Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Serienbriefe Oft kommt es vor, dass man gleichlautende Briefe an verschiedene Adressen schicken muss. Wenn eine Firma z. B. ein großes Fest feiern will, zu dem sie 200 Kunden schriftlich und persönlich einladen will, muss sie 200 Einladungsbriefe schreiben und verschicken. In den Zeiten, als Computer noch nicht allgemein im Einsatz waren, mussten alle Briefe einzeln geschrieben werden. Das kostete viel Zeit und war fehleranfällig. Heute erledigt man das mit einem Serienbrief. Und so funktioniert's: Man benötigt das Schreiben als Textdatei und eine Datenbank oder ein Programm, das über Datenbankfunktionen verfügt, wie z. B. eine Tabellenkalkulation. In der Datenbank sind die Kunden gespeichert (Name, Adresse usw.). Die benötigten Kundendaten werden mit der Textdatei zusammengeführt und beim Drucken an den entsprechenden Stellen eingefügt. Man muss nur einmal die Funktion Drucken starten und es werden alle Briefe nacheinander gedruckt. Der Briefempfänger bekommt den (gewollten) Eindruck, ein persönliches Schreiben erhalten zu haben. Am Beispiel von Word und Excel 2007/2010 wird nun gezeigt, wie ein Serienbrief erstellt wird. Die Serienbrieffunktion arbeitet in allen Textverarbeitungsprogrammen nach denselben Prinzipien. Als Kundendatei wird entweder eine Excel-Tabelle mit den Kundendaten verwendet oder eine Access-Datenbank. Word und die meisten anderen Textverarbeitungsprogramme sind in der Lage, auch Daten anderer Programme zu verarbeiten. Am einfachsten ist es jedoch, Text und Datenquelle vom gleichen Softwareanbieter zu verwenden. Info: Es gibt auch andere Programme mit eingebauter Serienbrieffunktion, z. B. Programme zum Verwalten von Vereinen. In Vereinen kommt es öfter vor, dass die Mitglieder angeschrieben werden. Beispiel Im Original veränderbare Word-Dateien Die Firma PillePalle & Co. will ihre besten Kunden dieses Jahr zu einem Sommerfest einladen. Zu diesem Zweck will sie persönliche Einladungsschreiben verschicken. Die Einladungen sollen als Einwurf-Einschreiben verschickt werden. Die Kundendaten befinden sich in einer Excel-Tabelle mit dem Namen Kundenadressen.xlsx. In der Tabelle sind alle Daten enthalten, die benötigt werden, um die Kunden persönlich anzuschreiben. Eine Tabellenzeile ist ein Datensatz für jeweils einen Kunden.

2 Als Schreibkraft der Firma verwenden wir die Dokumentvorlage PillePalle-Brief.docx, um ein neues Dokument zu erstellen, und speichern dieses unter dem Namen Sommerfest-Einladung ab. Dieses Dokument ist das Hauptdokument des Serienbriefs. Bevor wir loslegen, müssen wir dem Textverarbeitungsprogramm erst einmal sagen, woher es die Serienbriefdaten erhalten soll. Im Register Sendungen klicken wir auf die Schaltfläche Empfänger auswählen und im Untermenü auf Vorhandene Liste verwenden. Es geht ein Windows-Explorer-Fenster auf, in dem wir den Speicherort der Excel-Datei aufsuchen und auf Öffnen klicken. Es öffnet sich ein Dialog zum Auswählen der Tabelle in der Excel-Datei (Excel-Dateien können mehrere Tabellen enthalten). Wir wählen die Tabelle Kunden$. Leider sieht man nicht auf Anhieb, dass für das Textdokument eine Datenquelle ausgesucht wurde. Man sieht es lediglich daran, dass im Register Sendungen die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten aktiviert ist. Wenn man auf diese Schaltfläche klickt, kann man in einem Dialog die Tabelle mit den Kundenadressen sehen. Die Tabelle hat wie bei Excel eine Filterfunktion. Mit den Filterfunktionen ist es möglich, bestimmte Datensätze herauszufiltern, wenn z. B. nicht alle Kunden eingeladen werden sollen, sondern nur diejenigen, die bereits vor dem Jahr 2005 Kunden waren. Durch Herausnehmen der Häkchen aus den Kontrollkästchen kannst du ganze Datensätze aus der Tabelle ausschließen. Für die herausgefilterten Kundenadressen werden dann keine Briefe gedruckt.

3 Wenn du ausgewählt hast, welche Kunden eingeladen werden, legst du fest, wo in deinem Einladungsschreiben die Kundendaten erscheinen sollen. An diesen Stellen werden sogenannte Felder in das Textdokument eingefügt. Felder werden auch Platzhalter genannt. Wir fangen mit dem Anschriftfeld an. In die vierte Zeile der Tabelle schreiben wir zunächst Einwurf-Einschreiben. In die fünfte Zeile kommt die Anrede der angeschriebenen Person hinein: Herr oder Frau. Da in der Datenquelle nicht Herr oder Frau steht, sondern m (männlich) oder w (weiblich), müssen wir eine Wenn-Dann-Sonst-Regel einfügen. Wir setzen den Cursor in die Tabellenzelle und klicken im Register Senden auf Regeln und im Untermenü auf Wenn Dann Sonst. Im Dialogfeld stellen wir die Regel auf. Der Dialog ist selbsterklärend. Die Bedingung lautet: Wenn im Datenfeld mw im jeweiligen Datensatz m steht, dann schreibe an der Cursorposition Herr, sonst schreibe Frau.

4 Nach Bestätigung steht an der Cursorposition Frau, da es sich im ersten Datensatz der Tabelle um eine Frau handelt. Wir setzen den Cursor auf die Zeile darunter und klicken im Register Senden auf Seriendruckfeld einfügen. Damit öffnest du einen Dialog, der die Spaltenüberschriften der Tabelle enthält oder ein entsprechendes Untermenü (bei Klick auf das Pfeilsymbol am rechten Rand der Schaltfläche). Wir wählen das Feld Vorname. Im Anschriftfeld erscheint der Name des Feldes in eckigen Klammern. Wir fügen ein Leerzeichen ein und anschließend das Feld Nachname. Auf diese Weise fügen wir im Anschriftfeld die komplette Adresse ein. Nicht vergessen: Bei mehreren Feldern nebeneinander Leerzeichen einfügen!

5 Es können mit Word auch ganze Adressblöcke erstellt werden. Da unser Anschriftfeld aus einer Tabelle besteht, fügen wir die Felder einzeln ein. Als Nächstes schreiben wir die Betreffzeile in Fettschrift, z. B: Einladung zum Sommerfest am 29. August Nach zwei Leerzeilen erfolgt gemäß DIN 5008 die Briefanrede. Hier wenden wir wieder unsere Wenn-Dann-Sonst-Regel an: Wenn im Datenfeld mw im jeweiligen Datensatz m steht, dann schreibe an der Cursorposition Sehr geehrter Herr, sonst schreibe Sehr geehrte Frau. Nach einem Leerzeichen folgt das Feld Nachname und ein Komma. Info: Gelegentlich verheddert sich Word beim Einfügen von Feldern mit der Schriftart. Die Schriftart muss dann von Hand geändert werden.

6 Nach einer Leerzeile fügen wir den weiteren Einladungstext ein. Er kann z. B. folgendermaßen aussehen (ohne Formatierung): wir freuen uns, Sie zu unserem traditionellen Sommerfest im Schlosspark unserer schönen Stadt Schlosshausen am Copyright 29. August um Uhr einladen zu dürfen. Genießen Sie die auserlesenen Schmankerln an unserem Büffet. Lassen Sie sich von unserem abwechslungsreichen Abendprogramm namhafter Künstlerinnen und Künstler auf der Schlossbühne verzaubern. Im Anhang finden Sie eine Anfahrtsskizze und eine Antwortkarte mit der Zusage bzw. Absage Ihrer Teilnahme. Bitte senden Sie uns die Antwortkarte bis zum 15. August 2011 zurück. Das Porto übernehmen selbstverständlich wir. Freundliche Grüße Copyright Pillepalle & Co. i. V. Paula Party Anlagen Anfahrtsskizze Antwortkarte Im Brief wird der Text natürlich gemäß DIN 5008 formatiert. Wenn wir das Resultat sehen wollen, klicken wir im Register Senden auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Wir sehen den Brief ausgefüllt mit den Daten des ersten Datensatzes der Empfängerliste. Mit den Navigationsschaltflächen rechts daneben können wir jeden einzelnen Brief anschauen. Zuletzt wird der Informationsblock ausgefüllt. Der Serienbrief ist nun so gut wie fertig. Um die Daten der Excel-Tabelle mit dem Brieftext zusammenzuführen, klicken wir im Register Senden auf Fertig stellen und zusammenführen. Das Menü bietet drei Möglichkeiten zur Fertigstellung an: 1. Einzelne Dokumente bearbeiten Mit dieser Option werden die Dokumente nicht direkt an den Drucker zum Drucken geschickt, sondern Word schreibt sie in ein Dokument. In dem Dokument befinden sich die einzelnen Briefe jeweils in einem eigenen Abschnitt. Bei den einzelnen Briefen können dann noch individuelle Änderungen vorgenommen werden. Anschließend kann das gesamte Dokument ausgedruckt werden. 2. Dokumente drucken Der Befehl Dokumente drucken schickt die einzelnen Briefe direkt zum Drucker. Sie werden sofort gedruckt Nachrichten senden Mit diesem Befehl können die Briefe per verschickt werden. Das funktioniert jedoch nur, wenn Outlook als -Programm verwendet wird.

7 Egal, für welche Variante man sich entscheidet, erscheint zuvor noch ein Dialogfeld, in dem man zusätzlich steuern kann, ob man alle oder nur bestimmte Empfänger anschreiben will. Wir entscheiden uns für die Variante Einzelne Dokumente bearbeiten. In unserem Beispiel entsteht ein 10-seitiges Word-Dokument mit dem Namen Serienbrief1. Das Dokument kann nun unter einem sinngebenden Namen abgespeichert und individuell weiterbearbeitet werden. Will man eine Änderung vornehmen, die für alle Briefe identisch ist, verwendet man allerdings das Hauptdokument und führt das Dokument erneut mit der Tabelle zusammen. Achtung! Hauptdokument und Datentabelle sollten immer im gleichen Ordner bzw. Verzeichnis abgelegt werden. Sollte eine der beiden Dateien verschoben werden, kommt es zu Problemen, da Word die Empfängerliste nicht mehr findet. Wenn du das Hauptdokument speicherst, schließt und später wieder öffnest, erscheint ein Dialog mit folgender Meldung: Beim Öffnen des Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM 'Kunden$'. Daten aus der Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie den Vorgang fortsetzen?. Es handelt sich dabei um einen Datenbankbefehl, mit dem in unserem Beispiel die Excel-Tabelle mit dem Hauptdokument verbunden wird. Daher wird auf die Schaltfläche Ja geklickt.

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9 Datenaktualität Im Original veränderbare Word-Dateien Die Daten im Hauptdokument bleiben immer aktuell. Wenn in der Empfängerliste irgendeine Änderung vorgenommen wird, ist sie auch im Hauptdokument aktuell. Zieht z. B. ein Kunde in eine andere Straße der Stadt, wird die neue Straße in der Excel-Tabelle geändert. In den Vorschau- Ergebnissen kann man die Änderung sofort sehen. Das funktioniert sogar, wenn beide Dokumente gleichzeitig geöffnet sind. Serienbriefe bei OpenOffice.org Bei OpenOffice.org sind die Grundprinzipien bei der Serienbrieferstellung die gleichen wie bei Word/Excel. Man öffnet ein leeres Textdokument in Writer und startet anschließend den Serienbrief-Assistenten (Menü Extras Serienbriefassistent). Dabei wird in acht Schritten vorgegangen. 1. Ausgangsdokument wählen Hier wird gewählt, welches Dokument als Basis für den Brief dienen soll: aktuelles Dokument, neues Dokument, bestehendes Dokument, Vorlage. Bestehendes Dokument und Vorlage müssen dann vom Assistenten aus geöffnet werden. 2. Dokumenttyp wählen Brief oder -Nachricht. 3. Adressblock einfügen Zunächst wird die Adressliste ausgewählt, am günstigsten eine Calc-Tabelle von OpenOffice.org. Nun hat man die Möglichkeit, einen kompletten Adressblock (Textfeld) anzulegen oder die Adressenzeilen einfach in den Text zu schreiben. Wenn man eine Dokumentvorlage verwendet, kann man später die Adressfelder in das Anschriftfeld kopieren. Es empfiehlt sich jedoch, den Adressblock zu verwenden. Felder zuordnen Writer verwendet eigene Feldnamen, die den Feldnamen der Tabelle zugeordnet werden müssen (z. B. Postleitzahl bei Writer zu PLZ in der eigenen Tabelle). Die Tabelle muss eine Spalte enthalten, in der das Geschlecht des Kunden eindeutig vermerkt ist ( männlich, weiblich, m, w ). Es können verschiedene Arten von Adressblöcken gewählt werden (mit Land, ohne Land usw.). 4. Briefanrede erstellen

10 Hier wird entschieden, ob ein Briefanredefeld erstellt wird. Wichtig ist, dass in der Spalte Geschlecht bzw. m/w der Feldinhalt für einen weiblichen Kunden eingetragen wird, in unserem Fall w. So erkennt OpenOffice.org, wie die Anrede auszusehen hat. Wenn w für weiblich steht, dann steht m für männlich. 5. Layout anpassen Hier wird die Position des Adressblocks festgelegt. 6. Dokument vorbereiten Mit der Schaltfläche Dokument bearbeiten kann das Dokument formatiert werden. Man kann z. B. den Adressblock so formatieren, dass er den Vorgaben der DIN 5008 entspricht. Die Formatierungen wirken sich auf alle Serienbriefdokumente aus. 7. Dokument personalisieren Hier können die einzelnen Serienbriefdokumente individuell bearbeitet werden. 8. Speichern, drucken, versenden Die Serienbriefdokumente können gedruckt oder als versendet werden. Das Ausgangsdokument kann gespeichert werden. Der Serienbrief kann als ein einzelnes Dokument gespeichert werden oder jeder Serienbrief einzeln.

11 Serienbriefe bei Softmaker 2010 Bei Softmaker-Programmen wird eine Textdatei einer Datenbank zugeordnet, um einen Serienbrief zu generieren. Leider kann weder eine Softmaker- Datenbank (Basicmaker) noch eine Softmaker-Tabellenkalkulation (Planmaker) dazu verwendet werden. Man muss eine Tabelle mit den Kundendaten in eine dbase-datenbank- Datei (*.dbf) umwandeln mit der Option Speichern unter. Danach öffnet man ein Textdokument oder erstellt ein Dokument auf Basis einer Dokumentvorlage. Die Datei muss nun einer Datenbank zugeordnet werden (Menü Weiteres Datenbank zuordnen). Ist die Datenbank zugeordnet (z. B. Kunde.dbf), werden nun die einzelnen Datenbankfelder an den entsprechenden Stellen hinzugefügt. Im Menü Einfügen wird auf Feld geklickt. Im linken Fenster des Dialogs wird Datenbankfeld ausgewählt, aus dem rechten Fenster werden die einzelnen Datenbankfelder ausgesucht. Leider gibt es bei Softmaker keine Funktion, um in der Anrede zwischen Mann und Frau zu unterscheiden. Die Tabelle muss über Felder mit den Einträgen Herr, Frau, Sehr geehrte Frau und Sehr geehrter Herr verfügen, sonst kann kein Anredefeld erzeugt werden. Um den Serienbrief zu drucken, wird im Menü Datei die Funktion Serienbriefdruck ausgewählt. Es gibt keine Möglichkeit, die einzelnen Serienbriefdokumente individuell nachzubearbeiten (Personalisierung).