White Paper Digitale Transformation. im öffentlichen Sektor

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1 White Paper Digitale Transformation im öffentlichen Sektor

2 Copyrights and Trademarks Copyright 2014 arvato Systems, An der Autobahn 200, Gütersloh, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments ist Eigentum von arvato Systems. Es darf ohne schriftliche Genehmigung von arvato Systems weder ganz noch in Ausschnitten dupliziert, an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Version: Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1 Öffentlicher Sektor vor großen IT-Herausforderungen Trend zur IT-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung Die Auswahl des richtigen Partners Gesetzlich gefordert: Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung Einführung der elektronischen Aktenführung Herausforderung nicht nur auf technischer Seite Datensicherheit ist das Kernthema Aktuelle IT-Trends beeinflussen öffentlichen Sektor Aktuelles Thema: Energieeffizienz arvato Systems Partner für den öffentlichen Sektor... 9 Version: Seite 3 von 9

4 1 Öffentlicher Sektor vor großen IT-Herausforderungen Auch in der öffentlichen Verwaltung ist die Sicherstellung von Effizienz und Effektivität ohne die moderne Informationstechnologie schlichtweg nicht mehr denkbar. Viele Behörden sind mittlerweile voll und ganz auf leistungsfähige und hochverfügbare IT-Systeme angewiesen. Die Bedeutung der IT in der öffentlichen Verwaltung wird weiter zunehmen. Mit der weiter wachsenden Internetaffinität der Bürger steigen auch deren Erwartungen an Services im E-Government- Bereich. Die vielbeschworene Generation Y die Jahrgänge 1981 bis 2000 wird laut Prof. Dr. Kring von der ADG Business School der Steinbeis-Hochschule Berlin auch als Internet-Generation bezeichnet 1. Keine Generation vorher sei in so enger Verbindung mit modernen Technologien aufgewachsen. Diese demographischen Entwicklungen haben, neben den deutlichen Effizienzeffekten, auch bei der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes 2 eine Rolle gespielt, das am 1. August 2013 in Kraft getreten ist. Das Gesetz dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern sowie Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Dieses Gesetz nimmt die Behörden und Kommunen unter anderem in die Pflicht, die technologischen Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste zu schaffen. Die Umsetzung des Gesetzes ist für die öffentliche Verwaltung eine Herausforderung. Die Gründe hierfür liegen unter anderem in den steigenden Anforderungen nach mehr Prozesstransparenz, höchsten Ansprüchen an die Datensicherheit und dem beständig wachsenden Datenvolumen. Dazu kommt die angespannte Situation der öffentlichen Haushalte. Diese wird sich durch die gesetzlich vorgeschriebene Schuldenbremse so ist für die Länder die Nettokreditaufnahme ab 2020 ganz verboten 3 weiter zuspitzen. 2 Trend zur IT-Vergabe in der öffentlichen Verwaltung In der Industrie wurde allein durch den wettbewerbsbedingten Effizienzzwang schon früh damit begonnen, Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören, extern zu vergeben. Nach einer anfänglich eher skeptischen Einstellung Gründe hierfür waren insbesondere Fragen in Bezug auf die Datensicherheit sowie etwa der beim betreffenden Dienstleister verfügbaren Ressourcen findet die Verlagerung von IT-Leistungen auch im öffentlichen Sektor immer mehr Anwendung. Es hilft auch, der Kosten- und Personalsituation Herr zu werden. Das Ziel dabei ist, sichere und preiswertere IT-Leistungen mit höherer Qualität zu beziehen. Ebenso wichtig ist es, von der Innovationskraft, Erfahrung und Stärke des Partners zu profitieren. 3 Die Auswahl des richtigen Partners Bei der Auswahl des richtigen IT-Dienstleistungspartners müssen Aspekte wie Know-how und Innovationsfähigkeit, die Sicherung der gewünschten Qualität und die Verfügbarkeit der notwendigen Res- 1 Generation Y Anforderung an Personal- und Organisationsentwicklung, Prof. Dr. Thorn Kring, ADG Business School an der Steinbeis-Hochschule Berlin 2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften vom Die Schuldenbremse des Grundgesetzes, wissenschaftlicher Dienst des deutschen Bundestages Version: Seite 4 von 9

5 sourcen berücksichtigt werden. Der Partner sollte aus Gründen der hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen die Datenverarbeitung in Deutschland vornehmen. Er muss neben der Einhaltung hoher Sicherheitsanforderungen, inklusive der Datenhaltung in deutschen Rechenzentren, eine hohe Servicequalität, schnelle und flexible Entscheidungskompetenz sowie Nachhaltigkeit und Energieeffizienz gewährleisten. Und natürlich zielt die Zusammenarbeit auf Seiten des Auftraggebers auf eine deutliche Entlastung in finanzieller und personeller Hinsicht. Öffentliche Verwaltungen unterliegen zahlreichen gesetzlichen Regelungen und stehen im Blickpunkt des öffentlichen Interesses. Diese Charakteristika erfordern einen Partner, der die Ziele öffentlicher Einrichtungen kennt, versteht und auf einen umfassenden Erfahrungsschatz zurückgreifen kann. Besonders wichtig ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe und ein fortlaufender bilateraler Austausch nur so ist die bedarfsgerechte Anpassung der Leistungen, die Entwicklung neuer Services und die Umsetzung aktueller Trends möglich. 4 Gesetzlich gefordert: Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung Im Juli 2013 verabschiedete die Bundesregierung das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz das E-Government-Gesetz. Die im Gesetz festgeschriebenen Regelungen treten nun stufenweise bis hin zum 1. Januar 2020 in Kraft. Sie gelten für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Bundesbehörden einschließlich Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Das Gesetz betrifft auch Behörden der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts, wenn sie Bundesrecht ausführen. Das Gesetz fordert von der öffentlichen Hand nichts anderes als einen Prozess, der auch schon in der freien Wirtschaft im Gange ist die digitale Transformation. Diese bezeichnet eine Anpassung einer gesamten Organisation also ihrer Prozesse, Struktur und Strategie an die veränderten Kundenund Geschäftsbeziehungen in der digitalen Welt. Dazu die IT-Beauftragte der Bundesregierung, Staatssekretärin Cornelia Rogall-Grothe in einer Pressemitteilung 4 : Mit dem E-Government-Gesetz kann die Verwaltung den Bürgern bieten, was für Unternehmen im E-Commerce bereits als Standard gilt. Das bedeutet: Leistungen der Verwaltung überall und rund um die Uhr beantragen, überprüfen oder direkt herunterladen. Jetzt geht es darum, die Modernisierung unserer Verwaltung weiter voranzutreiben und das Gesetz in Bund und Ländern umzusetzen". Wesentliche Punkte des Gesetzes sind unter anderem: Eröffnung eines elektronischen Zugangs für die Übermittlung elektronischer Dokumente (einschließlich solcher mit qualifizierter elektronischer Signatur (qes) Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen inklusive elektronischer Bereitstellung von Informationen zum Verfahrensstand Erleichterung bei der Erbringung elektronischer Nachweise und bei der elektronischen Bezahlung in Verwaltungsverfahren Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen durch die Verwaltung (open data) Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens 4 Pressemitteilung des BMI zum E-Government-Gesetz vom 1. August 2013 Version: Seite 5 von 9

6 4.1 Einführung der elektronischen Aktenführung Der in obiger Auflistung letztgenannte Punkt die verpflichtende Einführung der elektronischen Aktenführung, der so genannten E-Akte verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden, die Aktenführung vollständig zu digitalisieren. Dazu muss ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem implementiert und die entsprechenden Prozesse konzipiert und eingeführt werden. Diese sollen den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vereinfachen und nicht weiter komplizieren. Automatisierte Prozesssteuerung, nach Vorgaben u.a. von Fachverfahren, wird eine zunehmend bedeutende Rolle spielen. Das Dokumentmanagementsystem muss den Mitarbeitern in der Dienststelle selbst, anderen Behörden sowie den Bürgerinnen und Bürgern den möglichst direkten und einfachen Zugang zu elektronischen Dokumenten ermöglichen. Dazu sind leistungsfähige Suchfunktionen notwendig, und die Anforderungen an die einfache Bedienbarkeit des Systems, den Ease of use, sind hoch. Von essentieller Bedeutung für den Datenschutz sind natürlich flexible und fein strukturierbare Funktionen für die Definition eines nachvollziehbaren Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf die Akten ausschließlich durch die dazu berechtigten Personen. Die Bearbeitung der Akten im Verwaltungsprozess muss möglichst lückenlos nachvollziehbar sein. Dabei muss die Archivierung im System den allgemeinen Gesetzen und den Vorschriften der jeweiligen Organisation entsprechen. Das System muss möglichst nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integrierbar sein. Erforderlich ist etwa die Kompatibilität mit Anwendungen zur elektronischen Identifikation, mit -Programmen sowie sämtlichen Microsoft Office-Applikationen. Die Hintergrundprozesse müssen zudem leicht anpassbar sein, um Veränderungen der jeweiligen Organisation effizient abbilden zu können ein Beispiel mag die Zusammenlegung mehrerer Behörden sein. Das Erfordernis der vollständigen Digitalisierung bedeutet auch, dass bestehende Aktenbestände und die zumindest in einer Übergangszeit weiter anfallenden papierbasierten Akten gescannt und in das System übernommen werden müssen. Danach müssen die gedruckten Dokumente soweit möglich vernichtet werden ansonsten lassen sich die Vorteile in Bezug auf die Prozesse und deren Wirtschaftlichkeit sowie die Bürgernähe nicht erschließen. 4.2 Herausforderung nicht nur auf technischer Seite Per Gesetz muss die Einführung der E-Akte bis zum 1. Januar 2020 abgeschlossen sein. Aufgrund des in Anbetracht der Dimension des Projekts engen Zeitraums stellt dieses Vorhaben die öffentliche Hand vor große Herausforderungen. Das Aufgabenspektrum ist umfassend und weit gefächert: Klärung der Einführungsstrategie und der Umsetzungsverantwortung Vergabeverfahren im Falle der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (Aktenplanrevisionen, Anpassung der internen Anweisungen, etc.) Konzept für das ersetzende Scannen inklusive des Vorgehens zur Vernichtung der papierbasierten Originaldokumente Entwicklung eines Archivierungskonzepts Entwicklung eines Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepts inklusive Berechtigungskonzept für Akteneinsicht Entwicklung eines Schulungskonzepts Aufbau entsprechender technischer Infrastruktur Version: Seite 6 von 9

7 Implementierung inklusive Schulung Allein dieses Aufgabenportfolio stellt enorme Anforderungen an die Dienststellen der öffentlichen Hand. Hier kann die Zusammenarbeit mit einem leistungsstarken und in allen geforderten Bereichen sattelfesten Dienstleister wie arvato für signifikante Entlastung interner Ressourcen und die Erschließung spezifischen Know-hows sorgen. Mit der technischen Einführung der E-Akte allein sind die Anforderungen jedoch längst nicht gelöst. Die große Herausforderung liegt in den umgebenden Prozessen wie etwa der genannten Digitalisierung analoger Akten und deren anschließender Vernichtung. Dabei steht und fällt der Erfolg der Einführung der E-Akte ganz wesentlich mit der Schnelligkeit der Überführung der papierbasierten Akten in das System. Hierfür müssen die Dienststellen der öffentlichen Hand die entsprechenden personellen Ressourcen vorhalten dieser Aufwand ist kaum darstellbar oder mit weiteren externen Dienstleistern zusammenarbeiten. arvato Systems kann den Dienststellen der öffentlichen Hand in Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmen der arvato Gruppe ein ganzheitliches Angebot machen. So verfügt etwa arvato über langjährige Erfahrung in der Digitalisierung und Erfassung papierbasierter Dokumente und deren anschließender Vernichtung sowie der Umstellung analoger Workflows. Dank der hochflexiblen, deutschlandweiten Service-Center-Infrastruktur ist arvato in der Lage, auch hochvolumige Aktenbestände effizient in die digitale Welt zu transformieren. 5 Datensicherheit ist das Kernthema Alle Dienststellen der öffentlichen Verwaltung handhaben und speichern hochsensible, persönliche Daten von Bürgern und Kunden. Damit gehen besondere gesetzliche Anforderungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit einher. Gleichzeitig führen IT-Trends wie Cloud Computing, Social Media, Big Data sowie die nahezu grenzenlose Mobilität zu einer deutlichen Verschärfung der Sicherheitslage. Das Thema Datensicherheit und Datenschutz muss daher für jeden IT- Dienstleistungspartner höchste Priorität haben. Eine grundlegende Entscheidung ist der Betrieb der Rechenzentren und die Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland. Unternehmen mit einer deutschen Muttergesellschaft sind in der Lage, Daten in höchstem Maße zu schützen. Die Rechenzentren von arvato Systems befinden sich in geografisch unkritischen Zonen und gehören zu den sichersten und modernsten in Deutschland. Innovative Sicherheitstechnik in gesicherten Räumen mit effektiver Klimatechnik und redundanter Stromversorgung, Zutrittskontrollen, Systeme zur Früherkennung von Bränden sowie qualifiziertes Personal sind die Stärken der arvato Systems-Rechenzentren. Das Sicherheitsmanagement ist zertifiziert gemäß ISO / IEC Expertenteam gewährleistet Sicherheit der Daten Neben der physischen Sicherheit gewährleistet ein Expertenteam für IT-Sicherheit auch die digitale Sicherheit der Daten. Abgedeckt werden insbesondere: IT Network Security (Firewall, Intrusion Prevention Systems, Web Security, Network Access Control, Private Service Area) Data Security (SecurID-Cards, USB Security Token für Verschlüsselung, Authentifizierung und Signatur) Compliance Management (Logging Service, Vulnerability Management) End Point Security (Lokale Virenscanner, Festplatten- und USB-Verschlüsselung, Mobile Device Management) Version: Seite 7 von 9

8 6 Aktuelle IT-Trends beeinflussen öffentlichen Sektor Auch die öffentliche Verwaltung wird in immer schnellerer Folge mit neuen IT-Entwicklungen konfrontiert. Es ist im Einzelfall jeweils zu prüfen, welchen Nutzen diese Trends erschließen und inwieweit diese abzubilden sind. Auch im Hinblick auf die aktuellen und zukünftigen Trends muss ein IT- Dienstleistungspartner über die Leistungsfähigkeit und die Flexibilität verfügen, das nötige Know-how kurzfristig aufzubauen, um den Auftraggeber kompetent beraten und die entsprechenden Services bei Bedarf anbieten zu können. Big Data schafft Basis für sichere Entscheidungen Alle Sicherheitsaspekte erlangen im Lichte eines weiteren Trends noch höhere Bedeutung Big Data. Laut Steve Janata, Senior Advisor bei der Experton Group, zählt Big oder Smart Data zu den wachstumsstärksten Segmenten des gesamten IT-Marktes 5. Die Analyse der über verschiedenste Geräte oder Applikationen erfassten Daten schafft die Grundlage für zukunftssichere Entscheidungen. Will die öffentliche Verwaltung Daten, wie etwa Energieverbrauchsdaten aus smarten Messgeräten, Verkehrsdaten oder Geodaten für Planungszwecke nicht nur speichern, sondern auch analysieren und nutzen, wird sie unweigerlich auf den Big Data-Trend aufspringen müssen. Als Systemintegrator unterstützt arvato Systems die öffentliche Verwaltung bei der Entwicklung und Umsetzung von Big Data-Strategien. Dabei profitieren die Auftraggeber von der umfassenden Erfahrung in der Abbildung von Prozessen mit den Mitteln modernster Informationstechnologie. Cloud Computing sorgt für höchste Flexibilität und Skalierbarkeit Der Mega-Trend schlechthin ist das Cloud Computing. Erweisen sich neue Entwicklungen in der IT häufig als Strohfeuer, so ist Cloud Computing ein stabiler Trend und etabliert sich zunehmend. Auch in der öffentlichen Verwaltung wird Cloud Computing bereits umfänglich genutzt. Laut der aktuellen Studie Cloud Computing Evolution in der Wolke der Beratungsgesellschaft Pricewaterhouse- Coopers bezogen im Jahre 2010 bereits 39 Prozent der öffentlichen Stellen Cloud Services. Im Jahre 2013 soll dieser Wert, so die Erwartung der Experten, auf 50 Prozent steigen 6. Die Vorteile von Cloud Computing liegen auf der Hand. Cloud-Lösungen sind flexibel die Bereitstellung der Services über das Internet in der benötigten Quantität und Qualität sowie die nutzungsgerechte Abrechnung, bieten ein Höchstmaß an Skalierbarkeit. Cloud-Services werden in der Regel in einem Miet- oder Verbrauchsmodell bereitgestellt. Die Abrechnung erfolgt regelmäßig nicht fix über die Vertragslaufzeit, sondern orientiert sich zum Beispiel flexibel am Nutzungsgrad. Ebenso interessant sind Abonnementangebote, bei denen Anwender auf monatlicher Basis frei an- oder abgemeldet werden können. Damit passen sich Cloud-Lösungen und die Kosten für deren Bereitstellung an sich verändernde Anforderungen an. Cloud-Services werden über das Internet oder direkte Verbindungen bereitgestellt. Damit stellt sich auch die Frage der Vertraulichkeit, des Datenschutzes sowie der Datensicherheit; darüber hinaus ist die Erfüllung der Compliance-Vorschriften der Kunden von zentraler Bedeutung. Daher gelten bei arvato Systems eine Reihe von Leitprinzipien für die öffentliche Hand wie unter anderem: 5 Pressemeldung der Experton Group vom Licht ins Dunkel erste Marktprognosen der Experton Group zu Big Data 6 Studie Evolution in der Wolke von PricewaterhouseCoopers veröffentlicht im März 2013 Version: Seite 8 von 9

9 Konzentration zunächst auf die sogenannte Private Cloud. Die Cloud-Lösungen werden in deutschen, nach dem internationalen Sicherheitsstandard ISO/IEC zertifizierten Rechenzentren betrieben. 7 Aktuelles Thema: Energieeffizienz Jeder Nutzer umfassender IT-Installationen muss sich heute Fragen der Energieeffizienz stellen das gilt natürlich auch für die öffentliche Verwaltung. arvato Systems denkt in Sachen Energieeffizienz ganzheitlich. So wurde durch neueste Technologieund Gebäudetechnik eine Reihe von Maßnahmen realisiert, die zu deutlich niedrigerem CO 2 -Ausstoß und Stromverbrauch geführt haben. Beispiele sind die Nutzung der Abwärme für die Heizung von qm Bürofläche sowie die Implementierung einer speziellen Kühlung, über die 1,3 MWh Strom eingespart werden das entspricht dem Bedarf von etwa 260 Haushalten/p.a. Die Erfolge dieser Anstrengungen wurden mit einer Reihe von Auszeichnungen wie etwa dem Green IT Best Practice Award 2010 gewürdigt. Im Rahmen des Datacenter Star Audits des eco Verbandes der Deutschen Internetwirtschaft wurde das arvato Systems-Rechenzentrum nach neuen anspruchsvolleren Kriterien mit vier Sternen für die Betriebssicherheit und einem zusätzlichen grünen Stern für die Energieeffizienz ausgezeichnet. 8 arvato Systems Partner für den öffentlichen Sektor arvato Systems ist öffentlichen Institutionen und Behörden bereits seit vielen Jahren ein Partner, der die individuellen und strategischen Ziele versteht und sie mit den passenden Lösungen unterstützt. Das Unternehmen betreibt eigene Rechenzentren und Netzwerke in Deutschland und ist in der Lage, unter anderem Private Cloud und SaaS Lösungen mit hoher Performanz und Sicherheit anzubieten. Seit Jahren verleihen Firmen wie Microsoft oder SAP dem Unternehmen Partnerauszeichnungen für erfolgreiche Kundenprojekte. Die langjährige Erfahrung als Dienstleister und Berater wird mit dem tiefen Verständnis öffentlicher Aufgaben und Herausforderungen kombiniert. Das Tochterunternehmen der traditionsreichen Bertelsmann SE & Co. KGaA berät bei der Analyse und der Planung und hilft, leistungsfähigere Prozesse und IT-Lösungen zu realisieren und in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. arvato Systems zeichnet sich als verantwortungsvoller Partner aus, der für seine Kunden das Management und die Entwicklung von IT-Anwendungen und zugleich die IT-Infrastrukturen betreibt. Das reduziert den internen IT-Aufwand erheblich und schafft einen echten Mehrwert. Informieren Sie sich auch auf Ihr Ansprechpartner: Jan Wemmel, Direktor für den öffentlichen Sektor bei arvato Systems jan.wemmel@bertelsmann.de Version: Seite 9 von 9