CASE STUDY. Making HCM a Business Priority

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David Wagner
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1 CASE STUDY Making HCM a Business Priority

2 Proven Global Success Expert ÜBER DAS UNTERNEHMEN SCHOTT ist ein internationaler Technologiekonzern mit Mitarbeitern, der in 35 Ländern mit Produktions- und Vertriebsstandorten vertreten ist, wobei Deutschland einen wichtigen Schwerpunkt darstellt. SCHOTT hat mehr als 125 Jahre Erfahrung auf den Gebieten Spezialglas, Spezialwerkstoffe und Spitzentechnologien. Die Hauptmärkte der SCHOTT AG sind die Branchen Hausgeräteindustrie, Pharmazie, Elektronik, Optik, Solarenergie, Transportation und Architektur. AUSGANGSSITUATION Bei SCHOTT lag eine komplexe Ausgangssituation vor. Die HR-Prozesse waren geprägt durch lokale Ausdifferenzierungen und einen niedrigen Automatisierungsgrad. Die Personalabteilung wurde häufig eingebunden, und aufwendige manuelle Tätigkeiten mussten durchgeführt werden, so dass auf der HR-Seite hohe Kosten anfielen. IT-seitig gab es keine globalen HR-IT-Prozesse und Datenmodelle, lediglich eine heterogene Systemlandschaft (mehr als 60 verschiedene HR-IT-Systeme, begrenzte Reporting-Werkzeuge und hohe Aufwände für einmalige Informationsanfragen).

SCHOTT hat mehr als 125 Jahre Erfahrung auf den Gebieten Spezialglas, Spezialwerkstoffe und Spitzentechnologien.

3 Expert CASE STUDY Agile Global Vis Success DIE HERAUSFORDERUNG Die Aufgabenstellung beinhaltete, die bestehenden Prozesse, Strukturen und Systeme zu analysieren und zu optimieren, globale HR-Prozesse zu definieren und diese Prozesse IT-seitig durch eine einheitliche Daten- und Systemlandschaft zu unterstützen. Dadurch werden der Personalabteilung Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt, die sie für die Herausforderungen in der Zeit während und nach der Wirtschaftskrise braucht. DIE LÖSUNG Neben dem Aufbau des Center of excellence, z. B. zu Recruiting & Entwicklung (inklusive Talent Management) sowie zu Compensation & Benefits, führt SCHOTT seit Mitte 2011 über einen Zeitraum von insgesamt drei Jahren global SAP HCM mit diversen Modulen ein. Zu Beginn wurde ein Global Template definiert und somit ein einheitlicher Datenstandard für die Personalstammdaten. Nach der Umsetzung in Deutschland und den USA (Roll-in) wird dieses Template nun angepasst und an den Standorten in Asien, Europa und Nord- / Südamerika ausgerollt. Projektbegleitend wurden und werden die Daten des Organisationsmanagements bereinigt, um eine hohe Datenqualität für Reporting und nachgelagerte Prozesse (z. B. Talent Management) zu gewährleisten. Herauszuheben ist dabei die Umorganisation hin zu einer Zentralisierung der Datenpflege bzw. der Beratung von lokalen Standorten. Bereits erfolgreich eingeführt sind Talent und Performance Management. Für die Einführung im Bereich Talent Management wurde ein prototypisches Vorgehen gewählt. Hier wurden die einzelnen Bereiche des Talent Managements (Profile, Review Meeting, Nachfolgeplanung) zuerst in einer Business Unit eingesetzt, bevor der Talent- und Nachfolgeprozess für die gesamte Zielgruppe umgesetzt wurde. Eine Besonderheit des Performance Managements ist die Kopplung des Prozesses an eine automatisierte Generierung der Bonusauszahlung und Übergabe an die Abrechnung. Dadurch ist die hohe Zahl an Prozessbeteiligten zu erklären und die Notwendigkeit, ein stringentes und komplexes Berechtigungskonzept umzusetzen. Ebenfalls implementiert wurde ein Business Warehouse. Hier wurden Berichte und Dashboards

Dadurch werden der Personalabteilung Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt, die sie für die Herausforderungen in der Zeit während und nach der Wirtschaftskrise braucht.

4 ion Dedicated Solutions (basierend auf BW-Queries) entworfen, die einerseits den Fachbereich bei den täglichen Aufgaben unterstützen und gleichzeitig dem Management einen klaren und umfassenden Überblick über die HR-Kennzahlen geben. Die Themen Learning und Compensation Management werden im Verlauf dieses Jahres realisiert. Begleitet wurde all dies durch umfangreiches Projekt- und Change Management inkl. eines umfassenden Trainings- und Kommunikationskonzepts. Das Projekt hatte und hat die vollste Unterstützung der Konzernleitung, die ebenfalls in die Lenkungsausschüsse eingebunden ist. Es gibt ein dichtes Netz aus Abstimmungsrunden, globalen Telefonkonferenzen und Informationen für die Stakeholder. Weitere Erfolgsfaktoren sind die Projektleitung, bestehend aus je einem Vertreter der Fachabteilung, der IT-Abteilung und des Beratungshauses, die internationale Besetzung der Teilprojektteams sowie der Train-thetrainer-Ansatz. DER MEHRWERT Der Nutzen dieses anspruchsvollen Programms liegt in der Transparenz Es existieren global einheitliche Datenstandards und Prozesse, alle Mitarbeiter haben das gleiche Wissen. Integration SAP HCM ist das führende HR- System, alle Prozesse greifen auf dieselben Stammdaten zurück und sind zeitlich so getaktet, dass sie einander mit den relevanten Daten versorgen. Qualität Es gibt eine aktuelle Datenbasis und verlässliches Reporting als Entscheidungsbasis, keine unzähligen Excel-Dateien. Zeitersparnis Dateneingabe erfolgt IT-unterstützt direkt durch die Betroffenen, es ist keine aufwendige Nachbearbeitung durch HR nötig. Teilhabe der Mitarbeiter (Verantwortung / Empowerment) Vereinheitlichte Systemlandschaft Umsetzung globaler Datensicherheitsstandards

Begleitet wurde all dies durch umfangreiches Projekt- und Change Management inkl. eines umfassenden Trainings- und Kommunikationskonzepts.

5 Proven Global Success Expert Agile DAS ERGEBNIS Dies bedeutet für SCHOTT: Operative Exzellenz durch Definition eines HR- Operating-Modells und IT-Unterstützung Transparente HR-Dienstleistungen in Bezug auf Qualität und Kosten (Mehrwert HR) Globale, standardisierte, rationalisierte und integrierte Prozesse Reduzierter manueller Aufwand durch integrierte und automatisierte Prozesse Größere Effizienz durch die Nutzung von Self-Services Ein einheitliches integriertes und verlässliches HR-Informationssystem Bessere Datenverfügbarkeit, Transparenz, Genauigkeit und Qualität Verbesserte Möglichkeiten für aussagekräftiges HR-Reporting Dies wurde auch durch eine Befragung der SCHOTT ESS- und MSS-Nutzer bestätigt:* Fully disagree 1 Disagree 2 Partly agree 3 Agree 4 Fully agree 5 I am familiar with the HR cycle of FY 2012 / 13. I am familiar with entering data in My Profile (e. g. mobility into the SAP HR system). I am familiar with entering focus activities into the online SAP performance appraisal document. The training session was a helpful preparation for working with the SAP HR system. The training material (videos, documentation) was a helpful preparation for using the SAP HR system according to the defined process. I know whom to contact if I have any questions. 3,85 4,12 4,01 3,42 3,69 3,93 O 3,83 *1795 der 2695 Befragten gaben Feedback [Europa (ohne D) 76 %, Deutschland 54 %, Nordamerika 62 %, Asien 85 %, Südamerika 49 %, Gesamt 67 %]

Effizienz durch die Nutzung von Self-Services Ein einheitliches integriertes und verlässliches HR-Informationssystem Bessere Datenverfügbarkeit, Transparenz, Genauigkeit und Qualität Verbesserte

6 Proven Global Success Expert ROC Deutschland GmbH vangerowstraße 18/ heidelberg

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