Das führende -Archiv für JEDE Unternehmensgröße

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1 Das führende -Archiv für JEDE Unternehmensgröße Rechtskonforme -Archivierung T. Volkert, ByteAction GmbH Die Kommunikation ist einer der wenigen prüfbaren und nachvollziehbaren schriftlichen Kommunikationsmittel innerhalb Ihres Unternehmens. Wie in der Brief- oder Faxkommunikation werden auch geschäftlich und steuerrelevante s empfangen und versandt. Der Informations- und Datenfluss, der via geregelt werden muss, ist die erste und wichtigste Herausforderung für jeden Geschäftsführer und Unternehmer. Rechtssicher Datenschutzkonform (4-Augen) - Betriebsrat sicher

2 Herausforderung Was sollten Sie über Archivierung wissen und welchen Herausforderungen stehen Sie gegenüber? Es gibt Gesetze, die ein Unternehmen zur -Archivierung verpflichten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Abgabenordnung (AO) bestimmt die Aufbewahrungsfristen GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme Datenschutzgesetz setzt den Speichermöglichkeiten enge Grenzen Telekommunikationsgesetz (TKG) regelt das Fernmeldegeheimnis Telemediengesetz (TMG) setzt der Archivierung starke Grenzen, selbst bei Duldung der Privatnutzung von durch die Mitarbeiter. Datenschutzvorgaben (private s erlaubt?/betriebsvereinbarung vorhanden?) Sie wollen Ihren Mailserver entlasten Sie wollen eine Langzeitarchivierung ermöglichen auch bei Mitarbeiterwechsel Sie wollen beweisfähig bleiben bei Rechtstreitigkeiten

3 Was gilt es dabei zu beachten? Gesetzlichen Anforderungen müssen nach Deutschem Recht eingehalten werden (GDPdU, AO, GoBS, ) Welche Anforderungen haben Sie zusätzlich?

4 Gesetzesunabhängige Anforderungen Weitere Vorteile für die Archivierung Sie wollen das Löschen von geschäftsrelevanten s verhindern Sie wollen ihre Beweisfähigkeit erhöhen Sie wollen das Unternehmen vor Datenverlusten schützen Sie wollen Kosten sparen und Verwaltungsaufwände minimieren Sie wollen Sie und andere vor Einsichtnahme in fremde Inhalte schützen Sie wollen Ihren Mailserver entlasten Sie wollen die Implementierungsdauer verkürzen -Kosten sparen? Plattformunabhängigkeit Was kommt dann?

5 Ihre Herausforderung Und welche Stolpersteine gibt es? Was muss denn eigentlich archiviert werden Grundsätzlich sind nach HGB nur alle Handelsbriefe aufzubewahren Abgabenordnung und GDPdU gehen weiter und verlangen alle steuerlich relevanten Daten aufzubewahren Die Prüfbehörde hat damit ausschließlich das Recht, auf Daten zuzugreifen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind Der Prüfer darf laut Abgabenordnung auch nicht relevante Daten auswerten, wenn er sie bei der Prüfung vorfindet Nicht Archivierungspflichtig sind Spam, Phishing + Viren (Mailware), Newsletter und Rundschreiben Es ist die Aufgabe des Steuerpflichtigen die relevanten Daten von den anderen abzugrenzen und dabei den Datenschutz einzuhalten Wie soll das nun gehen?

6 Und wenn private s erlaubt sind? Darf ich dann überhaupt s archivieren? Wir wollen keine Betriebsvereinbarung Einführung einer Betriebsvereinbarung dauert zu lange, ist uns zu aufwändig Mitarbeiter sollen nicht demotiviert werden Das war schon immer so Wir haben eine Backup-Sicherung Sensibilisieren Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der E- Mail Kommunikation wie soll das gehen?

7 Die Lösung Mitarbeiter sensibilisieren Ihre Herausforderung 4-Augen Prinzip Keine Einsicht durch Dritte auf archivierte s von Benutzern Privat Mails können als privat gekennzeichnet werden 4-Augen Prinzip bei Steuerprüfung sowie bei Verdachtsmomenten mit Datenschützer Automatisierte Kategorisierung von geschäftsrelevanten s Dadurch erkennen die Mitarbeiter, dass die als GDPdU relevant archiviert wurden und werden auf die Kommunikation sensibilisiert Der Betriebsvereinbarung steht nach ein paar Monaten Nutzung nichts mehr im Weg WICHTIG: Administratoren und/oder Geschäftsführung haben keinen Einblick auf Inhalte!! Mit der -Archivierungslösung BytStorMail erfüllen wir alle gesetzlichen Anforderungen zur -Aufbewahrung und halten auch die strengen Vorgaben zum Datenschutz ein Dirk U. Krohberger, Prokurist & Leiter Geschäftsbereich Organisation beim Automobilclub von Deutschland (AvD)

8 Und wie soll das alles gehen? Mit einer Lösung Made in Germany für Deutsche Vorgaben s werden automatisiert als GDPdU relevant markiert der Prüfer erhält ausschließlich darauf nur per 4-Augen Prinzip Zugriff Alle s werden vorab und zentral archiviert, die Trennung zur Geschäftsrelevanz erfolgt via Markierung s verbleiben beim Postfachbesitzer der Administrator darf Inhalte nicht einsehen Löschen ist nicht zulässig Sonderfälle zu besprechen mit dem Hersteller (Ausnahmen: Strafrechtlicher Inhalt, Bewerbungen, Firmenvorgaben) Spam- und Virenfilter (individuell einstellbar) inklusive Sehen wir uns das Schaubild und die Funktionsweise an

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10 Herausforderung nach Entscheidern Die Gründe, eine rechtskonforme Archivierung einzuführen, sind je nach Entscheider unterschiedlich. Für die Geschäftsführung ist ein schneller Return on Invest wichtig, die IT-Leitung möchte das Aufkommen in den Griff bekommen, der Anwender fordert, dass seine älteren oder gelöschten s schnell wieder herstellbar sind, das Unternehmen möchte für seine Kunden Auskunftskompetent sein. Mit BytStorMail führen Sie ein Produkt ein, das genau diese Anforderungen erfüllt.

11 Für die Geschäftsführung Minimierung des Haftungsrisikos für die Geschäftsleitung Beweisfähigkeit bei Rechtstreitigkeiten Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der GDPdU und des Datenschutzes Fälschungssichere Archivierung durch Log-Prüfsumme -Schutz durch 4-Augen Prinzip Schnelles Wiederfinden von wichtigen s Schutz der vorhandenen Investitionen Sensibilisierung der Mitarbeiter beim Umgang mit s

12 Für die IT Abteilung Entlastung des -Servers & gleichzeitiges -Backup Betrieb unabhängig von vorhandener Hardware, -Servern und Betriebssystemen Einfache -Backup Lösung Keine Client-Installationen notwendig Postfachbegrenzungen abschaffen und Löschen vermeiden Plug & Play in 30 Minuten Betriebsbereit! Keine Anwenderschulungen erforderlich

13 Für das Unternehmen & die Mitarbeiter Produktivität und Informationsverfügbarkeit steigern Keine verdeckten Zusatzkosten für Lizenzen oder Funktionen Einfache Administration und schnelles Finden und Wiederherstellen spart Zeit und minimiert Kosten Kostenfreier Spam- und Virenfilter enthalten Auch bei Ausfall des Mailservers sind alle archivierten s weiterhin verfügbar

14 Software BytStorMail in einer virtuellen Umgebung Voraussetzung: mind. 2 Ghz Dual- Core CPU, 64bit, mind. 2 GB, 4 GB, RAID mit 2 Festplatten, mind. 144 GB VMWare, XEN, HyperV, CENTOS (sonstige bitte anfragen) Mit DVD über GUI installierbar, Key benötigt (Bei ByteAction beantragen) Archiv oder Relay Variante einstellbar Anti-Spam & Anti-Viren kostenfrei enthalten Lizenz Upgrades & Hotline Support für 1 Jahr enthalten, Verlängerung auf 3-5 Jahre möglich. Erweiterung der Service Pläne auf Bronze, Silber, Gold, Premium auf Anfrage. Appliance BytStorMail als plug&play Appliance Blackbox möglich bitte anfragen Zertifiziert: Fujitsu Primergy Server, IBM x-series, HP ProLiant, Dell Bitte fragen Sie Ihre Appliance an Key wird benötigt (Bei ByteAction zu beantragen) Archiv oder Relay Variante einstellbar Anti-Spam & Anti-Viren kostenfrei enthalten Software Updates und Hotline Support für Software & Hardware für 1 Jahr enthalten. Erweiterungen auf Anfrage möglich SaaS BytStorMail als Software as a Service Lösung Keine Umstellung der bisherigen E- Mail Infrastruktur notwendig Zusätzliche Services über die SaaS Partner möglich (Blackberry, Exchange etc.) Kostenfreier Spam- und Virenfilter enthalten Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, monatliche oder jährliche Abrechnung Mailkontengenau möglich 7x24x4 Verfügbarkeit des Archivs Zusätzliche Servicevarianten auf Anfrage BytStorMail DVD & Lizenzkey beantragen unter persönliche Beratung unter

15 FAZIT BytStorMail ist somit das einzige Archivierungssystem, mit dem alle Vorgaben gesetzlich, steuerrechtlich und aus Datenschutzsicht eingehalten werden können. Mit BytStorMail werden alle Mitarbeiter im Unternehmen auf den korrekten Umgang mit s sensibilisiert Wir unterstützen Sie auch während der Einführung der Lösung auch im Hinblick auf Datenschutz, Betriebsvereinbarungen, Audits etc. Sprechen Sie uns einfach an! Wir stellen Ihnen Ihr persönliches Rundum-Sorglos-Paket zusammen

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