein Arbeitspaketfortschritt von 60 % erreicht) Schätzung des Erfüllungsgrads Hierbei wird einfach per subjektiver Schätzung der Erfüllungsgrad des Arbeitspaketes definiert. Einerseits ist diese Methode nicht schlecht da der Bearbeiter selbst am besten festlegen kann, wie viel schon bearbeitet und wie viel noch offen ist. Andererseits kann diese Vorgehensweise kritisch sein, wenn Probleme bei der Bearbeitung des Arbeitspaketes erst spät auftreten. Damit werden abgegebene Werte natürlich gegebenenfalls völlig falsch in der Analyse verwendet. 18

19 Erfahrungssicherung Möglichkeiten der Erfahrungssicherung können sein... Ablage und Zugriffsberechtigung auf relevante Projektdokumente (z.b. Reviews, Log-Buch, Arbeitsspeicher) bekannt geben Planungsdaten für zukünftige Umplanungen und Schätzungsanalogien auswerten und einpflegen in Analogie zum Kick-off (Projektstartsitzung) eine "final session" (Projektabschlusssitzung) mit einem erweiterten und interessierten Teilnehmerkreis zu veranstalten "Projekt-Steckbriefe" erstellen und verteilen (Wer, Was, Wann, Warum, Wie, etc.) aus wichtigen Erkenntnisse (Technologien, Lösungskonzepte) innerbetriebliche Qualifizierungsmaßnahmen zu planen Projektleiter und Projektteam mit ihrem Wissenszugewinn intern "outen" 19

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