Anforderung an die Reisekostenabrechnung in Projekten

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1 Anforderung an die Reisekostenabrechnung in Projekten Sophia Engelhardt, Haus der Wirtschaft, Kiel, Trägerforum ZPA, Firmenkunden Immobilienkunden Kommunalkunden Zuschüsse

2 Welche Vorschriften sind maßgebend? Vorgaben aus dem Zuwendungsbescheid Leitfaden zum Zukunftsprogramm Arbeit Abrechnung erfolgt analog dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) bei Auslandsreisen analog der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) 2

3 Definition Dienstreise Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. ( 2 Abs. 1 BRKG) Dienststätte ist die Stelle, bei der regelmäßig Dienst versehen wird. Die Erledigung von Dienstreisen am Dienstort oder Wohnort sind auch Dienstreisen. Dienstort ist die politische Gemeinde, in der sich die Dienststätte befindet. Wohnort ist die politische Gemeinde, in der Dienstreisende ihren Wohnsitz haben. Tägliche Fahrtkosten der Projektmitarbeiter/innen zwischen Wohn- und Dienststätte sind nicht zuwendungsfähig! 3

4 Zu beachten: vor Antritt der Dienstreise ist eine schriftliche Genehmigung durch den Vorgesetzten notwendig Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist zu beachten (Zahl der Teilnehmenden, Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken) Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Anschlussfrist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise durch den Dienstreisenden zu beantragen 4

5 Welche Unterlagen müssen eingereicht werden? Reisekostenabrechnung mit folgenden Angaben: Wer Wann Wohin Warum Wie Achtung! Alle Reisekostenunterlagen sind im Original aufzubewahren Reisekosten sind unter den Sonstigen Kosten abzurechnen 5

6 Wer, wann Wer? Reisekosten werden nur für zur Zeit der Dienstreise im Projekt tätige Mitarbeiter anerkannt (Angabe des Namens) Wann? Angabe von Datum (ggf. mehrere Tage) und Uhrzeit (Dauer) Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Dienststätte/ Wohnung (Wirtschaftlichkeit muss beachtet werden!) Dienstreise während des Bewilligungszeitraumes 6

7 Wohin, warum Wohin? Abfahrts- und Ankunftsort sind anzugeben gefahrene km/ Strecke Warum? Zweck der Dienstreise ist anzugeben (Projektbezug) bei Tagungen ist das Tagungsprogramm vorzulegen 7

8 Wie Wie? Beförderungsmittel: öffentlicher Nah- und Fernverkehr Privat- PKW Dienstwagen Mietwagen Taxi Flugzeug 8

9 Beförderungsmittel öffentlicher Nah- und Fernverkehr 4 BRKG bevorzugte Beförderungsmittel: öffentlicher Nah- und Fernverkehr Kosten werden im Rahmen der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet entgegen dem BRKG werden bei Nutzung der Bahn grds. nur Fahrten der 2. Klasse erstattet Kosten der höheren Klasse können im Einzelfall mit Begründung (z.b. körperliche Einschränkungen) anerkannt werden mögliche Fahrpreisermäßigungen sind zu berücksichtigen die Kosten einer BahnCard können anerkannt werden, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist 9

10 Beförderungsmittel Privat-PKW 5 BRKG grds. 0,20 /km zurückgelegter Strecke maximal 130,00 je Dienstreise bei Bestätigung über erhebliches dienstliches Interesse werden 0,30 /km anerkannt Bestätigung kann im Einzelfall oder allgemein für regelmäßig wiederkehrende Dienstgeschäfte getroffen werden (erhebliches dienstliches Interesse muss vor Antritt der Dienstreise bescheinigt werden) erhebliches dienstliches Interesse liegt vor, wenn ein Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann oder nach Sinn und Zweck eines Dienstgeschäftes notwendig ist und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht 10

11 Beförderungsmittel Dienstwagen 5 BRKG Im Rahmen des ZPA gelten Fahrzeuge, die sich im Eigentum oder im Besitz von Projektträgern befinden, als private Fahrzeuge im Sinne des BRKG! Abgerechnet werden können somit entweder: 0,20 /km bzw. 0,30 /km oder die tatsächlich gezahlten Tankkosten (Vorlage der Tankbelege, Fahrtenbücher) Aber! Es ist keine Wegstreckenentschädigung an Mitarbeiter zu entrichten - durch Fahrten mit Dienstwagen entstehen den Mitarbeitern keine Kosten 11

12 Beförderungsmittel Mietwagen 4 Abs. 4 BRKG unter triftigen Gründen zuwendungsfähig, wenn: regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und ein Dienstwagen nicht zur Verfügung steht zuwendungsfähig ist nur die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse die entstandenen notwendigen Kosten werden anerkannt (Miete, Benzin, etc.) liegen keine triftigen Gründe vor, werden die Kosten analog der Wegstreckenentschädigung nach 5 Abs. 1 BRKG anerkannt (0,20 /km) 12

13 Beförderungsmittel Taxi 4 Abs. 4 BRKG unter triftigen Gründen zuwendungsfähig: dringende dienstliche Gründe (Einzelfall) persönliche Gründe (z.b. Gesundheitszustand) regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren Fahrten zwischen Uhr und 6.00 Uhr Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe liegen keine triftigen Gründe vor, werden die Kosten analog der Wegstreckenentschädigung nach 5 Abs. 1 BRKG anerkannt (0,20 /km) 13

14 Beförderungsmittel Flugzeug 4 BRKG Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus: dienstlichen Gründen (z.b. terminbedingt) erfolgt oder wirtschaftlichen Gründen (z.b. geringere Kosten, Arbeitszeitgewinn von mind. einem ganzen Arbeitstag entsteht) erfolgt es werden nur die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet 14

15 Tagegeld 6 BRKG als Ausgleich von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld: bei Abwesenheit von 24 Stunden: 24,00 bei Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12,00 bei Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6,00 bei Erhalt von unentgeltlicher Verpflegung, wird: für Frühstück 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag einbehalten gleiches gilt, wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs-, oder Nebenkosten enthalten ist 15

16 Übernachtungskosten 7 BRKG Übernachtungskosten werden erstattet, soweit diese notwendig sind (pauschal 20,00, mit Rechnung bis 60,00 ) höhere Übernachtungskosten sind im Einzelfall zu begründen Übernachtungskosten werden nicht gewährt: für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln (Nachtfahrt) bei Dienstreisen am Wohnort bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft wenn das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist 16

17 Nebenkosten 10 BRKG Nebenkosten sind Auslagen, die: ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäfts zusammenhängen und notwendig sind, um das Dienstgeschäft überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen ausführen zu können besteht ein erhebliches dienstliches Interesse sind Nebenkosten wie Parkgebühren, Kosten für Fähren und Mauten in voller Höhe zuwendungsfähig bei Anwendung der Wegstreckenentschädigung i.h.v. 0,20 /km sind lediglich Parkgebühren bis zu 5,00 täglich erstattungsfähig 17

18 Bsp. für Nebenkosten, die nicht zuwendungsfähig sind: Reiseausstattung (z.b. Koffer, Taschen) Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten Reiseversicherungen Ersatzbeschaffung, Reparatur und Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke Auslagen für Kreditkarten Arzt- und Arzneimittelkosten 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zu Fragen und sonstigen Wortmeldungen sind Sie herzlich eingeladen! 19

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