Wir haben für Sie die wichtigsten Änderungen zum Jahreswechsel 2012 in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengefasst.

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1 Aktuelles im Personalwesen 1/2012 Wir haben für Sie die wichtigsten Änderungen zum Jahreswechsel 2012 in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengefasst. Seite 1. Firmenwagen 2 2. Fahrtkosten allgemein 2 3. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Firmenwagen 2 4. Warengutscheine: Sachbezug 44- -Grenze 2 5. Reisekostenrecht 3 6. Regierung plant Anhebung der Minijob-Grenze 3 7. Lohnsteuerprüfung Zugriff auf die gesamte Buchhaltung 3 8. Zeitarbeit: Folgen für das Entleihunternehmen 3 9. Entsendegesetz Arbeitnehmerüberlassung Illegale Beschäftigung von Ausländern Kommunikation zwischen Sozialleistungsträger und Finanzamt Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung; SV Prüfung Beiträge für freiwillig Krankenversicherte Sozialausgleich Das ELENA Verfahren Erstattungen bei U1-Anträgen für die betriebliche Altersversorgung Seite 1 von 5

2 1. Firmenwagen Anscheinsbeweis für die Privatnutzung: Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Verfügung gilt der Anscheinsbeweis, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug privat nutzen darf. Wird kein Fahrtenbuch geführt, gilt die 1 %- Regelung. Der Anscheinsbeweis kann jedoch dadurch erschüttert werden, dass vom Arbeitgeber ein privates Nutzungsverbot ausgesprochen wird. Dies gilt auch und insbesondere für Poolfahrzeuge. Poolfahrzeuge für die kein Fahrtenbuch geführt wird, sowie kein Nutzungsverbot erteilt ist, werden nach der 1 %-Regelung versteuert, aufgeteilt prozentual auf alle Mitarbeiter. Ein nachträglicher Einbau von Sonderausstattungen erhöht nicht den geldwerten Vorteil. Die Bemessungsgrundlage für die 1 %-Regelung bezieht sich stets auf den Zeitpunkt der Erstzulassung. 2. Fahrtkosten allgemein Es kann wahlweise entweder die Entfernungspauschale erstattet werden oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Selbst dann, wenn die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel die Entfernungspauschale übersteigen (Jahreshöchstbetrag 4.500,00 ). 3. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Firmenwagen Werden Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit einem Firmenwagen durchgeführt, ist bei pauschaler Nutzungswertbestimmung ein monatlicher Zuschlag von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu versteuern. Die 0,03 %-Regelung unterstellt typisierend 15 arbeitstägliche Hin- und Rückfahrten pro Monat. Liegt die tatsächliche Nutzung unterhalb dieses Werts (von 15 Arbeitstagen), kann eine Einzelbewertung der Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises des Firmenwagens je Entfernungskilometer erfolgen. 4. Warengutscheine: Sachbezug 44- -Grenze Sachbezug liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nur eine Sache beanspruchen kann. Unerheblich ist es, dass der Arbeitgeber selbst tätig wird oder den Arbeitnehmer damit beauftragt die Sache zu erwerben. Damit sind jegliche Arten von Gutscheinen, Tankkarten oder Erstattungen von Belegen möglich. Achtung: Eine Geldleistung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer den Gutschein in Geld eintauschen kann. Es ist zu empfehlen dies schriftlich auszuschließen. Die Gutscheinübergabe ist ausreichend und gilt als Zufluss. Kurze Notiz, wann die Gutscheinübergabe erfolgt ist. Sonst keine vertragliche Regelung notwendig. Sogar mündlicher Zuruf genügt Seite 2 von 5

3 5. Reisekostenrecht Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist ein ortsgebundener Mittelpunkt, der fortdauernd und immer wieder mit einer gewissen Nachhaltigkeit aufgesucht wird. Im Gegensatz zur bisherigen Auffassung sind Art, Umfang und Inhalt der dortigen Tätigkeit mitentscheidend, wo sich die regelmäßige Arbeitsstätte befindet. Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt vor, sobald der Mitarbeiter 20% seiner Arbeit im Betrieb verrichtet. (Rückkehr zur Alt-Regelung) Zudem hat der BFH entschieden, dass ein Home-Office keine regelmäßige Arbeitsstätte sein kann. Die Betriebsstätte des Kunden wird grundsätzlich nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer längerfristig beim Kunden eingesetzt wird. Besonderheiten bei Erstattung von Reisekosten: Es dürfen die einzelnen Aufwandsarten bei der Erstattung zusammengefasst werden. Es können auch mehrere Reisen zusammengefasst werden. Der BFH hat in seinen Urteilen zur regelmäßigen Arbeitstätte bei mehreren Tätigkeitsstätten entschieden, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine regelmäßige Arbeitsstätte je Arbeitsverhältnis innehaben kann (Rechtsprechungsänderung). In Fällen, in denen bisher mehrere regelmäßige Arbeitsstätten angenommen wurden, ist die Entfernungspauschale nunmehr nur für Fahrten zwischen Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte anzusetzen; für die übrigen Fahrten können Werbungskosten nach den Grundsätzen einer Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden (Reisekosten). 6. Regierung plant Anhebung der Minijob-Grenze - Anhebung der geringfügig Beschäftigten-Grenze auf Anhebung der Gleitzone auf bis zu 850 Mögliche Termine zur Umsetzung sind u.a , o Lohnsteuerprüfung Die begrenzte Zurverfügungstellung der Sachkonten für den Prüfer ist nicht mehr üblich. Das Finanzamt hat das Recht, die mittels einer EDV erstellten Buchführung durch Datenzugriff zu prüfen. Bei Weigerung des Arbeitgebers kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld erheben in Höhe von mind Zeitarbeit: Folgen für das Entleihunternehmen Der Entleiher haftet zusätzlich zum Verleiher für höhere SV Beiträge. Er ist allerdings gegenüber dem Verleiher nachrangig verpflichtet. Erst wenn die Einzugsstelle das Verleihunternehmen gemahnt hat oder das Insolvenzverfahren eröffnet ist, kann das Entleihunternehmen verpflichtet werden Seite 3 von 5

4 9. Entsendegesetz - Arbeitnehmerüberlassung Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz verpflichtet Arbeitgeber und Entleiher Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen sind aufzubewahren. Dies betrifft alle Firmen welche Leiharbeitnehmer beschäftigen. Bei Unterlassung Bußgeld bis zu Zudem gilt ab 2012: Jeder Verleih ist gewerbsmäßig Genehmigung durch die Bundesanstalt für Arbeit ist erforderlich. Nicht wie früher! Firma A setzt seine AN bei Firma B vor Ort ein. Bsp1: Folge: Bsp2: Folge: Der AN ist nur seinem AG A weisungsgebunden. kein Problem evtl. Werkvertrag Der AN befolgt Weisungen des B Arbeitnehmerüberlassung Genehmigung erforderlich. 10. Illegale Beschäftigung von Ausländern Wenn die erforderliche Arbeitsgenehmigung nicht vorliegt: Möglichkeit Arbeitnehmer: Geldbuße von bis zu Bei beharrlicher Wiederholung mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Möglichkeit Arbeitgeber: Geldbuße bis zu Bei beharrlicher Wiederholung mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. 11. Kommunikation zwischen Sozialleistungsträger und Finanzamt Der Bezug von Sozialleistungen führt zur Anwendung eines besonderen Steuersatzes im ESt-Recht. Progressionsvorbehalt. Erstmalig ab 2011 übermitteln die Leistungsträger die Daten elektronisch an die Finanzverwaltung. 12. Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung; SV Prüfung Hierbei soll der Arbeitgeber bei einer Sozialversicherungsprüfung seine Daten elektronisch im Online- Verfahren an die DRV melden. Der Betriebsprüfer hat mittels einer eigenen Auswertungssoftware die Prüfung durchzuführen. Start: ungewiss; voraussichtlich 07/2012. Problem: Die DRV geht davon aus, dass hierbei die vollständige Fibu erforderlich ist, also vorgelegt werden müsste Seite 4 von 5

5 13. Beiträge für freiwillig Krankenversicherte Die durch einen ESt-Bescheid nachgewiesenen Einkünfte sind nicht erst bei der Festsetzung der Beiträge zur freiwilligen KV für Zeiträume ab Vorlage des Steuerbescheides in der Zukunft beitragsmindernd, sondern auch rückwirkend zu berücksichtigen. 14. Sozialausgleich Der Praxisstart des Sozialausgleichs verschiebt sich wie die ELSTAM auf Das ELENA Verfahren Wurde eingestellt. Ein neues datenschutzsichereres Verfahren ist geplant und bereits im Aufbau. 16. Erstattungen bei U1 Anträgen für die betriebliche Altersversorgung Da es nicht auf die sv-pflichtige Beurteilung ankommt, sondern auf den arbeitsrechtlichen Anspruch, ist die betriebliche Altersversorgung U1 erstattungsfähig. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Ihr Ott&Partner Lohn-Team Sandra Röhrle Agnes Rother Monika Rittwag Susanne Fergin 08 21/ / / / Seite 5 von 5