Produktive Projektteams

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1 Produktive Projektteams Dr. Pascal Sieber

2 Wir kümmern uns um die Produktivität Ihrer wichtigsten Ressource Think Tank Umsetzung Entwicklung Forschung Workshops & Trainings -Management E-Collaboration Projekt-Führung Führen virtueller Teams Project Office Consulting & Coaching Produktivitäts-Assessment Produktivitätssteigerung Verankerung des Produktivitätsmanagements Seite 1

3 Agenda Themen Herausforderungen der Projektführung Erfolgsfaktoren der Projektführung Die Rolle der Technologie Fazit Das fördert die Produktivität Zuerst denken, dann handeln Menschen erfahrbar machen Resultate erfahrbar machen Seite 2

4 HERAUSFORDERUNGEN Seite 3

5 Zusammenarbeit auf Distanz nimmt zu Seite 4

6 Wissensarbeiter wollen und müssen ortsunbhängig sein vom Papier zum Computer zur neuen Arbeitsweise < Technology Change & Learning + < Human behaviour change Seite 5

7 Neue Arbeitsstile müssen organisiert sein Digitales zusammen Arbeiten Papier basiertes individuelles Arbeiten Seite 6

8 Zu viele Hilfsmittel Aufgabenliste Telefon Mobiltelefon Instant Messaging Intranet Laptop / Notebook CRM Post-it Visiten-Karten Personal Digital Agent (PDA) Datei- Ablage Ticketing Dokumenten- Management Gruppenkalender Sitzungen E-Collaboration Notizen Video-Konferenzen Seite 7

9 Da kann es schon mal zu Missverständnissen kommen Seite 8

10 Mehr als 10-fache Wirkung Methoden Papierlose Prozesse Rollenbeschreibung und Verantwortlichkeiten Zieldefinitionen Konfliktmanagement / Eskalationsprozesse Dokumentenmanagement Fortschritts- und Status-Rapporting Organisation der Gruppenkalender - Elektronische Hilfsmittel Dateiablage Diskussionsforum Abstimmungstool Aufgabenlisten Projektplanungstool Audio-Konferenz etc. + 8% + 20% + 2% Produktivität des Teams Geringe Suchkosten Nachhaltige Entscheidungen Kreative Problemlösung Innovative Ideen Etc. Seite 9

11 ERFOLGSFAKTOREN Seite 10

12 4 Erfolgsfaktoren Projekt- Führung Hilfsmittel der Kommunikation Produktive Teams Hilfsmittel der Resultat- Orientierung Hilfsmittel der Teambildung Seite 11

13 Fit zwischen Voraussetzung und Potenzial Jeder Faktor besteht aus einer Voraussetzung und einem Potenzial. Die Einschätzungen und Empfehlungen basieren auf dem Fit zwischen Voraussetzung und Potenzial. Resultat- Orientierung Projekt- Führung Requirement Team- Bildung Kommunikation Capability Seite 12

14 Gemeinschaftsbasiertes Projekt (virtuelle Teams) Keine gemeinsame Teamkultur oder Arbeitsprozesse. Ein System von sozialen Referenzen. Kommunikation vornehmlich über IT. Selbstkoordination durch Expertise. Typisches Beispiel: Open- Source-Entwicklungs-Teams. Seite 13

15 Netzwerkbasiertes Projekt (virtuelle Teams) Keine gemeinsame Teamkultur. Loser organisationeller Rahmen. Kommunikation vornehmlich über IT. Koordiniert durch eine vermittelnde Stelle. Typisches Beispiel: Airline- Allianzen (z. B. Star Alliance ) Seite 14

16 Projekt mit einem Generalunternehmer Keine gemeinsame Teamkultur. Rechtlicher Referenzrahmen. Kommunikation durch einen Mix von face-to-face Interaktionen und IT. Koordiniert durch einen angeworbenen Projektmanager. Typisches Beispiel: lt/sw- Projekt. Seite 15

17 Supply-Chain-Projekt Eine dominante Teamkultur. Teilweise strukturiert, aber verteilte Arbeitsprozesse. Kommunikation durch einen Mix von face-to-face Interaktionen und IT. Geführt durch einen autoritären Projektmanager. Typisches Beispiel: Automatisierte Industrie- Lieferanten und OEM (Erstausrüster). Seite 16

18 Konventionelles Projektteam Gemeinsame Teamkultur. Strukturierte Arbeitsprozesse. Kommunikation vornehmlich durch face-to-face Interaktionen. Supervision durch einen Manager mittels standardisiertem Kontrollsystem. Typisches Beispiel: Projekte in Consultingfirmen Seite 17

19 Produktivität in lokalen Teams Hilfsmittel zur Team- Bildung Hilfsmittel zur Kommunikation Projekt-Führung ß =.219 Productivity Hilfsmittel zur Resultatorientierung Seite 18

20 Produktivität in virtuellen Teams Hilfsmittel zur Team- Bildung ß =.012 -> bei Projekthälfte Hilfsmittel zur Kommunikation ß =.114 Projekt-Führung ß =.008 Productivity Hilfsmittel zur Resultatorientierung ß =.222 Seite 19

21 Projektführung: Resultat- statt Aufgabenorientierung Wichtig! Qualität Projektführung Seite 20

22 % erledigt Rechtzeitig ist zu spät? Auto reparieren Alle sind sich einig: jetzt ist es geflickt Marketing-Plan Meilenstein erreicht. Ist der Plan fertig? Oft hat jeder eine andere Meinung dazu % der verstrichenen Zeit Ein produktiver Wissenarbeiter liefert nicht rechtzeitig ein fertiges Resultat, sondern möglichst früh ein halbfertiges und verbessert es stetig, bis der Zeitpunkt des Meilensteins gekommen ist. Dann ist er fertig. Seite 21

23 Von der Aufgabenorientierung Seite 22

24 zur Resultatorientierung Seite 23

25 Führungsaufgaben für produktive Teams Traditionell: Neu: Koordination durch Überwachung und Kontrolle Prozessautomation Standardisierung Kurzfristige Orientierung do-it-right-the-first-time 20% des Projektaufwands zur Etablierung der Zusammenarbeitsroutinen Architektur der Lieferung von anfassbaren Resultaten Soziales Kapital und Vertrauen Nachhaltiger Aufbau und Pflege von Fähigkeiten und Fertigkeiten Seite 24

26 DIE ROLLE DER ICT Seite 25

27 Kooperation ist wenn Sie sehen, was ein anderer gerade macht und sofort mithelfen können, wenn Ihnen Sinnvolles dazu einfällt Weil man nicht sieht, was der Wissensarbeiter tut, muss er/sie es sichtbar machen. Seite 26

28 WIE? WER? WARUM? WAS? Seite 27 27

29 Produktivitätssteigerung durch Kommunikationstools Unified Communication... Präsenzinformation Kontext-Information Seite 28

30 Förderung der Zusammenarbeit (Teambildung) durch gegenseitiges Verständnis Foto mit Link auf persönlichen Blog Dateien und Diskussionen darüber am gleichen Ort Seite 29

31 Förderung der Zusammenarbeit (Teambildung) durch gegenseitiges Verständnis Kompliziertere Zusammenhänge können auch mal schnell per Video erklärt werden. Seite 30

32 Die 10 Voraussetzungen des produktiven Kommunikation Dokumentenmanagement Ordner für gemeinsame Nutzung Status Rapport Gruppenkalender Informationsbenachrichtigung Virtuelle Meetingorganisation Elektronischer Datenaustausch Geteilte Aktionsliste Aktualisierte Kontaktliste Gemeinsame Arbeitsplattform Schon diese minimalen Bedingungen sind selten erfüllt Seite 31

33 FAZIT Seite 32

34 Drei Grundsätze Zuerst denken, dann handeln -> 20% mehr Zeit für die Architektur der Lieferung einsetzen -> Resultatorientierung wird ermöglicht Menschen erfahrbar machen -> Presence Services / Blogs -> Wer sich gut kennt, kann reibungslos zusammenarbeiten Resultate und Zwischenresultate erfahrbar machen -> E-Collaboration praktizieren -> Arbeitsstile beachten -> Wenn alle sehen, was alle anderen tun, können sie sich gegenseitig helfen Seite 33

35 Pascal Sieber Sieber&Parnters Seite 34 Accelerate the Pulse of ICT

36 State of the Art genügt nicht Latente Befürchtung von Mitarbeitern und Managern: Office anywhere, Freizeit nowhere. Reaktion des Managements: Selbstmanagement wird zum Schlüsselfaktor. Das heisst: Hire smart people and leave them alone. (Thomas Davenport) Teamleader tragen die Verantwortung für die Produktivität in ihrem Team, durch: Organisation, Motivation und richtige Anwendung der Technik. Seite 35

37 Forschung & Entwicklung zu virtuellen Teams EU Forschungsprojekt: ve-forum.org Lebendes Labor > Projekte > Mitarbeitende Delphi-Studien Stand der Praxis und Herausforderungen > 50 Projektmanager Online Assessment Stiftung Produktive Schweiz Seite 36

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