23 Auftragsabwicklung

Transkript

1 23 Auftragsabwicklung A Herr Wagner hat neulich beschlossen, sich als Finanzberater selbstständig zu machen. Inzwischen hat er für seine neue Beratungsfirma Fibe, die er zusammen mit zwei anderen Kollegen betreiben will, passende Büroräume in München gefunden: groß und hell, aber leer. Ü 1 Überlegen Sie, welche Ausstattung Herr Wagner für seine Firma braucht. Ü 2 a) Herr Wagner hat eine Aufgabenliste zusammengestellt. Was muss er alles tun? Beispiel: Herr Wagner hat vor, sich die Webseiten einiger Computerfirmen anzusehen. Kataloge für Vorhänge und Rollos Anbieter von Kaffeemaschinen Preisliste Webseiten einiger Computerfirmen Frau Fleischmann von der österreichischen Firma AZ-Büro Termin mit dem Möbellieferanten zuschicken lassen anrufen vereinbaren ansehen ansprechen bestellen b) Ergänzen Sie. 1 Herr Wagner will sich die Kataloge für Vorhänge und Rollos ansehen, denn 2 Die Anbieter von Kaffeemaschinen spricht er deswegen an, weil 3 Er lässt sich verschiedene Preislisten zuschicken, damit 4 Frau Fleischmann ruft Herrn Wagner an, denn 5 Er sieht sich die die Webseiten einiger Computerfirmen an, um 6 Er vereinbart mit dem Möbellieferanten einen Termin, damit c) Überlegen Sie, welche anderen Aufgaben Herr Wagner noch erledigen muss.

2 Falls Herr Wagner eine der oben genannten Firmen mit der Absicht anspricht, ihre Produkte zu kaufen, handelt es sich eigentlich um die Erteilung eines Auftrages. Die Abwicklung eines Auftrags verläuft in einer bestimmten Reihenfolge. Ü 3 a) Tragen Sie folgende Begriffe in das Schema ein. Zahlung Lieferung Angebot Warenerhalt Anfrage Auftrag/Bestellung Kontrolle des Geldeingangs Rechnung Auftragsbestätigung Kunde (Käufer, Auftraggeber) Lieferant (Verkäufer, Auftragnehmer) 1 2 Angebot Warenerhalt b) Beschreiben Sie den Ablauf eines Auftrags. c) Tragen Sie folgende Verben in den Lückentext ein. reklamieren ausstellen annehmen ausliefern erhalten machen bezahlen unterbreiten bestätigen Zuerst (1) unterbreitet der Kunde eine schriftliche oder mündliche Anfrage. Der Lieferant (2).. ihm ein Angebot. Falls der Kunde das Angebot (3)..., handelt es sich um einen Auftrag bzw. um eine Bestellung. Der Auftragnehmer muss diese Bestellung (4)..., die Waren (5). und die Rechnung (6).... Nachdem der Kunde die Waren (7)... hat, muss er die Rechnung (8).... Mangelhafte Lieferung wird (9).... Ü 4 In welcher Reihenfolge unternimmt der Käufer/Verkäufer folgende Schritte? Käufer ( ) Preis, Liefer-und Zahlungsbedingungen besprechen (1 ) Lieferanten suchen ( ) Lieferung erhalten ( ) Ware bestellen ( ) Qualität und Quantität der gelieferten Ware kontrollieren ( ) Konkurrenzangebote vergleichen ( ) Rechnung bezahlen ( ) Anfragen machen Verkäufer ( ) Rechnung an den Kunden schicken ( ) Angebot unterbreiten ( ) Auftrag (Bestellung) erhalten ( ) Zahlung erhalten ( ) Ware liefern (1) Anfrage erhalten ( ) Auftrag bestätigen Ü 5 a) Hören Sie sich den folgenden Dialog an. Welche Informationen sind für Herrn Wagner wichtig?

3 Telefon- Notizen Tag des Anrufs: Donnerstag, der OO9 Uhrzeit: Nr. des Anrufenden: Gespräch mit:.. Gespräch geführt von:. Kurzer Inhalt des Gesprächs:... b) Hören Sie sich den Dialog noch einmal an. Beantworten Sie folgende Fragen. 1 Warum hat sich Herr Wagner für die österreichische Firma AZ Büro entschieden? 2 Wonach fragt Herr Wagner? Warum kann er keine Preisliste bekommen? 3 Was hat ihm Frau Fleischmann versprochen? 4 Welche Büroausstattung wird erwähnt? 5 Worauf haben sich die beiden Gesprächspartner geeinigt? B Herr Wagner möchte für seine Firma auch Büromöbel bestellen. Er hat einen Anbieter gefunden und schickt ihm eine Anfrage. Ü 6 a) Sehen Sie sich die folgende schriftliche Anfrage an. Fibe Birkenstraße München Eurormöbel GmbH, Leopoldstraße 33, München E- Mail : euromoebel@gmx.de Tel./Fax: München, Anfrage wegen Büromöbeln Sehr geehrte Damen und Herren, für die Ausstattung unserer Büroräume benötigen wir drei Schreibtische, drei Drehstühle und fünf Schränke. Bitte unterbreiten Sie uns ein ausführliches Angebot und informieren Sie uns über Ihre Rabatte, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Mit freundlichen Grüßen Wolfgang Wagner Fibe

4 b) Beantworten Sie folgende Fragen. 1 Wer ist der Absender? 2 Wer ist der Empfänger? 3 Was ist der Gegenstand des Briefes? 4 Was möchte der Absender alles zugeschickt bekommen? 5 Wie lautet die übliche Anrede? 6 Wie ist die Grußformel? 7 Was macht den Text übersichtlich? Ü 7 Setzen Sie die Satzteile richtig zusammen. 1 Ihre Adresse wurde uns 2 Wir haben Ihre Adresse 3 Die IHK hat uns 4 Wir interessieren uns 5 Wir sind interessiert 6 Bitte senden Sie uns 7 Wir brauchen auch Angaben 8 Die Deutsche Bank erteilt Ihnen 9 Wir denken, dass eine Zusammenarbeit a) für Ihre Büromöbel. b) an Sie verwiesen. c) von der IHK mitgeteilt. d) gerne Auskunft über uns. e) von der IHK bekommen. f) für beide Seiten vorteilhaft wäre. g) an Ihren Produkten. h) über Ihre Verkaufs- und Lieferbedingungen. i) ein Angebot zu. Ü 8 Teamarbeit: Suchen Sie in kleinen Gruppen Vorteile und Nachteile von folgenden mündlichen und schriftlichen Anfrageformen. Brief Telefonanruf Pro: Kontra: Herr Wagner hat im Katalog ein paar interessante Möbelstücke gefunden und auf seine Anfrage folgendes Angebot von der Firma Intermöbel GmbH bekommen.

5 Ü 9 a) Tragen Sie die Ausdrücke im Angebot richtig ein. Rechnung Auftragseingang Zahlungsform Angebot Bestellwert Rabatt Anfrage Euromöbel GmbH, Leopoldstraße 33, München E- Mail: euromoebel@gmx.de Tel./Fax: Fibe Birkenstraße München München, ANGEBOT Sehr geehrter Herr Wagner, wir danken Ihnen für Ihre (1). vom 25. März und freuen uns, dass Sie an unseren Produkten interessiert sind. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes (2).. : Art.-Nr. Bezeichnung Menge Stückpreis Bürotisch Drehstuhl Einzelschrank Gesamtpreis: (minus 2% (3) Rabatt) 2499 Lieferzeit: 14 Tage nach (4) Lieferbedingung: ab Werk* Zahlungsbedingungen: gegen (5) (6). : durch Banküberweisung auf unser Konto Rabatt: 2% Rabatt ab einem (7) von 2000 Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Mit freundlichen Grüßen Sabine Müller Intermöbel GmbH * Der Käufer trägt die Beförderungskosten bis zum vereinbarten Bestimmungsort.

6 b) Beantworten Sie folgende Fragen. 1 Für welche Produkte interessiert sich Herr Wagner? 2 Wie viel Stück möchte er? 2 Was kosten die einzelnen Möbelstücke? 3 Wie sind die Lieferbedingugnen? 4 Wie sind die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsform? 5 Bekommt er einen Rabatt? Warum? c) Bringen Sie die Textteile in die richtige Reihenfolge. a) Die Zahlung erfolgt innerhalb 10 Tagen nach Rechnungserhalt mit 3% Skonto b) beträgt momentan 2 bis 3 Wochen. c) wir danken Ihnen für Ihre Anfrage d) Sehr geehrter Herr Vydra, e) hängen von der Liefermenge ab und verstehen sich einschließlich Verpackung. Die Lieferzeit f) 10 Stück Vorhänge, Farbe weiß oder dunkelbraun g) oder innerhalb 30 Tagen netto bei der Münchner Bank. h) Über einen baldigen Auftrag von Ihnen würden wir uns freuen. i) und unterbreiten Ihnen folgendes Angebot: j) Dieses Angebot gilt bis k) zum Preis von 43 pro Stück. Unsere Preise f Ü 10 Versuchen Sie die einzelnen Zahlungsbedingungen zu erklären. Vorauszahlung Zahlung gegen Nachnahme Barzahlung bei Übernahme der Ware (durch einen Transportführer, z.b. die Post) Zahlung gegen Rechnung Zahlungsziel

7 Ü 11 Rollenspiel: Telefonische Anfrage: Herr Klein möchte ein Spielzeugwarengeschäft eröffnen und ruft deshalb im Büro eines großen Spielzeugproduzenten an. Partner A Käufer (Klein) Sie möchten ein Spielzeugwarengeschäft eröffnen. Sie möchten sich auf Lego- und Puzzlespiele konzentrieren. Fragen sie nach: Produktpalette Katalog Preisliste Rabatt Lieferzeit Treffen mit dem Handelsvertreter Partner B Verkäufer (Schwarz) Sie sind Handelsvertreter eines Spielzeugwarenherstellers. Informieren Sie den Käufer über: ihre Produkte Preise Lieferzeit schriftliches Angebot und beantworten Sie seine Fragen. Sagen Sie Herrn Schwarz, für welche Produkte er das Angebot unterbreiten soll. Bei größeren Anschaffungen wird zwischen Käufer und Verkäufer ein schriftlicher Kaufvertrag geschlossen. Im Kaufvertrag werden unter anderem der Kaufgegenstand und weitere wichtige Bedingungen festgelegt. Der Verkäufer ist verpflichtet, die Ware ohne Mängel zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern. Der Käufer ist verpflichtet, die Ware abzunehmen und den Kaufpreis zu bezahlen. Ü 12 a) Welche Angaben sollte ein Kaufvertrag Ihrer Meinung nach enthalten? Name und Anschrift des Verkäufers, Garantie b) Welche Angaben zum Kaufgegenstand finden Sie im Angebot in Übung 9 a)? c) Wählen Sie die richtige Variante im folgenden Lückentext. Allgemeine Geschäftsbedingungen - Kaufvertrag Wenn man eine größere Anschaffung macht, zum Beispiel einen Möbel-, Auto- oder Computerkauf, (4) (ist, wird, werden) meist ein schriftlicher Kaufvertrag geschlossen. Bei (5) (der, die, dem) Unterschrift unter die Bestellung sollte der Käufer (6) (unter, auf, in) das sogenannte Kleingedruckte, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, achten. Der Verkäufer hat die Pflicht, den Käufer auf diese Klauseln (7) (hinweisen, hinzuweisen, hingewiesen). Dies kann dadurch geschehen, (8) (dass, wenn, so) auf der Vorderseite des Vertrags ein Vermerk steht: Bitte beachten Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Rückseite. Ein Hinweis auf dem Lieferschein oder auf der Rechnung reicht nicht aus. Diese Bedingungen sind ein Teil (9) (der, des, dem) Kaufvertrags und sollten daher in Ruhe durchgelesen werden, (10) (vor, bevor, nachdem) man den Kaufvertrag unterschreibt.

8 Herr Klein trifft den Handelsvertreter des großen Spielzeugwarenherstellers, bei dem er neulich eine telefonische Anfrage (siehe Ü 11) gemacht hat. Jetzt geht es um den Kaufvertrag. Ü 13 Verhandeln Sie über die einzelnen Bedingungen. Partner A Herr Klein Partner B Vertreter des Spielzeugwarenherstellers Kaufgegenstand, Quantität (Menge), Qualität (Farbe, Stoff...), Preis, Rabatt, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Zahlungsform (Bargeld, Überweisung,...), Garantie Ü 14 Worauf muss man beim Kaufvertragsabschluss beachten? Berücksichtigen Sie dabei die Gefahren, die dem Verkäufer bzw. Käufer drohen. Frau Müller von der Firma Euromöbel ist gerade dabei, die Bestellung von Herrn Wagner zu erledigen. Sie braucht jedoch noch ein paar Informationen, die zu einer reibungslosen Bearbeitung des Auftrags notwendig sind. Ü 15 a) Hören Sie sich den folgenden Dialog an. Was würden Sie sich anstelle von Herrn Wagner notieren? Telefon- Notizen Tag des Anrufs: Dienstag, der OO9 Uhrzeit: Nr. des Anrufenden: Gespräch mit:.. Gespräch geführt von:. Kurzer Inhalt des Gesprächs:. b) Hören Sie den Dialog noch einmal und beantworten Sie folgende Fragen. 1 Welche Büromöbel hat Herr Wagner bestellt? 2 Wird die Ware frei Haus oder ab Werk geliefert? 3 Welchen Unterschied gibt es zwischen der Post und der Spedition Ricken? 4 Wo befinden sich derzeit die bestellten Büromöbel? 5 Auf welche Zahlungsbedingungen haben sich Herr Wagner und Frau Müller geeinigt?

9 C AUFTRAGSABWICKLUNG Am Anfang der meisten Aufträge steht eine Anfrage. Es handelt sich um eine rechtlich unverbindliche Bitte an ein Unternehmen, um Informationen über Produkte, Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen zu erhalten. Die Antwort auf die Anfrage ist das Angebot. Damit richtet sich der Anbieter an eine bestimmte Person / Firma und erklärt dieser, unter welchen Bedingungen er bereit ist, Waren zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Falls der Kunde das Angebot annimmt, handelt es sich um eine Bestellung. Rechte und Pflichten von Käufer und Verkäufer regelt der Kaufvertrag. Im Kaufvertrag werden unter anderem der Kaufgegenstand und weitere wichtige Bedingungen festgelegt. Der Verkäufer ist verpflichtet, die Ware ohne Mängel zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern. Der Käufer ist verpflichtet, die Ware abzunehmen und den Kaufpreis zu bezahlen. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Kaufvertrag zustande kommen kann: - Der Verkäufer unterbreitet ein Angebot, das der Käufer annimmt, indem er zu den Bedingungen des Angebots bestellt. - Der Käufer bestellt eine Ware, ohne ein Angebot vorliegen zu haben; der Verkäufer muss diese Bestellung entweder ausliefern oder bestätigen ( = Auftragsbestätigung ). Eine Bestellung ohne Angebot macht eine Auftragsbestätigung notwendig, um den Kaufvertrag abzuschließen. Durch einen Kaufvertragsabschluss entstehen dem Käufer und dem Verkäufer bestimmte Rechte und Pflichten. Diese werden durch die sog. allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt, die als vorformulierte Klauseln in den Vertrag einbezogen werden. Bestandteil von Kaufverträgen sind die Zahlungsbedingungen. Sie legen die Art und Weise der Zahlung fest. So werden Zahlungsort, Zahlungsweise (in bar, per Scheck, Kreditkarte oder Wechsel), Zahlungsabwicklung (z.b. Vorauszahlung, Zahlung gegen bzw. per Rechnung oder Zahlung gegen bzw. per Nachnahme) sowie Zahlungsfristen ( Begleichen Sie bitte die Rechnung abzüglich 2% Skonto innerhalb von 14 Tagen oder innerhalb von 30 Tagen netto ) geregelt. Im Kaufvertrag sind auch die Lieferbedingungen enthalten. Sie legen fest, wer die Fracht- und Versicherungskosten sowie das Risiko während des Transportes trägt. Im internationalen Handel sind die Lieferbedingungen durch die Incoterms (International Commercial Terms) vereinheitlicht. Die Versandkosten können aber auch individuell vereinbart werden. So trägt bei der Lieferbedingung frei Haus der Verkäufer alle Kosten, bei der Lieferbedingung ab Werk der Käufer. Ü 16 Lesen Sie den Text und verfassen Sie mit Hilfe von Stichwörtern ein Schema der Auftragsabwicklung.

10 Ü 17 Welches Verb passt nicht? 1 eine Anfrage a) machen b) liefern c) erhalten 2 ein Angebot a) ausliefern b) unterbreiten c) erstellen 3 den Auftrag a) bestätigen b) verführen c) erhalten 4 Lieferbedingungen a) bestellen b) festlegen c) vereinbaren 5 den Kaufvertrag a) abschließen b) verlassen c) unterschreiben 6 die Ware a) lagern b) erteilen c) ausliefern 7 die Rechnung a) beweisen b) ausstellen c) bezahlen ab Werk Anfrage, die (-, n) Anschrift, die (-, en) Auftrag, der ((e)s, ä-e) Aufragsabwicklung, die (-, en) Auftraggeber, der (s, -) Auftragnehmer, der (s, -) Auftragseingang, der ((e)s, ä-e) Ausliefern Bestellwert, der ((e)s, e) Drehstuhl, der ((e)s, ü-e) Einschließlich einschließlich Verpackung Erteilen Frachtfrei frei Haus Kaufgegenstand, der ((e)s, ä-e) Kaufvertrag, der ((e)s, ä-e) Lieferbedingungen, die Liefermenge, die (-, n) Lieferschein, der ((e)s, e) Lieferzeit, die Nachnahme, die (-, n) per/gegen Nachnahme bezahlen Preisliste, die (-, n) Stückpreis, der ((e)s, e) Rabatt, der ((e)s, e) Rechnung, die (-, en) per/gegen Rechnung bezahlen Rollo, das (s, s) unterbreiten (unterbreitete, hat unterbreitet) ein Angebot unterbreiten Unwiderruflich Vermerk, der (s, e) Versandkosten, die verweisen (verwies, hat verwiesen) auf etwas, an jmdn. Vorhang, der ((e)s, ä-e) ze závodu, z místa výroby dotaz adresa zakázka realizace zakázky objednavatel, zákazník příjemce zakázky, objednávky příjem zakázky, objednávky dodávat, expedovat hodnota objednávky otáčivá židle včetně včetně obalu udělit bez dopravného, dopravné zaplaceno vyplaceně do domu předmět nákupu kupní smlouva podmínky dodávky/dodání množství dodávky, dodané množství dodací list dodací lhůta, termín dodání dobírka platit na dobírku ceník cena za kus sleva, rabat faktura platit na fakturu roleta, stahovací žaluzie předložit předložit nabídku neodvolatelný poznámka (písemná) náklady na zaslání (přepravné, poštovné) odkázat na něco, na někoho závěs, záclona

11